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談?dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件與檔案管理中應(yīng)用的三階段
畢業(yè)論文
現(xiàn)行文件和檔案管理機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下3大階段：
1、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（ＭＩＳ?的建立，什么是ＭＩＳ，解釋不1。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其1，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它1般都先從核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的1體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其2，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。
現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。
檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其1，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其2，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其3，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。
總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。
2、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段
由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何1階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另1階段的工作帶來，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另1階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的，開發(fā)文檔管理1體化系統(tǒng)軟件。，1些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購(gòu)買了文檔管理1體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。
第2階段不同于第1階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口�，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理1體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。
不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本產(chǎn)生根本影響。
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3、文件階段
電子文件這1概念的出現(xiàn)是近１０年的事。１９９６年１２月，國(guó)家科委在北京召開了全國(guó)ＣＡＤ工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理。１９９６年９月成立了“電子文件管理、歸檔領(lǐng)導(dǎo)小組”。②１９９８年１月９日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在１９９７年研究制訂的《機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》?試行稿?國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在３５個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③１９９８年８月１１日－１３日，國(guó)家檔案局檔案技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理》、《ＣＡＤ電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④１９９８年８月１８日－２０日，在5洲工程設(shè)計(jì)研究院?兵器第5設(shè)計(jì)研究院?召開了ＣＡＤ電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤１９９８年８月２３日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。
關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何1種介質(zhì)上，并且符合文件的定義�！雹迖�(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是1種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《ＣＡＤ電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》?ＧＢ／Ｔ１７６７８－１９９９?把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按1定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。
機(jī)讀文件?僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件?最早產(chǎn)生于本世紀(jì)４０－５０年代。這1概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的演變，至９０年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下4方面：
其1，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第1，通常指信息從1個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另1個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第2，從某1形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這1階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是管理和開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用ＣＩＭＳ的必然結(jié)果。
其2，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。
其3，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式1般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。
其4，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。
綜上可見，從機(jī)讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和信息、動(dòng)態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。
需要指出的是：上3個(gè)階段的劃分，并不是依次替代關(guān)系。由于在任何1個(gè)企業(yè)，尤其是大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)，在現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用上很難1步到位，所以在企業(yè)中，3個(gè)階段，或者其中的兩個(gè)階段往往是長(zhǎng)期并存的。但可以肯定地說：隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。據(jù)有關(guān)調(diào)查，在１９９８年，５００家國(guó)有工業(yè)企業(yè)中已有８８％的企業(yè)采用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理，５０?２％企業(yè)的建成了與國(guó)家或省級(jí)信息中心聯(lián)網(wǎng)的信息系統(tǒng)。⑩顯然，電子文件階段將是２１世紀(jì)現(xiàn)代企業(yè)文獻(xiàn)信息管理的發(fā)展方向與必然趨勢(shì)。筆者將另作文闡述企業(yè)電子文件管理系統(tǒng)運(yùn)作的有關(guān)問題。
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