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淺論項(xiàng)目管理軟件PROJECT在設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理中的運(yùn)用
摘要：本文主要從設(shè)計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃的制定、計(jì)劃的應(yīng)用，以及計(jì)劃的控制等方面，論述了如何運(yùn)用Project 2007來(lái)做好設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理工作。
關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理軟件；項(xiàng)目管理；運(yùn)用
項(xiàng)目管理是為了完成一個(gè)預(yù)定的目標(biāo)，而對(duì)任務(wù)和資源進(jìn)行計(jì)劃、組織和管理的過(guò)程。要在施工中管理好一個(gè)項(xiàng)目，就要建立一套行之有效的項(xiàng)目控制系統(tǒng)，就要用到網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)，需要處理大量的數(shù)據(jù)。實(shí)際上，設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理完全靠人工管理一個(gè)項(xiàng)目常常會(huì)遇到很大的困難，微軟新推出的Microsoft Project 2007是一種強(qiáng)大的項(xiàng)目管理軟件，應(yīng)用了它，就能夠系統(tǒng)地、迅速地收集數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析處理，可以直觀地、量化地了解項(xiàng)目的實(shí)施情況，便于及時(shí)調(diào)整。
大多數(shù)設(shè)計(jì)項(xiàng)目都包括：新建計(jì)劃，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中管理(包括進(jìn)度管理、成本費(fèi)用管理、資源管理)和完成項(xiàng)目等三個(gè)階段。這三個(gè)階段進(jìn)行得越成功，成功完成這個(gè)項(xiàng)目的概率就越大。筆者下面就如何應(yīng)用Project Professional 2007(以下簡(jiǎn)稱Project 2007)進(jìn)行設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理，談?wù)勛约旱囊恍w會(huì)。
1、Projeet 2007使用前的環(huán)境設(shè)置
在進(jìn)行計(jì)劃編制前，需先設(shè)置好Project2007的使用環(huán)境。環(huán)境設(shè)置，一是要根據(jù)自己的習(xí)慣，二是要根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況。下面介紹幾種常用的環(huán)境設(shè)置項(xiàng)：
(1)設(shè)置項(xiàng)目摘要信息，在摘要信息中需輸入該項(xiàng)目的標(biāo)題、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和業(yè)主單位等信息。主要是便于打印時(shí)顯示的信息。操作方法：選中菜單文件一屬性一摘要信息。
(2)設(shè)置項(xiàng)目的日歷，默認(rèn)從星期日開(kāi)始。操作方法：選中菜單工具→選項(xiàng)→日歷→每周開(kāi)始于。
(3)設(shè)置任務(wù)類型，默認(rèn)為“固定工時(shí)”，固定工時(shí)的含義是當(dāng)一項(xiàng)任務(wù)分配給一個(gè)人做是10天，當(dāng)增加一人時(shí)，則工期自動(dòng)變?yōu)?天。我們的操作習(xí)慣應(yīng)該是人員增加時(shí)，原工期一般要求仍不變。所以需選擇為“固定工期”。操作方法：選中菜單 工具→選項(xiàng)→日程→默認(rèn)任務(wù)類型。
(4)設(shè)置WBS編號(hào)，默認(rèn)無(wú)WBS編號(hào)，建議設(shè)置大綱編號(hào)作為WBS編號(hào)。操作方法：選中菜單工具→選項(xiàng)→視圖→選中顯示大綱編號(hào)。
(5)設(shè)置工作時(shí)間，默認(rèn)是按標(biāo)準(zhǔn)工作日，即周六、周日休息。不但要考慮周六、周日休息，而且考慮到中國(guó)的傳統(tǒng)節(jié)假日(如國(guó)慶、五一等)。工作時(shí)間一般要根據(jù)項(xiàng)目的具體情況確定，如該項(xiàng)目工期比較緊，項(xiàng)目組要求每周六加班，周日休息，那么就需將周六設(shè)置為“非默認(rèn)工作時(shí)間”。操作方法：選中菜單工具一更改工作時(shí)間一選中對(duì)象→非默認(rèn)工作時(shí)間。
(6)設(shè)置條形圖樣式，根據(jù)自己的習(xí)慣，設(shè)定關(guān)鍵任務(wù)、非關(guān)鍵任務(wù)、進(jìn)度條、里程碑為不同的樣式和顏色。操作方法：選中菜單格式→條形圖樣式。
說(shuō)明：建議環(huán)境設(shè)置可以設(shè)置為一個(gè)模板，以提高計(jì)劃編制的效率。
2、新建項(xiàng)目文件
啟動(dòng)Project 2007將自動(dòng)新建一個(gè)空白項(xiàng)目文件“項(xiàng)目1”，為了便于管理，可將其以工程名稱保存。新建的文件自動(dòng)打開(kāi)一個(gè)“開(kāi)始工作”向?qū)�，可以按照它的提示一步一步設(shè)置，也可以手工設(shè)置。
(1)在項(xiàng)目菜單下選擇“項(xiàng)目信息”，打開(kāi)項(xiàng)目信息對(duì)話框。在對(duì)話框中的日程排定方法處選定從項(xiàng)目開(kāi)始之日起。
(2)在開(kāi)始日期下輸入計(jì)劃開(kāi)工日期。在Project 2007中日程的排定方法是：“從項(xiàng)目開(kāi)始之日起”，此時(shí)開(kāi)始日期可選，完成日期不可選，工期只能由要求的開(kāi)工之日向?qū)?lái)順序排。
3、創(chuàng)建任務(wù)及任務(wù)排序
用鼠標(biāo)在甘特視圖左側(cè)的工作表的“任務(wù)名稱”列中選定要添加的任務(wù)行，然后輸入任務(wù)名稱，回車(chē)或選擇其它單元格確定。此時(shí)，Project 2007會(huì)自動(dòng)為其分配一個(gè)工作日的估計(jì)工期，并且自動(dòng)按照開(kāi)始設(shè)定的開(kāi)工時(shí)間排定工期，每個(gè)任務(wù)的工期可根據(jù)實(shí)際情況輸入所需時(shí)間。
任務(wù)排序的確定涉及到各任務(wù)之間相互關(guān)系的識(shí)別和說(shuō)明。任務(wù)的執(zhí)行必須依賴于一定任務(wù)的完成，這就是任務(wù)的先后依賴關(guān)系。按照項(xiàng)目中各任務(wù)間邏輯關(guān)系的順序建立相互之間的鏈接關(guān)系。并由管理人員根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確定任務(wù)排序。
4、設(shè)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)度的控制
編制施工進(jìn)度計(jì)劃，就是確定一個(gè)控制工期的計(jì)劃值，并制定出保證計(jì)劃實(shí)現(xiàn)的有效措施。根據(jù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容的分解，找出各組成要素工作的先后順序，估計(jì)出各工作的延續(xù)時(shí)間之后，就要安排好項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)度。在生產(chǎn)過(guò)程中的進(jìn)度計(jì)劃會(huì)受到各種因素的影響，所以應(yīng)根據(jù)需要對(duì)進(jìn)度進(jìn)行調(diào)整。進(jìn)度安排要根據(jù)實(shí)際情況確定。進(jìn)度安排的方法：
(1)關(guān)鍵路徑法。關(guān)鍵路徑是指機(jī)動(dòng)時(shí)間為0的工作，如果延期，會(huì)導(dǎo)致總工期延期，需特別關(guān)注。
(2)里程碑計(jì)劃法。為更好的對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行測(cè)量，需設(shè)置合理的里程碑點(diǎn)，用于檢查階段性成果的輸出，以及實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃的偏差。
5、資源管理
資源包括人、設(shè)備和材料等。在設(shè)計(jì)項(xiàng)目中通常只有一個(gè)就是人力資源計(jì)劃，也就是我們要計(jì)劃好每項(xiàng)任務(wù)由誰(shuí)來(lái)完成，我們計(jì)劃的資源能否滿足要求。
在Project 2007中，首先要建立資源庫(kù)，具體操作：工具一資源一分配資源。將項(xiàng)目所需人力資源錄入，人力資源包括本部門(mén)、協(xié)作部門(mén)等。資源庫(kù)建立完后，就可采用拖放的方式來(lái)對(duì)每條任務(wù)分配資源。
資源分配完畢后，還要檢查資源分配是否超負(fù)荷，如資源超負(fù)荷過(guò)多，則計(jì)劃很難執(zhí)行。檢查資源超負(fù)荷的方法是：要檢查哪些資源已超負(fù)荷分配了。操作方法：擊點(diǎn)左邊欄中的“資源工作表”，紅色并且標(biāo)志列中有感嘆號(hào)的，則為該資源超負(fù)荷分配了。需要對(duì)該人力資源分配的工作進(jìn)行調(diào)整。
6、成本費(fèi)用的估計(jì)
成本費(fèi)用估計(jì)指的是預(yù)估完成項(xiàng)目各工作所需資源的費(fèi)用的近似值。目前設(shè)計(jì)項(xiàng)目中考慮的資源主要是人力資源和差旅費(fèi)用。
在Project 2007中，通常采用成本費(fèi)用估計(jì)的方法，采用的方法是“從下到上估計(jì)法”，這種技術(shù)通常首先估計(jì)各個(gè)獨(dú)立工作的費(fèi)用，然后再匯總從下往上估計(jì)出整個(gè)項(xiàng)目的總費(fèi)用，估計(jì)相對(duì)比較準(zhǔn)確。
在Project的資源工作表中，首先要輸入人力資源的單位價(jià)格，人力資源基本單位為：工時(shí)。在數(shù)據(jù)錄入時(shí)要進(jìn)行換算，需將每天標(biāo)價(jià)除以8，轉(zhuǎn)換為工時(shí)單價(jià)。人力單價(jià)估計(jì)完后，還要對(duì)差旅、加班、通信費(fèi)、辦公等其它費(fèi)用進(jìn)行單價(jià)估計(jì)，如差旅費(fèi)平均每趟多少，加班費(fèi)平均每次多少等，這些單價(jià)要依據(jù)項(xiàng)目規(guī)模、復(fù)雜度和地域等因素確定，還要參照公司財(cái)務(wù)制度標(biāo)準(zhǔn)(如通信費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定、差旅補(bǔ)貼規(guī)定等)。在Project2007的差旅、加班費(fèi)等的單價(jià)錄入中，類型選擇為“材料”。當(dāng)成本費(fèi)用估計(jì)完成后，一般來(lái)說(shuō)項(xiàng)目的成本便自動(dòng)計(jì)算出來(lái)了。
7、輸出圖表
全部任務(wù)輸入完成后，要將該進(jìn)度計(jì)劃打印出來(lái)。由于系統(tǒng)默認(rèn)的打印格式與通常使用的計(jì)劃表格式不同，需要進(jìn)行如下調(diào)
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