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談談為地方志編纂服務的二次文獻工作
“盛世修志”是我們民族文化的一個優(yōu)良傳統(tǒng)。黨的十一屆三中全會以來，承平日久，百廢待興，編纂社會主義新方志，也在全國范圍蔚然成風。
地方志為一地全史，作為歷史文獻要流傳后世，取信于人，就必須以確鑿無誤的資料為依據(jù)。方志又被稱之為地方官的“資政要覽”，地區(qū)性的“百科全書”，本身就有資料性質(zhì)，資料是方志的基礎。新方志編纂，重視這一基礎工作，省、市、地、縣各級修志機構(gòu)，都組織大批專門人員，并發(fā)動群眾，廣泛深入地搜集、整理各種方志資料。近年來，到全國各級各類圖書館、檔案館、文化館、資料室，查閱地方文獻的讀者顯著增多，方志纂修人員時常輻輳而來。作為圖書資料工作者，要作好這方面的服務工作，很得費一番心思。
方志資料的復雜，搜集整理工作的艱巨，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
一、內(nèi)容復雜。地方志系地方性“全史”，包括一地自然與社會的全部歷史和現(xiàn)狀，既有人文科學，如政治、經(jīng)濟、文化、教育、藝術、風俗、習慣等方面資料；又有自然科學，如天文、氣象、地理、資源、物產(chǎn)、生產(chǎn)技術、創(chuàng)造發(fā)明等方面的資料。而這些方面的內(nèi)容又相互交叉，彼此滲透，資料搜集整理難度很大。
二、形式多樣。由于資料記載形式不同，需要從各種類型載體中搜集。方志資料一般有三種記載形式，即文字資料，包括圖書、檔案、報刊、地圖、碑刻、家譜等；實物資料，包括遺址、古跡、金石文物、建筑、紀念品、革命文物等；還有口碑資料，包括民歌、民謠、方言、傳說、故事等。這些不同形式的資料，搜集的途徑、記載的方法、保存方式均不相同，最后要統(tǒng)為一體，很是不便。
三、地域性強 。方志有地區(qū)的限制，不允許區(qū)外資料摻入。在浩如煙海的古今文獻中尋找有限的地方資料，必須對材料作出地區(qū)范圍的辨析，而地域沿革、建置分合，最不可考，資料鑒別亦一難題。
四、時間范圍大。 方志記述歷史，又記載現(xiàn)狀，從古到今，時間跨度極大。資料工作要了解現(xiàn)狀，也要追溯歷史；既要注意各類事物的橫向并列關系，又要考慮縱向的歷史聯(lián)系；一方面要搜集資料，另一方面還要編織出一個小小的又是多維交錯的資料網(wǎng)。
一部方志，涉地有限，大不過一省，小者只彈丸小縣，然麻雀雖小五臟俱全。方志這種小而復雜的特點，給資料工作帶來很大困難。編寫人員普遍反映資料難找，查閱效率不高。有的人翻閱一大堆書刊，獲取資料極少，甚或一無所得。即使有一定文獻修養(yǎng)的人，對于這樣復雜的資料工作，同樣會一籌莫展。資料工作的速度和質(zhì)量，關系整個編纂進度及質(zhì)量，編纂人員和修志機構(gòu)也曾多次請求能提供一些更為便利的檢索途徑，以盡快編寫出無愧于時代的新方志。面對如此殷切的社會需求，各級各類圖書資料單位義不容辭、責無旁貸，應當想方設法為方志資料工作掃除障礙。近年來，為解決方志資料查找困難的問題，我們采取了一些措施，其中比較有效的則是二次文獻服務。
圖書資料工作中的二次文獻，就是把分散在書籍、報刊、檔案等文獻中的材料，按照一定的分類系統(tǒng)整理編排，通過目錄、索引、文摘等形式，提供給讀者檢索利用。二次文獻具有系統(tǒng)、精煉、方便、迅速的特點，它好比排球運動中的二傳手，具有組織和調(diào)整作用。方志資料紛亂復雜，然一旦編成目錄、索引等二次文獻，就井然有序，讀者便可一索即得。雖說方志資料分布零散，但對我們圖書資料人員來說，畢竟還有一套對付它的手段，搜集起來總是容易些。我們花數(shù)人數(shù)月時間，卻省去眾多讀者的大量勞動，使方志工作者精力集中在資料的分析和志書的編寫上。基于這種認識，我館根據(jù)編纂陜西省農(nóng)業(yè)志的需要，利用館藏豐富的農(nóng)業(yè)文獻，查閱了1911年至1966年的所有農(nóng)業(yè)期刊、書籍、資料，搜集了有關陜西地區(qū)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)各個方面的材料，制作了約3，000多張文獻卡片；然后篩選出2，500多條題錄，依照《中圖法》分類，各類中以時間為序，編制成“民國時期”和。“1949—1966年”兩個歷史階段的《陜西省農(nóng)牧業(yè)資料索引》，受到編纂地方志同志的歡迎和好評。陜西林研所同志反映說：“我們幾個月未查到的資料在這里一下就查到了，希望將這項工作繼續(xù)下去�！蹦壳埃茵^已為本省地方志工作編制了數(shù)種有關書目和報刊索引，今后還將繼續(xù)堅持此項服務。
但是，正如上文所言，方志資料涉及面寬，遠遠超出圖書資料以外，還需要檔案館、文化館及地方各方面的通力合作，共同建立起地方二次文獻系統(tǒng)，才能滿足方志工作和研究地方問題的需要。據(jù)初步設想，構(gòu)成一個比較完整的地方二次文獻系統(tǒng)，需要有關單位分別做好下列幾方面的基本工作。
1．編制地方書目和地方圖書資料索引
在大量的古今圖書中，純屬一地的書籍總是極少數(shù)，因此，更增加查找的困難。只要無遺漏地組織起一個小小的地方書目，或者簡單的書單，也就免去方志編纂人員和讀者們“大海撈針”之苦。
對于大量分散在其它書中的資料，圖書館可提供線索，由方志編纂機構(gòu)分類匯編，制作成《方志文獻參考資料》或《地方文獻資料匯編》等一次文獻形式，其書目亦收入地方書目之中；或者只注明資料所出的書、篇、章、節(jié)、段，并附頁碼，作成地方圖書資料索引。這樣，大體可以網(wǎng)羅盡圖書中的地方材料。
2．編制報刊地方資料索引
圖書類文獻一向排斥“不登大雅之堂”的鄉(xiāng)土材料，刊物報紙則不拒其細微和卑陋，有些報刊就專為地方而設，包含著大量地方材料，是方志資料庫。新方志一個重要的改革就是“略古詳今”，把記事重點放在近代和現(xiàn)代。而作為晚出的文獻形式，即報刊雜志的誕生和發(fā)展這個時期，可給地方近代現(xiàn)代事業(yè)發(fā)展提供各種資料。搜集地方資料的重點應放在報紙和期刊方面，特別要重視利用舊刊和過刊，這類刊物情報價值因過期而降低，而它的歷史價值又隨時間而升高，正適合方志利用。
報刊種類繁多，所含資料又極為蕪雜，暇玉互見，真?zhèn)文�。先得篩選鑒別，去偽存真，再編制“報刊地方資料索引”。索引的類目體例要根據(jù)地區(qū)特點和范圍大小適當安排。一般地說，省、市地方文獻，內(nèi)容充實，涉及面廣，分類設目宜詳細、層次宜分明，可參考圖書分類法和當?shù)財M纂方志類目，既要明晰實用，又要力求分類科學；地、縣區(qū)域狹小，資料本來不富，設立類目可以省便，層次不必求細，以免疊床架屋，虛置類目。至于個別小縣資料索引，按照行業(yè)分類，也就可以了。
3．編制檔案資料目錄索引和各類統(tǒng)計圖表
地方黨政部門的檔案館，工礦企業(yè)和事業(yè)單位的檔案室、資料室，均保存有大量地方資料。以往檔案工作，注重保存，不注意利用，使許多可以利用的資料窒息在檔案柜中，成為“死材料“。有些單位檔案，缺乏科學管理，資料編目只便于“存”，而不便于“查”；甚至不作登錄，材料歸檔，如石沉大海，再也無法利用。這種情況要盡快改變。存檔材料要有便于檢索的目錄組織，在一定范圍內(nèi)提供查閱。對于那些已失去保密意義的資料，可編成
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