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淺論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計電算化工作的內(nèi)部控制
【摘要】 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，使會計電算化工作質(zhì)量受到嚴(yán)重威脅，也使內(nèi)部控制制度的建立健全成為了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計電算化質(zhì)量控制的重中之重。只有存在制度化、規(guī)范化的內(nèi)控制度，才能從根本上提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計電算化工作質(zhì)量，更好的服務(wù)社會�！ 娟P(guān)鍵詞】 內(nèi)部控制會計電算化網(wǎng)絡(luò)會計電算化，指由電子計算機代替人工，實現(xiàn)記賬、算賬、報賬、查賬以及部分需由人腦完成的對會計信息(數(shù)據(jù))的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供決策的過程，是以電子計算機為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)的簡稱。與原始的賬簿系統(tǒng)相比，會計電算化具有運算速度快、存儲空間小、存儲容量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢速度快捷、制作報表容易、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等特點。
鑒于會計電算化所具有的上述特點，自進入90年代以來，會計電算化取得了長足的發(fā)展。僅從電算化會計軟件由簡單的數(shù)值計算發(fā)展到全面數(shù)值核算，進而到具有人工智能的會計管理信息系統(tǒng)階段以及會計電算化軟件由單用戶操作發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下即可窺見一斑。
日益發(fā)展的會計電算化，憑借其驕人的操作和環(huán)境優(yōu)勢，正在為企業(yè)決策和會計人員參與生產(chǎn)經(jīng)營決策創(chuàng)造了和創(chuàng)造著更為有利的條件。但是，我們也應(yīng)認(rèn)識到，會計電算化的使用，改變了過去手工方式下，通過職能分割、人員分工而形成的內(nèi)部控制體系與通過憑證、賬簿、報表之間的勾稽關(guān)系而形成的內(nèi)部控制體系相輔相成來充分保證數(shù)據(jù)處理的真實、可靠和安全性的作用形式，尤其是近年來網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，更使會計電算化工作質(zhì)量受到嚴(yán)重威脅。因此，如何在充分發(fā)揮會計電算化優(yōu)勢的同時，保證在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計電算化工作的質(zhì)量，將成為會計電算化工作的一大課題。
一、會計電算化質(zhì)量控制的必要性及其要素
“以質(zhì)量求生存”，這是所有企業(yè)的信條。作為信息生產(chǎn)部門的會計行業(yè)，在會計信息日益成為人們決策基礎(chǔ)的今天，進行會計電算化質(zhì)量控制的必要性不言而喻。筆者認(rèn)為，它至少體現(xiàn)在以下兩個方面：
第一，質(zhì)量是會計信息的生命。一方面，會計信息是企業(yè)進行生產(chǎn)經(jīng)營決策的基礎(chǔ)依據(jù)，不準(zhǔn)確或錯誤的會計信息會導(dǎo)致偏差或錯誤的決策，使企業(yè)遭受損失，嚴(yán)重的會導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)。另一方面，在日益繁榮的金融市場上，會計信息是投資者賴以決策的重要依據(jù)，失真的會計信息，不僅會使其財富在瞬間化為烏有，嚴(yán)重的，將釀成悲劇或者引發(fā)危害社會穩(wěn)定的不良后果。
第二，質(zhì)量控制是會計法規(guī)的要求。實行會計電算化后，會計資料是由電子計算機按規(guī)定的程序生成。為保證計算機生成的會計資料真實、完整、安全，加強對會計電算化工作的規(guī)范，《會計法》做出了兩方面規(guī)定：一是會計軟件必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。二是用電子計算機生成的會計資料必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的要求。這也就從法規(guī)制度上要求我們必須加強會計電算化的質(zhì)量控制。
影響會計電算化工作質(zhì)量的因素很多，如系統(tǒng)配置、初始化設(shè)置、工作分工控制、審核與監(jiān)督、檢查力度、安全控制、教育與培訓(xùn)、咨詢等等。但我認(rèn)為，鑒于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的特殊性和開放性，建立健全相關(guān)的內(nèi)部控制制度，包括會計電算化崗位責(zé)任制，會計電算化操作管理制度，電算化會計檔案管理制度等，并在實際工作中貫徹執(zhí)行之，應(yīng)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計電算化質(zhì)量控制要素中的重中之重。只有通過其使會計電算化工作制度化、規(guī)范化，才能真正有效地控制好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計電算化工作的質(zhì)量。
二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電算化系統(tǒng)內(nèi)控的新問題
內(nèi)部控制制度是企業(yè)為了實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)，保護財產(chǎn)安全完整，確保會計信息資料的真實可靠，在明確企業(yè)內(nèi)部各部門及工作人員的職責(zé)和權(quán)限的基礎(chǔ)上，為保證各部門經(jīng)濟活動協(xié)調(diào)有效的運轉(zhuǎn)，所采取的一系列具有相互聯(lián)系和相互制約的方法、措施和程序的系統(tǒng)。具有保證經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)、有利于企業(yè)提高經(jīng)營效率、保護企業(yè)財產(chǎn)安全完整以及保證會計及其他核算資料的真實可靠等作用。
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使得會計電算化的發(fā)展有了一個更為廣闊的應(yīng)用空間。但是，我們也必須認(rèn)識到，正是由于虛擬的網(wǎng)絡(luò)的開放的環(huán)境，給會計電算化工作的質(zhì)量控制和電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制帶來了一系列的新問題：
第一，很難避免非法侵?jǐn)_。網(wǎng)絡(luò)是一個開放的環(huán)境，在這個環(huán)境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的，除非它們在物理上斷開連接。因此，網(wǎng)絡(luò)下的會計信息系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵?jǐn)_。這種攻擊可能來自于系統(tǒng)外部，也可能來自系統(tǒng)內(nèi)部，而且一旦發(fā)生將造成巨大的損失。
第二，電子商務(wù)給內(nèi)部控制出難題。隨著電子商務(wù)的迅猛發(fā)展，網(wǎng)上交易愈加普遍，可以想象在不久后企業(yè)的全部原始憑證都將成為數(shù)字格式，這加強了企業(yè)對網(wǎng)上公證機構(gòu)的依賴。但直到目前相應(yīng)的技術(shù)和法規(guī)還遠沒有達到完善，這也給系統(tǒng)的內(nèi)部控制造成困難。
第三，內(nèi)部稽核難度加大。若要信息系統(tǒng)進行審核，則企業(yè)可能會擔(dān)心相關(guān)內(nèi)部資料暴露于外，影響其競爭能力；而且稽核必須運用更復(fù)雜的查核技術(shù)，會計師必須培訓(xùn)具備復(fù)雜電腦資料處理能力，才能勝任此項工作；此外，稽核將大幅增加查核所需的時間與成本。
第四，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下無形資產(chǎn)轉(zhuǎn)移難以控制。知識經(jīng)濟形成后，會計控制的客體發(fā)生了變化，由部分有形資產(chǎn)轉(zhuǎn)移到了無形資產(chǎn)。實物經(jīng)濟形態(tài)中的各種有形資產(chǎn)是一種靜態(tài)資產(chǎn)，只有借助外界的力量才能轉(zhuǎn)移。但無形資產(chǎn)是一種動態(tài)資產(chǎn)，如人力資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移無需借助外界的力量即可發(fā)生，在利益機制的驅(qū)使下在網(wǎng)上很容易轉(zhuǎn)移。
第五，是在任何環(huán)境下的電算化會計系統(tǒng)中都會存在的問題：由于數(shù)據(jù)處理的潛在性，數(shù)據(jù)輸入后，在計算機內(nèi)部以各種指定程序進行加工處理，頻率高、速度快、系統(tǒng)文件不可讀，而且總賬與明細賬之間的制約關(guān)系已不復(fù)存在。職能環(huán)節(jié)之間的分工界線也發(fā)生重大變化或根本消失。系統(tǒng)運行中如果程序發(fā)生錯誤，就會導(dǎo)致連鎖性、重復(fù)性錯誤，內(nèi)存資料可以毫不留痕跡地消除或篡改，那將造成比手工會計系統(tǒng)更為嚴(yán)重的損失。
三、完善電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制，加強會計電算化工作質(zhì)量控制
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用和會計電算化系統(tǒng)本身的一系列缺陷，使得會計電算化信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制方面遇到的問題更多、更復(fù)雜，技術(shù)性也更強，它必須具有更高級更完備的控制方法、控制制度和準(zhǔn)則。因此，完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，加強會計電算化工作質(zhì)量控制勢在必行。筆者認(rèn)為，主要可以從以下幾個方面進行：
第一，正確認(rèn)識內(nèi)部控制目標(biāo)的層次性，建立科學(xué)合理的基礎(chǔ)內(nèi)控制度。使得查錯防弊及時準(zhǔn)確、財產(chǎn)安全完整、業(yè)務(wù)活動健康運行、風(fēng)險控制系統(tǒng)有效、會計資料真實完整、會計信息及時有用、管理制度健全完善、管理效率真實高效、國家法規(guī)貫徹執(zhí)行、經(jīng)濟效益不斷提高、職業(yè)道德完善升華，為進行電算化質(zhì)量控制奠定制度基礎(chǔ)。
第二，建立健全會計電算化內(nèi)部審計制度。它可以主要通過審計人員對數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出三方面的控制及其控制標(biāo)準(zhǔn)的有效性進行審核和評價來實現(xiàn)�？刹扇Ｓ米酉到y(tǒng)模塊程序，以子系統(tǒng)形式直接調(diào)用會計系統(tǒng)有關(guān)數(shù)據(jù)進行檢索、查詢和審核等形式。除此之外，還可對電算化系統(tǒng)的人員組織、工作環(huán)境、文件資料保管等進行審 計。以便指出內(nèi)部管理和控制的薄弱環(huán)節(jié)，預(yù)防、檢測和更正錯誤，同時處置舞弊行為。促使被審單位加強會計電算化環(huán)境中的內(nèi)部管理和控制，保證其完善性和有效執(zhí)行度，為真正提高會計電算化工作質(zhì)量提供保障。
第三，控制與操作分離，以實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)部的有效牽制。目前，電算化系統(tǒng)下內(nèi)部牽制沒有手工系統(tǒng)完善。而且，手工系統(tǒng)下的多方牽制也不是一個成熟的牽制方法，只是通過多人的重復(fù)勞動實現(xiàn)牽制。因此這種傳統(tǒng)的牽制手段已不能適應(yīng)電算化會計系統(tǒng)的要求，必須找到能夠充分利用網(wǎng)絡(luò)實時高效的特點的方法。一個比較有效的辦法是在電算化系統(tǒng)內(nèi)分出操作與監(jiān)控兩個崗位，對每一筆業(yè)務(wù)同時進行多方備份。當(dāng)會計人員進行賬務(wù)處理時，其操作和數(shù)據(jù)也被同步記錄在監(jiān)控人員的機器上，由監(jiān)控人員進行即時或定期審查，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致便進行深入調(diào)查。這樣明確了崗位的劃分，實現(xiàn)了有效牽制，有利于會計工作質(zhì)量的提高。
第四，建立財務(wù)軟件在線測試制度。對于計算機軟件來說，其內(nèi)部錯誤或不足是無法避免的。而其錯誤給電算化系統(tǒng)帶來的傷害將是致命的，因此必須想法將其解決。通常辦法只有兩個：一是在開發(fā)過程中加強交流，充分測試；二是在發(fā)現(xiàn)問題后及時解決。現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)時代，完全可以通過建立財務(wù)軟件在線測試制度，減少由于財務(wù)軟件自身的缺陷帶來的隱患，保證會計電算化系統(tǒng)地順利進行，提高會計電算化工作質(zhì)量。
綜上所述，只有在對以上因素進行控制的基礎(chǔ)上，同時建立會計電算化崗位責(zé)任制，計算機軟、硬件和數(shù)據(jù)管理制度以及電算化會計檔案管理制度等相關(guān)的內(nèi)部控制制度，并在實際工作中貫徹執(zhí)行之，使會計電算化工作真正做到制度化、規(guī)范化，才能真正有效地建立會計電算化系統(tǒng)，從而從根本上提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計電算化工作的質(zhì)量，更好的服務(wù)于社會!
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