試論電算化會計檔案的特點與治理

內(nèi)容提要: 電算化會計檔案治理具有不同于人工會計的很多特點。最主要的是用計算機代替了人工記帳，同時還有現(xiàn)代化載體，軟硬件環(huán)境，系列化資料等要求。從而，導致電算化會計的檔案治理，必須進步會計職員的思想素質(zhì)和計算機操縱技能，完善各項治理制度以及硬件設施建設�！　　∮嬎銠C在會計領域的普及和應用，使得企事業(yè)單位的會計核算系統(tǒng)越來越多地被計算機所取代，會計電算化成為會計工作的發(fā)展方向，成為促進會計基礎工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段。　　一、會計電算化下會計檔案治理的特點　　會計電算化是指用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替換人腦完成對會計信息的分析、猜測、決策的過程。電算化會計檔案治理有如下特點：　　現(xiàn)代化載體。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會計檔案治理辦法》規(guī)定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數(shù)據(jù)，而且應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案�！　≤浻布�環(huán)境。由于不具備傳統(tǒng)會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響�！　∠盗谢�資料。這是由電算化操縱流程及電算化信息系統(tǒng)維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。除了要保存會計檔案的電子數(shù)據(jù)，還要保存能被計算機識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算�！　∮嬎銠C技能。電算化會計系統(tǒng)對職員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操縱提出了新需要。電算化會計檔案治理要求所從事職員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時把握必要的計算機操縱和維護知識，才能順利實現(xiàn)電算化。　　二、電算化會計檔案的治理內(nèi)容　　為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、治理與保存、利用等方面的工作�！　�1、檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)（如一個會計年度），把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務部分應把財務數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統(tǒng)�！　〕�了備份之外，還應收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等；計算機操縱系統(tǒng)、網(wǎng)絡操縱系統(tǒng)以及漢字操縱系統(tǒng)；財務軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊�！　�2、檔案的保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應預備雙份即采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操縱員姓名，并貼上寫保護，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復性。在保存這些檔案時應闊別磁場，留意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法拯救的損失�！　〈送�，還應留意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。由于在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預料外的錯誤。因此，會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數(shù)據(jù)外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本，二者的一致性是非常必要的�！　�3、檔案的利用。即電算化會計檔案的調(diào)閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級，我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況：①所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號一致，此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱（或數(shù)據(jù)恢復）功能進行調(diào)閱即可；②所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統(tǒng)，然后再進行調(diào)閱。 　　三、電算化會計檔案治理的方法　�。ㄒ唬┩晟朴布�設施建設　　提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清楚度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業(yè)務的電算化會計軟件，最好是具有檔案治理輔助功能的電算化軟件；強化系統(tǒng)的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，留意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改�！　♂槍﹄娝慊瘯�計檔案受質(zhì)量、溫度、濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞的特點。在治理時應留意如下題目：①在選用保存會計檔案的存貯介質(zhì)時，應特別留意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)；②對存放在存貯介質(zhì)上的會計檔案應寫好保護字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所：③對存放往年會計檔案的介質(zhì)應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點；④對使用時間較長的存貯介質(zhì)應定期進行替換；⑤對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上�！　♂槍﹄娝慊瘯�計檔案易修改且不留痕跡這一特點，在進行治理時應對硬盤上的會計檔案，采取相應的安全保密措施，防止對會計檔案進行修改�！　。ǘ�）完善各項治理制度　�。�1）建立電算化會計檔案的回檔制度：會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保存副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等治理部分的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表�！　。�2）建立電算化會計檔案的保管制度：根據(jù)國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)��?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內(nèi)容，制作檔案治理文件卡片�！　。�3）建立嚴格的借用手續(xù)制度：查閱會計檔案，需經(jīng)財務部分負責人批準，按照檔案治理的有關規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部分會計檔案，要有單位先容信，并經(jīng)主管領導、財務部分負責人批準�！　。�4）建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)目、保管方式等備份細節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，治理職員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞�！　。�5）建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案治理多用戶、分權限調(diào)用制度。對電算化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的職員使用；而設計原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構文件等，則只有主管職員或程序開發(fā)職員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。　�。ㄈ�）進步會計職員素質(zhì)　　由于電算化會計，不僅僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業(yè)人才，加強對電子檔案的治理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時電算化軟件維護及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計部分相應增加一定數(shù)目的電腦高級人才，維護日常運作，開發(fā)更公道、高效的軟件�！　。ㄋ模┻M步思想重視程度　　實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，有關領導應當高度熟悉對電算化會計檔案資料進行科學化治理的重要性，并督促有關制度的建立�，F(xiàn)今不少實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，對會計檔案資料的治理仍局限于手工治理階段的經(jīng)驗，因此，應當進一步進步電算化會計檔案治理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的治理落到實處�！　‰娝慊瘯�計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計檔案相互配合、密切聯(lián)系。假如說傳統(tǒng)形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案治理這一基礎會計工作。　　參考文獻：　　[1]張前。電算化環(huán)捷對會計檔案的影響及治理要求[J].交通財會，2001（10）。

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