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如何做好會計電算化工作論文
會計電算化是以電子計算機為主的電子信息技術應用到會計實務中的簡稱，是一個應用電子計算機實現(xiàn)的會計信息系統(tǒng)。它實現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動化,使傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯嬓畔⑾到y(tǒng)。每個會計單位都應按照總體原則結(jié)合自身特點建立會計電算化系統(tǒng)，我主要從以下幾方面闡述企業(yè)建立會計電算化系統(tǒng)應把握的原則和需要注意的事項。
—、健全的組織機構和必要的軟硬件準備
1、會計電算化是一項系統(tǒng)工程，涉及企業(yè)各個方面，企業(yè)負責人或總會計師應當親自組織領導會計電算化工作，主持擬定本單位會計電算化工作規(guī)劃，協(xié)調(diào)各部門共同搞好會計電算化工作。例如購買設備、架設線路等需要技術部門、采購部門的支持與配合,財務部門，是會計電算化工作的主要承擔者，負責和承擔會計電算化的具體組織實施工作，負責提出實現(xiàn)本單位會計電算化的具體方案，方案提出后要審核報批后才能執(zhí)行。
2、企業(yè)應根據(jù)實際情況和財力狀況，選擇與本單位會計電算化工作規(guī)劃相適應的計算機機型及有關配套設備。實行垂直領導的行業(yè)、大型企業(yè)集團，在選擇計箅機機型及有關配套設備時,應盡量做到統(tǒng)一，為實現(xiàn)網(wǎng)絡化打好基礎。同時會計電算化工作應當講求效益原則，處理好及時采用新技術和新設備與勤儉節(jié)約的關系，既不要盲目追求釆用最新技術和先進設備，也不要忽視技術的發(fā)展趨勢，造成設備很快陳舊過時。用于會計電算化工作的電子計算機設備，應由財務部門管理。
3、進行相應的軟件淮備，穩(wěn)妥的過渡。
1)可以購買或組織人員開發(fā)相關財務軟件，應注意軟件的合法性、安全性、正確性、可擴充性和滿足審計要求等方面的問題，以及軟件的服務。配備的會計軟件應達到財政部《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求。一般可以尋找大型正規(guī)有良好口碑的軟件公司購買軟件或合作開發(fā)。選擇會計軟件時要注意其功能要符合新會計制度的規(guī)定，有些會計處理方法不能隨意變更，會計軟件也要有相應的控制功能,取消記賬、結(jié)帳功能必須由軟件提供者從嚴掌握，不能濫用。
2)大力支持和組織本單位會計人員分期分批進行會計電算化知識培訓,逐步使會計人員掌握會計軟件的操作技能^可以舉行會計電算化知識技能大賽，獎勵優(yōu)勝者。有條件的單位，選拔一部分會計人員負責會計軟件的維護，并培養(yǎng)部分會計人員逐步掌握會計電算化系統(tǒng)分析和設計工作。
3)開展會計電算化工作要根據(jù)本單位具體情況，按照循序漸進、逐步提高的原則進行。剛開始進行電算化作業(yè)時計算機核算與手工核算必須并行三個月以上(一般不超過六個月）,且計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，并應接受有關部門的審核后才正式實行電算化。
二、建立了嚴格的內(nèi)部管理制度，這是會計電算化能否運行成功的關鍵所在
(—)建立健全會計電算化崗位責任制
1)電算化會計崗位包括電算主管、軟件操作、審核記帳、維護、審查等。
2)電算主管:負責協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作，可由會計主管兼任。軟件操作:負責輸人記帳憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記帳憑證、會計帳簿、報表等。審核記帳:負責對輸人計算機的會計數(shù)據(jù)進行審核，對打印輸出的帳簿、報表進行確認。電算維護:為保證計算機硬件、軟件的安全正常運行提供技術支持。電算審查:負責監(jiān)督it算機及會計軟件系統(tǒng)的運行,防止利用計算機進行舞弊。
3)基本會計崗位包括會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等。基本會計崗位和電算化會計崗位，可在保證會計數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設置，各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。
(二）建立會計電算化操作管理制度
1)明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權限，每個軟件使用者都有自己的操作號，每個操作號只能在相應的權限范圍內(nèi)作業(yè)。每一用戶按照自己的用戶身份和密碼進人系統(tǒng)，對操作密碼要嚴格管理，避免使用易破譯的密碼，要定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權人員操作會計軟件。
2)預防已輸人計算機的原始憑證和記帳憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機內(nèi)帳簿。
3)操作人員離開電腦前，應執(zhí)行相應命令退出會計軟件。
4)會計軟件自動生成的運行日志由專人保存并定期檢查、記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容，對用戶使用系統(tǒng)及時跟蹤。
5)當相關會計人員出現(xiàn)休假、病體、出差等臨時情況需要由其他人員替代其工作時，要做好工作的交接、程序的監(jiān)督工作。如果是新人接手工作，要在核算系統(tǒng)內(nèi)新建操作人員和相應校限，嚴格分清各自的操作時間和責任。
(三）建立嚴格的內(nèi)部控制制度
這是保證會計電算化系統(tǒng)核算安全的重中之重。完善的內(nèi)控制度包括信息的準確性、完整性、授權體系及訪問限制等四個方面。如果控制無效會增加對數(shù)據(jù)信息非授權訪問的風險，這種風險可能導致數(shù)據(jù)和記錄遭到破壞，系統(tǒng)、系統(tǒng)程序、數(shù)據(jù)遭到不適當改變,數(shù)據(jù)丟失風險或數(shù)據(jù)無法訪問風險,人為繞過自動控制等等。面臨如此風險必須建立一整套完備的崗位內(nèi)控制度，各個崗位之間相互牽制，不同崗位、不同職務互相監(jiān)督、互相制約，不相容職務嚴格分離。不相容的職務主要有軟件開發(fā)與軟件操作、數(shù)據(jù)維護管理與審核、數(shù)據(jù)錄人與審核記賬、操作與系統(tǒng)檔案管理等，比如出納不能兼任記賬和審核工作，審核人員只能審核，不能修改會計信息。還有一點是不能讓信息技術人員獲得超過其職責范圍的過大系統(tǒng)權限。
(四）建立計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度
1)保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件，要經(jīng)常對有關設備進行保養(yǎng)，保持機房和設備的整潔，防火、防盜、防潮。
2)確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，客戶端和服務端之間傳輸?shù)乃袛?shù)據(jù)都進行兩層加密，使用數(shù)字簽名確保傳輸數(shù)據(jù)的保密性和完整性。網(wǎng)絡間或是移動設備傳輸重要數(shù)據(jù)前對其進行加密，接收到數(shù)據(jù)后作相應的解密處理，防止對數(shù)據(jù)非法修改和刪除。
3)對會計核算軟件進行修改、升版和計算機硬件設備進行更換等工作，要有審批手續(xù),在軟件修改、升版和硬件更換過程中，要保證會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關人員進行監(jiān)督。
4)計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時要由相應措施，保證會計數(shù)據(jù)不丟失，丟失也能做到恢復和重建。配備備用電力設施以防電力的中斷造成嚴重后果，并且做好針對網(wǎng)絡環(huán)境下的多服務器熱備份工作。
5)健全必要的防治計算機病毒的措施,定期查殺病毒。同時設置網(wǎng)絡防火墻與入侵檢測系統(tǒng)。
(五）建立電算化會計檔案管理制度
1)電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤、其它磁性介質(zhì)、光盤的會計數(shù)據(jù)以及計算機打印出來的書面等彤式的會計數(shù)據(jù)。
2)電算化會計擋案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規(guī)定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。
3)電子會計檔案應多介質(zhì)、多地點備份,企業(yè)可以把會計檔案刻制成光盤保存，防止磁盤被意外消磁丟失數(shù)據(jù)，電子會計檔案要和書面檔案一樣分門別類編號保存，要定期進行檢查，定期進行復制。
三、充分利用會計電算化做好管理工作。
會計電算化絕不簡單的等于手工記賬電腦化，最終應把從繁瑣重復工作節(jié)省出的時間投人到企業(yè)財務的預測、管理、控制、分析、決策等職能。釆集各部門全面的信息，運用、開發(fā)會計軟件相關功能生成相關分析數(shù)據(jù)和報表*推動會計工作由核算型向管理型轉(zhuǎn)變，這是會計電算化真正的意義和目標。
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