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銷售及應(yīng)收賬款內(nèi)控研究

時(shí)間:2024-10-22 14:15:45 企業(yè)管理畢業(yè)論文 我要投稿
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銷售及應(yīng)收賬款內(nèi)控研究

  摘要:企業(yè)的內(nèi)部控制越來(lái)越受到管理層的重視,但是大部分企業(yè)仍存在內(nèi)部控制缺失或者失控的現(xiàn)象,尤其是銷售及應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制。目前涉及銷貨業(yè)務(wù)的企業(yè)為爭(zhēng)奪市場(chǎng)份額、管理者為了經(jīng)營(yíng)成果、銷售人員為了銷售業(yè)績(jī)利用各種手段進(jìn)行銷售。其中,賒銷帶來(lái)的應(yīng)收賬款的回收就是企業(yè)一大難題,因?yàn)殇N售及應(yīng)收賬款內(nèi)部控制缺失導(dǎo)致破產(chǎn)的企業(yè)比比皆是,文章目的在于通過(guò)案例探究如何做好銷售及應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制,使企業(yè)最大限度地避免壞賬和呆賬。

銷售及應(yīng)收賬款內(nèi)控研究

  關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制;賒銷;失控;壞賬

  一、企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

  組織的發(fā)展隨著業(yè)務(wù)流程由小到大,伴隨著企業(yè)的內(nèi)部控制要求就由簡(jiǎn)單演變到復(fù)雜,很多企業(yè)對(duì)于內(nèi)部控制依然過(guò)度依賴人和企業(yè)硬性制度,過(guò)度依賴管理結(jié)構(gòu)與流程的細(xì)分,往往只向程序的標(biāo)準(zhǔn)看齊,著重于形式,從而使企業(yè)內(nèi)部控制達(dá)不到預(yù)期效果,并且建立成本也非常高,導(dǎo)致眾多企業(yè)在法律沒(méi)有強(qiáng)制要求的情況下,將內(nèi)部控制簡(jiǎn)單化處理,才出現(xiàn)了實(shí)施過(guò)程中遇到各種各樣的困難,給不法分子機(jī)會(huì)鉆內(nèi)部控制不完善環(huán)節(jié)的空子,給企業(yè)帶來(lái)本可以控制或可避免的損失。企業(yè)管理的各個(gè)流程均需要內(nèi)部控制,眾所周知,內(nèi)部控制的程度取決于管理層的認(rèn)知水平,信息系統(tǒng)會(huì)幫助管理者提高認(rèn)知水平進(jìn)步空間,做內(nèi)部控制的載體,可以說(shuō),信息系統(tǒng)如何設(shè)計(jì)的內(nèi)部控制,企業(yè)就如何進(jìn)行各部分的業(yè)務(wù)管理。如今大部分的企業(yè)均采用信息系統(tǒng)來(lái)管理企業(yè),不僅僅對(duì)財(cái)務(wù)一部分進(jìn)行嚴(yán)格的控制管理,相關(guān)聯(lián)部門例如銷售、采購(gòu)、庫(kù)存等部門也會(huì)進(jìn)行內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)與實(shí)施,不僅僅對(duì)管理層相互間的約束進(jìn)行內(nèi)部控制,對(duì)各部門基層人員也會(huì)進(jìn)行控制。

  在生產(chǎn)銷售型企業(yè)中,對(duì)賒銷引起的應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制尤其重要,盡管目前已經(jīng)有部分企業(yè)關(guān)注這一環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制,但是面對(duì)激烈的商業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),銷售人員或者相關(guān)管理人員只關(guān)注銷售業(yè)績(jī)和經(jīng)營(yíng)成果,采取各種手段銷售促銷,應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制缺失或失控失效仍然普遍存在。收不回款或者壞賬過(guò)多,會(huì)造成本利皆無(wú)的慘重?fù)p失,賒銷收款的內(nèi)部控制缺失或者不完善是企業(yè)財(cái)務(wù)的一個(gè)惡性腫瘤,危機(jī)企業(yè)生命。

  二、案例展示與分析

  針對(duì)銷售及應(yīng)收賬款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制,以下兩個(gè)案例從不同側(cè)重點(diǎn)反映出應(yīng)收賬款內(nèi)部控制需要注意的問(wèn)題。

  一家公司的銷售員業(yè)績(jī)平時(shí)挺不錯(cuò),但愛(ài)好賭博,手里吃緊就對(duì)貨款動(dòng)了心思。從客戶手里收到貨款不及時(shí)上報(bào),扣除部分供自己使用,金額逐漸增加,為了方便挪用公款,便登記注冊(cè)了一個(gè)皮包公司以公司的名義與原公司的客戶談生意,私刻了任職公司的發(fā)票專用章及客戶專用章。三年間這位銷售員利用職務(wù)之便共與十幾家公司簽訂購(gòu)銷合同,挪用貨款共計(jì)234萬(wàn)元。當(dāng)財(cái)務(wù)發(fā)現(xiàn)他簽訂的合同上的合同專用章與可提供給公司隊(duì)長(zhǎng)的合同專用章不一樣,并且貨款與他上交的金額不符,經(jīng)核實(shí)后方發(fā)現(xiàn)其中的違法行為。

  上述小案例可以看出公司存在嚴(yán)重的內(nèi)部控制缺失問(wèn)題,銷售合同簽訂與管理對(duì)賬,貨款確認(rèn)與催收,合同與實(shí)物的管理均有問(wèn)題使得銷售員可以長(zhǎng)期挪用貨款而沒(méi)有被發(fā)現(xiàn)。銷售與收款同時(shí)由銷售員負(fù)責(zé)雖然能夠提高工作效率,但財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)認(rèn)真對(duì)賬,與客戶溝通,監(jiān)督控制銷售人員,并給予不法行為嚴(yán)厲的懲罰。

  對(duì)于集團(tuán)企業(yè),應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制應(yīng)更為謹(jǐn)慎、周全。山東的新華制藥上市股份有限公司旗下有9家子公司,經(jīng)事務(wù)所內(nèi)控審計(jì)查出其下屬的新華醫(yī)藥貿(mào)易的魯中分公司、工業(yè)銷售部門、商業(yè)銷售部門等分別向同一客戶授信,導(dǎo)致整體授信額度過(guò)大。醫(yī)藥貿(mào)易內(nèi)部控制制度規(guī)定對(duì)客戶的授信額度不超過(guò)它的注冊(cè)資本數(shù)額。不僅如此,還出現(xiàn)未授信的發(fā)貨現(xiàn)象,影響最大的是對(duì)欣康祺醫(yī)藥有限公司及其存在擔(dān)保關(guān)系方形成的大額應(yīng)收款6.07億,后期經(jīng)核實(shí),欣康祺長(zhǎng)期將醫(yī)藥業(yè)做成金融業(yè),上游賒購(gòu)拿貨后低于市場(chǎng)價(jià)現(xiàn)銷給下游,將現(xiàn)金投入期貨市場(chǎng)獲取收益,期貨的風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致其資金鏈斷裂。2011年度,新華制藥對(duì)欣康祺共計(jì)提了近5億的壞賬準(zhǔn)備,造成的重大經(jīng)濟(jì)損失。

  在集團(tuán)企業(yè)中,這樣的內(nèi)部控制失控情況很容易出現(xiàn),母公司對(duì)子公司的重要客戶的信息一定要掌握,分析各個(gè)子公司報(bào)表及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,不僅要設(shè)置各個(gè)客戶的信用級(jí)別,站在母公司角度,對(duì)子公司共同客戶的授信程度要單獨(dú)考慮,母子公司溝通顯得極為重要。

  三、銷售及應(yīng)收賬款內(nèi)部控制措施

  財(cái)務(wù)信息化幫助財(cái)務(wù)人員將日常繁瑣的銷售業(yè)務(wù)應(yīng)收賬款記賬通過(guò)軟件清晰明了的記錄下來(lái),客戶數(shù)量再多也可以通過(guò)查詢功能挑出關(guān)注的相關(guān)信息,做到主動(dòng)了解款項(xiàng)收回情況及是否超過(guò)授信額度發(fā)貨等。ERP的應(yīng)用同樣給予銷售人員,倉(cāng)庫(kù)人員相關(guān)權(quán)限查看客戶的付款信息和發(fā)貨信息。所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作,分系統(tǒng)相關(guān)聯(lián),實(shí)現(xiàn)整體信息化,透明化。

  針對(duì)我國(guó)目前企業(yè)銷售及收款環(huán)節(jié)所體現(xiàn)的問(wèn)題來(lái)看,企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況,全面梳理銷售業(yè)務(wù)流程,完善銷售業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度,明確銷售、發(fā)貨、收款等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限,嚴(yán)格按照權(quán)限程序辦理銷售業(yè)務(wù),定期檢查分析薄弱環(huán)節(jié),采取有效控制。需要注意以下幾個(gè)方面加強(qiáng)銷售及應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制。

  1、識(shí)別目前企業(yè)在銷售及收款環(huán)節(jié)的內(nèi)控缺失及缺陷,必要時(shí)請(qǐng)專家進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制的審查。識(shí)別之后才能進(jìn)行有效分析,制定銷售利潤(rùn)最大化,收款風(fēng)險(xiǎn)最小化的整改計(jì)劃。

  2、對(duì)銷售環(huán)節(jié)應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)查,合理確定定價(jià)機(jī)制和信用方式,根據(jù)市場(chǎng)變化及時(shí)調(diào)整銷售策略,健全客戶信用檔案,對(duì)新客戶和境外客戶要建立嚴(yán)格的信用保證制度。重大銷售合同訂立應(yīng)吸收財(cái)會(huì)法律等專業(yè)人員參加,建立合同專用章保管制度,不可以蓋在空白合同上,銷售部門按經(jīng)批準(zhǔn)的銷售合同開(kāi)具銷售通知。

  3、對(duì)收款環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格考核,實(shí)行獎(jiǎng)懲。做到不相容職務(wù)相分離,銷售人員催收記錄往來(lái)函電要妥善保存,財(cái)會(huì)部門辦理資金結(jié)算并監(jiān)督款項(xiàng)收回。確保會(huì)計(jì)記錄、銷售記錄與倉(cāng)儲(chǔ)記錄核對(duì)一致。制定專人通過(guò)函證等方式定期與客戶核對(duì)應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來(lái)款項(xiàng)。

  四是編制科學(xué)可行的銷售計(jì)劃和預(yù)算方案,約束控制銷售活動(dòng)。既要預(yù)算到各部門,也要預(yù)算到各人員。預(yù)算和實(shí)際相比較,可以促進(jìn)各部門協(xié)調(diào)合作,保持銷售收入和成本與計(jì)劃之間的平衡,評(píng)估業(yè)績(jī)的完成情況,實(shí)行預(yù)算執(zhí)行考核制度。

  參考文獻(xiàn):

  [1]俞海芳,基于財(cái)務(wù)信息化的企業(yè)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制制度案例比較研究[D].華東理工大學(xué),2012.

  [2]張國(guó)明,李存英.企業(yè)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制方法研究[J].財(cái)會(huì)研究,2011(24).

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  摘要:企業(yè)的內(nèi)部控制越來(lái)越受到管理層的重視,但是大部分企業(yè)仍存在內(nèi)部控制缺失或者失控的現(xiàn)象,尤其是銷售及應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制。目前涉及銷貨業(yè)務(wù)的企業(yè)為爭(zhēng)奪市場(chǎng)份額、管理者為了經(jīng)營(yíng)成果、銷售人員為了銷售業(yè)績(jī)利用各種手段進(jìn)行銷售。其中,賒銷帶來(lái)的應(yīng)收賬款的回收就是企業(yè)一大難題,因?yàn)殇N售及應(yīng)收賬款內(nèi)部控制缺失導(dǎo)致破產(chǎn)的企業(yè)比比皆是,文章目的在于通過(guò)案例探究如何做好銷售及應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制,使企業(yè)最大限度地避免壞賬和呆賬。

銷售及應(yīng)收賬款內(nèi)控研究

  關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制;賒銷;失控;壞賬

  一、企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

  組織的發(fā)展隨著業(yè)務(wù)流程由小到大,伴隨著企業(yè)的內(nèi)部控制要求就由簡(jiǎn)單演變到復(fù)雜,很多企業(yè)對(duì)于內(nèi)部控制依然過(guò)度依賴人和企業(yè)硬性制度,過(guò)度依賴管理結(jié)構(gòu)與流程的細(xì)分,往往只向程序的標(biāo)準(zhǔn)看齊,著重于形式,從而使企業(yè)內(nèi)部控制達(dá)不到預(yù)期效果,并且建立成本也非常高,導(dǎo)致眾多企業(yè)在法律沒(méi)有強(qiáng)制要求的情況下,將內(nèi)部控制簡(jiǎn)單化處理,才出現(xiàn)了實(shí)施過(guò)程中遇到各種各樣的困難,給不法分子機(jī)會(huì)鉆內(nèi)部控制不完善環(huán)節(jié)的空子,給企業(yè)帶來(lái)本可以控制或可避免的損失。企業(yè)管理的各個(gè)流程均需要內(nèi)部控制,眾所周知,內(nèi)部控制的程度取決于管理層的認(rèn)知水平,信息系統(tǒng)會(huì)幫助管理者提高認(rèn)知水平進(jìn)步空間,做內(nèi)部控制的載體,可以說(shuō),信息系統(tǒng)如何設(shè)計(jì)的內(nèi)部控制,企業(yè)就如何進(jìn)行各部分的業(yè)務(wù)管理。如今大部分的企業(yè)均采用信息系統(tǒng)來(lái)管理企業(yè),不僅僅對(duì)財(cái)務(wù)一部分進(jìn)行嚴(yán)格的控制管理,相關(guān)聯(lián)部門例如銷售、采購(gòu)、庫(kù)存等部門也會(huì)進(jìn)行內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)與實(shí)施,不僅僅對(duì)管理層相互間的約束進(jìn)行內(nèi)部控制,對(duì)各部門基層人員也會(huì)進(jìn)行控制。

  在生產(chǎn)銷售型企業(yè)中,對(duì)賒銷引起的應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制尤其重要,盡管目前已經(jīng)有部分企業(yè)關(guān)注這一環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制,但是面對(duì)激烈的商業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),銷售人員或者相關(guān)管理人員只關(guān)注銷售業(yè)績(jī)和經(jīng)營(yíng)成果,采取各種手段銷售促銷,應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制缺失或失控失效仍然普遍存在。收不回款或者壞賬過(guò)多,會(huì)造成本利皆無(wú)的慘重?fù)p失,賒銷收款的內(nèi)部控制缺失或者不完善是企業(yè)財(cái)務(wù)的一個(gè)惡性腫瘤,危機(jī)企業(yè)生命。

  二、案例展示與分析

  針對(duì)銷售及應(yīng)收賬款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制,以下兩個(gè)案例從不同側(cè)重點(diǎn)反映出應(yīng)收賬款內(nèi)部控制需要注意的問(wèn)題。

  一家公司的銷售員業(yè)績(jī)平時(shí)挺不錯(cuò),但愛(ài)好賭博,手里吃緊就對(duì)貨款動(dòng)了心思。從客戶手里收到貨款不及時(shí)上報(bào),扣除部分供自己使用,金額逐漸增加,為了方便挪用公款,便登記注冊(cè)了一個(gè)皮包公司以公司的名義與原公司的客戶談生意,私刻了任職公司的發(fā)票專用章及客戶專用章。三年間這位銷售員利用職務(wù)之便共與十幾家公司簽訂購(gòu)銷合同,挪用貨款共計(jì)234萬(wàn)元。當(dāng)財(cái)務(wù)發(fā)現(xiàn)他簽訂的合同上的合同專用章與可提供給公司隊(duì)長(zhǎng)的合同專用章不一樣,并且貨款與他上交的金額不符,經(jīng)核實(shí)后方發(fā)現(xiàn)其中的違法行為。

  上述小案例可以看出公司存在嚴(yán)重的內(nèi)部控制缺失問(wèn)題,銷售合同簽訂與管理對(duì)賬,貨款確認(rèn)與催收,合同與實(shí)物的管理均有問(wèn)題使得銷售員可以長(zhǎng)期挪用貨款而沒(méi)有被發(fā)現(xiàn)。銷售與收款同時(shí)由銷售員負(fù)責(zé)雖然能夠提高工作效率,但財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)認(rèn)真對(duì)賬,與客戶溝通,監(jiān)督控制銷售人員,并給予不法行為嚴(yán)厲的懲罰。

  對(duì)于集團(tuán)企業(yè),應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制應(yīng)更為謹(jǐn)慎、周全。山東的新華制藥上市股份有限公司旗下有9家子公司,經(jīng)事務(wù)所內(nèi)控審計(jì)查出其下屬的新華醫(yī)藥貿(mào)易的魯中分公司、工業(yè)銷售部門、商業(yè)銷售部門等分別向同一客戶授信,導(dǎo)致整體授信額度過(guò)大。醫(yī)藥貿(mào)易內(nèi)部控制制度規(guī)定對(duì)客戶的授信額度不超過(guò)它的注冊(cè)資本數(shù)額。不僅如此,還出現(xiàn)未授信的發(fā)貨現(xiàn)象,影響最大的是對(duì)欣康祺醫(yī)藥有限公司及其存在擔(dān)保關(guān)系方形成的大額應(yīng)收款6.07億,后期經(jīng)核實(shí),欣康祺長(zhǎng)期將醫(yī)藥業(yè)做成金融業(yè),上游賒購(gòu)拿貨后低于市場(chǎng)價(jià)現(xiàn)銷給下游,將現(xiàn)金投入期貨市場(chǎng)獲取收益,期貨的風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致其資金鏈斷裂。2011年度,新華制藥對(duì)欣康祺共計(jì)提了近5億的壞賬準(zhǔn)備,造成的重大經(jīng)濟(jì)損失。

  在集團(tuán)企業(yè)中,這樣的內(nèi)部控制失控情況很容易出現(xiàn),母公司對(duì)子公司的重要客戶的信息一定要掌握,分析各個(gè)子公司報(bào)表及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,不僅要設(shè)置各個(gè)客戶的信用級(jí)別,站在母公司角度,對(duì)子公司共同客戶的授信程度要單獨(dú)考慮,母子公司溝通顯得極為重要。

  三、銷售及應(yīng)收賬款內(nèi)部控制措施

  財(cái)務(wù)信息化幫助財(cái)務(wù)人員將日常繁瑣的銷售業(yè)務(wù)應(yīng)收賬款記賬通過(guò)軟件清晰明了的記錄下來(lái),客戶數(shù)量再多也可以通過(guò)查詢功能挑出關(guān)注的相關(guān)信息,做到主動(dòng)了解款項(xiàng)收回情況及是否超過(guò)授信額度發(fā)貨等。ERP的應(yīng)用同樣給予銷售人員,倉(cāng)庫(kù)人員相關(guān)權(quán)限查看客戶的付款信息和發(fā)貨信息。所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作,分系統(tǒng)相關(guān)聯(lián),實(shí)現(xiàn)整體信息化,透明化。

  針對(duì)我國(guó)目前企業(yè)銷售及收款環(huán)節(jié)所體現(xiàn)的問(wèn)題來(lái)看,企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況,全面梳理銷售業(yè)務(wù)流程,完善銷售業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度,明確銷售、發(fā)貨、收款等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限,嚴(yán)格按照權(quán)限程序辦理銷售業(yè)務(wù),定期檢查分析薄弱環(huán)節(jié),采取有效控制。需要注意以下幾個(gè)方面加強(qiáng)銷售及應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制。

  1、識(shí)別目前企業(yè)在銷售及收款環(huán)節(jié)的內(nèi)控缺失及缺陷,必要時(shí)請(qǐng)專家進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制的審查。識(shí)別之后才能進(jìn)行有效分析,制定銷售利潤(rùn)最大化,收款風(fēng)險(xiǎn)最小化的整改計(jì)劃。

  2、對(duì)銷售環(huán)節(jié)應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)查,合理確定定價(jià)機(jī)制和信用方式,根據(jù)市場(chǎng)變化及時(shí)調(diào)整銷售策略,健全客戶信用檔案,對(duì)新客戶和境外客戶要建立嚴(yán)格的信用保證制度。重大銷售合同訂立應(yīng)吸收財(cái)會(huì)法律等專業(yè)人員參加,建立合同專用章保管制度,不可以蓋在空白合同上,銷售部門按經(jīng)批準(zhǔn)的銷售合同開(kāi)具銷售通知。

  3、對(duì)收款環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格考核,實(shí)行獎(jiǎng)懲。做到不相容職務(wù)相分離,銷售人員催收記錄往來(lái)函電要妥善保存,財(cái)會(huì)部門辦理資金結(jié)算并監(jiān)督款項(xiàng)收回。確保會(huì)計(jì)記錄、銷售記錄與倉(cāng)儲(chǔ)記錄核對(duì)一致。制定專人通過(guò)函證等方式定期與客戶核對(duì)應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來(lái)款項(xiàng)。

  四是編制科學(xué)可行的銷售計(jì)劃和預(yù)算方案,約束控制銷售活動(dòng)。既要預(yù)算到各部門,也要預(yù)算到各人員。預(yù)算和實(shí)際相比較,可以促進(jìn)各部門協(xié)調(diào)合作,保持銷售收入和成本與計(jì)劃之間的平衡,評(píng)估業(yè)績(jī)的完成情況,實(shí)行預(yù)算執(zhí)行考核制度。

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