實(shí)行會計電算化打開企業(yè)現(xiàn)代管理之門論文
20世紀(jì)中葉，隨著社會生產(chǎn)集約化程度的不斷提高，世界工業(yè)革命的飛速發(fā)展，引發(fā)了全球性的信息革命，信息時代的到來為企業(yè)進(jìn)一步解放生產(chǎn)力，提高勞動生產(chǎn)率帶來了極大的便利。由此，傳統(tǒng)的企業(yè)信息管理體系發(fā)生了本質(zhì)的變化，尤其在企業(yè)會計信息管理領(lǐng)域更是以嶄新的電腦帳務(wù)系統(tǒng)取代了舊式的手工“日清月結(jié)”，便捷的企業(yè)管理電算化漸為廣大的現(xiàn)代企業(yè)所普遍采用。
廣州市勝風(fēng)電子機(jī)械工業(yè)公司是一間專業(yè)生產(chǎn)空調(diào)器、吸濕機(jī)的企業(yè)，下屬有四家子公司及兩個分廠八大部門，日常會計核算及統(tǒng)計匯總工作紛繁復(fù)雜，千頭萬緒，而陳舊的手工記帳、統(tǒng)計與匯總工作根本無法滿足現(xiàn)代企業(yè)對動態(tài)帳務(wù)數(shù)據(jù)采集與分析的要求，從而很難對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)性地跟蹤分析，以獲取市場變化的一般規(guī)律。由于公司的會計數(shù)據(jù)和信息繁多，既有企業(yè)外部的，也有企業(yè)內(nèi)部的；既有財務(wù)部管理的信息，也有非財務(wù)部管理的大量財務(wù)和非財務(wù)信息；既有大量的固定信息，也有許多中間的和流動的信息，每天要處理大量的數(shù)據(jù)，輸出各種財務(wù)會計信息。因此，財務(wù)人員整日忙于事務(wù)，從事煩瑣的重復(fù)的計算，月終結(jié)帳顯得更忙，經(jīng)常需要加班加點(diǎn)才能完成，財會人員迫切要求改變這種手工勞動的局面。而電子計算機(jī)在會計上的應(yīng)用正是從根本上解脫財會人員的繁重手工勞動，騰出精力從事管理工作的有力工具。為了跟上時代的步伐，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平，1991年公司引進(jìn)北京“用友”財務(wù)軟件（單機(jī)版），著力提高會計核算的速度和準(zhǔn)確性，減輕財務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，進(jìn)一步將財務(wù)人員從繁瑣的薄計工作中解放出來，逐步轉(zhuǎn)移到財務(wù)預(yù)測、控制、分析等管理會計工作中。
一、會計電算化的組織及系統(tǒng)的建立
隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的日趨完善，企業(yè)的一切經(jīng)濟(jì)活動都面向市場。企業(yè)向內(nèi)部挖潛，走內(nèi)涵發(fā)展的道路即企業(yè)經(jīng)營重心逐步向管理方面轉(zhuǎn)移。作為管理手段的會計，其功能與核心也必須向管理方面轉(zhuǎn)移，會計工作的目標(biāo)由“報帳型”向“控制管理型”轉(zhuǎn)變。會計目標(biāo)的轉(zhuǎn)移，要求做到會計信息資料的準(zhǔn)確、及時、完整和有效，而這只能是通過充分運(yùn)用電子計算機(jī)和好的財務(wù)軟件，把“財務(wù)核算、微機(jī)核算、全面經(jīng)濟(jì)核算”融為一體才能得到完成與實(shí)現(xiàn)。
根據(jù)這一思路，公司1990年明確提出了在企業(yè)推廣會計電算化和開發(fā)管理軟件的目標(biāo)。1991年公司引進(jìn)了“用友”財務(wù)軟件，引進(jìn)的“用友”財務(wù)軟件具備建帳、日常帳務(wù)、帳務(wù)分析以及系統(tǒng)管理等帳務(wù)處理全部功能，具有靈活、通用、使用簡便、功能豐富、嚴(yán)密可靠的特點(diǎn)。從運(yùn)行結(jié)果來看，建帳后，只需進(jìn)行初始化工作，既可完成填制憑證、復(fù)核憑證、記帳、對帳（含銀行對帳）、往來帳管理。部門核算、專項(xiàng)核算、期末轉(zhuǎn)帳、打印帳頁、綜合查詢等工作，憑證和帳簿格式與手工方式一致，帳頁實(shí)現(xiàn)連續(xù)編號，便于裝訂，大大減輕了財務(wù)人員的勞動強(qiáng)度，而且能對帳務(wù)處理后的數(shù)據(jù)進(jìn)行成本。利潤、資金等項(xiàng)目計劃執(zhí)行、增減變動、結(jié)構(gòu)比重分析，往來帳款分析，并可將分析結(jié)果給制成各種圖形，達(dá)到了當(dāng)時財務(wù)管理和企業(yè)管理的目的。
但是，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，新的財務(wù)會計制度的執(zhí)行和國家新稅制的實(shí)施在會計電算化的實(shí)際工作中，我們感到單用戶會計軟件已不適應(yīng)處理日常帳務(wù)，進(jìn)行各項(xiàng)會計業(yè)務(wù)核算的要求，我們認(rèn)為單用戶會計軟件存在以下弊端：
1、在會計的日常業(yè)務(wù)中，工作繁重、任務(wù)較多，但由于單用戶系統(tǒng)只允許一人上機(jī)操作，使大量的數(shù)據(jù)不能及時錄人，影響了會計人員數(shù)據(jù)的及時反映。
2、由于單用戶系統(tǒng)，各微機(jī)之間資源互不相關(guān)，更談不上什么資源共享，勢必造成資源的浪費(fèi)和投資的增大。
3、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門之間信息資源相對獨(dú)立，使得不能及時相互查詢各自的信息，不便于企業(yè)內(nèi)部的協(xié)作。
4、由于使用單用戶系統(tǒng)，公司主要領(lǐng)導(dǎo)要獲取各方面信息時，只有到各部門的微機(jī)工作臺前，不利于公司主管領(lǐng)導(dǎo)對相關(guān)數(shù)據(jù)信息的及時掌握。為此，實(shí)現(xiàn)會計電算化的網(wǎng)絡(luò)化就成為必然。會計電算網(wǎng)絡(luò)化工作的實(shí)施事關(guān)整個財務(wù)部門，同時涉及與其他部門合作的問題。公司領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視這一工作，特別是總經(jīng)理、財務(wù)部長親自抓，微機(jī)資訊部全力協(xié)助，及時解決了各種困難，創(chuàng)造了較好的環(huán)境條件，使這一工作的順利進(jìn)行得到重要保證。1996年我公司再次引進(jìn)了具有網(wǎng)絡(luò)功能的新一代“用友”財務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)了會計電算化的網(wǎng)絡(luò)化，網(wǎng)絡(luò)上的每一個工作站都可以共享硬件及軟件資源，同時，還可以使各個工作站實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對點(diǎn)的信息交換，大大方便了公司各級用戶及各子公司的使用。
二、推行會計電算化，為企業(yè)管理服務(wù)
在計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)輔助管理下，監(jiān)督和保證“目標(biāo)成本”的準(zhǔn)確執(zhí)行。在財務(wù)電算化方面，發(fā)揮“用友”財務(wù)軟件的作用，采用雙套并行運(yùn)行技術(shù)，在保證數(shù)據(jù)及時采集的基礎(chǔ)上，能做到隨時記帳，隨時利用帳表一體化產(chǎn)生業(yè)務(wù)執(zhí)行數(shù)據(jù)，以便主管領(lǐng)導(dǎo)正確決策。利用“用友”財務(wù)軟件系統(tǒng)提供的預(yù)算管理功能，將分解后的'指標(biāo)錄入系統(tǒng)。這樣一方面在制單時及時發(fā)現(xiàn)費(fèi)用是否超標(biāo)，并給以提示；另一方面系統(tǒng)提供了計劃執(zhí)行情況報告，反映計劃與實(shí)際發(fā)生的差額及計劃完成率等。可以隨時查看各種成本費(fèi)用的實(shí)際發(fā)生情況，變事后反映為事前分析，事中控制。
1995年全公司開展了學(xué)習(xí)邯鋼經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)成本管理，提高經(jīng)濟(jì)效益的活動。公司根據(jù)實(shí)際情況[文秘站－您的專屬秘書，中國最強(qiáng)免費(fèi)！]確定了突出財務(wù)管理，特別是資金管理在企業(yè)管理中的中心地位，將財務(wù)管理滲透到生產(chǎn)經(jīng)營的全過程中的方向。首先，完善財務(wù)管理制度，加快推進(jìn)會計電算化的進(jìn)程，全面推行預(yù)算管理。從事后算帳轉(zhuǎn)到事前預(yù)測、決策上來，嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)計劃，堅持成本否決。另外，強(qiáng)化過程控制，按照“先進(jìn)、合理”的原則，修訂半成品、產(chǎn)成品、原燃材料、備件、輔料等消耗定額和儲備定額，嚴(yán)格進(jìn)行考核，大力降低成本，強(qiáng)化預(yù)算管理，堅決杜絕亂開支、亂花錢現(xiàn)象。本著“誰造成的欠款準(zhǔn)收回”的原則，制訂嚴(yán)格的獎懲考核辦法，下大力搞好清欠，力爭把外欠款全部收回，努力盤活資金。
在學(xué)習(xí)邯鋼經(jīng)驗(yàn)中，我們認(rèn)識到內(nèi)部資金核算是加強(qiáng)企業(yè)自身內(nèi)部資金控制的一種管理方式，這種管理方式首先要在企業(yè)內(nèi)部劃分獨(dú)立核算單位，我們把各分廠、部門—一劃分，費(fèi)用分細(xì)核算，這種多部門、多項(xiàng)目，對時間要求、項(xiàng)目支出都有一定限制的管理方式，由人工處理很難達(dá)到預(yù)期的效果，而由計算機(jī)進(jìn)行輔助管理，可以及時掌握各部門資金的使用情況，也可以及時了解企業(yè)資金動向，及時進(jìn)行各部門的資金平衡、計劃和控制。自從加入了計算機(jī)進(jìn)行輔助管理，公司的各項(xiàng)費(fèi)用近三年每年都按7%的速度下降，達(dá)到了節(jié)流的有效作用。
公司推行會計電算化后，往來帳管理變得更清晰明了了，以前的三角債得到及時清理，應(yīng)收帳款由1993年的450O萬元下降到現(xiàn)在的1000多萬元，盤活了企業(yè)的資金，減少了壞帳損失，為企業(yè)取得了一定的經(jīng)濟(jì)效益。公司各部門進(jìn)行的各種分析，其數(shù)據(jù)來源處理都來自于會計電算化，是現(xiàn)代的手段幫助我們抓管理促經(jīng)營，提高了我們會計的分析決策能力和水平，使會計的管理職能得以充分發(fā)揮，同時積累了資料，總結(jié)了經(jīng)驗(yàn)，建立和完善了企業(yè)管理制度。
推行會計電算化后，財務(wù)部的人員由16人減少到7人，但工作質(zhì)量并沒有下降，相反會計信息的記錄、匯總、分析更準(zhǔn)確及時，同樣其他運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行管理的部門，管理人員減少了，工作效率卻提高了，公司各部門的工作井井有條，各項(xiàng)工作都完成的較好，提高了工作效率和企業(yè)管理水平。
我們通過會計電算化，大大加強(qiáng)和改善了會計的職能。以前會計職能主要受到會計工作崗位的制約，在手工會計核算情況下，盡管會計人員擁有原始憑證，這些原始憑證包含了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動大部分信息，但由于受到手工操作技術(shù)的制約，難以提高會計核算的速度，難以解決數(shù)據(jù)共享問題，難以同時采用不同會計核算方法，難以采用非貨幣計量方法和現(xiàn)行成本計價方法，難以采用許多數(shù)學(xué)方法，原始憑證的許多信息沒有辦法開發(fā)利用，使得會計人員只能在事后被動地反映能夠用貨幣計價的資金運(yùn)動。實(shí)現(xiàn)電算化后，隨著原始憑證數(shù)據(jù)庫的建立和管理型會計軟件的應(yīng)用以及會計決策支持系統(tǒng)和會計專家系統(tǒng)的出現(xiàn)，完全能夠?qū)崿F(xiàn)會計對過程控制和觀念總結(jié)的馬克思有關(guān)會計職能的預(yù)
三、外引內(nèi)援，自我發(fā)展
由于市場上的財務(wù)軟件，大部分缺乏對工業(yè)。制造業(yè)生產(chǎn)成本進(jìn)行管理核算的功能，因此我們在引進(jìn)消化“用友”財務(wù)軟件的同時，以“用友”財務(wù)軟件為中心，根據(jù)公司的實(shí)際情況，利用公司財務(wù)部和微機(jī)資訊部的力量，及時開發(fā)了材料核算管理。經(jīng)理查詢（存貨）、固定資產(chǎn)、工資、生產(chǎn)成本、銷售。產(chǎn)成品、售后服務(wù)管理、商品生產(chǎn)成本表、產(chǎn)品銷售利潤明細(xì)表等系統(tǒng)，并取得了成功，進(jìn)一步提高了公司的管理水平。我們清楚地認(rèn)識到為了選擇更為精細(xì)而適用的計價方法和成本核算方法，原來在手工核算程序下，由于受到會計操作工具速度的制約，難以采用的存貨移動平均計價法、固定資產(chǎn)個別折舊等許多精細(xì)的計價方法和成本核算方法，在實(shí)現(xiàn)了會計電算化后得以廣泛應(yīng)用，從而使計價方法和成本核算方法更加貼近實(shí)際需要。
組織工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品成本核算的目標(biāo)，主要是核算企業(yè)全部生產(chǎn)費(fèi)用的支出，計算產(chǎn)品的單位成本和總成本，為加強(qiáng)成本管理提供科學(xué)依據(jù)。
由于不同行業(yè)，不同單位生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)組織特點(diǎn)不同，為了保證成本核算的正確性，必須選用與各單位生產(chǎn)特點(diǎn)相適應(yīng)的成本計算方法。1996年由財務(wù)部和微機(jī)資訊部開發(fā)編寫了（生產(chǎn)成本）核算系統(tǒng)，為公司各部門提供了及時、正確的成本數(shù)據(jù)資料，為公司進(jìn)一步降低產(chǎn)品成本發(fā)揮了重要作用。
在《生產(chǎn)成本》核算系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，根據(jù)管理需要，1997年由財務(wù)部和微機(jī)資訊部共同開發(fā)編寫了《材料核算管理系統(tǒng)》、《經(jīng)理查詢（存貨）系統(tǒng)》，并在公司全面試運(yùn)行，取得了圓滿成功，達(dá)到了財務(wù)與倉庫間帳帳、帳物相符（一分不差）的目的。在總結(jié)了經(jīng)驗(yàn)后，1998年5月新版的《材料核算管理系統(tǒng)》在公司全面正式運(yùn)行，公司在材料核算管理方面取得了更好的效果。
1995年公司財務(wù)部和微機(jī)資訊部根據(jù)企業(yè)的實(shí)際核算情況，分別開發(fā)了《產(chǎn)品銷售利潤明細(xì)表》和《商品生產(chǎn)成本表》，加快了產(chǎn)品銷售、產(chǎn)品生產(chǎn)成本數(shù)據(jù)的歸集，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性，為公司領(lǐng)導(dǎo)提供了決策信息，為我們財務(wù)部做好公司領(lǐng)導(dǎo)的生產(chǎn)、銷售決策參謀，起到了舉足輕重的作用。
四、實(shí)行財務(wù)管理電算化的體會
我公司在電算化伊始，采用手工填制完記帳憑證后，再輸入電腦中。由于這樣的重復(fù)勞動，極易造成：
1、加大會計人員負(fù)擔(dān)，產(chǎn)生抵觸心理。
2、只憑證錄人員接觸電腦，其他會計人員不接觸。
3、兩次重復(fù)制單，容易產(chǎn)生誤差。
因此，1996年公司會計電算網(wǎng)絡(luò)化伊始，就徹底拋掉了手工填制記帳憑證，改為會計人員拿原始單據(jù)直接在電腦上填制記帳憑證，打印出來，粘貼附件（原始單據(jù)），然后分別記電腦帳和手工帳。這樣，迫使大家普遍使用電腦，可以盡快提高電腦的操作能力，又減少了重復(fù)勞動，大家都體會到電算化的優(yōu)越性，消除對電腦的“高科技恐懼癥”。
通過幾年來的電算化實(shí)踐，我們深深體會到：
1、計算機(jī)的應(yīng)用，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)重視管理，舍得在管理上投資，若不是領(lǐng)導(dǎo)的重視支持，就沒有微機(jī)資訊部計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中心的成立；但財務(wù)人員不努力，不能見成效發(fā)揮作用，也不可能得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，所以，工作成效和領(lǐng)導(dǎo)重視是密不可分的。
2、開展電算化，好的管理軟件，特別是好的財務(wù)軟件是基礎(chǔ)。從1991年的選擇到現(xiàn)在，“用友”財務(wù)軟件以穩(wěn)定運(yùn)行、功能強(qiáng)大贏得大家的好評，使我們少走了彎路。
3、開展電算化，要有明確的目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，要循序漸進(jìn)，不能求快，如果只為了提高工作效率，而忽略財務(wù)基礎(chǔ)工作，電算化就會失去生命力。
4、會計電算化和會計基礎(chǔ)工作是相輔相成的，只有在會計基礎(chǔ)工作扎實(shí)的基礎(chǔ)上，才能推行電算化，否則會造成嚴(yán)重結(jié)果，電算化工作反過來又促進(jìn)會計基礎(chǔ)工作，可使企業(yè)管理上一個新臺階。
5、實(shí)現(xiàn)電算化，應(yīng)根據(jù)工作流程的改變而相應(yīng)地設(shè)立不同的崗位，建立新的規(guī)章制度來進(jìn)行內(nèi)部控制。
6、推行電算化，要根據(jù)單位的發(fā)展?fàn)顩r和管理要求合理配置軟、硬件設(shè)施。配置太低，無法適應(yīng)軟件的要求和運(yùn)行好的軟件，只有科學(xué)地配置，才能做到投資省收效高。我公司經(jīng)過不斷地更新，現(xiàn)在在一線部門（如財務(wù)部、經(jīng)理室）使用的微機(jī)已由原來的386、486機(jī)全部更新為586微機(jī)，使運(yùn)算的速度大大提高。
7、推行電算化，必須挑選、培養(yǎng)知識面廣的人才，搞財會的要懂計算機(jī)，搞計算機(jī)的要橫財務(wù)業(yè)務(wù)，否則半邊把式是難以勝任此項(xiàng)工作的。另外，基層單位的操作人員必須懂得中文輸入及懂得計算機(jī)的使用，操作人員的文化水平制約著電算化的開展。
幾年來電算化的管理減輕了管理人員特別是會計人員的工作強(qiáng)度，大大提高了管理人員和會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作效率，為企業(yè)帶來了經(jīng)濟(jì)效益的提高。同時電算化的實(shí)施使企業(yè)管理和會計工作走向規(guī)范化，為公司今后參與國際合作、合資奠定了基礎(chǔ)。公司會計電算化的發(fā)展促使了會計職能的轉(zhuǎn)變，使會計人員從算帳中解放出來，騰出更多的時間和精力去參與經(jīng)營和管理，使每一個會計人員都能從核算人員變?yōu)橐幻髽I(yè)真正的管理者。實(shí)行會計電算化，提高了企業(yè)管理水平，可以說電算化是打開企業(yè)現(xiàn)代管理之門的金鑰匙。
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