規(guī)范高校檔案的內(nèi)部審計論文
一、高校內(nèi)部審計檔案的重要性分析
1.高校內(nèi)部審計檔案是高校審計項目工作的完整記錄，更是審計結(jié)果的重要依據(jù)
審計工作人員通過編制底稿，將項目的審計過程記錄其中，并收集整理相關(guān)證明，以此為高校內(nèi)部審計復(fù)核提供憑證。同時，高校內(nèi)部審計檔案還可以為高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門人員了解審計具體情況提供信息資源。
2.高校內(nèi)部審計檔案是高校后續(xù)審計工作的基礎(chǔ)依據(jù)
為了有效加強內(nèi)部審計管理工作，高校內(nèi)部審計部門不但需要在項目完成后對其進行審計，而且每年都會組織開展項目經(jīng)濟責任審計、項目內(nèi)部控制審計等工作。尤其是所屬單位領(lǐng)導(dǎo)人員由于工作調(diào)動、退休等原因離開所在單位時，就需要對其進行離任審計，此時，內(nèi)部審計檔案就起到了縮短審計時間、提高審計效率的作用。同時，為了提高審計質(zhì)量，針對審計結(jié)果開展整改工作，跟蹤審計也越來越受到重視，在實施跟蹤審計的過程中，高校內(nèi)部審計檔案是支持該項工作的不可或缺的重要參考資料。
3.高校內(nèi)部審計檔案是提升審計質(zhì)量、控制審計過程的工具
內(nèi)部審計質(zhì)量控制主要是對審計報告進行復(fù)核，確認審計項目的若干事項是否清晰，證據(jù)是否可靠有效；被審計單位對于審計報告是否存在不同意見；審計報告的評價結(jié)果是否合適；對被審計單位提出的整改方案、處罰結(jié)果是否符合法律法規(guī)。因此，如果需要對內(nèi)部審計質(zhì)量進行控制時，必須依靠高校內(nèi)部審計檔案的記錄。為了切實提高高校內(nèi)部審計的工作質(zhì)量，還需要對已經(jīng)完成的審計項目進行回顧跟蹤，從審計結(jié)果中吸取經(jīng)驗教訓(xùn)，構(gòu)建完善的高校內(nèi)部審計檔案管理體系。
二、高校內(nèi)部審計檔案管理存在的問題
1.對高校內(nèi)部審計檔案管理的認識不足
高校內(nèi)部審計機構(gòu)的工作人員對于項目審計檔案的管理工作缺乏認識，尤其是對于基建工程、維修工程的審計檔案更是嚴重忽略，通常認為只要出具了合格的審計報告，就算完成了審計工作。審計工作人員當完成審計任務(wù)之后，對審計資料只是簡單整理，形成卷宗；尤其是部分小型項目審計，僅僅留存審計結(jié)果，過程資料難以實現(xiàn)完整保存。對于很多大型項目審計來說，在審計工作結(jié)束后由于資料收集整理不及時，容易出現(xiàn)證明材料丟失的情況，甚至部分重要資料遭到損毀或遺失，導(dǎo)致出現(xiàn)了高校內(nèi)部審計檔案不完整的現(xiàn)象。高校內(nèi)部審計檔案是確保審計工作質(zhì)量的依據(jù)，只有不斷完善高校內(nèi)部檔案收集、整理和歸檔程序，才能真正做到回避風(fēng)險，提高質(zhì)量。
2.高校內(nèi)部審計檔案管理不規(guī)范
高校內(nèi)部審計檔案管理工作的不規(guī)范主要體現(xiàn)在缺少專業(yè)素質(zhì)較高的審計檔案管理工作人員，專業(yè)審計檔案管理人員的缺失，進一步造成了審計檔案收集的不全面，很多重要的審計資料沒有按照統(tǒng)一標準存儲，大多數(shù)分散在多個項目工作人員手中，隨著高校人員流動和變化，更帶來了高校內(nèi)部審計檔案資源的流失。高校內(nèi)部審計工作人員很難按照《審計機關(guān)審計檔案工作準則》中的相關(guān)要求做好審計檔案的收集、整理、立卷工作。雖然部分高校已經(jīng)專門設(shè)置了審計檔案管理工作人員，但大多數(shù)都是由圖書館管理人員、學(xué)生檔案管理人員進行兼職工作，這些工作人員沒有結(jié)合審計工作進行專門培訓(xùn)，大部分審計檔案管理人員對業(yè)務(wù)知識不夠熟悉，也不了解審計檔案管理的工作流程，造成了其工作隨意性較大，在審計檔案管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)遺漏、損壞審計檔案的情況，最終形成的高校內(nèi)部審計檔案沒有任何利用和開發(fā)價值，對于內(nèi)部審計檔案也沒有專門的檔案管理存儲庫房，相關(guān)配套設(shè)施不全面，極其容易發(fā)生內(nèi)部審計檔案丟失、被竊的情況。
3.高校內(nèi)部審計檔案利用率不高
高校內(nèi)部審計檔案是審計過程的還原，直接反映了內(nèi)部審計的結(jié)果，也是審計機構(gòu)工作人員智慧的結(jié)晶。如果能夠有效地利用好內(nèi)部審計檔案，通常能起到事半功倍的效果。審計資料作為內(nèi)部審計檔案的主體，如果存在收集不完整、歸檔不規(guī)范的情況，直接影響審計檔案的利用價值。高校內(nèi)部審計檔案管理工作中，很多審計檔案本身存在嚴重的內(nèi)容缺失、立卷錯誤、歸檔不規(guī)范等問題，對利用內(nèi)部審計檔案的有效性造成了深遠影響。而且，高校領(lǐng)導(dǎo)層和審計機構(gòu)工作人員對內(nèi)部審計檔案的管理認識不足，不了解工作程序和相關(guān)標準規(guī)范，因此，在開展高校內(nèi)部審計檔案管理工作中，審計檔案管理人員也不會花費較多的時間精力進行研究和學(xué)習(xí)，高校其他職能部門也很少利用審計檔案資源，進一步造成了高校內(nèi)部審計檔案利用效率降低。
三、高校內(nèi)部審計檔案管理思考與建議
1.高度重視高校內(nèi)部審計檔案管理
高校必須加強對內(nèi)部審計檔案管理的認識，高校內(nèi)部審計檔案是審計過程中形成的一系列具有重要意義和價值的材料，也是審計活動真實、完整的記錄，內(nèi)部審計檔案中記錄了審計工作由始至終的整個過程，有助于提高內(nèi)部審計工作質(zhì)量、規(guī)范審計工作流程，同時發(fā)揮了關(guān)鍵的.監(jiān)督作用。而且，高校內(nèi)部審計檔案作為評價審計工作質(zhì)量的憑證，可以為高校審計機構(gòu)開展跟蹤審計、連續(xù)審計提高參考依據(jù)。因此，高校應(yīng)該注重發(fā)揮內(nèi)部審計檔案在高�？沙掷m(xù)發(fā)展中的作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的重結(jié)果、輕過程的審計工作模式。高校要從多方面加強內(nèi)部審計檔案管理工作，培養(yǎng)專業(yè)內(nèi)部審計檔案管理人員，不斷提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。
2.建立高校內(nèi)部審計檔案管理制度
首先，按照國家審計署頒布的相關(guān)法律法規(guī)制度和管理辦法，結(jié)合《高等學(xué)校檔案實體分類法》和不同高校的檔案工作流程規(guī)范，根據(jù)高校內(nèi)部審計檔案管理工作特征，制定高校內(nèi)部審計檔案管理制度；其次，對內(nèi)部審計檔案的收集、整理、歸檔、存儲、修復(fù)、開發(fā)、利用等程序進行詳細的規(guī)定；再次，不斷強化高校內(nèi)部審計檔案立卷工作人員的責任意識，實施誰立卷、誰負責的責任到人制度；最后，制定完善的高校內(nèi)部審計檔案安全保密制度，對內(nèi)部審計檔案管理人員進行責任劃分，根據(jù)每個工作人員的職責提出具體要求，以此確保高校內(nèi)部審計檔案管理工作的切實有效。
3.加強審計項目過程資料的收集
對高校內(nèi)部審計檔案的收集和整理工作進行嚴格規(guī)范，按照國家審計署頒布的《審計機關(guān)審計檔案工作準則》，貫徹落實“誰審計、誰立卷、誰負責”的原則，使負責審計工作的人員在進行審計的過程中，隨時積累審計資料，將審計過程中形成的各種載體的材料進行完整收集，包括證明材料、立項材料、總結(jié)材料等，尤其是對基建項目進行跟蹤審計時，對基建工程量清單、招投標文件、勘察結(jié)果記錄、工程材料價格等材料更要特別重視，這些材料都是基建工程結(jié)算審計期間不可或缺的重要材料。
4.提高審計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
高校內(nèi)部審計檔案管理是一項復(fù)雜繁瑣、專業(yè)性強的工作，需要業(yè)務(wù)精通、工作負責、人員穩(wěn)定的人才隊伍。高校不但要加強內(nèi)部審計檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其信息化管理、專業(yè)化管理水平，使其能夠認真鉆研內(nèi)部審計檔案管理業(yè)務(wù)，主動接觸學(xué)習(xí)先進的內(nèi)部審計檔案管理方法，以適應(yīng)現(xiàn)代社會內(nèi)部審計檔案管理的需求。同時，積極開展高校內(nèi)部審計檔案管理工作的檢查、總結(jié)和討論活動，邀請具有權(quán)威性的審計檔案管理專業(yè)學(xué)者對工作人員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
5.開展高校內(nèi)部審計檔案開發(fā)利用工作
為了更好地發(fā)揮高校內(nèi)部審計檔案的價值，為審計相關(guān)工作人員提供服務(wù)、為紀檢監(jiān)督部門提供證明材料、為研究分析人員提供信息資源，高校內(nèi)部審計機構(gòu)必須促進內(nèi)部審計檔案的開發(fā)和利用。根據(jù)高校內(nèi)部檔案管理部門日積月累形成的大量材料，審計檔案管理工作人員應(yīng)該充分挖掘其有價值的信息資源，建立極具代表性的內(nèi)部審計案例信息庫，深入分析和研究審計工作中出現(xiàn)的各種問題，提出有效的解決措施和意見，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力支持，真正體現(xiàn)高校內(nèi)部審計檔案資源的價值。
四、結(jié)語
綜上所述，高校內(nèi)部審計檔案管理工作是高校正常運行中不可缺少的組成部分。目前，高校內(nèi)部審計檔案管理工作逐漸得到了社會各界和高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，不斷加強和創(chuàng)新內(nèi)部審計檔案管理方法，有助于高校內(nèi)部審計機構(gòu)更好地履行職責，為高校經(jīng)濟管理的可持續(xù)發(fā)展提供支持，本文提出的一系列高校內(nèi)部審計檔案管理方法和措施，其實施過程不但是審計檔案管理工作人員的職責，更是高校領(lǐng)導(dǎo)干部的重大責任。
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