文書的行政管理與質量監(jiān)控論文

　　文書處理工作直接關系到公文質量的好與壞，一定程度上反映了一個企業(yè)的工作水準和嚴謹程度；公文流轉的快與慢，又反映了一個企業(yè)的管理水平和工作效率。以文辦事時，拿出去的公文就是一個單位的名片，是一個單位對外給人的第一印象。一個企業(yè)的公文質量一定程度上又取決于本單位的公文處理人員。

　　1.文書管理的概念

　　通常文書都是指組織或者個人在工作或者活動中使用的一些格式特定、內容系統(tǒng)、體式完整的文字材料。主要包括工作簡報、電訊、圖片、圖紙、報表、紀要、通訊、會議記錄、講話稿、文件、書面和口頭記錄等形式的材料。一般可以將文書分為私人文書和公務文書兩種類型，統(tǒng)稱公務文書為公文，它是國家機關在處理政務的時候用來記載各種活動、交流經驗、報告相關情況、指導與商談工作、請示與回復問題，傳達與貫徹政令指示、頒布命令決定的文字材料。作為綜合性管理技術的文書管理，己經被廣泛地運用于現(xiàn)代各種綜合場合的資料整理當中。管理不僅是行政機關管理的重要組成部分，同時還是提高行政工作質量及效率的重要內容。

　　2.當前文書的行政管理與質量監(jiān)控中存在的問題

　　(1)由于企業(yè)規(guī)模不斷擴大，新上項目新增人員年輕化，缺乏實際工作經驗，職業(yè)培訓沒有及時到位。文書處理工作人員素質和業(yè)務水平有待提高。

　　(2)公文處理過程中，不規(guī)范的現(xiàn)象時有發(fā)生。發(fā)文辦理文種選用不正確，標題使用不規(guī)范，公文撰寫質量不高，公文審核制度執(zhí)行不嚴，聯(lián)合發(fā)文主辦部門溝通不到位，排版不規(guī)范，發(fā)送對象不準確，公文發(fā)送渠道違返保密規(guī)定；收文辦理不及時，業(yè)務部門相互推倭導致文件分發(fā)困難，文件崔辦不到位，0A系統(tǒng)里的崔辦節(jié)點形同虛設，電子公文管理制度不健全等等。

　　(3)隨著社會的飛速發(fā)展，信息化管理規(guī)范程度不斷提高。網絡自動化辦公系統(tǒng)，在企業(yè)文書處理工作中日趨成熟。0A系統(tǒng)、電子公文，給公文處理工作帶來快捷方便的同時，隨之而來的是給一部分不懂電腦的同志帶來困惑，從系統(tǒng)操作、到文字錄入步步維艱，從而影響到工作效率。

　　3.文書的行政管理與質量監(jiān)控措施

　　3.1強化政治學習，有效提升政治素質

　　身處文書處理工作崗位，文書人員必須加強科學理論學習，強化思想政治學習，堅決擁護黨和國家的方針政策，遵守企業(yè)規(guī)章制度，以先進思想武裝自己的頭腦。同時，作為企業(yè)員工，需認真學習領導講話，學習企業(yè)經營理念、發(fā)展戰(zhàn)略和企業(yè)文化理念，為企業(yè)發(fā)展貢獻一份力量。

　　3.2堅持敬業(yè)、負責的工作態(tài)度

　　文書處理工作較為繁瑣，需要文書工作人員保持仔細、負責、敬業(yè)的工作態(tài)度，由于文書工作關乎企業(yè)發(fā)展、領導決策及企業(yè)中心工作，具備極強敏感性、政治性。因此，對于文書處理工作，出現(xiàn)任何疏忽，均會對企業(yè)發(fā)展造成嚴重影響，具有重大責任。

　　3.3堅持細心與耐心

　　3.1.1文書工作細心。就是要做到文書處理一絲不茍，確保小事不漏與大事不誤，善于細心觀察，事先發(fā)現(xiàn)隱患，及早排除險情。由于文書處理環(huán)節(jié)復雜，若工作不細致或不專心，極易發(fā)生問題，對企業(yè)造成不可估量的損失。而且文書處理工作屬于事務性工作，勞動量較大，重復性較高，缺乏新鮮感，文書人員極易產生疲倦感，進而發(fā)生差錯。所以，文書工作人員，必須時刻牢記職責，具體工作中，做到戒驕戒躁，做到周密思考，努力提升工作水平。

　　3.1.2文書工作耐心。就是要對瑣事耐心，靜心處理工作，由于文書處理工作需協(xié)調較多關系，無法避免棘手問題，需要文書人員反復協(xié)調、溝通，保持足夠耐心，不然無法做好文書處理工作。因此，文書工作越是忙碌、繁多，文書工作人員就要條理分明、不急不躁，要堅持不厭其煩的精神，耐心戰(zhàn)勝困難。

　　4.遵守準確、安全的基本原則

　　(1)文書處理工作準確。就是要求文書質量，準確作為文書處理的基礎、生命線，文書質量對文書效用具有直接影響。在擬制文書時，按照國家法律法規(guī)，確保格式規(guī)范、觀點正確。文書處理時，確保作風嚴肅、手續(xù)齊全與程序完整。為保證文書處理準確，需制定公文處理辦法或規(guī)定，規(guī)范文書處理程序。

　　(2)文書處理工作安全。就是要求文書的安全管理，體現(xiàn)文書政治性，尤其對于涉密文件，必須完善處理與擬制機制，建立秘密文件專用通道，及時消除不安全隱患。目前，網絡泄密現(xiàn)象較為嚴重，因此要確保網絡文書內容不被篡改、竊取。同時，確保文書實體安全性，文書字跡必須工整，材料應耐久，降低文書自然損壞、人為損壞的幾率，盡可能延長文書壽命。

　　5.有效利用現(xiàn)代化管理技術，提升自身綜合素質

　　隨著網絡信息化時代的到來，必須建立健全電子公文管理制度，使0A系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展中平穩(wěn)運行。文檔一體化協(xié)同工作平臺，實現(xiàn)了文書、檔案數據共享，避免了數據重復錄入，節(jié)省了人力，大大提升了工作效率。因此，文書工作人員必須按照崗位工作要求，克服一切困難，加強學習，不斷提升業(yè)務素質，努力適應公文處理工作網絡辦公自動化工作環(huán)境，同時，業(yè)務部門要加強職業(yè)技能的培訓教育工作，從而使每一個工作人員工作效率最大化。

　　6.結論

　　文書管理是一項綜合技術的學習、實踐的過程，在實際管理的過程中，每一個環(huán)節(jié)都離不開安全、及時、準確的管理要求，因此，要圍繞整體管理的實際需要，突出對文書管理的細節(jié)管理、制度管理、人員管理等多個方面的綜合應用，尤其是要突出對文書管理的現(xiàn)代技術運用，通過培訓等方式，提升管理員的綜合素質，更好的服務于現(xiàn)代管理的實際需要，提升文書管理的整體效能，服務經濟社會發(fā)展的客觀要求。

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