中小農(nóng)藥企業(yè)會計核算與財務(wù)管理討究
目前，我國中小型農(nóng)藥企業(yè)多以小作坊的方式存在，生產(chǎn)和銷售管理雜亂，產(chǎn)品質(zhì)量良蕎不齊。農(nóng)藥企業(yè)按其產(chǎn)品的用途分為兩類:農(nóng)藥制劑生產(chǎn)企業(yè)和農(nóng)藥原藥生產(chǎn)企業(yè)。從國內(nèi)的現(xiàn)狀看，農(nóng)藥制劑只是簡單的混合、復(fù)配和分裝，因此其會計核算比較簡單;而農(nóng)藥原藥的生產(chǎn)工藝比較復(fù)雜，相應(yīng)地，其會計核算也較繁瑣。我國大多數(shù)中小企業(yè)都是以業(yè)務(wù)為中心，財務(wù)只是個服務(wù)部門，沒有發(fā)言權(quán)。鑒于此，筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)歷，對中小農(nóng)藥企業(yè)在會計核算和財務(wù)管理中經(jīng)常存在的問題作一分析。
任何企業(yè)的會計核算都是以財務(wù)管理為基礎(chǔ)的。只有建立科學(xué)、合理的會計核算體系和財務(wù)管理制度，才能給決策者提供及時、準確的信息。目前，我國整個農(nóng)藥行業(yè)的管理都比較落后，許多企業(yè)根本沒有規(guī)范的管理制度。但是所有公司的管理漏洞和間題都會集中暴露在財務(wù)上。因此，對大多數(shù)中小農(nóng)藥企業(yè)來說，財務(wù)成為管理的關(guān)鍵所在。為便于闡述，筆者把會計核算與財務(wù)管理結(jié)合起來加以分析。
一、現(xiàn)狀分析
(一)固定資產(chǎn)。中小農(nóng)藥企業(yè)的大型設(shè)備等固定資產(chǎn)比較少，所以價值不高的低值易耗品、耐用品(比如打印機、移動硬盤、叉車、倉庫里用的木制托盤等)均應(yīng)列為固定資產(chǎn)，不宜直接照搬國家規(guī)定的統(tǒng)一標準。對于固定資產(chǎn)，除了要求有關(guān)部門建立固定資產(chǎn)臺賬外，財務(wù)部門也必須建立固定資產(chǎn)明細賬。對固定資產(chǎn)的折舊，除按國家會計制度進行賬務(wù)處理外，還要考慮與現(xiàn)行稅法的差異。實際工作中，最簡單的操作方法是根據(jù)現(xiàn)行稅法，按對企業(yè)最有利的方式計提，避免年底匯算清繳時調(diào)整差異。計提方法一旦確定，不能擅自改動。
(二)流動資產(chǎn)。流動資產(chǎn)包括貨幣資金(主要指庫存現(xiàn)金和銀行存款)、應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款、存貨、待攤費用、其他應(yīng)收款等。
1.貨幣資金。由于面對的客戶群比較特殊，農(nóng)藥企業(yè)收到的款項多為現(xiàn)金，或是從銀行卡轉(zhuǎn)賬，這很容易造成管理上的漏洞。比如，有些企業(yè)的管理不夠嚴密，出庫只記產(chǎn)品數(shù)量，價格卻不確定，致使回款的時候存在價格偏差，業(yè)務(wù)員從中“吃”一塊差價;再比如，業(yè)務(wù)員遲遲不落實應(yīng)收賬款，或者已經(jīng)收回貨款卻不沖銷，而是挪用公司資金，更有甚者攜款逃跑。所以，面對現(xiàn)金打卡的情況，必須要求業(yè)務(wù)員將款項打到公司統(tǒng)一的銀行卡上，而不得使用自己的銀行卡轉(zhuǎn)賬。出納員需要把卡上的資金隨時倒存到公司的賬戶，若有現(xiàn)金支出，必須提現(xiàn)，不得直接坐支現(xiàn)金。筆者發(fā)現(xiàn)，有些企業(yè)庫存現(xiàn)金額過大，“白條”抵庫的現(xiàn)象很多，這極有可能給出納員留下非分之想，要么提現(xiàn)私存，要么挪用，久之造成嚴重后果。出納員必須每天提供庫存現(xiàn)金和銀行收支的明細表，財務(wù)負責(zé)人要定期或不定期地加以盤點。
2.應(yīng)收賬款。一些小企業(yè)的管理者往往只把目光盯在錢上，忽視對應(yīng)收賬款的賬齡分析及追蹤管理�？梢哉f，應(yīng)收賬款是農(nóng)藥企業(yè)面臨的最常見、最棘手的問題，有的企業(yè)甚至被拖垮。農(nóng)藥企業(yè)的客戶群是農(nóng)民或直接面對農(nóng)民的經(jīng)銷商。這些經(jīng)銷商都是春天從企業(yè)進貨，“秋后算賬”。這部分產(chǎn)品只是放在經(jīng)銷商的倉庫里，到了年底，沒有銷售出去的產(chǎn)品往往又被運回企業(yè)，因為沒有發(fā)生任何風(fēng)險轉(zhuǎn)移，所以這些產(chǎn)品都不產(chǎn)生應(yīng)收賬款，而應(yīng)算作庫存。筆者認為，企業(yè)可以與大多數(shù)經(jīng)銷商簽訂代銷合同，并在會計科目中設(shè)立“存貨一委托代銷商品”，定期盤點庫存;對經(jīng)銷商已出庫的產(chǎn)品才可確認銷售，列為應(yīng)收賬款，并持續(xù)跟蹤、催收。每個月結(jié)賬后，要結(jié)合客戶的實際經(jīng)營情況進行賬齡分析，計提壞賬準備。
3.預(yù)付款項。預(yù)付款項科目大多數(shù)情況下只在會計報表中用到，其核算是在應(yīng)付賬款中。當應(yīng)付賬款出現(xiàn)借方余額時，要特別注意相關(guān)數(shù)據(jù)的準確性和合 理性。農(nóng)藥生產(chǎn)、銷售的季節(jié)性比較強，淡季的產(chǎn)品價格低，很多企業(yè)為了取得價格優(yōu)勢，往往在淡季囤貨，即行業(yè)內(nèi)所謂的“淡儲”，此時出現(xiàn)借方數(shù)字是很正常的。但是，財務(wù)人員仍要監(jiān)督庫存的變化，并及時核對，以保證數(shù)字的真實性。實際工作中筆者發(fā)現(xiàn)，有的采購人員從供貨方取得了貨物，卻私自倒賣，然后再把錢補上。鑒于以上情況，筆者認為，企業(yè)應(yīng)加強與往來單位對賬，一般至少半年一次，如在旺季結(jié)束以后，即可派財務(wù)人員到大的往來單位當場核對。
4.其他應(yīng)收款。其他應(yīng)收款也是一個值得關(guān)注的科目。有些企業(yè)的其他應(yīng)收款數(shù)額龐大，且內(nèi)部職工或關(guān)系單位的借款占有很大比例。因此，財務(wù)部門必須嚴格規(guī)定借款范圍、金額及歸還時間，并指派專門人員在每個月底分析賬齡及借款原因，及時進行呆壞賬的計提和處理。如果其他應(yīng)收款出現(xiàn)貸方余額，按規(guī)定應(yīng)填列在資產(chǎn)負債表的其他應(yīng)付款中。所以，對此科目要注意分析其形成的原因、性質(zhì)及合理性。另外，這個科目余額往往是許多企業(yè)轉(zhuǎn)移利潤的途徑之一，從而成為稅務(wù)部門關(guān)注的一個重點。
5.存貨。從資產(chǎn)的安全性考慮，怕濕、怕潮、怕火是某些存貨的特點。從財務(wù)管理的角度來看，首先，存貨管理要求庫管人員對產(chǎn)品按批號加以管理，按先進先出法發(fā)貨，避免存貨積壓，并且每個月都要對存貨進行賬齡分析;其次，還要求供應(yīng)、銷售、財務(wù)等部門共同確定經(jīng)濟存貨量。由于農(nóng)藥生產(chǎn)的批量小，產(chǎn)品規(guī)格多，所以原料、原輔料的用途比較廣。但是，對于“包材”(指包裝袋、包裝箱、標簽、說明書等)來說，因為供應(yīng)商一般情況下不允許退貨，所以必須控制好批量，避免浪費。筆者經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，在驗收貨物或出庫過程中，有時候供貨方或收貨方給點小費，收單員就有可能大筆一揮少填入庫量或多填出庫量，然后自己拿去賣掉，從中謀利。所以，自制單據(jù)(如出庫單、人庫單)是另一個值得關(guān)注的事項，這就要求財務(wù)部門每個月盤點庫存。
6.待攤費用。一些中小企業(yè)中待攤費用可能存在漏洞。例如，若款項已經(jīng)按年度全部支付，按規(guī)定，只需每月進行費用攤銷;但筆者發(fā)現(xiàn)，有的出納員每個月都編制付款憑證，而整日忙于具體事務(wù)且不太懂財務(wù)的管理者卻只要求了解需要支付的費用數(shù)額，照樣簽字批準，造成一筆費用兩次付款，造成利潤的流失。
(三)費用及應(yīng)交耗費。開源是任何一個企業(yè)發(fā)展的龍頭，而節(jié)流則是另一個重要環(huán)節(jié)。企業(yè)除了加強資產(chǎn)的管理外，費用控制也是管理出效益的一個重要因素。企業(yè)要根據(jù)行業(yè)性質(zhì)特點及實際經(jīng)營情況，制定合理的報銷制度、報銷標準;費用的合理性與真實性不僅能給企業(yè)帶來效益，而且在很大程度上驗證著企業(yè)的生命力與凝聚力。
另外，順便提一下應(yīng)交稅費這個科目，現(xiàn)行稅法規(guī)定銷售農(nóng)藥免稅，而生產(chǎn)企業(yè)是不免稅的。因此，許多企業(yè)通過單獨成立公司銷售自己的產(chǎn)品依法避稅。此外，進項發(fā)票的驗證、銷項發(fā)票的開具都是影響企業(yè)稅負率的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
二、總結(jié)和建議
綜上所述，中小農(nóng)藥企業(yè)的主要特點是產(chǎn)品類別多、規(guī)格多、型號多，與此相關(guān)聯(lián)的原材料、輔料、包裝物、耗材也比較多，企業(yè)面向的小規(guī)�？蛻魯�(shù)量大且管理不規(guī)范。受管理水平的制約，中小農(nóng)藥企業(yè)會計核算過程中的主要問題是賬目不規(guī)范、不及時。這些問題表面看是小事，對企業(yè)沒有多大影響，但實際上會造成成本計價混亂、應(yīng)收賬款張冠李戴、規(guī)格型號錯記、財務(wù)與倉庫賬實不符等問題。特別是有的企業(yè)役有使用財務(wù)軟件，記賬、算賬、結(jié)賬、匯總不及時，賬目常年混亂。
因此，中小農(nóng)藥企業(yè)不僅應(yīng)根據(jù)會計準則及《小企業(yè)會計制度》并結(jié)合自身的特點和規(guī)模，建立會計核算體系和財務(wù)管理制度，還應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)模和生產(chǎn)、銷售的具體情況，使用小型財務(wù)軟件。軟件的優(yōu)勢在于能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源共享，提高決策分析水平和工作效率。不管是小型ERP還是進銷存軟件，大多數(shù)已通過國家審核，其科目和核算流程很規(guī)范。所以，企業(yè)要把財務(wù)軟件這一規(guī)范化的東西與自身實際經(jīng)營情況結(jié)合起來，確定相關(guān)流程、科目和所使用的模塊。
值得注意的是，結(jié)合企業(yè)的實際經(jīng)營情況，并不意味著把軟件的流程按企業(yè)實際加以改造，倘如此，企業(yè)的管理水平不會提高，只是簡化了數(shù)據(jù)處理過程。正確的做法是，企業(yè)應(yīng)借助這類軟件將現(xiàn)有的管理水平提高一個臺階，比如，軟件中的項目管理對中小企業(yè)按單品核算成本、費用和收益，成本結(jié)轉(zhuǎn)亦可以實現(xiàn)單品結(jié)轉(zhuǎn)。
據(jù)筆者了解，中小農(nóng)藥企業(yè)只要管理規(guī)范，其規(guī)模會不斷發(fā)展壯大，產(chǎn)品質(zhì)量也會有所提高。在國家重視“三農(nóng)”問題、減少農(nóng)藥殘留并鼓勵基礎(chǔ)化工行業(yè)淘汰整頓的形勢下，有的企業(yè)已轉(zhuǎn)向采用高新技術(shù)，進行低殘留農(nóng)藥的生產(chǎn)，實行現(xiàn)款發(fā)貨;也有的已經(jīng)建立幾家分公司，從創(chuàng)業(yè)初期名不見經(jīng)傳的小企業(yè)發(fā)展為當今行業(yè)的“領(lǐng)頭羊”。這些都說明管理才是企業(yè)的生命，并體現(xiàn)了建立、完善會計核算體系和財務(wù)管理制度的重要性。
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