會計電算化使用方法和技巧論文
全國移動通信公司都使用新中大財務軟件,現(xiàn)將在使用中獲得的方法和技巧介紹給大家。本文主要講述帳務處理和會計報表中的有關方法和技巧。
一、帳務處理
(一)權限控制
財務主管應對每個會計員的操作進行控制。進入系統(tǒng)管理中的權限管理,根據工作的需要對每位操作員進行權限控制。對于制單人員,給予查詢權、錄入修改權、打印權,對出納員應給予帳務查詢權、銀行及對帳權和出納權(審核權),以便出納模塊和日常帳務模塊相互核對和日常收付憑證進行出納,如果需要對某人進行部分科目權限控制,首先在權限設置對話框中選擇“科目權限”,選擇部分科目,然后在權限管理對話框中選擇“科目權限表”,設置該人所對應的科目代碼和名稱。為了使科目設置更具有科學性,應將科目設置權給予主管人員,以防其他人員增減科目名稱;為了保證數(shù)據安全可靠,不被外人盜竊,應將數(shù)據備份權和恢復權賦予特定人員。對于審核員,應給予審核權,若要對某人某些科目金額上限審核權控制,首先給予其審核權,然后進入“權限管理一審核授權控制”,錄入相應條件,比如金額在5000元以下的付款,該審核員具有審核權,超過5000元,該審核員無此審核權。若要查詢某人的工作情況,可以從操作日志中查詢。
(二)初始設置
憑證類型采用分三類(收、付、轉),有利于憑證分類、查詢,也有利于現(xiàn)金流量表的編制。若要對各部門收入、成本費用考核,部門核算方式應選“核算到部門”;在科目設置中,為了使科目設置更加簡練,便于記憶,比如全球通月租費,將科目代碼51010101設為部門核算,就可以知道各部門全球通月租費收入,不需要將各部門月租費收入再往下設明細科目(如:通信業(yè)務收入一全球通收入一月租費一XX部門)。部門設置采用代碼分級制,比如采用三位制,第一位表示部門性質,后兩位表示各部門,若第一位上的“1”表示管理部門,后兩位“01,,表示綜合部,“02”表示財務部,則綜合部的代碼為“101,”財務部的代碼為“102”,若第一位上的“2”表示生產部門,后兩位數(shù)“01”表示交換中心,“02”表示基站維護中心,則交換中心的代碼為“201,”基站維護中心的代碼為“202”。這樣分類便于記憶各部門代碼。
(三)基礎設置
在日常帳務處理中首先要對憑證處理進行基礎設置,憑證錄入方式選項的默認日期為“當天”,這樣保證制單日期與業(yè)務實際發(fā)生日期相符:選擇“金額借貸自動平衡”,有了借方數(shù),不需要再計算貸方數(shù),簡化計算;憑證存入提示,應將“附件未錄入提示”選上,有利于提醒未錄入的附件,與會計基礎工作相符。憑證處理方式選項中,應選上“只能由制單人本人修改”有利于加強制單人的責任制;選擇“能刪除中間憑證”方便憑證處理;選擇“在憑證存入前檢查憑證的合法性”,有利于降低憑證錄入錯誤率。
(四)快速處理
往來個人代碼設置采用5位制,前3位表示部門,后2位表示人名,比如:綜合部王剛,其代碼為“10101”,前3位“101”表示綜合部,與部門設置相符,后2位“01”表示“王剛”。這樣設置便于記憶,在日常往來帳錄入中,直接錄入其代碼即可。
不常用的科目和多級科目助記化,對于那些不常用的科目,比如“壞帳準備”,在設置科目或修改科目時,在助記碼中填寫“wzjb”,又如“長期借款一應付利息”,在助記碼中填入“cqjk-lx”。對于多級科目,比如“通信業(yè)務收入一全球通一數(shù)據業(yè)務收入一手機上網”,在助記碼中填入“5-wap”,“5”表示“收入類”,“wap”表示“手機上網”。對于一些常用摘要,可以采用助記碼,比如“差旅費”設為“clf”。摘要助記碼程序設計需要進一步放進,比如“付王剛差旅費”,在憑證錄入的摘要欄中,只要錄入含有“clf”字段,就能顯示出“差旅費”字:段,即錄入“付王剛clf”。
對每月按一定比例或一個數(shù)值結轉的憑證可設置自動轉帳憑證,比如每月結轉營業(yè)稅金,在“日常帳務一憑證設置一設置自動轉帳憑證”中選擇“定義結轉公式”,在對話框中,錄入分錄號、憑證類型、分錄名稱,金額來源公式中不需要錄入“=”,可以錄入運算符號,為了使借貸必相等,在其中一行錄入“phs ()”函數(shù)。
借:主營業(yè)務稅金及附加(公式:die(5101)*0.03)
貸:應交稅金—應交營業(yè)稅(公式:Phs ())
設置完畢,可以在“憑證處理—生成自轉帳憑證”運行。
年終科目結轉,方法一:以財務主管身份進行帳務處理系統(tǒng),然后進入“系統(tǒng)管理—其他控制—年結科目清零設置”。將損益類科目結轉到本年利潤。方法二:在“日常帳務—憑證設置—設置自動轉帳憑證”中選擇“直接選擇結轉科目”,錄入分錄號、分錄名稱、憑證類型、憑證摘要等,“憑證借方”需要根據結轉性質,比如將通信業(yè)務收入轉入本年利潤,“憑證借方”選“轉出方”,“結轉內容”選“貸方期末余額”,若將成本費用轉入本年利潤,“憑證借方”選“轉入方”,“結轉內容”選“借方期末余額”,最后存入。
(五)打印
1、憑證打印(打印機以 HP5000為例)。首先選擇HP5000打印機,查看打印機屬性選擇“紙張—自定義”,寬度設為260毫米,高度設為180毫米,再選擇“基本—橫向”。再進入“帳務處理系統(tǒng)—日常帳務—基礎設置—憑證打印設置”,根據區(qū)公司要求采用自定義格式�，F(xiàn)以包頭分公司為例,收款憑證選擇“自定義格式5”,付款憑證選擇“自定義格式8”,轉帳憑證選擇“自定義格式7”,然后在該臺終端機上將三種憑證打印格式設好,然后將本終端的c: gzwprtfmf5、prtfmf7和prtfmf8,拷貝其他終端相應目錄下,然后將打印機的屬性按照以上所述要求配置,即可完成各終端憑證打印格式設置。
2、帳簿打印。若打印明細帳,首先進入打印機屬性對話框,將紙張設為B4,基本設為橫向,然后進入日常帳務—帳簿查詢打印—明細帳—多欄明細帳,選擇科目代碼、確定,選擇子科目,子科目一般最多選5個,選擇格式4,然后確定,再輸入日期范圍即可。
3、報表打印。首先進入報表處理系統(tǒng),點擊打印,選擇HP laserjet 5000pcl打印機屬性,然后在屬性對話框中將紙張設為B4,基本設為橫向即可。
二、報表系統(tǒng)
(一)函數(shù)使用
參數(shù)按省后不省前的原則填寫參數(shù),如借方發(fā)生額函數(shù)JFE(科目,月份,部門代碼,年度,帳套號),若表示本帳套當月借方發(fā)生額,則參數(shù)填寫為JFE(科目),若表示本帳套1月份借方發(fā)生額,則參數(shù)填寫為JFE(科目,1),若表示本帳套上月借方發(fā)生額,則參數(shù)填寫為JFE(科目,month () -1),若不為本帳套的數(shù),則其中月份、部門代碼、年度參數(shù)可以不填寫。但“,”不能省,如:02帳套的當月借發(fā)生額JFE(科目,,,,02)。有些函數(shù)其中參數(shù)不能省,如:表間引用函數(shù) REF()中的“單位代碼”,若有分組設置,則分組代碼不能省。在運用表間引用函數(shù)REF(),要注意表間的.計算順序,如:資產負債表中的未分配利潤是來源利潤及利潤分配表,首先要計算利潤及利潤分配表,然后計算資產負債表,才能保證“未分配利潤”的金額在兩表中保持一致。
發(fā)生額指本月借方或貸方發(fā)生數(shù),凈額指本月借方減去貸方或貸方減去借方后的余額,累計發(fā)生額指本年借方或貸方累計發(fā)生額,累計凈額指本年借方累計數(shù)減去貸方累計數(shù)或貸方累計數(shù)減去借方累計數(shù)后的余額。
(二)保護報表
1、報表的單元格里的公式全部設置完畢后,在一般的情況下不需要修改,應將此表保護起來,以防他人或不小心將報表改動。首先進入報表處理系統(tǒng),然后打開某張報表,點擊“文件—報表修改口令”,根據各自要求選擇相應條件,輸入口令,然后確認。
2、除財務主管以外的人看不見自己的報表的設置,首先財務主管在增加操作員時,將權限設置對話框的左邊設置為“能查詢、修改擁有者為自己的報表”,權限設置對話框的右邊可以根據需要設置。如果要設為只能查詢而不能修改他人報表,只要將查詢權賦予即可。
3、改變計量單位。若要將以元為計量單位的報表改為以千元或萬元等計量單位,首先進入報表處理系統(tǒng),將該報表打開,選擇“文件—另存為”,在對話框中,將“報表數(shù)據”選為“化為千元”或“化為萬元”等。
4、修改上級下傳報表的保護。假若上級已將報表格式做好,并某些單元格進入保護,然后下發(fā)給下一級。下一級單位接到報表后,若想對報表的保護單元格進入修改,首先進入報表處理系統(tǒng),選擇“建表”,在對話框中選擇“從原有報表格式中復制”,根據需要進行選擇,然后確認,新建報表即將單元格保護進行解除。
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