事業(yè)單位檔案管理的問題與優(yōu)化路徑論文
在個(gè)人成長的多個(gè)環(huán)節(jié)中，許多人都有過寫論文的經(jīng)歷，對論文都不陌生吧，通過論文寫作可以培養(yǎng)我們獨(dú)立思考和創(chuàng)新的能力。寫起論文來就毫無頭緒？以下是小編整理的事業(yè)單位檔案管理的問題與優(yōu)化路徑論文，希望能夠幫助到大家。
摘要：事業(yè)單位的檔案管理工作表現(xiàn)出了一定的專業(yè)性，針對性。在檔案管理活動中，由于事業(yè)單位所儲備的信息資源數(shù)量龐大，檔案類型復(fù)雜，往往要面臨更為嚴(yán)格的檔案管理要求。做好檔案管理工作，對于維持事業(yè)單位的正常發(fā)展，保障人力資源的正常調(diào)動有著不可忽視的現(xiàn)實(shí)意義。本文針對事業(yè)單位檔案管理活動的相關(guān)特點(diǎn)展開論述，探討企業(yè)檔案管理短板問題的同時(shí)，提出相應(yīng)的優(yōu)化方案，希望能夠提升事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；有效性；提升策略；
檔案是事業(yè)單位發(fā)起建設(shè)活動的決定性因素，做好檔案管理工作，能夠幫助事業(yè)單位處理人員調(diào)動矛盾、資源分配矛盾、單位生態(tài)矛盾等問題，保障單位建設(shè)活動的穩(wěn)定推進(jìn)。在當(dāng)前事業(yè)單位所發(fā)起的檔案管理活動中，檔案管理工作整體呈現(xiàn)無序化、公式化的特點(diǎn)，落后的管理制度與過低的人員素質(zhì)并不能滿足檔案管理工作的相關(guān)要求。如何在解決檔案管理矛盾的同時(shí)優(yōu)化檔案管理制度，保障有關(guān)檔案的可用價(jià)值，這是事業(yè)單位發(fā)起建設(shè)活動的過程中必須思考的問題。
一、檔案管理工作的建設(shè)價(jià)值
隨著市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，事業(yè)單位的工作職責(zé)正在向著多元化，立體化，科學(xué)化的方向發(fā)展。在這一過程中，邊摸索邊前進(jìn)的建設(shè)方式已經(jīng)無法滿足飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)形勢，落后的自我建設(shè)機(jī)制不允許有關(guān)事業(yè)單位及時(shí)完成相關(guān)建設(shè)活動。在這種情況下，檔案管理工作的引導(dǎo)價(jià)值與建設(shè)價(jià)值自然而然地展現(xiàn)出來：一方面，形式多樣的檔案中包含著豐富的單位建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，不同的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)整合起來對單位的生產(chǎn)活動管理活動人員活動進(jìn)行約束，并向當(dāng)前的建設(shè)活動導(dǎo)入更為豐富的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。依靠檔案的協(xié)助，相關(guān)人員能夠重新確立事業(yè)單位的管理方案，解決事業(yè)單位的積弊問題、盲點(diǎn)問題，對當(dāng)前的單位發(fā)展活動進(jìn)行約束。另一方面，有關(guān)檔案直接對人員素質(zhì)、工作條件、管理?xiàng)l例作出了明的規(guī)定，檔案內(nèi)容與單位實(shí)際生產(chǎn)活動相互配合，領(lǐng)導(dǎo)者與決策者更為清晰地發(fā)現(xiàn)單位建設(shè)活動中的短板，實(shí)現(xiàn)物盡其用、人盡其用的高級管理目標(biāo)，解決人浮于事的消極問題。通過對檔案的及時(shí)管理查閱，有關(guān)人員能夠?qū)θ藛T素質(zhì)、單位建設(shè)特點(diǎn)產(chǎn)生一個(gè)明確的管控，并結(jié)合單位的管理確定新的管理方案直接干預(yù)單位的未來建設(shè)，為事業(yè)單位的發(fā)展提供新的支持。
二、事業(yè)單位的檔案管理問題
�。ㄒ唬┕芾碇贫嚷浜�，管理實(shí)效性低
各個(gè)事業(yè)單位在建設(shè)活動中都必須發(fā)起檔案管理工作，檔案已經(jīng)成為事業(yè)單位建設(shè)及發(fā)展的見證對象。在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，檔案類型是否完善、檔案信息是否準(zhǔn)確、檔案管理是否科學(xué)這三大問題直接影響事業(yè)單位建設(shè)活動及人員從業(yè)活動的未來發(fā)展。針對不同的管理需求，事業(yè)單位應(yīng)落實(shí)不同的檔案管理計(jì)劃，結(jié)合事業(yè)單位的內(nèi)部的生產(chǎn)特點(diǎn)、管理特點(diǎn)、人員服務(wù)特點(diǎn)確定對應(yīng)的檔案管理方案。但結(jié)合當(dāng)前的檔案管理工作來看，事業(yè)單位的檔案管理工作正在向著公式化、套路化、模板化的方向發(fā)展[1]。不同的事業(yè)單位在社會活動中承擔(dān)著不同的建設(shè)任務(wù)，其內(nèi)部職能不同，人員配置不同，綜合競爭實(shí)力不同，所提出的檔案管理方案也應(yīng)隨之進(jìn)行調(diào)整，從而根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)需求確定科學(xué)的檔案管理制度。但我國的檔案管理工作起步較晚，大部分事業(yè)單位采取“效仿式”的管理方式。
其忽略了單位自身的檔案建設(shè)特點(diǎn)與未來應(yīng)用需求，生搬硬套既有的檔案管理論。部分事業(yè)單位管理結(jié)構(gòu)單一，服務(wù)人員基數(shù)較小，相關(guān)檔案管理制度并不會與檔案管理工作發(fā)生沖突。但對于大型事業(yè)單位，其管理職能復(fù)雜，社會引導(dǎo)價(jià)值極為明顯，在不假思索的套用現(xiàn)成的檔案管理制度之后，原有的檔案管理工作反而受到影響。在這種情況下，檔案管理制度并不能為檔案管理工作提供任何實(shí)質(zhì)性支持，由于管理觀念的錯(cuò)誤，反而引發(fā)了“管理工作遷就管理制度”的尷尬問題。
（二）管理質(zhì)量較低，管理意識較差
部分事業(yè)單位的行動能力較差，檔案管理積極性較低，在檔案管理活動中以落后、低效的方式發(fā)起檔案管理工作。由于對檔案的建設(shè)價(jià)值缺乏重視，部分領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為檔案管理工作的要求僅僅在于記錄檔案，保存檔案，忽視了答案的變動性，客觀性以及可用性。檔案管理活動應(yīng)該由檔案更新、檔案記錄、檔案調(diào)動、檔案刪除、檔案修整等內(nèi)容組成，其包含了檔案從建立到消除的整個(gè)過程。針對這一特點(diǎn)，有關(guān)單位應(yīng)針對檔案管理活動中所包含的不同要求落實(shí)檔案管理計(jì)劃，保留檔案管理工作的實(shí)效性。但回顧事業(yè)單位的檔案管理工作，部分事業(yè)單位對于管理認(rèn)知不夠全面，認(rèn)為在檔案入庫之后便已經(jīng)完成了檔案管理任務(wù)，從而忽視了后續(xù)的檔案管理活動。在這種情況下，檔案管理工作無法發(fā)揮其指導(dǎo)價(jià)值，在檔案入庫之后其長期處于封存狀態(tài)，由于缺乏相應(yīng)的管理機(jī)制，針對檔案所發(fā)起的檔案調(diào)動、檔案修整等活動并不能得到保障。
三、事業(yè)單位優(yōu)化檔案管理工具的具體策略
�。ㄒ唬┙ㄔO(shè)線上管理制度，提升管理效率
在信息時(shí)代，事業(yè)單位應(yīng)依靠現(xiàn)代技術(shù)建立全新的檔案管理制度，依靠線上平臺優(yōu)化檔案管理工作，展現(xiàn)信息技術(shù)高效、精確的特點(diǎn)，為檔案管理的發(fā)展提供硬性保障[2]。
有關(guān)單位應(yīng)根據(jù)要求建立對應(yīng)的線上檔案管理平臺，針對檔案類型、檔案內(nèi)容做好檔案分類管理工作。在檔案管理數(shù)據(jù)庫中，有關(guān)事業(yè)單位可根據(jù)單位的建設(shè)活動發(fā)起建檔存檔工作，并根據(jù)活動過程與活動內(nèi)容及時(shí)調(diào)整檔案內(nèi)容，發(fā)揮檔案的記錄作用。線上檔案庫的建立應(yīng)該以文本檔案所記錄的相關(guān)內(nèi)容為基礎(chǔ)，為保障線上檔案的使用價(jià)值，有關(guān)單位可根據(jù)檔案內(nèi)容增添不同的記錄材料，如表格、數(shù)據(jù)、圖片、語音等，保留檔案的真實(shí)性。
值得一提的是，線上檔案的建立并不意味著文本檔案的廢除。在線上檔案管理活動中，事業(yè)單位仍需做好文本檔案的調(diào)動與修整工作，在出現(xiàn)檔案管理問題時(shí)，依靠文本檔案修正檔案管理短板。在條件允許的情況下，事業(yè)單位可在文本檔案庫里建立對應(yīng)的線上檔案庫，在加快檔案的轉(zhuǎn)化效率的同時(shí)保障檔案的精確性，為未來的檔案應(yīng)用工作做好鋪墊。
�。ǘ﹪�(yán)格約束管理行為，保障管理質(zhì)量
部分事業(yè)單位缺乏科學(xué)管理、嚴(yán)格管理的良好意識，在檔案管理活動中，檔案管理工作往往由內(nèi)部人員兼職擔(dān)任，部分事業(yè)單位甚至沒有指派專業(yè)的檔案管理人員。當(dāng)有關(guān)人員的管理素質(zhì)與管理要求出現(xiàn)矛盾時(shí)，檔案管理活動中所展現(xiàn)出來的弊端問題變得更為明顯：一方面，調(diào)用檔案的有關(guān)權(quán)限開始向著“普遍化”的方向發(fā)展，在“人情”“權(quán)威”等因素的影響下，大部分事業(yè)單位服務(wù)人員都能夠獲得查閱并調(diào)用檔案的權(quán)利[3]，檔案管理工作的管理質(zhì)量很難得到保障。另一方面，過低的服務(wù)素質(zhì)并不能保障檔案管理活動的科學(xué)性，有關(guān)人員的管理能力并不能幫助其解決檔案管理問題。
事業(yè)單位應(yīng)從檔案建設(shè)、檔案修整、檔案管理三大角度入手，做好檔案的管理工作。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身的活動特點(diǎn)組建不同類型的檔案。在檔案建設(shè)活動中，除創(chuàng)建人員信息檔案、單位建設(shè)檔案等檔案外，還要積極做好其他檔案的記錄工作，以簡明扼要為第一標(biāo)準(zhǔn)，保障檔案的實(shí)用價(jià)值與參考價(jià)值。事業(yè)單位必須杜絕千篇一律的檔案管理與建設(shè)理念，根據(jù)自身的活動特點(diǎn)確定相應(yīng)的檔案管理方案，發(fā)揮檔案的監(jiān)管作用。在完成檔案建設(shè)工作之后，應(yīng)根據(jù)檔案類型做好線上、線下保存工作，根據(jù)相關(guān)檔案的調(diào)用需求選定不同的檔案儲存方法，或是二者選其一，或是兩者兼?zhèn)洹Ｊ聵I(yè)單位應(yīng)建立平等的檔案管理制度，為事業(yè)單位的有關(guān)人員提供查閱檔案的機(jī)會，但一定要保障檔案管理?xiàng)l例的嚴(yán)格精確，確保其能夠?qū)λ泄ぷ魅藛T發(fā)起監(jiān)管作用。對于等級較高的相關(guān)檔案，事業(yè)單位應(yīng)建立相應(yīng)的檔案管理權(quán)限，對結(jié)合事業(yè)單位的自身的情況落實(shí)檔案管理?xiàng)l例，保障檔案管理活動的科學(xué)性、有效性。
管理?xiàng)l例中必須包含嚴(yán)格的責(zé)任制度，在工作人員查閱檔案之后，如果出現(xiàn)檔案損毀問題，一定要嚴(yán)格追究有關(guān)人員的責(zé)任，保障檔案的完整性。對于私自破壞檔案、修改檔案的相關(guān)人員，必須秉承公平處理的平等原則，依靠強(qiáng)制性制度保障檔案管理活動的科學(xué)性。
�。ㄈ┮霗n案管理人才，提升管理水平
人才是保障檔案管理工作順利落實(shí)的重要因素。在全新的檔案管理要求下，僅具備單一技能的檔案管理人員已經(jīng)無法滿足檔案管理需求，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)做好人才的引入、培養(yǎng)與應(yīng)用工作，不斷提升人才的服務(wù)質(zhì)量，建立高素質(zhì)的人才儲備機(jī)制，依靠人才技能提出可行的檔案管理方案，保障檔案管理活動的實(shí)效性。
在檔案管理工作中，有關(guān)事業(yè)單位可在單位內(nèi)部抽調(diào)學(xué)習(xí)能力出色、服務(wù)意識強(qiáng)的相關(guān)人才，要求其學(xué)習(xí)檔案管理知識，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并根據(jù)單位內(nèi)部的管理特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案管理方案，保障檔案管理的正面價(jià)值。事業(yè)單位也可在上級單位或社會環(huán)境中選擇相應(yīng)的檔案管理人才，以高素質(zhì)、多技能為基礎(chǔ)要求，落實(shí)人才管理計(jì)劃，保障檔案管理質(zhì)量。在有關(guān)人才進(jìn)入崗位之后，事業(yè)單位應(yīng)定期發(fā)起檔案排查活動，一方面，對相關(guān)人才的管理實(shí)效性進(jìn)行檢測，根據(jù)檔案管理工作的質(zhì)量確定相應(yīng)的檔案管理制度。另一方面，對有關(guān)檔案進(jìn)行檢測，避免因人員管理能力而引發(fā)的檔案遺失、損毀等問題。事業(yè)單位應(yīng)建立科學(xué)的人才培育機(jī)制，依靠人才的支持保障檔案管理工作的穩(wěn)步推進(jìn)。
四、結(jié)語
在全新的檔案管理要求下，檔案管理工作應(yīng)該從檔案管理制度、檔案儲存制度、人才管理制度三大角度展開。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合檔案管理要求建立相應(yīng)的檔案管理模塊，在保障管理質(zhì)量的同時(shí)，依靠人才與制度相互配合，解決檔案管理問題，消除檔案管理矛盾。
五、參考文獻(xiàn)
[1]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2011(20):198.
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[3]李萬剛.淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(09):99.
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