高校教學檔案信息化管理

　　【論文摘 要】高校教學檔案是高校檔案的重要組成部分，教學檔案管理信息化可以有效促進教學管理水平的提高。本文對教學檔案管理信息化提出了有效的方法，并針對存在的問題提出了相應對策。 

高校教學檔案是高等院校對教學實施過程、教學管理、學生管理、教師管理、實驗室管理的真實記錄，是在日常的教學活動中所形成的具有保存價值的原始記錄，可全面反映高等院校教學水平和教學管理水平，也是評估教學質量的重要依據(jù)。教學檔案管理是高校檔案管理工作的一個重要部分。隨著各個高等院校的教學水平評估的展開，教學檔案管理日趨重要。隨著信息技術的迅速發(fā)展，檔案數(shù)字化、化、網(wǎng)絡化管理方法的推進，實現(xiàn)教學檔案的信息化管理是提高教學檔案的管理水平，是提高高校教學管理水平的重要途徑。
　一、教學檔案管理的特點
　　教學檔案是教學過程中形成的原始，其特點如下：
1．教學原始性材料分類多，數(shù)量大。
教學檔案有來自上級各主管部門對教學工作、教學改革、人才培養(yǎng)、實驗等方面的工作安排、管理制度、規(guī)定條例等，也有各教學單位對教學過程記錄的原始材料、教學工作安排的工作文件，還有教研室活動、教研室建設、學生活動、學生管理原始記錄和相關材料，分類較多；由于涉及到的內(nèi)容多、范圍大、人數(shù)多，因此檔案數(shù)量相對較大。
2．教學檔案整理的周期性比較強
教學過程以學期為單位開展，原始材料的產(chǎn)生具有較強的周期性，因此，教學檔案整理歸檔應按學期進行，形成周期性的檔案。
3．教學檔案學科專業(yè)性強
除了學生工作有一定的共性外，高等院校的各系的專業(yè)性都比較強，在人才培養(yǎng)過程中，需要按不同的專業(yè)特色實施教學，各種教學活動存在很大的差異性，因此，不同學科專業(yè)院系的教學檔案的整理具有很強的學科專業(yè)特性。
4．教學檔案資料的形式多樣化
各個院系教學活動的形式多種多樣，有課堂教學、課外教學、課內(nèi)實驗、校內(nèi)實訓、校外實習、野外考查、調研等。不同的教學活動所產(chǎn)生的原始材料的形式也是多樣的，有紙質材料、照片、光盤、標本、樣本等，這種多樣性檔案原始資料，可以真實確切地反映多樣性教學活動的面貌，更能體現(xiàn)檔案的作用和價值。
二、教學檔案管理現(xiàn)狀
　　教學檔案管理由各個教學院系獨立完成，由于缺乏統(tǒng)一的應用系統(tǒng)協(xié)調管理，管理的信息化還處于初級階段，沒有充分利用信息技術、網(wǎng)絡技術來提高管理效率。
第一，以紙質檔案為中心，管理對象是紙質載體檔案，檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務環(huán)節(jié)大多是手工進行。
第二，電子檔案保存不統(tǒng)一，通常采用按目錄整理保存的方式，缺乏系統(tǒng)的電子檔案管理系統(tǒng)，給電子檔案查詢利用帶來很大的不便。
第三，電子檔案保存比較分散，缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范，沒有依靠強大的網(wǎng)絡系統(tǒng)進行系統(tǒng)集成，資源不能共享，導致很多檔案重復建檔，利用率低，利用手段單一。
第四，電子檔案查詢利用過程中，沒有有效的安全保障措施，在受到計算機病毒攻擊時，會使計算機系統(tǒng)癱瘓，電子檔案存儲目錄結構遭到破壞，造成數(shù)據(jù)丟失，嚴重時會造成災難性的錯誤，導致數(shù)據(jù)完全破壞。
第五，教學檔案管理獨立于校園網(wǎng)進行，沒有采用有效手段來協(xié)調各部門統(tǒng)一完成，不但造成校園網(wǎng)資源浪費，而且浪費大量的資源進行重復建設。
　三、教學檔案信息化管理方法
　　考慮到教學檔案信息化建設的現(xiàn)狀，結合實際工作需要，進行了初步的探索，逐步實現(xiàn)信息化建設。
1．構建有效多級網(wǎng)絡化教學檔案管理平臺，充分利用校園網(wǎng)絡，提高管理效率和檔案的利用率。
通過采用基于Web的網(wǎng)絡化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)教學主管部門、教學院系、教研室的多級管理體系。Web系統(tǒng)的優(yōu)勢在于實施、維護簡單，特別是在校園網(wǎng)內(nèi)運行，通過設置訪問控制列表，可較好的實施安全管理策略，保證系統(tǒng)運行的安全性，提高整個系統(tǒng)運行效率。
2．系統(tǒng)采用多級存儲體系，提高檔案數(shù)據(jù)存儲的安全性。
數(shù)據(jù)存儲采用磁盤、磁盤陣列、磁帶庫的多級存儲體系，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的多級存儲，保證數(shù)據(jù)的安全。有效的實施RAID技術，一般情況下通過RAID 1（磁盤鏡象結構）來確保數(shù)據(jù)安全，在條件允許的情況下通過RAID 5（分布式奇偶校驗的獨立磁盤結構）方式，即可保證數(shù)據(jù)有較高的安全性，同時可以提高數(shù)據(jù)讀取的性能。
3．檢索工具多樣化，采用案卷檢索和全文檢索相結合的方式，提高查詢的效率和準確度。
檔案檢索工具是記錄、查找、報道檔案的手段，是和利用檔案的工具。為了更加有效的進行檔案檢索，除了設置常用的分類目錄、專題目錄、全宗文件目錄、案卷目錄以外，還需要設置全文檢索，將檔案中的各種事物名稱、檔號、關鍵字等進行編排，通過輸入特定的詞來實現(xiàn)全庫數(shù)據(jù)檢索，可有效提高檢索效率，增強系統(tǒng)的實用性。
4．檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化分級實施，分學期完成。
由于教學檔案的分類多，檔案的產(chǎn)生涉及的部門較多，檔案數(shù)據(jù)的采集必須按不同的部門分別同步進行。對教學管理部門、教學單位、教研室等不同級別的處室分別規(guī)定數(shù)字化檔案的范圍，同步實施檔案數(shù)據(jù)采集，有效避免重復勞動或相互推諉。由于教學檔案的量較大，必須以學期為單位進行歸檔立卷，并有效的實施數(shù)據(jù)的化；對于類似學生活動等較為頻繁開展的活動需要縮短歸檔的周期。
5．檔案收集時，采用“雙套制”，在進行紙質、實物檔案的歸檔的同時，還要有效的完成檔案的電子化。
由于印章和簽署是文件生效的主要標示，所以對于有憑證作用的文件必須以紙質形式保存；由于電子檔案的載體不穩(wěn)定性，加上電子檔案的易修改性，所以紙質檔案的保存很有必要。歸檔時采用不同的編目方法，資質檔案和電子檔案都必須在備注部分加以說明，注明對應的電子檔案和紙質檔案的檔案編號，以便利用時相互參照。
6．檔案的查閱采用分權分級流程審核方式，保證檔案的保密性。
由于教學檔案的查閱利用會涉及到教學管理的各個部門，而檔案的保密性針對不同的檔案內(nèi)容會有不同的要求，所以必須進行分級別、按權限進行查閱；對于低級別權限的用戶需要查閱高保密檔案時，必須嚴格執(zhí)行流程審批制度，層層落實責任，確保檔案信息的安全。
7．檔案管理采用專兼職結合，提高管理效率。
由于教學檔案的數(shù)量較大，給立卷歸檔和數(shù)字化帶來了很大的難度，如果僅有專職檔案管理員統(tǒng)一完成會有較大難度，必須采用專兼職結合，專職檔案員負責檔案歸檔的統(tǒng)一規(guī)劃、立卷、審核、等工作，兼職檔案員負責具體材料的裝訂歸檔，并完成檔案的數(shù)字化工作。
四、教學檔案管理信息化建設存在問題的對策
　　教學檔案管理信息化建設過程中，由于電子檔案建設會增加管理人員的工作量，在實施過程中存在較大阻力，我們必須克服困難，落實責任，保證建設的進程。
1．加強教學管理人員的檔案建設意識和信息化管理的意識
加強檔案意識，進一步增強做好檔案工作的責任感和使命感，教學管理者發(fā)揚兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干、默默無聞的優(yōu)良傳統(tǒng)的同時，要把檔案信息資源的利用價值與教職工的切身利益結合在一起，把檔案的服務意識貫穿在整個檔案的建設過程中，真正使教學檔案為教學服務、為教師服務、為學生服務。檔案管理信息化建設是利用最新的信息技術來服務檔案管理，信息化強調的不僅是軟硬件，更強調人、管理、技術之間的有機集成，其中“人”是第一位的因素，所以管理者對信息化有正確理解和足夠重視是信息化成功實施的關鍵。
2．不斷提高教學檔案管理者的能力
教學管理人員和教學檔案管理員計算機應用能力會直接影響教學檔案信息化的進程。特別是教學管理人員存在年齡差異性、學歷差異性，導致計算機應用能力參差不齊，對新知識接受能力也不同。因此必須針對不同人群制定不同培訓計劃，以保證管理人員團隊的綜合能力的提高。
3．加強制度建設，把電子檔案建設落實到管理人員的業(yè)務考核中。
由于電子化教學檔案建設種類多、數(shù)量大、任務重，必須要求廣大教學管理者全員參與、專兼結合。為保證實施的有效性，在信息化的過程中需要加強制度建設，把建設任務制度化，并形成可以量化或者物化的指標，作為教學管理人員的業(yè)務考核內(nèi)容。把建設任務與崗位責任有機結合，這樣才能夯實任務、落實責任，確保建設任務有效完成。
4．加大計算機硬件設備投入的力度
信息化建設中，除了需要大量的計算機以外，更需要配置較好的數(shù)字化設備，包括高速掃描儀、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機等，這些設備的需求也是電子化檔案建設的特色。
　五、總 結
高校教學檔案管理工作是學校教學管理工作的重要組成部分，加強教學檔案管理的信息化建設是強化教學管理的需要，是深化教學改革的需要，也是提高教學質量的需要。但是教學檔案管理信息化建設是一項長期持續(xù)的工作，需要不斷提高信息化管理意識，不斷應用最新的信息技術，不斷完善基礎數(shù)據(jù)建設，提高管理效率，更好的為教學服務。
參考文獻
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