“五常法”在護理部檔案管理中的應(yīng)用

                           作者：徐媛媛 趙生秀 李月美 楊鳳英 

【摘要】目的 探討五常法在護理部檔案管理中應(yīng)用效果。方法 將五常法應(yīng)用于護理部檔案管理中,按照五常法原理,對護理部人、物、環(huán)境進行規(guī)范性改進,從形式化、行事化向習慣化推進。并建立五常法審核表,定期對現(xiàn)場檢查評估,持續(xù)不斷改進。結(jié)果 通過對五常法實施前后的對比，工作效率、質(zhì)量及人員滿意度明顯提高。 結(jié)論 通過五常法的實施既可以提高了工作效率、提高護理部檔案管理質(zhì)量,又可以改善思考過程，對維護部門環(huán)境品質(zhì),提升管理形象起著重要的作用。
【關(guān)鍵詞】五常法   護理檔案   管理 
        “五常法”是常組織、常整頓、常清潔、常規(guī)范、常自律，它起源于日本，是現(xiàn)代管理的重要新理論、新方法，主要用于改善環(huán)境，提高工作效率，是實現(xiàn)全面品質(zhì)環(huán)境的關(guān)鍵[1]。護理部是醫(yī)院護理管理中心，在長期的護理管理中存放了大量的文件資料及技術(shù)檔案，這些檔案在一定程度上反映了護理部護理管理的整體水平，在護理管理發(fā)展日新月異的今天，護理部檔案管理的要求更要精、細、齊、準，采用先進的管理方法勢在必行。我院護理部自2008年6月將“五常法”應(yīng)用于檔案管理中，節(jié)省時間、提高工作效率，充分發(fā)揮檔案作用，取得了良好的效果。并且實現(xiàn)了全面辦公品質(zhì)環(huán)境，改善了工作環(huán)境，提升了辦公形象，取得了滿意的效果，現(xiàn)介紹如下：
        1 一般情況  
        我院為三級甲等醫(yī)院,共有在職護士827名，除人員的基本信息實行計算機管理外，需要建立的檔案還有：護理行政檔案、護理業(yè)務(wù)工作檔案、護理業(yè)務(wù)技術(shù)檔案等。其中包括醫(yī)院各種規(guī)章制度、人力資源管理、下發(fā)的文件、各種會議記錄、獎罰工作、計劃總結(jié)、質(zhì)檢資料、護研檔案、成績檔案等幾十種。各種檔案保管期為2年～永久不等。
        2  實施方法
        根據(jù)我院護理檔案實際情況制定五常法管理計劃。
        2.1 常組織：首先是分類管理，對現(xiàn)有的護理檔案總體進行綜合分析，判斷文件、資料的重要性，存檔與不存檔的信息，將相同的文件歸類，再將文件檔案分類、分柜，然后依數(shù)字順序標示并排列的方式，保證每一類文件有一個名字，每一類文件有一個有效地點，并為使檔案容易辨認，使文件易于取放。如:將護理部組織、人力資源、教學科研、護理質(zhì)量、等護理行政、業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)技術(shù)檔案實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一分類、統(tǒng)一編號,建立嚴格的分類放置目錄。其次是決定如何處理不重要或使用頻次少的資料。我們采用拋棄不需要保存的文件，保留需要保存的文件，如：使用頻次高的或重要的文件復制或拷貝一份放在離工作人員較近的地方；使用頻次低的放在較遠的區(qū)域；每日使用的文件或物品隨時攜帶。再次，牢記“單一就是最好的原則”[2]。有一套工具、一頁表格、一個文件存放處。
        2.2 常整頓：我院護理部采用先并不定期抽查歸檔的檔案文件或音像檔案,發(fā)現(xiàn)有紙張破損、卷皮、圖像不清的檔案及時修補、復印、重新刻錄、更換卷皮、重新裝釘。同時查看檔案柜里沒有不必要的物品，每天的文件處理須當天完成。
        2.3 常清潔：定期對檔案盒、檔案柜進行清潔工作，做好防塵、防蟲工作;定期對周圍環(huán)境進行清潔,將檔案文件使用的工具如:訂書機、剪刀、鐵夾子、膠水等放在固定的地點供大家方便使用;堅持每日清潔桌面,每周清潔文件柜,每月大掃除一次，清除衛(wèi)生死角。
        2.4常規(guī)范：應(yīng)用視覺管理，例如做出標識標簽，我們采用透明玻璃文件儲放柜，采用同一規(guī)格同一顏色文件盒里放置，做到“視察監(jiān)督”。每天還需進行五常法活動一次，檢查案卷是否整齊、牢固、美觀；檢查封面、卷內(nèi)目錄、備考表是否規(guī)范。
        2.5常自律：常自律是履行個人職責,是辦公室的每一個人員都要執(zhí)行文件歸類放置原則,不亂扔亂放文件,養(yǎng)成隨手歸類文件的習慣;每人下班前都應(yīng)該整理辦公桌上的文件,分類放置。對于保密性的文件,應(yīng)嚴格執(zhí)行保密制度。時刻不忘記5S，相互提醒，持之以恒。日常工作的連續(xù)性，我們強調(diào)的是創(chuàng)造一個良好環(huán)境，拋棄壞習慣，養(yǎng)成好習慣，可保持辦公場所清潔和秩序井然，護理部運用五常法管理文件檔案，也是來訪者對護理部及我院工作形象的一種認可。

       3  結(jié)果
        自我院護理部實施“五常法”進行護理檔案管理后，由先前的30個文件檔案類別增長到360個；查找文件的時間由之前的十余分鐘縮短到30秒之內(nèi)；各類檔案標示、透明度也從之前的的模糊不清變?yōu)榍逦�可見；辦公室人員的個人衛(wèi)生責任也從之前的不清楚變?yōu)樨熑畏置鳌?
        自護理部實施五常法管理護理檔案資料后，對護士長及50名隨機護理人員進行了關(guān)于辦公效率及環(huán)境品質(zhì)的滿意度調(diào)查，結(jié)果見下表。 
         
 

       實行五常法前后工作人員的滿意度情況調(diào)查（例，%）
        4  討論
        五常法思想樸素、操作簡單，沒有復雜的程序和技巧，卻蘊含著深刻的含義[3]，將五常法應(yīng)用于我院護理部檔案管理中，通過檔案詳細、合理的分類、科學組裝及檔案的定置管理，不僅使檔案取放容易，減少查找文件的時間，而且使檔案整齊、美觀，還明確個人自律職責,從而提高了工作效率和檔案管理質(zhì)量。滿意度調(diào)查說明,五常法還實現(xiàn)了人、物、場所在空間和時間上的優(yōu)化組合，提升了護理環(huán)境品質(zhì)與護理部形象，極大調(diào)動了工作人員的積極性和工作熱情。之外,筆者還認為,護理部檔案管理中應(yīng)用五常法,對改善了工作人員思想過程，內(nèi)部建立了品質(zhì)文化交流具有一定深遠的意義。
        五常法在應(yīng)用過程中，易受自律性影響，加之缺乏動態(tài)、切合實際指標體系，評價指標欠合理；未充分應(yīng)用激勵機制。因此，在檢查考核后，還必須針對存在問題，提出改進的揩施和計劃，使“五常法”活動堅持不斷地開展下去。
參 考 文 獻
[1] 何廣明.現(xiàn)代管理五常法[M]. 香港:明窗出版社有限公司,2000.1～39.
[2] 蘇志清.質(zhì)量管理體系的“五常法”[J].政策與管理,2000,(9):31～33.
[3] 唐瑞璠，錢紅，等.五常法在病案管理中的應(yīng)用[J] .中國病案，2010，11（4）:15～16.

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