拓展研發(fā)管理軟件淺說(shuō)實(shí)現(xiàn)物資管理規(guī)范化信息化
摘要：利用管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的各項(xiàng)管理已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，該文主要對(duì)物資及倉(cāng)庫(kù)方面的管理做出了細(xì)致的論述，可供從事物資及倉(cāng)庫(kù)管理工作的人員推廣使用。
關(guān)鍵詞：物資管理;四碼六位定位;倉(cāng)庫(kù)管理
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，成本核算、價(jià)格確定、利潤(rùn)分配、資源利用等市場(chǎng)因素開(kāi)始越來(lái)越為各企業(yè)所關(guān)注。隨著現(xiàn)代物流管理理念及其物資管理技術(shù)的應(yīng)用，有效利用信息化手段來(lái)管理企業(yè)，必定成為企業(yè)的最終選擇。
1、傳統(tǒng)物資管理工作存在的問(wèn)題
物資管理是企業(yè)管理的重要組成部分，也是產(chǎn)品生產(chǎn)成本核算、經(jīng)營(yíng)考核、經(jīng)營(yíng)決策的重要基礎(chǔ)工作。由于物資的供應(yīng)渠道較多，物資的品種規(guī)格復(fù)雜，有的企業(yè)不同品種及規(guī)格的各類物資達(dá)上萬(wàn)種，這給物資的供應(yīng)及管理帶來(lái)很大的困難。傳統(tǒng)的物資管理工作采用人工填寫各種表格、憑證、帳冊(cè)、卡片、文件等。由于信息是隨著時(shí)間的變化而變化，各業(yè)務(wù)部門對(duì)信息的使用要求也各不相同，所以要經(jīng)常按照不同的需用進(jìn)行不斷的匯總、統(tǒng)計(jì)，其結(jié)果是要做許多重復(fù)的轉(zhuǎn)抄工作，不僅浪費(fèi)人力，而且處理速度慢，效率低下。
(1)物資使用部門上報(bào)物資需用計(jì)劃，物資名稱、規(guī)格型號(hào)、物資編碼等數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，有庫(kù)存的物資重復(fù)上報(bào)，導(dǎo)致部分物資無(wú)法直接根據(jù)需用計(jì)劃單采購(gòu)，影響了到貨時(shí)間，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)重復(fù)采購(gòu)，增加了庫(kù)存。
(2)物資采購(gòu)到貨后，驗(yàn)收員需要給供貨商出具手工填制到貨收條、登記到貨登記本，并在月底根據(jù)發(fā)票開(kāi)具情況手工填制各種物資收料單、暫估價(jià)收料單、沖暫估價(jià)收料單，估價(jià)調(diào)整出庫(kù)單等，只能每一類物資制作一張收料單，相同的數(shù)據(jù)多次重復(fù)抄寫，容易出錯(cuò)。
(3)物資入庫(kù)后，倉(cāng)庫(kù)保管員負(fù)責(zé)物資上架擺放、保管、發(fā)放、填寫物資卡片等工作，物資發(fā)放時(shí)只能憑記憶和工作熟練程度去查找，工作效率很低。
(4)物資需用單位領(lǐng)用物資需手工填制領(lǐng)料單，根據(jù)移動(dòng)加權(quán)平均法人工劃價(jià)，每份領(lǐng)料單據(jù)上一般只能填寫一種物資，倉(cāng)庫(kù)保管員每月底根據(jù)各種收料單據(jù)及車間的領(lǐng)料單據(jù)分類記賬，手工分類填寫一本本的物資帳簿，每年年底都要重新抄寫新帳簿，工作強(qiáng)度很大，出錯(cuò)率高，而且不便于查詢。
(5)財(cái)務(wù)部門每個(gè)月要根據(jù)物資管理部門出具的各種單據(jù)及手工帳簿簽收物資帳并制作各種財(cái)務(wù)報(bào)表與憑證，工作極其繁瑣，并且容易出錯(cuò)。
(6)倉(cāng)庫(kù)盤查物資明細(xì)及庫(kù)存情況，所需時(shí)間長(zhǎng)，其準(zhǔn)確性低，工作量很大。
2、物資管理軟件技術(shù)的應(yīng)用
為了實(shí)現(xiàn)物資及倉(cāng)庫(kù)的規(guī)范化、精細(xì)化、信息化管理，新巨豐公司把改進(jìn)后的物資管理軟件技術(shù)整合到實(shí)際工作當(dāng)中，并把先進(jìn)的倉(cāng)庫(kù)管理理念融入到該軟件內(nèi)，利用計(jì)算機(jī)把需要的數(shù)據(jù)錄入到軟件內(nèi)、打印規(guī)范化的單據(jù)來(lái)替代手工填制物資管理方面的各種單據(jù)，實(shí)現(xiàn)所有物資數(shù)據(jù)電子存檔，在物資上報(bào)計(jì)劃時(shí)一次性的錄入物資數(shù)據(jù)即可實(shí)現(xiàn)物資計(jì)劃、采購(gòu)、驗(yàn)收、出入庫(kù)及記賬等物資管理工作方面的數(shù)據(jù)，供有關(guān)部門、有關(guān)人員共享，避免了重復(fù)的工作，降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤并便于查詢。
軟件內(nèi)融入的先進(jìn)的倉(cāng)庫(kù)管理理念是物資的擺放實(shí)行四碼六位定位法，所謂四碼六位定位法是指根據(jù)單位實(shí)際情況，把存放物資的倉(cāng)庫(kù)號(hào)(1位數(shù))、貨架號(hào) (2位數(shù))、層號(hào)(1位數(shù))、位號(hào)(2位數(shù))固定下來(lái)，四者統(tǒng)一編號(hào)，使物資、物資軟件帳、物資帳簿、物資材料卡片四相符，這樣只要看到編號(hào)就可以迅速的知道物資的具體存放位置。例如：貨位號(hào)325241，即表示3號(hào)庫(kù)，25號(hào)架，第2層，第41位。以下根據(jù)改進(jìn)后的物資管理軟件及倉(cāng)庫(kù)管理新理念具體介紹一下由此產(chǎn)生的新的工作方法與工作模式：
(1)從物資使用部門上報(bào)物資需用計(jì)劃開(kāi)始使用改進(jìn)后的物資管理軟件查詢物資有無(wú)庫(kù)存，在物資管理軟件貨品模塊內(nèi)錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，統(tǒng)一物資名稱、規(guī)格型號(hào)、物資編碼等數(shù)據(jù)，用入庫(kù)單模塊提報(bào)計(jì)劃并打印找相關(guān)責(zé)任人審批確認(rèn)后交采購(gòu)部門存檔。采購(gòu)部門根據(jù)入庫(kù)單模塊內(nèi)上報(bào)的物資計(jì)劃復(fù)制、分類、整理、匯總、打印出采購(gòu)計(jì)劃單找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，再根據(jù)入庫(kù)單模塊內(nèi)的采購(gòu)計(jì)劃單復(fù)制、分類制作詢價(jià)單、訂貨單報(bào)供貨商詢價(jià)與訂貨。
(2)采購(gòu)物資到貨驗(yàn)收合格后，根據(jù)入庫(kù)單模塊內(nèi)的采購(gòu)訂貨單復(fù)制相關(guān)信息數(shù)據(jù)制作物資到貨收條并打印，給供貨商出具電子版打印收條，每月底根據(jù)軟件內(nèi)物資到貨收條數(shù)據(jù)整理、匯總出電子版到貨登記簿，打印、裝訂成冊(cè)保存。物資在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)分類分架擺放完畢后，統(tǒng)一根據(jù)四碼六位定位法為每一種物資定上貨位號(hào)，并在物資管理軟件內(nèi)物資貨品明細(xì)項(xiàng)上予以標(biāo)注，依據(jù)軟件內(nèi)的到貨收條數(shù)據(jù)可以快速打印出所需要的帶有貨位號(hào)的物資材料卡片。物資入庫(kù)、領(lǐng)用或銷售出庫(kù)、物資出入庫(kù)明細(xì)查詢、制作出庫(kù)單據(jù)時(shí)，在倉(cāng)庫(kù)物資管理軟件內(nèi)按貨位號(hào)來(lái)查找物資，快捷準(zhǔn)確。
(3)物資驗(yàn)收單、暫估價(jià)驗(yàn)收單、沖暫估價(jià)驗(yàn)收單、估價(jià)調(diào)整出庫(kù)單等單據(jù)都是根據(jù)入庫(kù)單或出庫(kù)單模塊內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)一一復(fù)制制作的，并由以往的手工填制改為打印，在物資管理軟件內(nèi)設(shè)計(jì)出專用表格模板，然后在軟件內(nèi)制作并打印出所需單據(jù)，每張單據(jù)內(nèi)的數(shù)據(jù)也不用再按物資的種類分別一一制作，最后再把當(dāng)月的暫估價(jià)收料單數(shù)據(jù)全部匯總整理并打印裝訂成冊(cè)存檔保存，以備查閱、對(duì)帳。
(4)物資領(lǐng)用或銷售出庫(kù)時(shí)也不用再按物資的種類分別一一制作單據(jù)，一張出庫(kù)單上可同時(shí)填制多類物資，物資管理軟件可自動(dòng)根據(jù)工作需求劃價(jià)，在軟件內(nèi)設(shè)計(jì)出庫(kù)單模板打印出庫(kù)單據(jù)，軟件自動(dòng)根據(jù)出、入庫(kù)數(shù)據(jù)分類記帳，取代人工記帳。
(5)財(cái)務(wù)部門根據(jù)物資管理軟件內(nèi)的數(shù)據(jù)及物資管理部門提供的利用軟件設(shè)計(jì)打印出的各種單據(jù)，用很短的時(shí)間就可以完成記帳、審核、簽收并制作各種所需憑證與財(cái)務(wù)報(bào)表。
(6)在物資管理軟件內(nèi)設(shè)計(jì)出物資帳簿專用模板，每月底根據(jù)需要分項(xiàng)打印、裝訂成冊(cè)，相關(guān)責(zé)任人簽字蓋章后由專人保存，取代傳統(tǒng)的物資帳簿。
(7)物資管理部門每月底根據(jù)物資管理軟件內(nèi)的物資材料數(shù)據(jù)可以精確、快速的分類、匯總制作出經(jīng)營(yíng)分析報(bào)表以供經(jīng)營(yíng)決策使用。
3、物資管理軟件的優(yōu)點(diǎn)
新巨豐公司拓展研發(fā)的物資管理軟件、倉(cāng)庫(kù)管理模式及其由此而產(chǎn)生的工作方法在多個(gè)大小型企業(yè)已經(jīng)應(yīng)用了近兩年時(shí)間，使用者普遍反映該軟件及工作方法具有簡(jiǎn)便可操作性，其優(yōu)越性：
(1)先進(jìn)的物資倉(cāng)庫(kù)管理理念與物資管理軟件技術(shù)整合到實(shí)際工作當(dāng)中，變被動(dòng)式經(jīng)驗(yàn)管理為主動(dòng)式科學(xué)管理，既具有可行性，又具有簡(jiǎn)便的操作性，只要進(jìn)行簡(jiǎn)單的輸入物資出、入庫(kù)數(shù)據(jù)就可以完成后續(xù)全部的相關(guān)工作，可減少物資管理人員“抄、寫、算”的繁重工作量，把從事物資管理工作的人員從繁瑣的勞動(dòng)中解放出來(lái)，并把物資方面的各種工作進(jìn)行了全面的規(guī)范、優(yōu)化、改進(jìn)，工作效率和精度大為提高，從整體上提高了物資材料方面的控制管理水平，節(jié)約了大量的人力、物力、財(cái)力，極大的降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，降低了管理成本，實(shí)現(xiàn)了物資管理、倉(cāng)庫(kù)管理的規(guī)范化、精細(xì)化、信息化。
(2)徹底摒棄了手工填制物資方面的各種單據(jù)及物資材料帳簿，從而改變了傳統(tǒng)的工作方法與工作模式，在原工作基礎(chǔ)上可以減少?gòu)氖略擁?xiàng)工作的人員，降低企業(yè)的運(yùn)行成本，增加企業(yè)效益。
(3)此種工作方法與工作模式具有普遍的指導(dǎo)作用和應(yīng)用價(jià)值，有著顯著的經(jīng)濟(jì)效益，大型企業(yè)每年可獲經(jīng)濟(jì)效益百萬(wàn)元以上，還可以定量分析過(guò)去，預(yù)測(cè)未來(lái)，為企業(yè)今后的發(fā)展提供可靠的決策依據(jù)，具有很大的推廣價(jià)值。
4、結(jié)束語(yǔ)
推行這種工作方法與工作模式，符合國(guó)家提出的創(chuàng)新型社會(huì)、創(chuàng)新型企業(yè)的理念，對(duì)加強(qiáng)企業(yè)現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)工作，提高管理水平，推動(dòng)整體優(yōu)化，調(diào)動(dòng)從事該項(xiàng)工作員工的積極性，促進(jìn)生產(chǎn)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的提高，都具有十分重要的現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。
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