公司檔案室規(guī)章制度
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公司檔案室規(guī)章制度【1】
為提高公司的檔案管理水平，更有效地保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《上海市城市建設(shè)檔案管理暫行辦法》、《上海市建設(shè)工程竣工檔案編制驗收及報送規(guī)定》、《上海檔案條例》、《工程項目竣工后監(jiān)理資料歸檔管理辦法(暫行)》的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制定本規(guī)章制度。
第一條：檔案接收制度
1、定期收集各項目監(jiān)理部在工程施工過程中形成的具有保存價值，經(jīng)過整理立卷的不同載體的文件資料;
2、檔案室要對各項目監(jiān)理部的立卷歸檔工作加強監(jiān)督、檢查和指導(dǎo);
3、接收歸檔的案卷必須保證質(zhì)量，應(yīng)符合下列要求：=548;
應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整;
文件應(yīng)按公司檔案管理的要求，并結(jié)合工程實際情況合理整理、立卷;=548;
歸檔的文件材料應(yīng)按照工程建設(shè)程序以時間和專業(yè)等分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用;
4、接收檔案的時間和手續(xù)=548;
工程項目竣工后一個月內(nèi)，監(jiān)理項目部將竣工資料整理完畢后填寫檔案移交清單(一式兩份)，寫明案卷標(biāo)題、案卷數(shù)量及移交時間，交所屬工程部檢查審核;=548;
工程部審核合格后在檔案移交清單上簽字，同竣工資料一齊交總師室檔案管理人員驗收。=548;
總師室檔案管理人員驗收合格后，在檔案移交清單上簽字，雙方各留一份，竣工資料留存公司庫房。
第二條檔案的管理制度
1、按照檔案形成的特點，保持檔案之間的連續(xù)性和完整性，使歸檔的檔案資料能真實的反映工程建設(shè)的全過程，如實體現(xiàn)項目監(jiān)理部的工作情況，便于查閱和檢查。
2、對接收檔案進一步系統(tǒng)化管理，主要是：=548;
對所接收的檔案進行嚴(yán)格檢查，包括各案卷是否完整，分類是否清晰明確，組卷是否合理，編目工作是否齊全;=548;
對歸檔的檔案進行電子信息化管理，便于查詢和調(diào)閱;=548;
定期對歸檔檔案進行清理，對超過10年的項目監(jiān)理資料移交丹利庫房保存，對超過20年的項目監(jiān)理資料在征得總師室領(lǐng)導(dǎo)同意后銷毀。
第三條檔案保管制度
1、檔案庫房需保持適宜的溫度，并配備滅火器。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，消除一切火災(zāi)隱患。
2、對庫房照明線路定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時檢修，防止短路引起火災(zāi)。
3、檔案入庫前要進行檢查。被蟲咬蝕的檔案不能入庫。庫房內(nèi)要定期投放防蟲藥，并勤于檢查。
4、檔案管理人員進出庫房時要關(guān)燈，鎖好庫房門。
5、檔案庫要經(jīng)常打掃，保持清潔，嚴(yán)禁將有害物質(zhì)帶入庫房。
6、檔案資料以盒或卷為單位，按同一項目資料統(tǒng)一存放的要求入庫。
7、庫房柜要編制順序號，應(yīng)有檔案資料存放的.示意圖。
第四條檔案的統(tǒng)計制度
1、認(rèn)真做好檔案資料數(shù)量的統(tǒng)計。以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確可靠。
2、建立健全歸檔資料的電子臺帳，掌握檔案的入庫、出庫、銷毀等相關(guān)信息，不斷提高檔案的管理水平。
第五條檔案的保密制度
1、檔案管理人員要認(rèn)真做好庫房的安全保衛(wèi)和保密工作，非本部門人員未經(jīng)同意，不得進入庫房。
2、檔案資料一般不準(zhǔn)外借，必要時可摘錄，必須復(fù)印時須經(jīng)總師室同意并登記備案。凡需復(fù)制保密檔案材料須經(jīng)總師室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。
3、如遇所借檔案丟失，須及時通知總師室，并寫明情況以便及時處理。
4、檔案管理人員應(yīng)維護檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全為準(zhǔn)則，做到不失密、不泄密。
第六條檔案的銷毀制度
1、對已期滿的檔案材料列出檔案銷毀清單，經(jīng)公司及總師室領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后進行銷毀。
2、執(zhí)行銷毀時，指定專人負責(zé)，監(jiān)督銷毀，并且銷毀記錄上至少有兩人以上的簽名。
公司檔案室規(guī)章制度【2】
一、非檔案管理人員未經(jīng)許可，不準(zhǔn)擅自進入檔案室，并禁止操作玩耍電腦。
二、查閱檔案資料時，必須經(jīng)礦長、總工允許，憑準(zhǔn)閱證履行登記手續(xù)，并在指定地點閱覽，閱覽完畢立即歸還。
三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、點火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。
四、經(jīng)常檢查檔案資料的保存情況，如發(fā)現(xiàn)損壞、霉變、蟲蛀，立即采取治理修復(fù)措施。
五、離開檔案室時，必須檢查好門、窗，加強防范措施，妥善保管檔案室鑰匙，同時把電源關(guān)掉，以免把電腦、打印機、復(fù)印機損壞。
六、檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，通風(fēng)干燥，擺放物品整齊有序，不得亂堆亂放。
檔案保管制度
一、為了充分發(fā)揮檔案的利用率，入檔時必須做到材料齊全、字跡清晰，裝訂結(jié)實、整齊、規(guī)范、排列有序。
二、對屬永久、長期保存的檔案，發(fā)現(xiàn)有破損，做到反復(fù)修復(fù)，保證檔案的完好性。
三、嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、保密等制度，防止人為散失、泄密和損缺，確保檔案的完整安全。
四、為了便于查找和利用，做好檔案分門別類、系統(tǒng)存放、集中統(tǒng)一管理工作，文件資料要有目錄、有索引，以方便查找。
五、落實各項措施，切實做好檔案的防潮、放火、防塵、防蛀工作。
檔案借閱制度
一、凡查閱檔案，必須辦理借閱登記手續(xù)，(必須經(jīng)礦長或總工及辦公室主任批準(zhǔn))閱后直接面還保管人員。
二、外單位借閱檔案，一律憑單位介紹信并辦理登記手續(xù)，在檔案室查閱，不得借出室外。
三、查閱檔案資料時，不準(zhǔn)在檔案資料上劃線、圈注、涂改、污損、拆頁和拆卷。
四、檔案材料原則上不借出室外，如特殊需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱復(fù)印檔案材料。
公司檔案室規(guī)章制度【3】
一、總則
1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。
2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。
3、本制度最終解釋權(quán)歸公司辦公室，辦公室負責(zé)本制度的修訂完善。
二、檔案管理機構(gòu)的設(shè)置及基本要求
(一)檔案劃分及管理部門
1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。
2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，辦公室負責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。
3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。
(二)各部門資料管理
1、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。
2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司級檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。
3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。
三、檔案分類
(一)檔案質(zhì)量
1、檔案封面應(yīng)逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進行修復(fù)處理。
3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。
4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。
5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時間。
(二)立檔
1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的請示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請示年立卷;跨年度會議文件放在會議開幕年立卷;跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷;跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。
3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后;內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。
(三)分類
1、檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。(如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等)。
2、公司檔案大致分為以下幾類：
(1)證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等;
(2)文件類：分外來文件和內(nèi)部文件;
(3)制度類：管理制度匯編;
(4)合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。
(5)計劃總結(jié)類：分年度計劃及總結(jié)等;
(6)會議紀(jì)要類：辦公例會紀(jì)要等
(五)檔案編號
1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
3、公司檔案員負責(zé)對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。
四、歸檔及保存年限
(一)歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。
(二)歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。
1、永久保存：
(1)公司章程、合同
(2)股東名冊
(3)組織規(guī)程及辦事細則
(4)財務(wù)報表
(5)政府機關(guān)核準(zhǔn)文件
(6)不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證
(7)工程設(shè)計圖
(8)公司規(guī)章制度
(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書
2、10年保存：
(1)預(yù)算、決算書類
(2)會計憑證
(3)事業(yè)計劃資料
(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書
3、1年至5年保存：
(1)期滿或解除之合約
(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書
4、1年以下暫時保存：
(1)結(jié)案后無長期保存必要者。
(三)公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。
(四)歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。
五)按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。
五、檔案日常管理
(一)借閱
1、借閱手續(xù)：
(1)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負責(zé)人出示書面借閱條向辦公室借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。
(2)辦公室接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。
檔案歸還時，經(jīng)辦公室核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄
2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。
3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負責(zé)人書面請示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。
(二)銷毀
1、每年保管期限已滿的檔案由辦公室編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清單》，報公司負責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀�！稒n案銷毀清單》需注明：銷毀檔案目錄、公司負責(zé)人意見、檔案人簽字、監(jiān)銷人簽字、銷毀時間。
2、銷前，按照清冊清點;銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人。《檔案銷毀清單》需永久保管。
3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù);未了事項;正在項目建設(shè)期間的建設(shè)項目、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。
(三)移交
1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交�！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。
2、移交前，按照清冊清點;移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。
(四)保密
1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。
3、愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。
六、附則
(一)在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報行政部備案后，與本制度具有同等效力。
(二)本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。
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