學校采購的規(guī)范管理
管理是一種對行為過程和行為目標有效控制的方式，是在行為實施中產(chǎn)生價值最大化的手段。高校采購業(yè)務作為高校管理過程重要組成部分，必須根據(jù)采購業(yè)務的自身特點全面納人學校統(tǒng)一管理軌道，通過統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一歸口、統(tǒng)一核算等方式強化管理，以確保采購業(yè)務的合法、規(guī)范和效益。就目前情況看，在健全采購業(yè)務管理流程的各個環(huán)節(jié)時，尤要注意的是：
1.學校采購的管理體制應重視采購規(guī)劃指導
“凡事豫則立，不豫則廢”，這里的“豫”非常重要，說的就是規(guī)劃之意。所謂采購規(guī)劃是指為實現(xiàn)高校建設和發(fā)展的既定方針所必需的有關采購目標、政策、程序、規(guī)則、任務分配、執(zhí)行步驟、使用資源以及其他要素的復合體。采購規(guī)劃編制和實施過程中應著重注意解決以下幾個問題：一是采購規(guī)劃目標的構成。采購規(guī)劃的目標是指學校在一定時期內(nèi)所要達到的采購效果，通常應包括指導教育資源最合理的分配，充分發(fā)揮教職員工的積極性和潛力，達到教育活動的最佳效果等三個部分。制訂目標時應以學校總體發(fā)展規(guī)劃為依據(jù)，考慮學校的辦學方向、辦學規(guī)模、特色建設和教育市場的'情況，與學校的建設和發(fā)展保持協(xié)調。據(jù)此而形成一套完整的采購目標體系，并實行目標管理，這樣才有利于對采購活動進行有效控制，避免盲目、重復采購。二是確定采購規(guī)劃的執(zhí)行步驟。目前高校包括人、財、物在內(nèi)的教育資源總體上還是有限的，特別是教育經(jīng)費的缺口較大，滿足不了社會對教育的需求，加上采購項目本身的建設周期性，安排時應考慮與教育資源的協(xié)調，分輕重緩急逐年分步實施。為此，可根據(jù)規(guī)劃年度的教學、科研工作需求計劃和財力狀況，在綜合平衡的基礎上首先保證和服務于重點學科與特色項目建設。三是健全采購規(guī)劃的實施機制。隨著學校采購規(guī)模的擴大，需要溝通的問題也會增多，從采購項目的申報、立項、審批到驗收各環(huán)節(jié)，不同層次和部門間的協(xié)調會越來越復雜。因此，規(guī)劃的統(tǒng)一協(xié)調、剛性約束和采購信息溝通等機制顯得越來越重要。
2.學校采購的運作方式
學校采購屬政府采購范疇，采購方式與政府采購有相同之處，也有不同之處。相同之處是按采購標的的大小可分為集中采購和分散采購，集中采購以招標采購和競爭性詢價采購為主，分散采購只限于單一來源采購。根據(jù)學校物資需求特點，還可以采用協(xié)議定點和委托采購。招標采購和競爭性詢價采購解決大型、貴重、進口和批量的采購項目，要有規(guī)范的操作程序，設立評標專家組和商務談判組，吸收用戶代表參加，根據(jù)標的大小還應邀請審計與監(jiān)察部門派人參加。這樣運作不僅是為了增加采購的透明度，更主要是杜絕違規(guī)操作，避免給國家和學校造成損 失。
一方面，高校物資供應機構經(jīng)營化管理，不同于后勤社會化，它不是獨立的法人企業(yè)，仍是學校職能部門;另一方面，學校供應與管理要按規(guī)章制度去操作，并有用戶、財務、審計等部門監(jiān)督、把關。借鑒國外經(jīng)驗，像美國這樣市場經(jīng)濟發(fā)達的國家，高校仍設置一個職能部門來承擔采購供應工作。
3.學校采購的管理機構
學校采購的管理機構是學校法人授權對采購行為，承擔組織實施、管理監(jiān)控的職能部門。它要承擔起項目論證、市場調查、招標評標和商務談判，要辦理好進口機電儀器、設備報批，免稅，外貿(mào)代理，商檢和驗收索賠等工作，要制定規(guī)章制度，對學校各種采購行為實施管理和監(jiān)督。這個機構的設置，在高校新一輪內(nèi)部管理體制改革中，各校處理方法不一樣。
改革前采購管理職能與物資供應合在一起，而且和實驗室管理、固定資產(chǎn)管理同在一個部門，它們共同形成了各種信息流相互銜接，相互促進的環(huán)鏈�，F(xiàn)在有的將原實驗室設備處中的供應部門剝離出來，劃歸學校后勤集團，管理職能仍留原機構中;有的將原來實驗室設備處中供應部門減員減負，承包經(jīng)營，原機構實行一處兩制;有的將實驗室設備處與教學、科研管理機構合并，個別學校采取一處兩名;有的將供應部門“分流”，實驗室管理也“剝離”，將采購管理與國資管理職能合并，成立新機構。
4.學校采購的談判策略
社會主義市場經(jīng)濟的建立和發(fā)展，為學校物資采購管理人員搭起了一個施展才能的舞臺。我們在技術物資的商業(yè)談判中要求廠商給予最優(yōu)惠的價格或者最大的折扣率，并盡可能在交貨期、運雜費、售后服務等諸方面給予優(yōu)惠條件。那么，我們?nèi)绾稳幦∧?通過多年摸索總結，我們把采購談判中的策略和方法概括為“四有”，即有理、有據(jù)、有節(jié)、有義。
所謂有據(jù)，就是要有根據(jù)，就是我們在進入談判之前應該占有，并在談判中酌情運用的一切有關的信息和資料。比如對同類產(chǎn)品有哪些廠家、生產(chǎn)歷史、生產(chǎn)價格、銷售價格、經(jīng)營狀況等應有較為詳盡的了解;對選定產(chǎn)品的廠家產(chǎn)品說明書、價格表、用戶反饋意見，合同執(zhí)行情況，售后服務措施等應掌握清楚;對當時物價指數(shù)、原材料市場情況、產(chǎn)品供求情況等也應盡可能了解，還有商家營銷策略、國家稅利政策，掌握這些信息要靠平時積累收集，其中有些要靠在談判中注意探聽、分析。不做任何準備，無疑會使自己陷于盲目和被動的地位。
所謂有節(jié)，就是談判要求要適當，談判方法要有節(jié)奏。一方面，我們要求廠商提供優(yōu)惠條件不可無邊無際地開口。這樣往往會使談判陷于無意義的僵持狀態(tài)中，甚至不歡而散。事實上，在商業(yè)談判中不同性質廠家、不同地區(qū)、不同批量、不同產(chǎn)品、不同時期其最終可能談妥的優(yōu)惠折扣率和其他優(yōu)惠條件不一定完全相同。另一方面，談判要求的尺度，要靠自己對情況的調查，對自己信心、能力的把握和經(jīng)驗積累。
所謂有義，就是我們談判要有正確的出發(fā)點，正確的態(tài)度。我們是社會主義國家，供需雙方大目標是一致的。雙方只有本著建立良好的互惠互利，攜手共進的協(xié)作關系，才能通過談判增進了解，培養(yǎng)友誼�？偠灾�，談判是一種合作事業(yè)，必須追求共同的利益;談判是一種行為過程，而不是一盤棋賽;在一場成功的談判中，每一方都是勝者。不能把談判對方當對手，而要看做朋友。因此，我們談判態(tài)度自始至終應該是不卑不亢、沉穩(wěn)豁達、熱忱大度、彬彬有禮。
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