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采購(gòu)管理有哪些要素
采購(gòu)活動(dòng)必須要圍繞“時(shí)”、“價(jià)”、“質(zhì)”、“量”、“地”等基本要素(5R)來(lái)開(kāi)展工作，即要“適時(shí)(Righttime)”、“適價(jià)(Rightprice)”、“適質(zhì)(Rightquality)”、“適量(Rightquantity)”和“適地(Rightplace)”地進(jìn)行采購(gòu)。一、恰當(dāng)?shù)牟少?gòu)時(shí)機(jī)
選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)進(jìn)行采購(gòu)，也就是人們通常所指的采購(gòu)的適時(shí)原則。根據(jù)企業(yè)事先安排好的生產(chǎn)計(jì)劃，如果因物料未能如期到達(dá)，往往會(huì)引起企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)無(wú)法順利進(jìn)行，出現(xiàn)停工待料，進(jìn)而導(dǎo)致產(chǎn)品延期下線，不能按計(jì)劃出貨，引起客戶強(qiáng)烈不滿;若物料已經(jīng)提前很長(zhǎng)時(shí)間就儲(chǔ)存在倉(cāng)庫(kù)中，又會(huì)造成采購(gòu)資金的大量積壓和倉(cāng)儲(chǔ)管理成本的浪費(fèi)。因此，采購(gòu)人員要扮演好協(xié)調(diào)者與監(jiān)督者的角色，去督促供應(yīng)商按預(yù)定時(shí)間交貨。
通常情況下，采購(gòu)人員會(huì)將需求的物料劃分為一般物料和特殊物料兩類(lèi)，分別選擇時(shí)機(jī)進(jìn)行采購(gòu)。
1. 一般物料的采購(gòu)時(shí)機(jī)
一般物料即常年生產(chǎn)、常年銷(xiāo)售的物料，其銷(xiāo)售量比較平穩(wěn)，受季節(jié)變化影響不明顯，如螺絲釘、圖釘?shù)鹊椭狄缀钠贰＿@些物料的采購(gòu)時(shí)間，可以通過(guò)設(shè)置采購(gòu)點(diǎn)的方法來(lái)確定。
采購(gòu)點(diǎn)是指當(dāng)實(shí)際庫(kù)存量下降到某個(gè)數(shù)值時(shí)即開(kāi)始進(jìn)貨的訂購(gòu)點(diǎn)。當(dāng)企業(yè)物料的庫(kù)存降低至這個(gè)訂購(gòu)點(diǎn)時(shí)，就應(yīng)該開(kāi)始采購(gòu);等到下次物料抵達(dá)倉(cāng)庫(kù)時(shí)，原有庫(kù)存物料剛好用完(可以留有保險(xiǎn)庫(kù)存)。一般物料訂貨點(diǎn)示意圖，如下圖所示。
2. 特殊物料的采購(gòu)時(shí)機(jī)
特殊物料通常受到季節(jié)、潮流等的影響。例如，季節(jié)性產(chǎn)品(如棉花)，其采購(gòu)明顯會(huì)隨季節(jié)而發(fā)生變化。往往當(dāng)旺季到來(lái)時(shí)，銷(xiāo)售量明顯上升，形成銷(xiāo)售旺季;旺季過(guò)去以后，銷(xiāo)售量降低，形成銷(xiāo)售淡季。對(duì)于這一類(lèi)的物料，要在旺季來(lái)臨之前提前采購(gòu)，在淡季適量囤積，以維持日常生產(chǎn)所需。
潮流性物料的采購(gòu)，應(yīng)注意該類(lèi)物料在市場(chǎng)中所處的階段，是外于剛流行階段、流行階段，還是退出階段。如果處于剛開(kāi)始流行的階段，那么企業(yè)在確定流行趨勢(shì)后，可大量進(jìn)貨，加快生產(chǎn)，以搶占市場(chǎng)先機(jī)。如果處于第二階段，則要預(yù)測(cè)流行時(shí)間，如果預(yù)估流行期較長(zhǎng)，可以考慮大批量采購(gòu)生產(chǎn);如果流行期短，則要適量采購(gòu)，避免積壓。如果處于第三階段，企業(yè)則不宜進(jìn)貨，應(yīng)主動(dòng)探索新的流行元素。
事實(shí)上，采購(gòu)時(shí)機(jī)的界定并沒(méi)有明確的界限，采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和合理推斷來(lái)靈活把握。
二、適當(dāng)?shù)牟少?gòu)價(jià)格
確保采購(gòu)價(jià)格適當(dāng)，即適價(jià)原則，是指在確保采購(gòu)物料品質(zhì)相當(dāng)?shù)那闆r下，價(jià)格不高于同類(lèi)物料的價(jià)格。要確定合適的采購(gòu)價(jià)格，往往要經(jīng)過(guò)幾個(gè)環(huán)節(jié)的努力，適當(dāng)采購(gòu)價(jià)格的獲取流程見(jiàn)下表所示。
適當(dāng)采購(gòu)價(jià)格的獲取流程
不過(guò)，采購(gòu)人員在應(yīng)用適價(jià)原則時(shí)常常會(huì)陷入以下三個(gè)誤區(qū)中：
1、價(jià)格就是成本，越低越好。實(shí)際上，如果采購(gòu)方一味壓低價(jià)格，供應(yīng)商很可能會(huì)為了確保利潤(rùn)而選擇價(jià)格低廉、質(zhì)量不過(guò)關(guān)的原材料，進(jìn)行物料的加工生產(chǎn)，從而導(dǎo)致采購(gòu)方最終產(chǎn)品的質(zhì)量得不到保障。
2、選擇適當(dāng)?shù)膬r(jià)格就必須通過(guò)議價(jià)。要避免供應(yīng)商虛報(bào)價(jià)格、圖取暴利，僅僅采取砍價(jià)手段是不夠的。采購(gòu)人員最終選定的價(jià)格應(yīng)該是建立在大量的市場(chǎng)調(diào)查和供應(yīng)商成本分析的基礎(chǔ)上的。通常，采購(gòu)方可以在獲得確切的供應(yīng)商成本資料的基礎(chǔ)上，加上一定比例的供應(yīng)商可以接受的利潤(rùn)率，繼而確定價(jià)格。
3、供應(yīng)商的成本構(gòu)成無(wú)從得知，采購(gòu)人員唯一能做的就是貨比三家。供應(yīng)商的成本是可以推算出來(lái)的。采購(gòu)人員可以通過(guò)供應(yīng)物料的原材料價(jià)格、制造費(fèi)用等進(jìn)行推算。雖然最終的結(jié)果可能和供應(yīng)商的實(shí)際成本有出入，但是在進(jìn)行談判時(shí)，真實(shí)的數(shù)據(jù)會(huì)成為逼迫供應(yīng)商降低報(bào)價(jià)的“殺手锏”。
雖然這些錯(cuò)誤的觀點(diǎn)一直以來(lái)都被采購(gòu)人員作為“議價(jià)”的動(dòng)力，但是企業(yè)也常常因這些錯(cuò)誤的觀點(diǎn)而遭受經(jīng)濟(jì)損失。因此，只有遵循科學(xué)合理的定價(jià)原則，綜合考慮表1-6各環(huán)節(jié)所涉及的因素，才是采購(gòu)人員最明智的選擇。
三、恰當(dāng)?shù)墓┴浀攸c(diǎn)
確保供貨地點(diǎn)恰當(dāng)，即適地原則。在與距離較近的供應(yīng)商合作中，企業(yè)往往容易取得主動(dòng)權(quán)。供應(yīng)商與企業(yè)之間的距離越近，協(xié)調(diào)溝通就越方便，所需的運(yùn)輸費(fèi)用就越低，成本自然也就越低，同時(shí)也有利于緊急訂購(gòu)時(shí)的時(shí)間安排。因此，在選擇試點(diǎn)供應(yīng)商時(shí)，企業(yè)應(yīng)考慮雙方之間的距離是否適宜。
對(duì)一般的制造業(yè)而言，在選擇供貨地點(diǎn)時(shí)，需要考慮的因素主要包括供應(yīng)商的位置、交通情況、人口密集程度等，具體見(jiàn)下表所示。
選擇供貨地點(diǎn)需考慮的環(huán)境因素
其中，與供應(yīng)商之間的距離會(huì)對(duì)企業(yè)的采購(gòu)成本產(chǎn)生很大的影響。目前，越來(lái)越多的企業(yè)在建廠之初就考慮到選擇供應(yīng)商的“群聚效應(yīng)”，即在周邊能否找到企業(yè)所需的大部分供應(yīng)商，這對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展會(huì)起到不可估量的作用。
四、合格的物料品質(zhì)
保證物料品質(zhì)合格，即適質(zhì)原則。它要求采購(gòu)人員不僅要做一個(gè)精明的商人，同時(shí)也要適當(dāng)?shù)匕缪萜焚|(zhì)管理人員的角色。在日常的采購(gòu)作業(yè)中，采購(gòu)人員要安排部分時(shí)間去推動(dòng)供應(yīng)商完善品質(zhì)體系，不斷改善和穩(wěn)定物料品質(zhì)。
為確保產(chǎn)品質(zhì)量，采購(gòu)人員可以從以下兩個(gè)方面入手：
1、將產(chǎn)品的合格率作為考核產(chǎn)品的完成情況的指標(biāo)之一。
2、做好產(chǎn)品入庫(kù)前的抽檢工作，對(duì)于存在較多質(zhì)量問(wèn)題的物料，企業(yè)應(yīng)堅(jiān)決要求退貨或換貨，并酌情要求供應(yīng)商賠償由此造成的經(jīng)濟(jì)損失。
五、合適的采購(gòu)數(shù)量
合適的采購(gòu)數(shù)量，即適量原則。雖然采購(gòu)量多可能使得采購(gòu)價(jià)格更低廉，但這并不意味著采購(gòu)量越大，就會(huì)使采購(gòu)成本越低，對(duì)企業(yè)越有益。
很多采購(gòu)人員會(huì)遇到這樣的情況：若物料采購(gòu)量過(guò)小，則采購(gòu)次數(shù)增多，采購(gòu)成本提高;若物料采購(gòu)量過(guò)大，又會(huì)造成存貨儲(chǔ)備成本過(guò)高，造成資金流動(dòng)障礙。因此，采購(gòu)人員應(yīng)對(duì)儲(chǔ)存成本、資金的周轉(zhuǎn)率、物料需求計(jì)劃等予以綜合考慮，繼而計(jì)算出最經(jīng)濟(jì)的采購(gòu)量。
在實(shí)際采購(gòu)工作中，采購(gòu)人員會(huì)發(fā)現(xiàn)“5R”很難面面俱到，如果過(guò)分強(qiáng)調(diào)“5R”中的一方面時(shí)，就往往要犧牲其他方面作為補(bǔ)償。例如，如果企業(yè)過(guò)分強(qiáng)調(diào)采購(gòu)質(zhì)量，那么供應(yīng)商給出的價(jià)格可能就不是市場(chǎng)最低價(jià)。因此，采購(gòu)人員必須能夠縱觀全局，準(zhǔn)確評(píng)估企業(yè)對(duì)所購(gòu)物料的各方面需要，以便在與供應(yīng)商談判時(shí)提出合理的要求，從而爭(zhēng)取更多機(jī)會(huì)，從供應(yīng)商處獲得更為合理的報(bào)價(jià)。
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