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單證員工作內(nèi)容有哪些
外貿(mào)單證是指進(jìn)出口業(yè)務(wù)中使用的各種單據(jù)和證書(shū)，買(mǎi)賣(mài)雙方憑借這些單證來(lái)處理貨物的交付、運(yùn)輸、保險(xiǎn)、商檢和結(jié)匯等憑證。下面由小編為大家整理的單證員工作內(nèi)容，歡迎大家點(diǎn)擊查看。
出口單證工作的內(nèi)容主要包括：審證、制單、審單、交單和歸檔等五大方面。單證工作總的要求是：“單內(nèi)一致、單證一致、單單一致和單貨一致”。其中，“單內(nèi)一致”是單據(jù)內(nèi)同類(lèi)項(xiàng)目保持一致;“單證一致”是指外貿(mào)單據(jù)與信用證保持一致;“單單一致”是指各種單據(jù)之間保持一致;“單貨一致”是指單據(jù)中所描述的貨物與實(shí)物保持一致。
1.審證
出口商在收到買(mǎi)方開(kāi)來(lái)的信用證后lh通知行和出口商分別進(jìn)行審證。其中，通知行的審證主要是審核進(jìn)口商開(kāi)證行的資信情況，核驗(yàn)其簽字或密押的真實(shí)性及償付條款等。出口商的審證主要是審核信用證的各項(xiàng)條款是否與合同相符，對(duì)證同不將的條款或其他不能接受的條款應(yīng)及時(shí)提出并要求對(duì)方修改。
2.制單
制單是單證工作的主要環(huán)節(jié)，隨著履行外貿(mào)合同各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)的進(jìn)行，就應(yīng)繕制、簽發(fā)、流轉(zhuǎn)各種相關(guān)單證，在制單時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
(1)正確。正確是單證工作的前提。所謂正確，是指制單要符合以下兩個(gè)方面的要求：一是要做到上面所述的“四個(gè)一致”，即：?jiǎn)蝺?nèi)一致、單證一致、單單一致和單貨一致;二是各種單證必須符合有關(guān)國(guó)際慣例和進(jìn)、出口雙方所在國(guó)家的相關(guān)法令和規(guī)定，制單必須把正確性放在首要位置。
(2)完整。所謂完整，是指制單必須符合兩個(gè)方面的規(guī)定：一方面，單證必須份數(shù)齊全、成套，其中，份數(shù)齊全是指每一種單證的正本份數(shù)、副本份數(shù)需按規(guī)定的份數(shù)要求制作，不能隨意減少;成套是指一筆交易中，賣(mài)方應(yīng)按信用證規(guī)定制作或取得所有種類(lèi)的單證。另一方面，每種單證的內(nèi)容必須完整，即單證的制作在內(nèi)容的描述、應(yīng)列項(xiàng)目、文字拼寫(xiě)、語(yǔ)句或表達(dá)、簽章或背書(shū)、時(shí)間等都要完整，不能遺漏。
(3)及時(shí)。單證工作的時(shí)間性強(qiáng)，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是每一種單證的出單日期要及時(shí)、有序、合理，既要符合一般商業(yè)習(xí)慣和要求，又要在信用證或合同規(guī)定的有效期內(nèi)。例如，保險(xiǎn)單的出單日期不得遲于提單的簽發(fā)日期，提單日期不得遲于裝運(yùn)期，出單不及時(shí)、有序、合理會(huì)造成單證、單單不符。二是全套單證制作或取得完畢后，應(yīng)及時(shí)到議付行交單議付(即到銀行交單結(jié)匯)�！禪CP600》中規(guī)定：“除交單到期日以外，每個(gè)要求運(yùn)輸單據(jù)的信用證還應(yīng)該規(guī)定一個(gè)運(yùn)輸單據(jù)出單日期后必須交單付款、承兌或交付的特定期限。如未規(guī)定該期限，銀行將拒收遲于運(yùn)輸單據(jù)出單日期2l天后提交的單據(jù)。但無(wú)論如何單據(jù)也不得遲于信用證到期日提交。
(4)簡(jiǎn)潔。所謂簡(jiǎn)潔，一是要簡(jiǎn)，二是要沽。其中“簡(jiǎn)”的含義是指：?jiǎn)巫C的內(nèi)容在符合信用證或合同、商業(yè)習(xí)慣所規(guī)定的要求下，力求簡(jiǎn)明扼要，防止復(fù)雜繁瑣.以利于減少差錯(cuò)，提高單證質(zhì)量和工作效率;“潔”的含義是指：?jiǎn)巫C的表面要清潔、美觀(guān)、大方，單證的內(nèi)容要清晰易認(rèn)，這是對(duì)單證外觀(guān)質(zhì)量的要求，它不僅反映了制單員的工作責(zé)任心和熟練程度，頂且還會(huì)直接影響出單的效果。
3.審單
(1)基本要求
�、偌皶r(shí)性。及時(shí)審核有關(guān)單據(jù)可以對(duì)一些單據(jù)上的差錯(cuò)做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)更正，避免因?qū)徍瞬患皶r(shí)造成的各項(xiàng)工作的被動(dòng)。
�、谌嫘�。應(yīng)當(dāng)從安全收匯和全面履行合同的高度來(lái)重視單據(jù)的審核工作，一方面，我們應(yīng)對(duì)照信用證和合同認(rèn)真審核每一份單證，不放過(guò)任何一個(gè)不符點(diǎn);另一方面，要善于處理所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，加強(qiáng)與各有關(guān)部門(mén)的聯(lián)系和銜接，使發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題得到及時(shí)、妥善地處理。
單單相符、單證相符是安全收匯的前提和基礎(chǔ)，所提交的單據(jù)中存在的任何不符.哪怕是細(xì)小的差錯(cuò)都會(huì)造成一些難以挽回的損失。
(2)審單的基本方法
�、倏v向宙核法。指以信用證或合同(在非信用證付款條件下)為基礎(chǔ)對(duì)規(guī)定的各項(xiàng)單據(jù)進(jìn)行一一審核，要求有關(guān)單據(jù)的內(nèi)容嚴(yán)格符合信用證的規(guī)定，做到“單證相符”。
�、跈M向?qū)徍朔āＴ诳v向?qū)徍说幕A(chǔ)上，以商業(yè)發(fā)票為中心審核其他規(guī)定的單據(jù)，使有關(guān)的內(nèi)容相互一致，做到“單單相符”。
(3)審單的要點(diǎn)
①檢查規(guī)定的單證是否齊全。
②檢查所提供的文件名稱(chēng)和類(lèi)型是否符合要求。
�、塾行﹩巫C是否按規(guī)定進(jìn)行了認(rèn)證。
④單證之間的貨物描述、數(shù)量、金額、重量、體積、運(yùn)輸標(biāo)志等是否一致。
�、輪巫C出具或提交的日期是否符合要求。
(4)常見(jiàn)差錯(cuò)
�、賲R票大、小寫(xiě)金額打錯(cuò)。
�、趨R票的付款人名稱(chēng)、地址訂錯(cuò)。
�、郯l(fā)票的抬頭人打錯(cuò)。
�、苡嘘P(guān)單據(jù)如匯票、發(fā)票、保險(xiǎn)單等的幣制名稱(chēng)不一致或不符合信用證的規(guī)定。
�、莅l(fā)票上的貨物描述不符合信用證的規(guī)定。
�、抻嘘P(guān)單據(jù)的類(lèi)型不符合信用證要求。
�、邌螁沃g商風(fēng)名稱(chēng)、數(shù)量、件數(shù)、嘜頭、毛凈重等不一致。
�、鄳�(yīng)提交的單據(jù)提交不全或份數(shù)不足。
�、嵛窗葱庞米C要求對(duì)有關(guān)單據(jù)如發(fā)票、產(chǎn)地證等進(jìn)行認(rèn)證。
�、饴┖炞只蛏w章。
�、猗賲R票、運(yùn)輸提單、保險(xiǎn)單據(jù)上末按要求進(jìn)行背書(shū)。
(5)問(wèn)題單據(jù)的具體處理
①在規(guī)定的效期和交單期內(nèi)，將有問(wèn)題的單據(jù)全部改妥。
�、谟捎诜N種原因不能按期更改或無(wú)法修改的單據(jù)，事先與客戶(hù)聯(lián)系并取得客人接受不符單據(jù)的確認(rèn)文件，然后向銀行出具一份保丙(通常稱(chēng)為擔(dān)保書(shū))。
�、壅�(qǐng)銀行向開(kāi)證行拍發(fā)要求接受不符點(diǎn)并予付款的電傳(俗稱(chēng)“打不符電”)。
�、軉螕�(jù)中存在不特點(diǎn)，使原先信用證項(xiàng)下的銀行信用已經(jīng)變?yōu)樯虡I(yè)信用，如果客人信用較好且急需提取貨物，為減少一些中間環(huán)節(jié)可變更托收方式。
4.交單
交單是銀行議付利結(jié)匯的前提，完整、內(nèi)容正確、提交及時(shí)。
5.歸檔
單證是外貿(mào)企業(yè)進(jìn)出口業(yè)務(wù)的重要證明文件。所以，在交單結(jié)匯之后，企業(yè)應(yīng)將一份完整的單證副本歸檔保存。它至少可以起到兩個(gè)方面的作用：”一是加強(qiáng)外貿(mào)業(yè)務(wù)管理的需要;二是萬(wàn)一發(fā)生交單后的遲單、索賠、爭(zhēng)議、仲裁等情況時(shí)，能作為有效的證明文件。
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