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人力資源表單設(shè)計(jì)技巧推薦
人力資源表單好比是設(shè)計(jì)者和使用者的一次對話，目的是進(jìn)行信息溝通。一個(gè)好的表單應(yīng)該易于理解，以簡單明了的方式傳遞大量的信息。本文是小編精心編輯的人力資源表單設(shè)計(jì)技巧推薦，希望能幫助到你！
1、分層次組織表單信息
一個(gè)人力資源工作表單根據(jù)需要可以包含很多信息，但這些信息的組織一定要形成內(nèi)在的邏輯結(jié)構(gòu)，層次清晰，這樣才讓使用者感覺表單簡單易用。
一般而言，在表單設(shè)計(jì)的時(shí)候需要根據(jù)多個(gè)維度對信息進(jìn)行層次設(shè)計(jì)，比如根據(jù)信息屬性、必填信息與可選信息、一般信息和特殊信息、重要度優(yōu)先級等。避免大量信息堆砌在一起，沒有層次感。比如，一個(gè)《應(yīng)聘人員登記表》可以按照“基本信息”、“教育經(jīng)歷”、“工作經(jīng)歷”、“培訓(xùn)經(jīng)歷”、“社會關(guān)系”等進(jìn)行信息分類，便于求職者快速理解并填寫相關(guān)信息。
一般區(qū)分層次的方法有：通過添加分割邊框、添加類別標(biāo)題、陰影或者顏色區(qū)分、設(shè)置不同字體屬性等。
2、表單要素齊全
一個(gè)專業(yè)完整的人力資源表單一般包括以下要素：表單名稱、版本號、表頭信息、具體內(nèi)容信息、審批意見、填表說明等，經(jīng)常被忽視的信息是填表說明。一般填表說明包括名詞解釋、填表簡要說明、授權(quán)說明、特殊情況說明、各重要信息填寫指引、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)說明等。
另外，在設(shè)計(jì)表單時(shí)還存在一個(gè)誤區(qū)，特別是需要關(guān)聯(lián)附件時(shí)，比如錄用審批流程，一般包含求職者簡歷、面試意見、能力評估等附件。有些企業(yè)在設(shè)計(jì)錄用審批表時(shí)，僅僅體現(xiàn)了簽批信息，說白了僅僅是一個(gè)“簽字表”，具體每一個(gè)審批人還是要打開附件查找與自己相關(guān)的信息去審批。這是極其錯(cuò)誤的，審批表單應(yīng)該盡可能把所有核心信息體現(xiàn)出來，比如上面說的錄用審批表應(yīng)該包含求職者的基本信息、各環(huán)節(jié)面試意見、測試結(jié)果等，各節(jié)點(diǎn)審批負(fù)責(zé)人基于這些信息就可以進(jìn)行審批，當(dāng)然如果想進(jìn)一步了解額外細(xì)節(jié)再打開附件。
3、表單要精簡
雖然人力資源資源工作表單化很重要，但并非說表單越多越好。表單一定要盡可能整合精簡，盡可能減少表單的數(shù)量。有的企業(yè)在工作申請時(shí)需要填寫一個(gè)申請表，下一個(gè)部門處理后又要提供一個(gè)正式的信息反饋表，其實(shí)這兩個(gè)表格完全可以整合成一個(gè)表格。
就每一個(gè)表單而言，信息要盡量壓縮，盡量剔除一切非必要和重復(fù)的信息。比如，有些企業(yè)的《新員工試用期轉(zhuǎn)正表》里面，需要填寫“身份證號”、“學(xué)歷”、“工作年限”等基本信息。其實(shí)，這些信息已經(jīng)在應(yīng)聘時(shí)或者入職時(shí)提供過了，經(jīng)過試用期的熟悉，相關(guān)人員已經(jīng)了解，沒必要再重復(fù)填寫�！缎聠T工試用期轉(zhuǎn)正表》的“基本信息”部分僅填寫“姓名”、“崗位”、“入職時(shí)間”就足夠了。
表單精簡的另一個(gè)層面的含義是減少“噪聲”信息，比如不必要的表格邊框、字體修飾、顏色等。過多的修飾會分散使用者的注意力，弱化主體信息。
【小貼士】不要陷入修飾的誤區(qū)：
我們需要謹(jǐn)記的是，表單的主體是表單中所承載的數(shù)據(jù)信息。在進(jìn)行表單的設(shè)計(jì)時(shí)，設(shè)計(jì)者尤其要注意去除所有非必要的視覺元素，讓用戶將所有的注意力集中在數(shù)據(jù)信息上，而不是無關(guān)的邊框、底色等。所有的視覺元素應(yīng)該為更好的幫助用戶閱讀而服務(wù)，除此之外，再精美的設(shè)計(jì)都是對表格的破壞。
4、表單要集成設(shè)計(jì)
人力資源的各種表單不是孤立的，表單之間一定要充分考慮其邏輯關(guān)系，盡可能實(shí)現(xiàn)信息的整合集成。很多企業(yè)可能根據(jù)臨時(shí)需要設(shè)計(jì)各類表單，有些表單僅僅使用一兩次便再無意義，這些表單的必要性值得懷疑，而且很多表單之間是重疊甚至沖突的。拿績效考核來說，有的企業(yè)在年初要讓員工填一張《年度績效指標(biāo)設(shè)定表》、年中又要根據(jù)工作實(shí)際變化填寫一張《年中績效指標(biāo)調(diào)整表》，年底又要填寫《年度績效考核表》，績效指標(biāo)、權(quán)重、考核目標(biāo)等信息在這些表中重復(fù)出現(xiàn)，甚至是照搬復(fù)制。其實(shí)完全可以整合到一張表格里，按照績效目標(biāo)設(shè)定、回顧、評估的時(shí)間邏輯逐步填寫，即減少了信息的重復(fù)，又可以通過表單來推進(jìn)績效管理工作。
在實(shí)踐中，人力資源表單通常不像規(guī)章制度一樣需要經(jīng)過審批發(fā)布，隨意性比較強(qiáng)。其實(shí)，表單和制度一樣都應(yīng)該是統(tǒng)一管理和受控的，這樣有利于確保表單的有效性和整合性。
5、表單設(shè)計(jì)要客戶化
任何表單都是用來獲取或者傳遞信息的，使用對象即使表單的“客戶”。因此，好的表單設(shè)計(jì)始終把客戶化放在首位，給予使用者的角度來考慮信息組織�？蛻艋枰紤]的因素很多、比如信息的數(shù)量、填寫的便利性、表單的媒介、表達(dá)習(xí)慣、必要的提示信息等。
曾經(jīng)看到某一個(gè)企業(yè)的在內(nèi)部舉行的培訓(xùn)班結(jié)業(yè)儀式上，給每位學(xué)員發(fā)放的《培訓(xùn)滿意度調(diào)查表》，設(shè)計(jì)時(shí)考慮的非常周全，整個(gè)調(diào)查表分10個(gè)大類，每一個(gè)大類分成若干個(gè)小類，這樣需要填寫70個(gè)信息。試想，在彼時(shí)培訓(xùn)結(jié)業(yè)員工“歸心似箭”，有幾個(gè)學(xué)員會愿意仔細(xì)思考每一個(gè)問題，認(rèn)真填寫，絕大多數(shù)都是草草填寫應(yīng)付差事。這樣的表單是不可能達(dá)到預(yù)期目的的。所以，表單的設(shè)計(jì)不能完全基于理論要求，而是要結(jié)合具體情況，以價(jià)值落地為最終目標(biāo)。
【小貼士】表單客戶化設(shè)計(jì)有以下幾個(gè)角度供讀者參考：
還是那句話，信息盡量少；將開放性問題轉(zhuǎn)化成選擇題；表格大小與需要填寫的文字?jǐn)?shù)量相匹配；信息準(zhǔn)確無疑義，符合日常使用習(xí)慣；添加必要的提示信息；同一類信息盡量不跨頁；電子化的表單要設(shè)計(jì)好格式，并鎖定。
7、打磨表單中的細(xì)節(jié)
所有的表單內(nèi)容都設(shè)計(jì)完以后，要逐項(xiàng)對表單的細(xì)節(jié)進(jìn)行打磨，目的是使表單的文字更準(zhǔn)確、布局更整齊、排列更美觀、填寫更方便。對于表單的細(xì)節(jié)可以從以下幾個(gè)角度進(jìn)行考慮：
l 調(diào)整相鄰字段的文字?jǐn)?shù)量。如果可能的話，盡量讓相鄰的字段字?jǐn)?shù)保持一致，或者在文字較少的字段中添加空格，這樣看起來整齊美觀。
l 格式化輸入信息。比如在需要輸入日期信息的位置格式化為“ 年 月”，引導(dǎo)使用者按照預(yù)定的格式填寫。再比如“目前薪資”字段，在輸入欄加入單位“元/月”。
l 增加提示項(xiàng)。有些容易產(chǎn)生歧義的信息要適當(dāng)加入提示信息，以免造成填寫困難或者理解不一致。比如，“教育背景”加入提示“從高中開始填寫”，“工作經(jīng)歷”加入提示“從最近工作開始倒序填寫”。
l 合理進(jìn)行頁面劃分。如果表單內(nèi)容角度，需要分頁顯示，那么要合理調(diào)整信息分布，避免同一類信息跨頁顯示。
l 為列表性信息增加斑馬條紋。加入交替行顏色可以幫助用戶集中視線，把在邊上或者底部設(shè)定好的分類信息和表格中心的浮動信息關(guān)聯(lián)在一起。這個(gè)簡單的技術(shù)可以增加表格的可讀性。這確實(shí)是一個(gè)好的經(jīng)驗(yàn)法則，如果你的表格需要用戶關(guān)聯(lián)分開的信息，那么始終包含斑馬線（或其他視覺輔助）。
以下是加入斑馬條紋的效果：
8、發(fā)布之前要進(jìn)行填寫測試
設(shè)計(jì)好的表單一定要進(jìn)行填寫測試，而且最好是由設(shè)計(jì)者之外的其他人來填寫。通過填寫測試可以達(dá)到以下目的：發(fā)現(xiàn)表單文字錯(cuò)誤；發(fā)現(xiàn)填寫過程中的疑問；測試填寫空間大小是否合理；表單要求的信息填寫著是否都能提供；填寫表單所需要的時(shí)間。
如果是需要電子化填寫的表單，還能夠發(fā)現(xiàn)需要填寫的空格是否格式一致；填寫過程中是否使表單產(chǎn)生非預(yù)期的格式改變等。
測試過程發(fā)現(xiàn)的額問題要及時(shí)進(jìn)行修訂，并再次測試，直到獲得滿意效果為止。
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