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ERP系統(tǒng)物料清單設計小技巧
ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計劃(Enterprise Resource Planning )的簡稱，是指建立在信息技術(shù)基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它是從MRP(物料需求計劃)發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，它擴展了MRP的功能，其核心思想是供應鏈管理。它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。下面是小編為大家?guī)淼腅RP系統(tǒng)物料清單設計小技巧，歡迎閱讀。
一、輸入界面的設計
在物料清單的設計過程中，強調(diào)輸入界面與查詢界面的分離。輸入界面強調(diào)的是輸入的準確性;而查詢界面則關(guān)注的是物料清單的實用性。簡單的說，在輸入界面中，相關(guān)的內(nèi)容要盡量的少。如此的話，才能夠提高其準確性。如一個簡單的物料清單，用戶只需要輸入零件編號與用量即可。在物料清單輸入界面設計時，主要需要注意如下內(nèi)容：
1、輸入內(nèi)容合法性的驗證
如在輸入用量的時候，只能夠輸入大于0的數(shù)字。如果用戶輸入的是字符或者小于0的數(shù)據(jù)，則系統(tǒng)就會自動報錯。通過這種方式，就可以提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性。
2、對于默認值要謹慎使用
有些開發(fā)人員在開發(fā)物料清單模塊時，喜歡在用量這里使用一個默認值，如默認情況下用量為1。他們這么設計，本意是好的。因為如果用量確實為1的話，就可以減少用戶輸入的工作量，從而提高用戶輸入的效率。但是這里存在著一種安全隱患。如果設置了默認值的話，用戶很容易在這里出錯誤，如忘記輸了，而系統(tǒng)自動采用了默認值。故建議，除非企業(yè)絕大部分材料的用量都是1，否則的話，最好不要在這個物料清單的用量上設置默認值。如果不設置默認值，而用戶又沒有輸入數(shù)據(jù)的話，則在保存時系統(tǒng)會提示錯誤信息。這也是提高物料清單準確性很重要的一個手段。
3、物料清單的審核
物料清單一般輸入完畢后或者更改后都需要進行審核。也就是說，只有審核后的物料清單才能夠被其他用戶使用。在實際開發(fā)中，有不少開發(fā)人員會忽視這一點。如現(xiàn)在物料清單中某個零件的用量發(fā)生了變化或者新增加了一個零件之后，物料清單的狀態(tài)沒有自動變?yōu)椴豢捎�。這也會帶來一定的安全隱患。如現(xiàn)在上面100520這個零件，其用量變?yōu)榱?0。不過更改后這個數(shù)據(jù)還沒有經(jīng)過確認。在采購計劃中就根據(jù)這個新的數(shù)據(jù)生成了采購計劃。而以后如果更改者發(fā)現(xiàn)這是自己的筆誤，再將數(shù)據(jù)改回去。那么后面一系列的數(shù)據(jù)都會出現(xiàn)錯誤。為此，在設計物料清單時，應在這里設置一個開關(guān)。只要用戶在物料清單中更改了數(shù)據(jù)(包括數(shù)量的變化與零件的變化)，就會亮“紅燈”。在其他模塊中暫時不能夠利用這個物料清單。只有用戶重新審核后，才會亮“綠燈”。即用戶可以重新使用這個物料清單。這么設計，可以在最大程度上降低用戶的誤操作。
二、查詢界面的設計
對于財務部門來說，他們可能希望看到某個零件到價格;對于采購部門來說，他們希望看到供應商的相關(guān)信息;對于倉庫來說，他們希望知道這里原材料的類別，如哪些是零件、包裝材料、輔助材料等等。這些信息在物料清單的輸入界面中都沒有反應出來。用戶如果需要了解這些信息，必須回到產(chǎn)品界面去查詢具體的信息。顯然這不利于企業(yè)員工的工作。總之光有輸入界面，對于用戶的實際價值并不是很大。在設計這個物料清單時，主要注意如下內(nèi)容：
1、用量的顯示
這里的用量并不是以數(shù)量的形式顯示，而是以分數(shù)的形式顯示。這主要是為了便于用戶的閱讀。如對于包裝材料，如一個紙箱。在一個紙箱里可能會裝有三個產(chǎn)品，那么其用量就是0.33333。這不便于用戶的閱讀。他們更習慣與用1/3來表示這個用量。而且這還有一個好處，就是在運算的時候，不會出現(xiàn)誤差。如現(xiàn)在總共有30個產(chǎn)品，那么需要多少數(shù)量的紙箱呢?如果按照0.3333來計算的話，那么就需要9.9999個紙箱。這中間就會有誤差，需要用戶盡心手工修改。相反，如果使用1/3的話，那么計算出來的數(shù)量就是10個。不過這里需要提醒各位讀者的是，現(xiàn)在大部分數(shù)據(jù)庫中都是不支持分數(shù)的表示的。為此在這里可能需要采用一個折中的方式，即需要使用兩個字段來代表分子與分母。
2、供應商字段的設計
有可能一個零件有多個供應商。此時在這里該如何顯示呢?是顯示全部供應商的信息還是顯示一個特定供應商的信息呢?這是需要考慮的一個問題。如果顯示多個供應商，又有兩種具體的方式。一是一個供應商一行。這有一個不好的地方。如果一個零件有5個供應商，那么在這里就會顯示5行。如此可能就會引起用戶的誤解，因為這個產(chǎn)品中有5個相同的零件。所以這種方法就被咔嚓掉了。還有一種方式就是列倒轉(zhuǎn)的方式。就是將多個供應商的信息顯示在一行中。這種方式在技術(shù)上是可行的。但是在實際工作中也沒有多大的意義。這里推薦的方式是，根據(jù)某個特定的規(guī)則來顯示供應商。如一個零件雖然可能有多個供應商，但是企業(yè)往往會指定一個為當前的供應商。在后續(xù)采購或者計算材料成本的時候，默認采用的都是這個供應商的相關(guān)信息。那么在這個物料清單中，就可以顯示這個當前供應商的信息，而不用顯示所有供應商的內(nèi)容。這可能更加的合理。
3、價格的問題
在物料清單查詢中，還會帶出價格與單項成本等內(nèi)容�，F(xiàn)在的問題是，如果一個產(chǎn)品中有多個零件構(gòu)成，而他們采購的幣種不同，又該如何處理呢?這里也有兩種處理方式。一是在帶出價格的同時也帶出其采購的幣種。這可以讓用戶一目了然的看到其采購使用的是什么幣種。不過這有一個缺陷，即如果員工需要統(tǒng)計材料成本的話，還需要手工轉(zhuǎn)換為本位幣進行核算。還有一種方式就是在查詢時就根據(jù)特定的匯率來進行折算。也就是說在這個界面中顯示的單項成本都是用本位幣來計量的。這么操作也有一個缺陷，就是折算率如何來確定。是根據(jù)當前的即時匯率折算還是根據(jù)期初匯率折算呢?一般情況下，這可以根據(jù)系統(tǒng)的設置中得到這個信息。
4、原材料的種類問題
大部分生產(chǎn)企業(yè)，都會將原材料分為零件、包裝材料、輔助材料等等。然后根據(jù)材料的種類不同，分別將其放置在不同的倉庫。為了便于用戶的查詢，在這個界面中最好將原材料的類別也顯示出來。另外，在計算材料成本的時候，有可能也需要統(tǒng)計包裝材料的成本、零件的成本以及各自在成本中所占的比率等等。此時也需要用到這個界面。
拓展：ERP系統(tǒng)在企業(yè)管理中的作用
1、ERP能夠解決多變的市場與均衡生產(chǎn)之間的矛盾：
由于企業(yè)生產(chǎn)能力和其他資源的限制，企業(yè)希望均衡地安排生產(chǎn)是很自然的事情。使用ERP系統(tǒng)來計劃生產(chǎn)時，要作主生產(chǎn)計劃。通過這一計劃層次，由主生產(chǎn)計劃員均衡地對產(chǎn)品或最終項目作出生產(chǎn)安排，使得在一段時間內(nèi)生產(chǎn)計劃量和市場需求在總量上相匹配，而不追求每個具體時刻上均與市場需求相匹配。在這段時間內(nèi)，即使需求發(fā)生很大變化，但只要需求總量不變，就可能保持主生產(chǎn)計劃不變。從而，可以得到一份相對穩(wěn)定和均衡的生產(chǎn)計劃。由于產(chǎn)品或最終項目的主生產(chǎn)計劃是穩(wěn)定和均衡的，據(jù)此所得到的物料需求計劃也將是穩(wěn)定的和均衡的。從而可以解決以均衡的生產(chǎn)應對多變的市場的問題。
2、ERP使得對客戶的供貨承諾做得更好：
ERP系統(tǒng)會自動產(chǎn)生可承諾量數(shù)據(jù)，專門用來支持供貨承諾。根據(jù)產(chǎn)銷兩方面的變化，ERP系統(tǒng)還會隨時更新對客戶的可承諾量數(shù)據(jù)。銷售人員只要根據(jù)客戶訂單把客戶對某種產(chǎn)品的訂貨量和需求日期錄入ERP系統(tǒng)，就可以得到以下信息：
1、客戶需求可否按時滿足?
2、如果不能按時滿足，那么在客戶需求日期可承諾量是多少?不足的數(shù)量何時可以提供?
這樣，銷售人員在作出供貨承諾時，就可以做到心中有數(shù)，從而可以把對客戶的供貨承諾做得更好。
3、ERP能解決既有物料短缺又有庫存積壓的庫存管理難題：
ERP的核心部分MRP恰好就是為解決這樣的問題而發(fā)展起來的。MRP模擬制造企業(yè)中無聊計劃與控制的實際過程。它要回答并解決4個問題：
1、要制造什么產(chǎn)品
2、用什么零部件或原材料來制造這些產(chǎn)品
3、手中有什么零部件或原材料
4、還應當再準備什么零部件或原材料
這4個問題是制造企業(yè)都要回答和解決的問題。他構(gòu)成制造業(yè)的基本方程。
4、ERP可以提高質(zhì)量并降低成本：
通過ERP系統(tǒng)，人們的工作更有秩序，時間花在按部就班地執(zhí)行計劃上，而不是忙于對出乎意料的情況作出緊急反應。在這種情況下，工作士氣提高了，工作質(zhì)量提高了，不出廢品，一次就把工作做好。于是，提高生產(chǎn)率，提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低成本和增加利潤都是相伴而來的事情。
5、ERP可以改變企業(yè)中的部門本位觀：
ERP強調(diào)企業(yè)的整體觀，他把生產(chǎn)、財務、銷售、工程技術(shù)、采購等各個子系統(tǒng)結(jié)合成一個一體化的系統(tǒng)，各子系統(tǒng)在同一的數(shù)據(jù)環(huán)境下工作。這樣，ERP就成為整個企業(yè)的一個通訊系統(tǒng)。通過準確和及時的信息傳遞，把大家的精力集中在同一個方向上，以工作流程的觀點和方式來運營和管理企業(yè)，而不是把企業(yè)看作一個個部門的組合，從而使得企業(yè)整體合作的意識和作用加強了。每個部門可以更好地了解企業(yè)的整體運作機制，更好地了解本部門以及其他部門在企業(yè)整體運作中的作用和相互關(guān)系，從而可以改變企業(yè)中的部門本位觀。
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