職場電話禮儀知識(shí)

時(shí)間：2024-10-26 00:44:32 興亮禮儀培訓(xùn) 我要投稿

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職場電話禮儀知識(shí)

　　在職場當(dāng)中,用電話溝通和交流工作,是必不可少的。下面小編為大家分享職場電話禮儀知識(shí)，希望對(duì)大家有所幫助!

職場電話禮儀知識(shí)

　　通話準(zhǔn)備6W

　　when 合適的談話場所：當(dāng)然要選比較安靜的地方

　　where 通話時(shí)間恰當(dāng)：不要啰嗦，要有邏輯

　　how 合理的表達(dá)方式：語氣合適，音量適當(dāng)，語速適中，態(tài)度積極。

　　who 通話對(duì)象：領(lǐng)導(dǎo)?同事?客戶?

　　why 通話目的和理由：通知?投訴?

　　what商談細(xì)節(jié)要理清：最好把要說的話先有條理地寫下來，然后邊說話邊勾掉已經(jīng)告知的事項(xiàng)。當(dāng)告知清所有事項(xiàng)后，可以和對(duì)方說稍后會(huì)另外發(fā)條短信，這樣可以便于查看記憶

　　提示：還有一個(gè)臨場性原則，就是把通電話想象成面對(duì)面交談。如果你在話筒這邊保持的是嚴(yán)肅而非微笑的表情，那么你說出來的話很可能就不會(huì)帶有親切的語態(tài)了。

　　通話過程4步驟

　　1.問好，自我介紹并確認(rèn)對(duì)方

　　問好是必須的。

　　同時(shí)，應(yīng)該加上名字。比如，我是XX公司的XXX。舉個(gè)例子，很多人在跟主管溝通的時(shí)候會(huì)忘記報(bào)上姓名，因?yàn)橛X得主管要管理那么多員工，應(yīng)該也記不清我是誰，所以覺得沒有提的必要。

　　其實(shí)不然，這是一種禮貌，如果你通話內(nèi)容是想拜托領(lǐng)導(dǎo)一些事宜，那么讓對(duì)方知悉你的名字很必要，不然他連幫誰辦事都不知道，這不是對(duì)他的不尊重嗎?

　　最后是確認(rèn)對(duì)方，開頭就要問明是不是自己所要通話的對(duì)象，否則自己還沒等對(duì)方回應(yīng)就講一堆，在引起反感之余也許還會(huì)透露出一些保密信息給不相干的人。

　　2.通話時(shí)要注意以下三點(diǎn)

　　第一，及時(shí)接聽。比方說客戶打電話到公司，很久都沒有人接，那么他可能會(huì)質(zhì)疑這個(gè)公司的正規(guī)性，認(rèn)為沒有嚴(yán)明有序的規(guī)章制度。

　　所以如果真的是太忙無法及時(shí)接聽，那么接聽起來后應(yīng)該第一時(shí)間和客戶說抱歉，說明剛才在忙什么。這樣一個(gè)是可以打消客戶顧慮，同時(shí)也可以給客戶以“這家公司業(yè)務(wù)繁忙、生意不錯(cuò)”的印象。

　　小編溫馨提示：及時(shí)接聽并不意味著對(duì)方打過來立馬接聽，這樣會(huì)使對(duì)方?jīng)]有準(zhǔn)備的時(shí)間。因此，即使你正好就在電話邊上，也要等鈴聲響兩到三遍，再接聽。

　　第二，過濾電話。如果是上司不想接的電話一般應(yīng)回答老板在開會(huì)中，然后問清對(duì)方有什么需求，表明先幫忙記下來，等上司答復(fù)再回復(fù)對(duì)方。或者，如果是上司不想出席的會(huì)面一般應(yīng)回答說老板在出差。

　　小編溫馨提示：不要說老板在上洗手間之類的，就算真的是這樣，也不用這么老實(shí)，不用事無巨細(xì)都要向?qū)Ψ綀?bào)告。

　　第三，信息保密。對(duì)于公司或者客戶的內(nèi)容需要保密的一定要保密。如果客戶問你什么你就答什么，那么在泄露信息之余還會(huì)讓人覺得公司不正規(guī)，連這些基本的培訓(xùn)都沒有做到位。

　　3.記錄或者確認(rèn)

　　對(duì)方打過來告知的事項(xiàng)要記錄好，然后再重復(fù)一遍給對(duì)方聽，比如電話號(hào)碼、地址等。如果都是對(duì)方說，那么他的疏忽可能會(huì)導(dǎo)致你的記錄錯(cuò)誤。

　　4.話別，注意掛機(jī)順序

　　和領(lǐng)導(dǎo)上司、客戶通話一般是讓對(duì)方先掛。如果同事通知事項(xiàng)的話，誰先掛無所謂，一般是等對(duì)方先掛。

　　因?yàn)榭赡苣銙斓臅r(shí)候，對(duì)方突然想起什么事情沒通知，再想繼續(xù)通話的時(shí)候你已經(jīng)掛機(jī)了，造成不必要的困擾。所以等對(duì)方確認(rèn)完畢，再掛電話是比較好的做法。

　　提前準(zhǔn)備好腹稿

　　我們?cè)诖螂娫捛�，�?yīng)該先想清楚我們要表達(dá)什么，如何稱呼對(duì)方，應(yīng)該怎么措辭，用什么樣的邏輯。如果要交談的事情比較多，我們應(yīng)該在筆記本上分條記下來。

　　打電話的時(shí)間，不要太長，最好可以控制在三分鐘以內(nèi)，長話短說，廢話不說，沒話別說。

　　最討厭那種長時(shí)間不聯(lián)系，還一上來就問“你能聽出我是誰嗎？”你說，答不對(duì)大家都尷尬不是！

　　所以，打電話，一定要先自報(bào)家門�！澳茫�(qǐng)問你是特朗普嗎？我是中國的王明啊”

　　我們應(yīng)該先問好，然后報(bào)上自己的名字，確認(rèn)對(duì)方身份后，務(wù)必要來一句，“請(qǐng)問您現(xiàn)在方便講電話嗎？”

　　打電話的時(shí)間

　　打電話要挑一個(gè)“對(duì)方不煩你的時(shí)間”。大家都在休息的時(shí)間盡量不要打電話，除非是真的有重要緊急的事情。

　　晚上九點(diǎn)以后，早上七點(diǎn)之前，沒什么特別大的事不要打電話，要是真的有急事，你第一句話要說的是“非常抱歉，事關(guān)緊急，打攪您了”。

　　再一個(gè)就是在就餐時(shí)間盡量別打電話，工作忙了一個(gè)上午了，中午就這么點(diǎn)時(shí)間吃個(gè)飯，享受下午休時(shí)間，你再給我打了個(gè)長長的電話，影響我的食欲，你自己說招不招人煩。

　　一說這個(gè)我就來氣，我老婆是一家公司的營銷總監(jiān)，最近每天到晚飯時(shí)間，他們新來的一個(gè)店長就打來電話，不管你方不方便，反正嘰里呱啦的就是一通講啊……，等電話結(jié)束了，飯菜都涼了，好不容易的一個(gè)二人世界被一個(gè)電話給攪合了，咋的，你的事就是事，別人都該順著你唄，這樣其實(shí)很討人煩。

　　電話中，要特別注意的事項(xiàng)

　　1.要讓對(duì)方把話說完，不要打斷對(duì)方的講話，這是一個(gè)對(duì)人的最基本的尊重。

　　2.注意傾聽，要及時(shí)回復(fù)，溝通中要注意回應(yīng)，適時(shí)的說“好的/可以/沒問題”，不要半天不吭聲，或“嗯，啊”。

　　接電話的時(shí)機(jī)

　　接電話也大有講究。有沒有你電話，剛一打出去，對(duì)方馬上就接起來了，嚇了自己一大跳，所以，我們接電話的最佳時(shí)機(jī)時(shí)，是電話響兩三聲后接聽。

　　如果，我們有什么事情或原因，打進(jìn)來的電話長時(shí)間沒有接到，接聽電話后應(yīng)該首先致歉。

　　常用的聯(lián)系人，應(yīng)該存在通訊錄

　　我就曾經(jīng)有過這樣的尷尬，有們公司一直都是用釘釘打電話，所以，我就疏忽了，沒有存我們生產(chǎn)副總的電話號(hào)碼，有一次副總打電話來，我一接“您好，您是哪位？”是不是很尷尬，給副總留下一個(gè)不是很好的印象。

　　掛電話前，不要忘記總結(jié)確認(rèn)。

　　在電話溝通中，如果對(duì)有些事情達(dá)成了什么共識(shí)，那么，一定要最后做一下總結(jié)確認(rèn)。

　　“王總，關(guān)于這份訂單，我們擬定一大一小兩份合同，您看可以嗎？”

　　最后，誰先掛電話，原則上就是尊重為先。哪都有誰是尊者呢？長輩是尊者，在職場，客戶是尊者，老板是尊者，領(lǐng)導(dǎo)是尊者，異性交往中女性是尊者。