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2017年二級(jí)秘書考試《操作技能》仿真題及答案
一、請(qǐng)看錄像(文字部分即為錄像內(nèi)容)，找出錄像中秘書曉紅行為及工作環(huán)境中的至少10項(xiàng)正確或錯(cuò)誤點(diǎn)。
經(jīng)理辦公室。張總經(jīng)理：“經(jīng)理辦公會(huì)對(duì)我公司擴(kuò)大××新產(chǎn)品生產(chǎn)提出意見，先由你們組織有關(guān)人員就此項(xiàng)工作進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，然后寫出可行性研究報(bào)告，由經(jīng)理辦公會(huì)再做決定。”
曉紅：“這應(yīng)該是生產(chǎn)部和銷售部的事，我們辦公室這么多工作，哪有時(shí)間呀?”
張總經(jīng)理：“你們可以會(huì)同有關(guān)部門一起去做，由你們牽頭，把辦公室的工作合理安排一下。”
曉紅：“好。”(不情愿地轉(zhuǎn)身離開。)
曉紅的辦公室，辦公桌上堆放著很多文件，其中有帶“機(jī)密”字樣的文件。 曉紅撥打電話：“小李你好，我是曉紅，請(qǐng)你到我辦公室來(lái)。”
小李推門進(jìn)來(lái)。曉紅：“小李，總經(jīng)理布置我們就公司擴(kuò)大X X新產(chǎn)品生產(chǎn)的問題做市場(chǎng)調(diào)查，在這方面你很有經(jīng)驗(yàn)，我已與生產(chǎn)部和銷售部打過(guò)招呼，由你負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作。”
小李：“衛(wèi)秘書，您看采取怎樣的調(diào)查方法最為合適呢?”
曉紅：“我認(rèn)為，現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查和召開座談會(huì)的方式都可以。”
小李：“好，我會(huì)盡快做出方案向您匯報(bào)。”
曉紅：“你手頭上的工作向新來(lái)的王秘書交代一下，特別要提醒她按照工作的輕重緩急去安排工作。”
數(shù)日后，曉紅在辦公室認(rèn)真整理調(diào)查材料，撰寫可行性研究報(bào)告。 標(biāo)題：《擴(kuò)大X X X新產(chǎn)品生產(chǎn)可行性研究報(bào)告》
正文分為總論、概況、介紹、分析。
參考解析：
1.對(duì)領(lǐng)導(dǎo)布置的工作推脫，不能愉快接受。(×)
2.辦公桌不整齊。(×)
3.保密意識(shí)不強(qiáng)，保密文件沒有按要求存放。(×)
4.打電話語(yǔ)言正確。(√)
5.分配工作時(shí)能夠考慮員工的工作經(jīng)驗(yàn)。(√)
6.指導(dǎo)下屬按工作的輕重緩急去安排工作。(√)
7.了解調(diào)查研究的正確方法，給下屬以指導(dǎo)。(√)
8.按要求撰寫報(bào)告。(√)
9.報(bào)告標(biāo)題正確。(√)
10.報(bào)告缺少建議和結(jié)論部分。(×)
二、請(qǐng)看錄像(文字部分即為錄像內(nèi)容)，找出錄像中秘書曉紅行為及工作環(huán)境中的至少10項(xiàng)正確或錯(cuò)誤點(diǎn)。
經(jīng)理辦公室。
曉紅：“王總，鑒于我公司信息管理較為混亂的現(xiàn)象，我們辦公室起草了一份信息管理制度，請(qǐng)您審閱。”
王總：“很好。”
王總邊看邊說(shuō)道：“工作制度、傳遞制度、專報(bào)制度、存儲(chǔ)制度、審批制度，還缺少一個(gè)重要制度，保密制度，你們?cè)偃バ薷囊幌掳伞?rdquo;
曉紅認(rèn)真做著記錄：“好吧，我去修改。”
王總：“下周與利華公司簽字儀式準(zhǔn)備好了嗎?”
曉紅：“您放心吧，絕對(duì)沒問題，我將工作分頭做了布置，各負(fù)其責(zé)，我一會(huì)還要到會(huì)場(chǎng)去檢查。”
王總：“待簽文本準(zhǔn)備好后給我看一下。”
曉紅：“文本的準(zhǔn)備我已委托對(duì)方的陳秘書負(fù)責(zé)，簽字儀式時(shí)帶來(lái)。”
王總很生氣地說(shuō)：“合同文本要雙方共同校對(duì)、審定，怎么能交給對(duì)方不管了呢?” 曉紅：“我立即與對(duì)方聯(lián)系。”
在簽字儀式現(xiàn)場(chǎng)。曉紅邊巡視邊生氣地對(duì)秘書小李說(shuō)道：“要懸掛簽字儀式名稱的橫幅，簽字桌不能鋪紅色臺(tái)布，應(yīng)改為深綠色的，這些問題已和你們說(shuō)了好幾遍，為什么不照辦?”
小李：“衛(wèi)秘書，儀式有多少人參加，我們要準(zhǔn)備好酒杯。”
曉紅：“對(duì)方大概5人，我們?nèi)硕嘁恍�，約l2人吧，你去準(zhǔn)備吧。”
參考解析：
1.能夠主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施(制定制度)。(√)
2.信息制度不全面。(×)
3.與領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí)能夠認(rèn)真做記錄。(√)
4.過(guò)于自信和絕對(duì)。(×)
5.懂得分配下屬工作，要求各負(fù)其責(zé)。(√)
6.待簽文本不應(yīng)交給對(duì)方單方負(fù)責(zé)。(×)
7.能夠進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查。(√)
8.及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并指出(缺少橫幅、臺(tái)布顏色不正確)。(√)
9.對(duì)下屬的錯(cuò)誤應(yīng)耐心指正。(×)
10.簽字儀式雙方人數(shù)應(yīng)大致對(duì)等。(×)
三、、按照以下便條要求完成工作
背景說(shuō)明：你是亞暉時(shí)代公司行政總監(jiān)李琳，下面是總經(jīng)理王濤需要你完成的工作。
按照以下便條要求完成工作。
便 條
李琳：
為了加強(qiáng)信息管理工作，公司近期將舉辦信息工作培訓(xùn)班，由你在培訓(xùn)班上就信息決策的程序和輔助決策的信息工作方法作一個(gè)發(fā)言，請(qǐng)你于下周一前將書面材料先交給我審閱。
謝謝。
總經(jīng)理：王濤
2007年6月3日
參考解析：
1.信息決策的程序。
決策程序是指決策過(guò)程中所要依次經(jīng)歷的各個(gè)步驟，一般分為四個(gè)階段：
(1)確定決策目標(biāo)。決策目標(biāo)是在一定的環(huán)境條件下，在預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)上，擬定出的實(shí)現(xiàn)目的。
(2)制定決策方案。對(duì)目標(biāo)進(jìn)行分析，制定出多種可供選擇的方案。
(3)選定決策方案。對(duì)各個(gè)備選方案進(jìn)行評(píng)估、論證，通過(guò)分析判斷，選擇出最優(yōu)化方案，作出決策。
(4)貫徹實(shí)施和追蹤檢查。將決策付諸實(shí)施，并對(duì)決策執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，針對(duì)實(shí)施情況對(duì)決策進(jìn)行控制和修正。
2.輔助決策的信息工作方法有如下幾種：
(1)調(diào)查法。通過(guò)調(diào)查研究掌握決策對(duì)象各個(gè)構(gòu)成部分的現(xiàn)實(shí)狀況，掌握精確的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)問題，避免決策失誤。
(2)比較法。把同類問題在歷史上呈現(xiàn)的不同結(jié)果作定性和定量比較分析，研究工作活動(dòng)的情況及規(guī)律。
(3)預(yù)測(cè)法。依據(jù)過(guò)去和現(xiàn)在的信息，通過(guò)分析判斷，推導(dǎo)事物發(fā)展變化狀況和趨勢(shì)，預(yù)測(cè)未來(lái)。
(4)綜合法。從總體上對(duì)信息進(jìn)行系統(tǒng)的歸納、分析和整合，提高信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確度，為決策提供深加工信息。
(5)優(yōu)選法。在系統(tǒng)綜合的基礎(chǔ)上，從不同的可行方案和意見中選優(yōu)，最后作出審慎的決策。
四、請(qǐng)看錄像(文字部分即為錄像內(nèi)容)，找出錄像中秘書曉紅行為及工作環(huán)境中的至少15項(xiàng)正確或錯(cuò)誤點(diǎn)。
張總經(jīng)理辦公室。秘書曉紅認(rèn)真聽領(lǐng)導(dǎo)布置工作，并做著記錄。
張總經(jīng)理：“公司決定參加下個(gè)月在上海舉行的科博會(huì)，整個(gè)策劃工作由你來(lái)負(fù)責(zé)，這次參會(huì)很重要，各項(xiàng)工作要保證萬(wàn)無(wú)一失。”
曉紅：“這次參會(huì)的規(guī)模如何?”
張總經(jīng)理：“是我們歷次參會(huì)規(guī)模最大的一次，有近百萬(wàn)人的強(qiáng)大陣容。”
曉紅：“我先收集一些資料，制訂一個(gè)完整的工作計(jì)劃，組建幾個(gè)籌備小組。” 張總經(jīng)理：“很好，你盡快去落實(shí)吧。”曉紅離開。
曉紅急忙回到自己的辦公室，辦公桌上堆放著很多文件，還有些零食。曉紅打開電腦，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查找歷屆科博會(huì)的有關(guān)資料，擬寫工作計(jì)劃，并用局域網(wǎng)發(fā)布籌備會(huì)議通知。
曉紅提前到達(dá)會(huì)議室，檢查會(huì)場(chǎng)及設(shè)備情況。
曉紅主持會(huì)議：“科博會(huì)籌備小組正式組建，為保證圓滿完成任務(wù)，我們團(tuán)隊(duì)中的每一個(gè)人都要團(tuán)結(jié)一致，努力工作。我草擬了一份工作計(jì)劃，其中包括工作目標(biāo)、任務(wù)項(xiàng)目、最終期限和具體內(nèi)容以及數(shù)量指標(biāo)等交大家討論。”曉紅將工作計(jì)劃用投影的形式放映在屏幕上。
大家踴躍發(fā)言，曉紅認(rèn)真傾聽，并不斷點(diǎn)頭給發(fā)言者以鼓勵(lì)。
曉紅：“我們可以就一個(gè)個(gè)小問題逐個(gè)討論，比如劃分成幾個(gè)工作小組，像資料組、會(huì)務(wù)組、聯(lián)絡(luò)組等，有辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)的老同志和幾位新同志互相搭配。”
大家普遍贊同。
曉紅：“完成任務(wù)后，給大家發(fā)獎(jiǎng)金。”
會(huì)后，小張找到曉紅，“衛(wèi)秘書，我與劉師傅合不來(lái)，恰巧分在一個(gè)組里，能否調(diào)換一下。”
曉紅：“怎么這么多事兒，和誰(shuí)工作不一樣。”
小張悶悶不樂地走開了。
參考解析：
1.對(duì)領(lǐng)導(dǎo)布置工作邊聽邊記錄。(√)
2.能夠主動(dòng)詢問工作。(√)
3.了解應(yīng)該做的準(zhǔn)備工作(收集資料、制訂方案、籌建小組)。(√)
4.辦公桌不整潔。(×)
5.會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)查找資料和發(fā)布會(huì)議通知。(√)
6.提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)檢查準(zhǔn)備工作。(√)
7.具備主持會(huì)議的能力。(√)
8.具有團(tuán)隊(duì)意識(shí)。(√)
9.工作計(jì)劃包括的內(nèi)容完整。(√)
10.會(huì)用投影設(shè)備。(√)
11.認(rèn)真傾聽大家發(fā)言，并不斷給予鼓勵(lì)。(√)
12.能夠正確引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程。(√)
13.了解團(tuán)隊(duì)合作的方法(新老同志搭配)。(√)
14.不應(yīng)向大家許諾發(fā)獎(jiǎng)金。(×)
15.不能耐心地給員工做思想工作。(×)
五、試運(yùn)用公共關(guān)系學(xué)中的相關(guān)知識(shí)分析評(píng)點(diǎn)以下案例。
便 條
李琳：
作為秘書經(jīng)常隨領(lǐng)導(dǎo)出行，怎樣做好隨行事務(wù)，在這方面你很有經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)你用書面的形式向新來(lái)的秘書小王介紹一下對(duì)秘書隨行工作的要求，擬好后直接交給她即可。
謝謝。
總經(jīng)理：王濤
2007年4月8日
參考解析：
隨行工作的要求：
1.積極主動(dòng)。在隨行期間，要主動(dòng)開展工作，不僅要處理好自己本職內(nèi)的事務(wù)，而且要積極為領(lǐng)導(dǎo)工作著想，在領(lǐng)導(dǎo)參加各項(xiàng)活動(dòng)前，主動(dòng)提醒領(lǐng)導(dǎo)做好準(zhǔn)備工作，真正當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
2.謹(jǐn)慎行事。秘書始終是隨行人員，除領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)外，對(duì)任何問題都無(wú)權(quán)表態(tài)，一言一行都要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，可以選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)或方式向領(lǐng)導(dǎo)提出自己的意見或建議，但要服從領(lǐng)導(dǎo)的決定。
3.辦事細(xì)心。秘書隨從領(lǐng)導(dǎo)外出，工作人員少，任務(wù)繁雜，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)的出行帶來(lái)影響，因此，處理任何事情都要認(rèn)真仔細(xì)，不能有半點(diǎn)疏忽大意。
4.隨機(jī)應(yīng)變。外出期間，因各種原因造成不能按原計(jì)劃執(zhí)行，或發(fā)生意想不到的事情，秘書應(yīng)隨機(jī)應(yīng)變，妥善處理，在重大問題上按領(lǐng)導(dǎo)指示辦理。
5.不搞特殊。秘書在出行期間，必須事事以身作則，表現(xiàn)出良好的精神風(fēng)貌，不借外出機(jī)會(huì)大吃大喝，不索要禮物，不暗示超標(biāo)接待。
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