office辦公軟件使用技巧大全
1.將Word表格巧妙轉(zhuǎn)換為Excel表格
先打開(kāi)帶表格的Word文件，接著選中整個(gè)表格，先將光標(biāo)放在表格的任一單元，在整個(gè)表格的左上角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)帶框的十字模樣的標(biāo)志。把光標(biāo)移到上面再單擊，整個(gè)表格的字會(huì)變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇“復(fù)制”;然后打開(kāi)Excel，再單擊右鍵，在出現(xiàn)的菜單中選擇“選擇性粘貼”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中有6項(xiàng)菜單可選，選擇“文本”并確定就行了。
2.巧存Word文檔中的圖片
有時(shí)候收到朋友寄來(lái)的一篇圖文并茂的Word文檔，想把文檔里的所有圖片全部保存到自己的電腦里，可以按照下面的方法來(lái)做：打開(kāi)該文檔，選擇“文件”菜單下的“另存為Web頁(yè)”，指定一個(gè)新的文件名，按下“保存”按鈕，你會(huì)發(fā)現(xiàn)在保存的目錄下，多了一個(gè)和Web文件名一樣的文件夾。打開(kāi)該文件夾，你會(huì)驚喜地發(fā)現(xiàn)，Word文檔中的所有圖片，都在這個(gè)目錄里保存著。
3.在金山表格2002中為數(shù)值自動(dòng)添加單位
在使用金山表格2002時(shí)，因工作需要，筆者常常需要在輸入的數(shù)字(如“2310”等)后面添加單位如“平方米”等。其實(shí)只要稍加設(shè)置一下，就可以讓系統(tǒng)自動(dòng)添加：選中相應(yīng)的單元格(區(qū)域)，打開(kāi)“單元格格式”對(duì)話框，在“格式”標(biāo)簽中，選中“格式類別”下面的“數(shù)值擴(kuò)展”選項(xiàng)，再在下面“格式編碼”的方框中輸入“#"平方米"”，先后按“添加”和“確定”按鈕退出。以后在上述單元格中輸入數(shù)字，按下“Enter”鍵后，即可將數(shù)字后面自動(dòng)加上所設(shè)置的單位。
4.PowerPoint的特殊播放模式
在實(shí)際使用Powerpoint演示文稿的過(guò)程中，往往需要與其他程序窗口的數(shù)據(jù)配合使用以增強(qiáng)演示效果。而用Powerpoint演示文稿時(shí)，一般會(huì)處于全屏放映模式，在這種模式下，必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他窗口切換。其實(shí)我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作，這時(shí)啟動(dòng)的幻燈片放映模式是一個(gè)帶標(biāo)題欄和菜單欄的形式，這樣就可以將此時(shí)的幻燈片播放模式像一個(gè)普通窗口一樣操作，如最小化和自定義大小。
5.在Word XP中巧輸分?jǐn)?shù)
啟動(dòng)Word XP，選擇“插入”菜單下的“域”命令，出現(xiàn)“域”對(duì)話框，在“請(qǐng)選擇域類別”的下拉列表中選擇“等式和公式”，“域名”項(xiàng)選中“Eq”，然后單擊“域代碼”按鈕，單擊“選項(xiàng)”按鈕，在“開(kāi)關(guān)”中選擇“\F(,)”，按下“添加到域”，在下面的“域代碼”中添加上分子和分母，如EQ \F(1,2)，連按兩次“確定”回到Word編輯窗口，這樣分?jǐn)?shù)制作就完成了。
6.快速輸入大寫(xiě)數(shù)字
由于工作需要，經(jīng)常要輸入一些大寫(xiě)的金額數(shù)字(特別是財(cái)務(wù)人員)，但由于大寫(xiě)數(shù)字筆畫(huà)大都比較復(fù)雜，無(wú)論是用五筆字型還是拼音輸入法輸入都比較麻煩。后來(lái)偶然發(fā)現(xiàn)，利用Word2000可以巧妙地完成：首先輸入小寫(xiě)數(shù)字如“123456”，選中后從“插入”菜單中選擇“數(shù)字”命令，接著會(huì)出現(xiàn)如圖所示的對(duì)話框，選擇“壹，貳，叁”項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”即可，或者你也可以直接在“數(shù)字”對(duì)話框中輸入數(shù)字。
7.巧設(shè)WPS Office的表單域外形
WPSOffice中的表單域雖然可以自由設(shè)置填充色和邊線，但是卻不能修改外形。為此筆者找到一個(gè)方法，可以對(duì)幾種表單域外形進(jìn)行設(shè)置，只是方法略為麻煩了一點(diǎn)。
插入一個(gè)單行文字型表單域，點(diǎn)擊表單域工具欄中的保護(hù)文檔圖標(biāo)，確定使文檔處于保護(hù)狀態(tài)，單擊該表單域使它進(jìn)入輸入狀態(tài)，可以看到文字輸入的光標(biāo)在表單域中閃爍，然后點(diǎn)擊表單域工具欄中的保護(hù)文檔圖標(biāo)解除保護(hù)狀態(tài)。請(qǐng)注意此時(shí)文字輸入的光標(biāo)仍處于表單域中，馬上右擊該表單域，在彈出的右鍵菜單中就會(huì)有一個(gè)外形選擇項(xiàng)。現(xiàn)在只要在外形選擇項(xiàng)中選擇喜歡的外形就可以修改表單域的形狀了。
當(dāng)然并不是所有的表單域都可以采用以上方法設(shè)置。經(jīng)筆者試驗(yàn)，單行文字型、多行文字型和日期型的表單域都可以設(shè)置外形。
8.在Excel中快速輸入特殊符號(hào)
報(bào)表中常用的“二○○二”中的“○”。很多人都是將就地打印為“二00二”、“二OO二”或“二零零二”。其實(shí)這都是不正確的，“00”是數(shù)字鍵，“OO”是英文字母“o”的大寫(xiě)，“零零”是中文數(shù)字的大寫(xiě)，而“二”是中文數(shù)字的小寫(xiě)，它們之間都不匹配。經(jīng)過(guò)仔細(xì)摸索，筆者發(fā)現(xiàn)被忽略的中文輸入法中的“軟鍵盤(pán)”可以輕松地輸入常用符號(hào)。打開(kāi)中文輸入法，先輸入“二”，在中文輸入法狀態(tài)下，用鼠標(biāo)右鍵單擊輸入法的“軟鍵盤(pán)”標(biāo)志，這里選“單位符號(hào)”，這樣輸入法的軟鍵盤(pán)就被打開(kāi)且定位到中文數(shù)字上，按鍵盤(pán)上的Q鍵或用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“軟鍵盤(pán)”上的Q鍵，中文小寫(xiě)的“○”便被錄入進(jìn)來(lái)。
9. WPSOffice中用文字框巧分欄
在工作中，經(jīng)常會(huì)用到頁(yè)面分欄設(shè)置，WPS Office能夠?qū)陂g距設(shè)為0～100mm之間的任何數(shù)值，基本上能滿足工作的需要。但有的時(shí)候可能需要將欄間距再加大或左右不對(duì)稱，這時(shí)系統(tǒng)設(shè)置就無(wú)能為力了。其實(shí)利用文字框就能解決這個(gè)問(wèn)題。
1)首先設(shè)置好分欄數(shù)，然后打開(kāi)“插入”下的“文字框”，這時(shí)鼠標(biāo)變?yōu)槭中�，用鼠�?biāo)在分欄的中間拖出一個(gè)文字框。
2)用右鍵點(diǎn)擊文字框，在彈出的菜單中選擇“對(duì)象屬性”，然后在“邊線端點(diǎn)”中將“邊線風(fēng)格”設(shè)為空線。
3)再到“位置尺寸”框中根據(jù)需要設(shè)定好文字框的大小與位置。這里需要注意的是，文字框應(yīng)該與欄中的文字等高。
4)最后將右鍵彈出菜單中的“繞排方式”設(shè)為“左右繞排”。
10.幻燈片播放速度隨意設(shè)
用PowerPoint2002制作幻燈片時(shí)，“自定義動(dòng)畫(huà)”的“速度”只有5個(gè)選項(xiàng)，其中最快為0.5秒，最慢為5秒，但有時(shí)播放動(dòng)畫(huà)需要更快或者更慢的速度，在“速度”框中又不能直接修改，怎么辦呢?這時(shí)可以先在“自定義”動(dòng)畫(huà)的任務(wù)窗口中選中所定義的動(dòng)畫(huà)，點(diǎn)擊右側(cè)的小三角，選中“計(jì)時(shí)”項(xiàng)，然后在彈出的對(duì)話框中找到“速度”項(xiàng)，將它修改為合適的速度即可(最長(zhǎng)不能超過(guò)60小時(shí))
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