時(shí)間管理與信息化工具的聯(lián)系

　　由于時(shí)間的特殊性質(zhì)，在各種資源都可以通過(guò)其他手段獲得的情況下，時(shí)間的獲得卻是最為有限的。本文通過(guò)對(duì)時(shí)間管理概念、方法進(jìn)行研究，并立足于企業(yè)內(nèi)部員工時(shí)間管理提出了基于信息化的員工時(shí)間管理平臺(tái)開發(fā)思路。

　　1 前言

　　人不善于管理自己的時(shí)間，時(shí)至今日，無(wú)論是經(jīng)理人、高階主管、管理者或知識(shí)工作者，依舊陷于同樣的困境里。時(shí)間是最特殊的、無(wú)可替代的和不可開缺的一項(xiàng)資源。高效時(shí)間管理者與其他人最大的區(qū)別，就是他們非常珍惜自己的時(shí)間。但時(shí)間的診斷僅憑個(gè)人感覺(jué)是不行的，要管理好自己的時(shí)間，必須對(duì)“時(shí)間花費(fèi)”進(jìn)行診斷，了解自己的時(shí)間是怎么耗用的，并通過(guò)工具來(lái)確保工作的高效性。

　　2 時(shí)間管理意義

　　在工業(yè)史上，經(jīng)常有這樣的事情：僅僅是一天之差，就可以導(dǎo)致一個(gè)企業(yè)的巨大成功和另一企業(yè)的倒閉破產(chǎn)。為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況?因?yàn)橛绊懡M織生存的資源很多，時(shí)間也是這些資源當(dāng)中的一個(gè)重要要素，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，要追求利潤(rùn)最大化，就必須在有限的時(shí)間內(nèi)盡可能多的創(chuàng)造價(jià)值，而在這當(dāng)中，各種其他資源可以滿足，但是時(shí)間卻是有限的。時(shí)間是最寶貴的財(cái)富。沒(méi)有時(shí)間，計(jì)劃再好，目標(biāo)再高，能力再?gòu)?qiáng)，也是空的。時(shí)間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的――它可以一瞬即逝，也可以發(fā)揮最大的效力。對(duì)于生產(chǎn)和商業(yè)活動(dòng)來(lái)，時(shí)間就是潛在的資本。

　　所以，不懂得利用時(shí)間的管理者就是最無(wú)能的管理者。浪費(fèi)時(shí)間就等于浪費(fèi)企業(yè)的財(cái)富。

　　會(huì)不會(huì)利用時(shí)間不是單純地看工作時(shí)間內(nèi)是否充滿了各種工作。有很多管理人員，從早忙到晚，不單在工作時(shí)間內(nèi)擠滿了各種工作。而且還在工作時(shí)間以外尋找時(shí)間繼續(xù)工作。單純從這個(gè)現(xiàn)象看，并不能表明該管理人員會(huì)利用時(shí)間。他的工作精神固然是好的，但他還不能稱得上是最好的經(jīng)理，也不能稱他是善于利用時(shí)間的能手。

　　會(huì)不會(huì)利用時(shí)間，關(guān)鍵在于會(huì)不會(huì)制定完善的、合理的工作計(jì)劃，有計(jì)劃地利用工作時(shí)間，合理地安排最主要的工作和最關(guān)鍵的問(wèn)題。這些工作和問(wèn)題，只要安排得適時(shí)和得當(dāng)，就會(huì)像機(jī)器的主軸帶動(dòng)整個(gè)機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)那樣，促使其他的事情按時(shí)完成。

　　因此管理者必須學(xué)會(huì)時(shí)間管理，管理時(shí)間!

　　3 時(shí)間管理方法

　　德魯克認(rèn)為，有效的時(shí)間管理方法如下：第一，記錄時(shí)間;第二，管理時(shí)間;第三，統(tǒng)一安排時(shí)間。

　　(一)記錄時(shí)間

　　記錄時(shí)間是一種歷史悠久的時(shí)間管理辦法。為了提高工人的工作效率而采用計(jì)時(shí)器測(cè)量工人的工作時(shí)間，從中找出工人不必要的非生產(chǎn)性時(shí)間，使得工人的工作時(shí)間達(dá)到“科學(xué)”。

　　在管理者的工作過(guò)程中，管理者有許多事是根本不必做的，因?yàn)樽鲞@些事無(wú)助于管理者的績(jī)效，無(wú)助于企業(yè)的成果。例如：應(yīng)邀演講、參加宴會(huì)、擔(dān)任委員、過(guò)多開會(huì)等等。因此，管理者需要評(píng)估這些事情，了解這些事情是否有助于自身的績(jī)效以及企業(yè)的成果。如果都沒(méi)有，這些事情可以不做。在企業(yè)的日常管理中，有一些事情是需要管理者親力親為的，有一些事情是可由他人代替管理者去完成的。企業(yè)所有人員的生產(chǎn)性工作時(shí)間是企業(yè)的最重要的資源，因此，管理者通過(guò)一些不必要的方式浪費(fèi)了他的員工的生產(chǎn)性時(shí)間，就會(huì)對(duì)企業(yè)的績(jī)效造成損害，但是在現(xiàn)實(shí)的企業(yè)日常管理活動(dòng)中，管理者時(shí)常浪費(fèi)其員工的生產(chǎn)性工作時(shí)間。因此，管理者要通過(guò)記錄時(shí)間的方式來(lái)查找自己是否浪費(fèi)了別人的時(shí)間。

　　(二)管理時(shí)間

　　管理者在記錄了自己的時(shí)間之后，管理者就已經(jīng)開始自己的時(shí)間管理了，這也可以通過(guò)很多方法實(shí)現(xiàn)，比如四象限法、GTD法等等。

　　(三)統(tǒng)一安排時(shí)間

　　管理者在記錄和分析了自己的時(shí)間之后，管理者就能更好的安排自己的時(shí)間。但是，無(wú)論管理者對(duì)自己的時(shí)問(wèn)安排是多么的合理，總會(huì)產(chǎn)生一些零碎的時(shí)問(wèn)。這些零碎的時(shí)問(wèn)產(chǎn)生于管理者做兩件事情之間的縫隙。因此，使用好這些零碎的時(shí)間將能提高管理者的績(jī)效。德魯克說(shuō)：“有效的管理者必須集中他的零碎時(shí)間。”時(shí)間是最稀有的資源。所以，德魯克說(shuō)：認(rèn)識(shí)你的時(shí)間是任何人只要肯做就能做到的，這是通向貢獻(xiàn)和有效性之路。

　　4 基于信息化的員工時(shí)間管理平臺(tái)建設(shè)

　　在前兩章相關(guān)理論的指導(dǎo)下，結(jié)合系統(tǒng)的功能需求設(shè)計(jì)了員工時(shí)間管理工具的功能模型。系統(tǒng)建設(shè)基于企業(yè)內(nèi)網(wǎng)的的C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，采用面向?qū)ο蟮?NET技術(shù)開發(fā)。采用組件化的開發(fā)模式，并根據(jù)需要對(duì)組件進(jìn)行封裝裝，以XML文件為配置文件進(jìn)行管理，因此具有較強(qiáng)的靈活性與可變性，最大程度適應(yīng)因需求變化而造成的系統(tǒng)重組。系統(tǒng)主要包括五大功能：

　　1.員工工作計(jì)劃管理，在此功能中，員工可以按照上級(jí)或者自己的安排給自己或者同事定制工作計(jì)劃，并能跟蹤工作完成狀態(tài)，按時(shí)間提醒。

　　2.時(shí)間統(tǒng)計(jì)，此功能中員工可以查看本人或者下級(jí)員工的每月時(shí)間規(guī)劃，及時(shí)查看員工工作時(shí)間分配，及時(shí)評(píng)價(jià)，找到可以改進(jìn)之處。

　　3.便簽管理，在桌面上以便簽的形式顯示當(dāng)天任務(wù)，并可以執(zhí)行開始、暫停、結(jié)束操作。

　　4.去向管理，在日常工作中，員工可能有出差，外出辦事等情況，要求能夠在軟件平臺(tái)中方便快速的登記員工的當(dāng)前工作地點(diǎn)和外出計(jì)劃，如發(fā)現(xiàn)可以代辦事項(xiàng)可以幫同事代辦。

　　5.系統(tǒng)管理。在軟件中使用IP檢測(cè)用戶權(quán)限，根據(jù)工作部門和職位不同分配使用權(quán)限;軟件數(shù)據(jù)庫(kù)備份和載入，保證系統(tǒng)的安全性。

　　5 結(jié)束語(yǔ)

　　本文在研究德魯克時(shí)間管理理論的基礎(chǔ)上，以本單位員工的時(shí)間管理為切入口，提出了信息化時(shí)間管理工具的建設(shè)方法，軟件經(jīng)過(guò)科室內(nèi)部測(cè)試使用，時(shí)間管理系統(tǒng)對(duì)員工的工作時(shí)間安排和上下級(jí)溝通起到了很好的效果。使用結(jié)果表明，時(shí)間管理具有一定的科學(xué)性和隨機(jī)性，在開發(fā)工作中必須結(jié)合產(chǎn)品的實(shí)際，以高效的時(shí)間控制方法來(lái)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的管理目標(biāo)。它不但需要項(xiàng)目經(jīng)理具有較高的協(xié)調(diào)能力和組織才能，還需要團(tuán)隊(duì)普通成員的積極工作態(tài)度和合作精神，這也是時(shí)間管理的關(guān)鍵所在。

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