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秘書處理好事務(wù)性工作的要點(diǎn)
秘書事務(wù)性工作的內(nèi)容十分廣泛，從處理日常具體事務(wù)、輔助決策到重大活動(dòng)的組織協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類復(fù)雜問題的處理都需要秘書靈活掌握，可謂面面俱到、事無巨細(xì)，特別是對(duì)其中一些刺手事務(wù)的處理，更需要秘書具有冷靜的頭腦、科學(xué)的方法、高超的協(xié)調(diào)能力和靈活的人際關(guān)系處理技巧。
為此，秘書首先必須了解事務(wù)性工作的主要特點(diǎn)。
一、多樣瑣碎性。從接聽電話、接待來訪、車輛安排、福利發(fā)放、文件處理、檔案管理到承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它事項(xiàng)，所有這些都屬于秘書事務(wù)性工作內(nèi)容，可謂面放量大、千頭萬緒，秘書不得不埋首于“事務(wù)堆”里，花費(fèi)大量的時(shí)間、精力去應(yīng)對(duì)。這些事務(wù)性工作往往又是具體瑣碎的，而且很容易出錯(cuò)，完成了這類事務(wù)性工作常常不為人所知，難見成績，而一旦處理不好就可能使領(lǐng)導(dǎo)工作甚至整個(gè)部門的正常運(yùn)行受到影響。
二、隨機(jī)突發(fā)性。一個(gè)部門通常按照既定的工作計(jì)劃和工作步驟開展日常工作。但是，秘書部門即使將計(jì)劃制定得很完美，考慮得很細(xì)致，也常常會(huì)因突發(fā)事件的出現(xiàn)而打亂整個(gè)工作部署，秘書不得不充當(dāng)“滅火員”的角色，迅速調(diào)整策略，處置臨時(shí)性、突發(fā)性事件。
三、領(lǐng)導(dǎo)指派性。秘書工作的核心就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，這決定了秘書工作必須緊跟領(lǐng)導(dǎo)的需要。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，秘書除了要高質(zhì)量地完作成各項(xiàng)分內(nèi)工作外，還必須完成好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事務(wù)，甚至對(duì)領(lǐng)導(dǎo)委托辦理的個(gè)人私事也必須全力以赴。
四、保密性。秘書工作具有很強(qiáng)的機(jī)密性，因此秘書處理各類事務(wù)必須嚴(yán)守保密紀(jì)律，知而不言，做而不做，謹(jǐn)慎從事。秘書事務(wù)性工作的以上幾個(gè)特點(diǎn)往往是相互交織在一起的。因此，秘書只有掌握了處理事務(wù)性工作的多種方法和途徑，增強(qiáng)處理的藝術(shù)性，才能充分發(fā)揮參謀助手作用，履行好秘書的職責(zé)。
下面，筆者結(jié)合工作實(shí)際，簡要介紹幾種常的處理方法。
1、建立臺(tái)賬法。
秘書在工作中建立必要的臺(tái)賬，使雜亂無章的事務(wù)性工作從無序走向有序，是處理好各類事務(wù)的一種有效手段和基本方法。目前，隨著計(jì)算機(jī)的普及和推廣，可運(yùn)用辦公自動(dòng)化手段，借助數(shù)據(jù)庫管理軟件，分門別類地建立人事檔案、工資福利、車輛管理、值班記錄等多種臺(tái)賬，用于秘書事務(wù)性工作管理。當(dāng)一次性錄入數(shù)據(jù)后，只要平時(shí)做好數(shù)據(jù)的管理、維護(hù)和更新，就能在需要時(shí)及時(shí)調(diào)用，做到有備無患、高效快捷。
2、追根溯源法。
此法主要適用于對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類突發(fā)事件的處理。因處理此類事件往往不屬于秘書的職責(zé)范圍，作為下屬也不便追問領(lǐng)導(dǎo)，這在一定程度上增加了處理的難度。例如，有一次某局新任局長交給秘書一項(xiàng)“重新推薦一名局領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任市里某委員會(huì)領(lǐng)導(dǎo)小組成員”的任務(wù)，因此項(xiàng)工作并非秘書的職責(zé)范圍，秘書對(duì)許多情況并不了解。秘書接受任務(wù)后，采用了追根溯源的方法：他先與辦公室取得聯(lián)系，摸清參加該委員會(huì)上一屆領(lǐng)導(dǎo)小組的局領(lǐng)導(dǎo)是誰，又查到了該委員會(huì)的電話號(hào)碼，直接與該委員會(huì)聯(lián)系，弄清了該委員會(huì)對(duì)新組成人員的有關(guān)資格要求，然后結(jié)合局領(lǐng)導(dǎo)的分工，向新任局長提交了人選建議名單，獲得了局長批準(zhǔn)，圓滿完成了此項(xiàng)任務(wù)。
3、觸類旁通法。
秘書工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都是為了更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，因此秘書不僅要做好事務(wù)性工作，更要通過對(duì)具體瑣碎事務(wù)的處理見微知著、舉一反三，為領(lǐng)導(dǎo)提供理更高層次的服務(wù)。比如，秘書通過處理來信、來訪進(jìn)行綜合分析，查找工作中存在的不足和薄弱環(huán)節(jié)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出建設(shè)性的意見，就會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)取得更多的工作主動(dòng)權(quán)。
4、個(gè)人日志法。
作為一名秘書，每天都要處理大量的事務(wù)性工作，只有安排好自己的時(shí)間，用有限的時(shí)間和精力集中處理重要事務(wù)，才能避免在瑣事上糾纏，收到事半功倍的效果。本人在工作中十分注意運(yùn)用個(gè)人信息管理軟件處理日常事務(wù)，大大提高了工作效率。目前，運(yùn)用較廣的是微軟Office辦公軟件中的Outlook Express和中國人自己設(shè)計(jì)的友情強(qiáng)檔WINPIM軟件。借助此類軟件可以妥善地管理個(gè)人的通訊錄、名片、聯(lián)系人等信息，還可以管理個(gè)人日記、日程安排、待辦任務(wù)以及備忘錄信息，特別是對(duì)待辦事務(wù)具有定時(shí)提醒功能，使用后可以極大地增加工作的計(jì)劃性、條理性。
5、綜合處理法。
在日常工作中，將事務(wù)性工作按照輕重緩急進(jìn)行排列，優(yōu)先處理重要的事和急事，對(duì)一些不重要、不緊急但又必須辦的事務(wù)，采取合并同類項(xiàng)的方法有計(jì)劃地進(jìn)行指處理，可以收到事半功倍之效。比如，在處理文件時(shí)可暫緩處理一般性傳閱文件，待緊急文件來時(shí)一并送給領(lǐng)導(dǎo)，這樣既節(jié)省了來回送文的時(shí)間，又可避免因瑣事而頻繁地打攪領(lǐng)導(dǎo)。
6、授權(quán)委托法。
秘書在特殊的情況下也可將一些常規(guī)性事務(wù)工作委托其他人員處理，以集中精力處理難事。比如，可把文件復(fù)印、裝訂等簡單的操作性事務(wù)交打字員完成，等等。
總之，只要秘書在平時(shí)工作中多積累、善總結(jié)，遇事沉著冷靜、膽大心細(xì)，就能不斷提高處理事務(wù)性工作的藝術(shù)，履行好秘書職責(zé)，贏得領(lǐng)導(dǎo)和同事們的認(rèn)可。
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