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新任秘書如何盡快進(jìn)入角色
隨著經(jīng)濟(jì)管理全球化、信息化、專業(yè)化，秘書也開始以一種全新的思維方式進(jìn)入到諸多領(lǐng)域之中，成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必不可缺的得力助手。下面是小編整理的新任秘書如何盡快進(jìn)入角色，歡迎大家分享。
一要勤于不恥下問。
秘書工作是門學(xué)問， 學(xué)問學(xué)問既要學(xué)又要問， 新任秘書只要抱著“入山問樵， 入水問漁， 入太廟每事問” 的精神， 樂此不彼地持續(xù)發(fā)力、奮發(fā)作為， 就一定能變不知為知， 變不懂為懂， 變外行為內(nèi)行， 盡快適應(yīng)崗位工作。一是勤問同事。“三人行， 必有我?guī)��！?不管是與自己一起進(jìn)機(jī)關(guān)的新秘書， 還是有機(jī)關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的老秘書， 每個(gè)人都有各自的工作經(jīng)歷和生活感悟， 都有能夠獨(dú)當(dāng)一面的優(yōu)長值得學(xué)習(xí)借鑒。勤于向同事學(xué)習(xí)討教， 潛心傾聽同事傳經(jīng)點(diǎn)撥， 工作中就會少走許多彎路。新任秘書在工作中如果遇到不懂不會的東西，一定要勇于放下架子， 虛心向身邊的同事請教， 千萬不能因礙于面子， 怕被人瞧不起，不懂也不問， 不會也不學(xué)， 揣著糊涂裝明白， 只顧低頭干活， 不懂抬頭“看路”， 其結(jié)果只能是事與愿違， 難以實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)。二是勤問領(lǐng)導(dǎo)。我們常講： “只有不肯鉆的學(xué)生， 沒有不愿教的老師�！� 只要學(xué)生愿意學(xué)、愿意鉆， 老師一定會毫無保留、竭盡所能地予以幫助和指導(dǎo)。不管是分管領(lǐng)導(dǎo)交待的事情， 還是工作中的困惑， 新任秘書事先一定要大膽多請教領(lǐng)導(dǎo)， 把辦事程序、辦事標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)限要求、目標(biāo)任務(wù)、政策規(guī)定等弄清楚， 有時(shí)寧可壯著膽子多問幾遍， 也不能不懂裝懂把事情辦砸了。對于那些比較難辦、耗時(shí)較長的事情， 除了事前周密計(jì)劃外， 還要主動匯報(bào)進(jìn)展情況， 遇到具體問題一時(shí)拿不準(zhǔn)的則要及時(shí)請示匯報(bào)， 請分管領(lǐng)導(dǎo)幫助把關(guān)定向， 長期堅(jiān)持就一定會獲益匪淺。三是勤問群眾。群眾是最好的老師， 群眾的言語最樸實(shí)最管用。秘書人員無論是辦事辦文還是跟班服務(wù)， 都要深入基層與一線群眾打交道， 在遇到棘手問題時(shí)， 要多深入一線“接地氣”， 甘當(dāng)“小學(xué)生”， 多向群眾問計(jì)， 多讓群眾幫助指點(diǎn)迷津， 如果跟班服務(wù)始終堅(jiān)持與群眾打成一片， 并善于“借梯上樓”， 用群眾喜聞樂見的方式協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展工作， 就一定能使自己的工作更貼近基層、貼近實(shí)際， 從而盡快打開工作局面。
二要善于見微知著。
古人云： “輕者重之端， 小者大之源。” 一是用心對待小事�！耙晃莶粧吆我話咛煜��！� 一些平常的、很不起眼的小事往往最能體現(xiàn)一個(gè)人對待工作的態(tài)度。秘書工作無小事， 小事干好成大事。秘書工作中雖然也會遇到一些“大事”， 但一年到頭從事的還是大量的、具體的事務(wù)性工作。有些事情雖然看起來簡單， 但真正干好并不容易， 有時(shí)一個(gè)電話沒詢問細(xì)致、一個(gè)通知沒落實(shí)到位、一個(gè)環(huán)節(jié)沒具體抓實(shí)，就可能造成無法挽回的影響�！疤煜麓笫卤刈饔诩�(xì)， 天下難事必作于易�！� 新任秘書必須認(rèn)認(rèn)真真地對待每件小事， 以燕子壘窩般的堅(jiān)持和“只顧攀登莫問高” 般的追求， 努力把每件小事干好干到極致， 久而久之， 工作自然就會取得進(jìn)步。二是盡心做好第一件事。領(lǐng)導(dǎo)交待的第一件事情協(xié)調(diào)得到不到位、交辦的第一項(xiàng)工作完成得好不好， 往往直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)和同事對你的第一印象。許多工作往往有了一個(gè)好的開局之后， 接下來才有可能踏上順風(fēng)順?biāo)摹翱燔嚨馈�。對新任秘書而言�?跟班服務(wù)切忌粗疏錯(cuò)漏、好高騖遠(yuǎn)， 要時(shí)刻擁有“食不甘味， 夜不能寐”的鉆勁和創(chuàng)新有為的拚勁， 摒住一口氣、靜下一顆心， 盡心擬好第一篇文稿， 下達(dá)好第一次通知， 協(xié)調(diào)好第一場會務(wù)， 落實(shí)好第一件事情， 完成好第一項(xiàng)任務(wù)。
三是細(xì)心辦好每件事。
秘書的能力素質(zhì)直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)單位在群眾中的形象�！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢�！� 從事秘書工作， 無論辦文、辦會還是辦事， 每一項(xiàng)工作都是一個(gè)系統(tǒng)工程， 都包括若干具體環(huán)節(jié)。事難成而易敗。有時(shí)一個(gè)錯(cuò)別字， 會讓好端端的一篇文稿黯然失色; 一個(gè)環(huán)節(jié)沒想到， 會讓本來很圓滿的一次會務(wù)留下遺憾。新任秘書無論干什么事情， 都要多想想怎么辦、為什么、應(yīng)達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)。在起草文字材料時(shí)， 大到結(jié)構(gòu)布局、格式要求， 小到字號字體、標(biāo)點(diǎn)符號，都要認(rèn)真對待， 即便是成文了， 在呈送分管領(lǐng)導(dǎo)批閱前也要仔細(xì)檢查， 看一看頁碼順序是不是正確， 裝訂是不是規(guī)范， 直到無可挑剔為止; 下發(fā)文電資料， 要仔細(xì)核實(shí)接收單位的接收人員， 認(rèn)真登記， 并及時(shí)將落實(shí)情況反饋給分管哪些收獲， 認(rèn)真分析和排查， 仔細(xì)總結(jié)歸納和查漏補(bǔ)缺。對那些有助于個(gè)人成長進(jìn)步的有意義的事務(wù)或工作， 還要及時(shí)寫感悟心得， 以促進(jìn)經(jīng)驗(yàn)積累。三是注重及時(shí)“悟真諦”。“學(xué)而不思則惘， 思而不學(xué)則殆�！� 只要常學(xué)常思常悟， 就能不斷進(jìn)步。對所掌握的知識如果不能深入思考， 只是學(xué)一知一、學(xué)一是一， 達(dá)不到舉一反三、觸類旁通的境界， 知識就難以快捷地轉(zhuǎn)化成實(shí)際工作能力。新任秘書務(wù)必對所做的工作、所學(xué)的東西， 及時(shí)作深層次思考， 并融會貫通地加以運(yùn)用， 這樣才能真正悟懂弄清“在工作中學(xué)習(xí)、在學(xué)習(xí)中工作” 的精髓要義， 悟到學(xué)習(xí)與思考、實(shí)踐與提高相得益彰的真諦。
秘書應(yīng)該具備哪些修養(yǎng)
1、秘書的知識素養(yǎng)。秘書工作的綜合性要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識面； 秘書工作又具有自己的專業(yè)特點(diǎn)， 這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業(yè)知識。
2、秘書的能力素養(yǎng)。秘書工作的復(fù)雜性、多樣性、和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能 力。
1）、寫作能力，具體指公文和事務(wù)應(yīng)用文的寫作能力。
2）、口頭表達(dá)能力。秘書應(yīng)會說一口標(biāo)準(zhǔn)流利 的普通話，口齒清晰，不緊不慢。語言要簡明扼要，有條有理，不要信口開河也不要沉默寡言。
3）、聽知能力。秘書要耐心傾聽和正確理解別人的發(fā)言，抓住重點(diǎn)后簡明扼要地復(fù)述。 還要掌握方言、外語和民族語言。
4）、閱讀概括能力。秘書要善于閱讀，既要善于精讀， 對經(jīng)典逐字逐句研究；也要善于泛讀和快讀，概括濃縮。
5）、社交活動能力。秘書人員必須具備一定的社會活動能力，懂得各種場合的禮儀、禮節(jié)，善于待人接物以及處理復(fù)雜的人際關(guān)系。
6）、協(xié)調(diào)能力。秘書要善于發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)、部門與部門、機(jī)關(guān)與基層之間在工作上的矛盾或不平衡；要善于發(fā)現(xiàn)文件與文件之間政策、提法上的抵觸或不一致；要善于發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)、干部與干部之間的誤解或不和，并及時(shí)加以溝通、協(xié)調(diào)。
7）、觀察分析能 力。秘書在工作中要善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、提出解決問題的方法。
8）、應(yīng)變能力。秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應(yīng)變能力。
9）、使用先進(jìn)辦公器械的能力。如：錄像機(jī)、照相機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等。
10）、預(yù)測能力。秘書人員應(yīng)鍛煉自己的預(yù)測能力，這有助于進(jìn)行主動服務(wù)和預(yù)防工作差錯(cuò)。
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