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機(jī)關(guān)秘書如何寫好總結(jié)
寫好總結(jié)是機(jī)關(guān)單位工作者的重要工作和職責(zé)，是“筆桿子”必備的基本功�？偨Y(jié)要寫好，“三要”不可少，即情況要清楚，思想要深刻，寫作要?jiǎng)?chuàng)新。一起來看看秘書寫好總結(jié)的三大要素吧！
一、總覽情況
總結(jié)總結(jié)，先總后結(jié)，總是總攬情況，結(jié)是結(jié)晶思想�？偟那闆r要清楚，我的體會(huì)是“三要”。
一要“兩下功夫”，弄清“半熟”情況。很多總結(jié)是“給我總結(jié)”，自己的情況當(dāng)然是清楚的，再擴(kuò)大一點(diǎn)，寫本單位工作總結(jié)，情況至少是比較清楚的。但這種清楚和比較清楚對于寫總結(jié)報(bào)告來說還只能算個(gè)基本清楚，我把它叫做“半熟”狀態(tài)，還需要朝著“更加清楚”的方向“下更深功夫”。
功夫一：“縱、橫、大、新”四遍梳理。“縱”是從時(shí)間上梳理，“橫”是從事件上梳理，“大”是從大事上梳理，“新”是從創(chuàng)新(亮點(diǎn))上梳理。“縱橫”梳理是基礎(chǔ)梳理，“大新”梳理是上層梳理，真正要寫進(jìn)總結(jié)報(bào)告的事情，主要是大的事情和富有創(chuàng)新亮點(diǎn)的事情。
功夫二：跳出局外對照比較。“當(dāng)局者迷，旁觀者清”。我們有必要跳出來看一看，請別人說一說，和外面比一比，這樣，就更清楚哪些是真正成績，哪些是主要問題，哪些事大哪些事小，哪些當(dāng)寫或不當(dāng)寫。尤其是經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和先進(jìn)材料，一定要比較，找出“個(gè)性事”“特色事”“獨(dú)立事”“亮點(diǎn)事”。
二要“六聽三看三查”，弄清“陌生”情況。更多總結(jié)是“替人總結(jié)”。我們經(jīng)常受命去總結(jié)某個(gè)地方或某個(gè)部門的工作，怎樣在很短的時(shí)間內(nèi)把一片從未接觸過的領(lǐng)域摸清楚，變陌生為熟悉，變外行為內(nèi)行?我的體會(huì)是多聽多看多查。
一是“六聽”，即聽主要領(lǐng)導(dǎo)宏觀講，聽中層干部中觀講，聽職工和群眾微觀講;聽正面的了解成績，聽中間的了解情況，聽反面的了解問題。有了前三聽情況就有了個(gè)“八九不離十”，加上后三聽情況就更加明了清晰，正所謂“兼聽則明，偏信則暗”。
二是“三看”，即看材料、看數(shù)據(jù)和看現(xiàn)場�？床牧习ǹ淳C合性材料、看單型材料、看方方面面的材料，有時(shí)不妨再看看舉報(bào)材料�？床牧掀鋵�(shí)是走捷徑，寫得好的材料是可以為己所用的，但也容易被牽著走，自己要有判斷�？磾�(shù)據(jù)包括看年度月度的報(bào)表，看一天的原始數(shù)據(jù)，看一個(gè)階段的數(shù)據(jù)變化。當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)各方面的總結(jié)，越來越重視數(shù)據(jù)這一塊�？船F(xiàn)場包括看準(zhǔn)備了的現(xiàn)場，看隨機(jī)抽樣抽到的現(xiàn)場，有時(shí)也要看負(fù)面現(xiàn)場。現(xiàn)場最具真實(shí)性和生命力。
三是“三查”，即查上情，了解上一級(jí)直至中央精神;查外情，了解外地經(jīng)驗(yàn)甚至外國經(jīng)驗(yàn);查史情，了解歷史狀況和發(fā)展變化情況。“查三情”很重要，它決定總結(jié)報(bào)告對“六聽三看”所獲材料的取舍。
三要從情況總匯到情況總攬。我理解的情況總匯是“一天說不完”，情況總攬是“一兩句話可以說明白”。前者是說情況了解得全面豐富，后者是說情況掌握得準(zhǔn)確要害。用兩個(gè)詞形容，前者可以“鋪天蓋地”，后者一定“頂天立地”。前者是基礎(chǔ)，后者是升華�？倕R需要花功夫，總攬需要有能力，這種能力是從總體上駕馭、從宏觀上把握、能夠提綱挈領(lǐng)的能力。而我們有的時(shí)候，會(huì)困在大量的材料里，“坐擁其中”走不出去、“陷足里面”拔不出來。從總匯到總攬須有一個(gè)過程，一個(gè)學(xué)習(xí)與鍛煉的過程，一個(gè)培養(yǎng)與成長的過程，一個(gè)從低到高的過程。
二、結(jié)晶思想
總結(jié)，總是事實(shí)，是依據(jù)，是基礎(chǔ)和前提;結(jié)是結(jié)論，是思想，是本質(zhì)和規(guī)律�？偨Y(jié)總結(jié)，易總難結(jié)，總結(jié)的根本特性就在“結(jié)”上面。如何結(jié)出思想來?我的體會(huì)是“六個(gè)堅(jiān)持”。
一是堅(jiān)持實(shí)事求是的根本原則。以事實(shí)為依據(jù)，是成績說成績，是問題說問題，成績不可夸大，問題不可回避。在實(shí)事的基礎(chǔ)上求是，求本質(zhì)求規(guī)律。既要“就事論事”，更要“就事論是”。
二是堅(jiān)持運(yùn)用科學(xué)方法。既要看到現(xiàn)象，又要看到本質(zhì);既要看到主流，又要看到支流;既要看到成績，又要看到問題;既要看到前景美好，又要看到道路曲折。新事物需要敏銳發(fā)現(xiàn)，老問題需要挖掘發(fā)現(xiàn);大事中發(fā)現(xiàn)小問題，小事中發(fā)現(xiàn)大價(jià)值;壞處不忘發(fā)現(xiàn)好，好處留心發(fā)現(xiàn)差;都在搞的工作要發(fā)現(xiàn)個(gè)性特征，單個(gè)搞的工作要發(fā)現(xiàn)推廣價(jià)值。
三是堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)�？偨Y(jié)報(bào)告要與時(shí)代和社會(huì)“同頻共振”，體現(xiàn)時(shí)代性，保持先進(jìn)性，力求前瞻性。今年照著往年套，這屆照著上屆抄，年年總結(jié)一個(gè)樣，屆屆總結(jié)差不多。這種“外甥打燈籠——照舅(舊)”的總結(jié)確實(shí)不少。我們要有“春江水暖鴨先知”的敏感，要有“草色遙看近卻無”的發(fā)現(xiàn)，不僅能跟著時(shí)代走，還要領(lǐng)著潮流走。
四是堅(jiān)持特色總結(jié)。人各有體，事各有別，那種認(rèn)為A地的總結(jié)B地可用，農(nóng)業(yè)廳的總結(jié)農(nóng)業(yè)局可用，去年的總結(jié)今年可用的想法，肯定是錯(cuò)的，必定要出洋相。特色總結(jié)，貴在發(fā)掘，貴在比較，貴在俯視。一方面，先要有工作特色，再有總結(jié)特色，有妙事才有妙文;另一方面，總結(jié)也有“能動(dòng)性”，也有一般工作的特色總結(jié)，要不，怎么有妙筆生花的呢?
五是堅(jiān)持走群眾路線。群眾中有生動(dòng)的事例，有深刻的思想，有豐富的語言。一切的成績都要群眾來檢驗(yàn)，所有的問題都逃不過群眾的眼睛。總結(jié)之前要走訪群眾，總結(jié)之后還要回到群眾中去，整個(gè)總結(jié)的過程請群眾參與，集中群眾的智慧經(jīng)驗(yàn)，豐富總結(jié)的思想內(nèi)容。
六是堅(jiān)持從本質(zhì)規(guī)律上尋找結(jié)論。有些總結(jié)報(bào)告無思想觀點(diǎn)，只是記流水賬。有些雖有思想觀點(diǎn)，不是原創(chuàng)，不是特有，都是些東抄西摘來的，多是老生常談的話，有人笑為“常說的老話多，正確的廢話多，漂亮的空話多，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶自挾啵`心的假話多”。好的總結(jié)應(yīng)當(dāng)總結(jié)出那些具有典型意義的、反映自身特點(diǎn)的以及帶規(guī)律性的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，于今后工作有實(shí)在的指導(dǎo)作用。話不在多而在精準(zhǔn)，“結(jié)”不在長而在管用。
三、創(chuàng)新總結(jié)
文章貴在創(chuàng)新。所謂“妙筆生花”，創(chuàng)新是妙筆之本、生花之根。我體會(huì)，總結(jié)報(bào)告包括其他報(bào)告的寫作創(chuàng)新應(yīng)該是全方位的。
一是主題上創(chuàng)新。要做到三切合，即切合時(shí)代大主題，切合全黨工作大主題，切合各級(jí)黨委工作大主題。切合大主題，才是大創(chuàng)新，才有大作為。我們圍繞這樣的大主題、新主題，從實(shí)處著力，從小處開口，從新處落筆，就會(huì)起到很好的效果。
二是題材上創(chuàng)新。要做到三貼近，即貼近黨委中心，貼近百姓生活，貼近社會(huì)需求。重大題材的總結(jié)容易做到三貼近，個(gè)人學(xué)習(xí)與工作的小題材總結(jié)，要不要、好不好做到三貼近呢?我覺得完全必要也完全可以，因?yàn)樾《际呛痛舐?lián)系在一起的，眾多之小積成大，無論多大來自小。
三是支點(diǎn)思想上創(chuàng)新。主題思想如皓月一輪，支點(diǎn)思想如繁星點(diǎn)點(diǎn)，支點(diǎn)思想與主題思想的關(guān)系就是四個(gè)字：眾星捧月。支點(diǎn)思想一般表現(xiàn)在經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)里，也可表現(xiàn)在做法與成績里，更可表現(xiàn)在問題和教訓(xùn)里。
四是材料選擇上創(chuàng)新�？偨Y(jié)對材料有“兩次需要”：一次需要“大量地占有材料”，再次需要“圍繞主題精選材料”。最后用在總結(jié)中的材料，要適量，要準(zhǔn)確，要典型�？偨Y(jié)報(bào)告的重要特點(diǎn)是典型性，主要是所用材料的典型性。我的選材標(biāo)準(zhǔn)是“三最”：最突出、最鮮亮、最有特色。
五是結(jié)構(gòu)上創(chuàng)新�？偨Y(jié)的格式大都是兩段式或三段式，成績一段，經(jīng)驗(yàn)體會(huì)一段，后面再寫點(diǎn)問題和打算。這是常規(guī)。但常規(guī)也是可以打破的。我認(rèn)為，總結(jié)之結(jié)構(gòu)，從時(shí)間上布局也可，從空間上調(diào)度也可，從邏輯上安排也可，順著倒著都可，無一定之規(guī)，咋好咋編排。
六是標(biāo)題上創(chuàng)新。總結(jié)報(bào)告的標(biāo)題有一個(gè)基本固定的“三加”格式，那就是總結(jié)單位+時(shí)間+內(nèi)容+總結(jié)。這種標(biāo)題讓人一目了然，但千篇一律地做，就顯得刻板、枯燥、機(jī)械化。創(chuàng)新就是改變。我的做法是，一要盡可能做個(gè)主題，把“三加”格式放下來做個(gè)副題。二要盡可能把主題做好、做活、做美。
七是語言上創(chuàng)新�？偨Y(jié)報(bào)告的語言特色，應(yīng)該追求平實(shí)、簡潔、生動(dòng)、深刻、精辟、有力。其表述手法多用敘述、議論，可用描寫，還可抒情。其修辭手法可全面采用、“應(yīng)有盡有”。總結(jié)報(bào)告要有妙語，一篇好的總結(jié)報(bào)告看后聽后，要盡量讓人記住一兩個(gè)好句子，正所謂“不求萬言留青史，但望一句動(dòng)人心”。
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