對(duì)秘書(shū)工作的認(rèn)識(shí)

　　隨著我國(guó)全而的改革開(kāi)放，秘書(shū)工作也得到迅速的發(fā)展，秘書(shū)理論研究和職業(yè)化教育培訓(xùn)逐步展開(kāi)。下面是YJBYS小編整理的對(duì)秘書(shū)工作的認(rèn)識(shí)的相關(guān)內(nèi)容，希望對(duì)你有幫助!

　　首先，秘書(shū)應(yīng)該是上司的特殊助手，對(duì)上司的活動(dòng)和工作范圍有足夠的了解，能夠替上司分擔(dān)很多工作，她能撐握有關(guān)辦公室事務(wù)的處理技巧，能夠在上司沒(méi)有過(guò)問(wèn)的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出自動(dòng)性和判斷能力，并且能在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)做出決定。

　　秘書(shū)，它是一個(gè)綜合性，服務(wù)性，機(jī)密性，中介性等的職務(wù)崗位，因此秘書(shū)工作的范圍十分廣泛，既是管理人員，也是業(yè)務(wù)人員，可以說(shuō)秘書(shū)的自身修養(yǎng)、言行舉止文化素質(zhì)及工作能力水平都直接影響到整個(gè)部門(mén)、機(jī)構(gòu)或組織的形象及競(jìng)爭(zhēng)力，，可見(jiàn)秘書(shū)的崗位十分重要。當(dāng)然，秘書(shū)也是一個(gè)十分繁瑣且十分辛苦的工作崗位，之所以說(shuō)它繁瑣是因?yàn)槊貢?shū)讓領(lǐng)導(dǎo)更省心的去辦理一些日常工作，就需要秘書(shū)對(duì)很多事情都及時(shí)處理，妥當(dāng);同時(shí)所要具備的知識(shí)也是十分廣泛，所以說(shuō)秘書(shū)既要上知天文地現(xiàn)，也要能夠做到下管雞毛蒜皮。

　　在日常生活中，要了解上司平時(shí)喜歡吃什么，身體適宜吃什么懷不宜吃什么，如果能夠細(xì)心做到這些，日常生活就會(huì)避免了許多麻煩與尷尬的事情;上班前要擠時(shí)間給上司整理文件或是辦公室衛(wèi)生，只有上司辦公室整齊有序，干干凈凈，客戶看到了都會(huì)覺(jué)得該上司辦事效率高、值得合作。在工作方面，上司安排寫(xiě)的文件、處理事情要嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，講究效率，不可拖泥帶水，資料要提前完成，開(kāi)會(huì)或是出差要準(zhǔn)備好一切應(yīng)該準(zhǔn)備的資料;上司沒(méi)有安排的事情也要主動(dòng)去做，不可得過(guò)且過(guò)。有時(shí)上司工作太忙，作為秘書(shū)的也要適當(dāng)?shù)靥嵝焉纤居H屬的生日，適當(dāng)?shù)亟ㄗh應(yīng)該要什么禮物。

　　秘書(shū)是上司的左右手，要做到：別人不會(huì)的，我懂，別人會(huì)的，我精通，要做到這樣才能做個(gè)好秘書(shū)，當(dāng)然，除此之外，還有很多，之所以說(shuō)它是服務(wù)性的工作，秘書(shū)不光是為自己的上司服務(wù)，還要為自己的同事，下級(jí)服務(wù)，秘書(shū)對(duì)上司有求必應(yīng)，不厭其煩，秘書(shū)尊重上司是天職。

　　無(wú)論秘書(shū)出現(xiàn)在何種場(chǎng)合的應(yīng)酬、開(kāi)會(huì)或是出差，她的言行舉止形象素質(zhì)都不是代表她本人，而是代表她的組織或是單位，部門(mén)，所以她必須要有優(yōu)雅的言行舉止與豐富多彩的知識(shí)。不同的省份不同的國(guó)家有著不相同的風(fēng)俗習(xí)慣、宗教信仰，民族禁忌，所以秘書(shū)要懂得不同省份不同國(guó)家的風(fēng)俗習(xí)慣、宗教信仰、民族禁忌的禮儀，還要懂得，異地的生產(chǎn)動(dòng)作過(guò)程。

　　當(dāng)然秘書(shū)不光要做到以上的，辦公室日常工作都要妥善完成，接聽(tīng)電話，會(huì)議記錄，會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)布置等等都與秘書(shū)息息相關(guān)的。

　　總之，做好一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū);既要有統(tǒng)籌全局的清醒頭腦，又要有倚馬可待的出眾文筆;還要有舌燦蓮花的驚世口才。

　　有關(guān)秘書(shū)工作的認(rèn)識(shí)

　　現(xiàn)代文秘人員是一個(gè)很大的群體，通俗地說(shuō)，他們是工薪族中的白領(lǐng)階層，可以勝任經(jīng)理助理、秘書(shū)、統(tǒng)計(jì)員、推銷員、文書(shū)、資料員、檔案員等職位的工作，這些高素質(zhì)的勞動(dòng)者經(jīng)過(guò)培訓(xùn)、鍛煉還可以成為各行各業(yè)帶文職性質(zhì)的技術(shù)人才或基層領(lǐng)導(dǎo)人。那么，文秘人員應(yīng)該具備哪些能力，才能適應(yīng)新時(shí)期的要求，才能有效地完成自己的工作呢?

　　一.表達(dá)能力

　　文秘人員種.種職能的實(shí)現(xiàn)，都離不開(kāi)語(yǔ)言文字的表述，有人說(shuō)文秘人員的工作是“寫(xiě)出來(lái)，說(shuō)出來(lái)”的，這是有一定道理的。良好的表達(dá)能力是對(duì)文秘人員的特殊要求，而文字表達(dá)和口頭表達(dá)是表達(dá)能力的基本體現(xiàn)。文字表達(dá)能力被看作是文秘人員的“看家本領(lǐng)”和基本功。文秘寫(xiě)作的涉及面很廣，小到一個(gè)電話記錄、一個(gè)通知、一個(gè)情況匯報(bào)，大到年度工作總結(jié)、任期工作報(bào)告等。因此它要求文秘人員不僅要懂得語(yǔ)法、邏輯、修辭和一般的寫(xiě)作知識(shí)，而且還要掌握各種文體的寫(xiě)作技巧，努力把自己鍛煉成公文寫(xiě)作的高手�？陬^表達(dá)能力是文秘人員的“口功”。文秘人員人員對(duì)上級(jí)匯報(bào)工作，請(qǐng)示問(wèn)題，提出建議;對(duì)下傳達(dá)指令，溝通情況，組織協(xié)調(diào);對(duì)外開(kāi)展公關(guān)，公務(wù)交往，社會(huì)應(yīng)酬。都對(duì)其口頭表達(dá)能力提出了很高的要求。文秘人員的口頭表達(dá)要用精練的語(yǔ)言，表達(dá)出最必要的內(nèi)容，做到“文約而意豐”、“言簡(jiǎn)而理周”。要了解交流對(duì)象的特征，準(zhǔn)確把握對(duì)方的意圖和要求，充分認(rèn)識(shí)語(yǔ)言表達(dá)的環(huán)境，研究表達(dá)的時(shí)機(jī)和方式。

　　二.辦事能力

　　文秘人員每天都要面對(duì)大量的事務(wù)性工作，如文書(shū)事務(wù)、接待事務(wù)、電話事務(wù)、會(huì)議事務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)者交辦的事項(xiàng)等，辦事成了文秘人員的一項(xiàng)基本職能。要提高自己的辦事能力，文秘人員首先要熟悉辦事渠道，了解有關(guān)部門(mén)的職權(quán)范圍，知曉辦理各項(xiàng)事務(wù)的方式和途徑。其次，掌握辦事程序。如公文的管理，介紹信的開(kāi)具，會(huì)議的組織，來(lái)賓的接待等事務(wù)的辦理，都具有程序化的特點(diǎn)。遵循既定程序辦事，可以少走彎路，提高效率。最后，要善于交往和應(yīng)變。辦理事務(wù)的過(guò)程，其實(shí)就是人與人交往的過(guò)程，因此，要了解人事關(guān)系，長(zhǎng)于接人待物，善于交際藝術(shù)。同時(shí)，文秘人員要具備較強(qiáng)的應(yīng)變能力，能根據(jù)事務(wù)的不同情形和特點(diǎn)及時(shí)準(zhǔn)確地予以辦理，尤其是對(duì)于突發(fā)事件，更要機(jī)敏應(yīng)對(duì)，能在堅(jiān)持正確原則的前提下，審時(shí)度勢(shì)，靈活機(jī)動(dòng)的處理。

　　三.協(xié)調(diào)能力

　　在現(xiàn)代社會(huì)中，協(xié)調(diào)是一種廣泛性的社會(huì)活動(dòng)。協(xié)調(diào)能力已成為一種主要的公共關(guān)系能力，這種能力是現(xiàn)代人生活和生存之必需。對(duì)文秘工作而言尤其需要具備協(xié)調(diào)能力。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先是與主管領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)。文秘人員要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作，請(qǐng)求對(duì)某一問(wèn)題的指示，以便明確自己的工作目標(biāo)和處理問(wèn)題時(shí)應(yīng)把握的尺度。其次是與主管領(lǐng)導(dǎo)之外的其他領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)。有一些行政職能交叉的工作，由多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)分管，需要多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商解決，而領(lǐng)導(dǎo)之間的碰面需要一定的程序，有時(shí)要靠文秘人員做好先期的溝通和協(xié)調(diào)。再次是同事之間的協(xié)調(diào)。文秘人員的很多工作要依靠其他部門(mén)工作人員的配合才能完成，這是內(nèi)部職能分工的要求。第四是與服務(wù)對(duì)象的協(xié)調(diào)。文秘人員應(yīng)認(rèn)真對(duì)待每一位服務(wù)對(duì)象，對(duì)他們的不滿要做好說(shuō)服解釋工作，爭(zhēng)取他們的理解和支持，對(duì)他們不合理的要求和不正確的意見(jiàn)要進(jìn)行合理疏導(dǎo)，使他們放棄自己的想法，力求給每個(gè)服務(wù)對(duì)象一個(gè)滿意。

　　四.合作能力

　　信息時(shí)代的社會(huì)分工越來(lái)越細(xì)，某項(xiàng)工作或者某件事務(wù)通常需要若干人通力協(xié)作才能完成，因此在這個(gè)團(tuán)結(jié)協(xié)作的過(guò)程中，需要發(fā)揮團(tuán)隊(duì)精神。同樣，文秘部門(mén)的許多工作也要靠集體協(xié)作才能完成，如遇到重要任務(wù)、緊急情況、重大活動(dòng)、大型會(huì)議，只有集中人員，團(tuán)結(jié)協(xié)作打殲滅戰(zhàn)，才能保證按時(shí)完成任務(wù)。因此，文秘人員要樹(shù)立整體觀念、團(tuán)結(jié)觀念、互助觀念。經(jīng)常通氣，加強(qiáng)聯(lián)系，主動(dòng)交流信息，面對(duì)面商量解決問(wèn)題;遇到難題，要主動(dòng)請(qǐng)教別人，主動(dòng)幫助別人，主動(dòng)想辦法解決;遇到共同辦理的事項(xiàng)，彼此都竭智盡力，相互支持，通力合作，爭(zhēng)挑重?fù)?dān)，在工作中大力發(fā)揚(yáng)團(tuán)結(jié)互助的合作精神。

　　五.操作能力

　　隨著新技術(shù)革命對(duì)社會(huì)各領(lǐng)域的沖擊，文秘人員僅靠?jī)芍皇�、兩條腿、一只筆、一張嘴的工作方法，已難以適應(yīng)時(shí)代的需求。目前，文秘人員實(shí)行辦公手段現(xiàn)代化的條件已經(jīng)具備，辦公自動(dòng)化浪潮對(duì)我國(guó)的文秘工作產(chǎn)生了深刻的影響。因此，對(duì)現(xiàn)代辦公設(shè)備的熟練操作能力，是高效率完成文秘工作所必須具備的。這種能力主要包括：中(英)文打字機(jī)、電話機(jī)、電傳機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄音錄像機(jī)、照相機(jī)、文字處理機(jī)和電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備的使用、保養(yǎng)和初步維修的本領(lǐng)，對(duì)于書(shū)法、速記、編輯、校對(duì)、檔案管理、信息處理等技術(shù)的掌握和運(yùn)用的本領(lǐng)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源的搜集利用和上傳下載本領(lǐng)以及轎車、摩托車等交通工具駕駛的本領(lǐng)等。

　　新時(shí)期對(duì)文秘人員的能力要求不是單一的。只有具備各種能力都較強(qiáng)的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的脈搏，才能成為日益競(jìng)爭(zhēng)的文秘行業(yè)的佼佼者，才能在職場(chǎng)的大海中盡情暢游。

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