秘書必備的職業(yè)技能

　　對于一個秘書來說，如果她僅僅具備全面的業(yè)務知識，那她還不能算是個優(yōu)秀的秘書；一個優(yōu)秀的秘書，要能根據(jù)工作中出現(xiàn)的具體情況，靈活地運用自己所掌握的知識和技能。下面是小編分享的秘書必備的職業(yè)技能，一起來看一下吧。

　　一、判斷能力與執(zhí)行能力

　　秘書小雪已與稅務局王局長約好，今天下午2點陪自已的上司錢總登門拜訪他，商談明年本公司環(huán)保節(jié)能產(chǎn)品免稅的事。正準備動身，前臺來電話，說東北地區(qū)的總代理鄭總來訪，現(xiàn)在正在會客室�，F(xiàn)在已經(jīng)1點半了。如果按原計劃去拜訪王局長，那就不能接待鄭總；如果在家接待鄭總，那就得推遲或取消對王局長的拜訪；不僅不好選擇是見王局長或是鄭總，而且也不好向任何一方解釋�，F(xiàn)在辦公室主任一時也聯(lián)系不上，沒法向他請示。小雪應該怎么辦？

　　1、能分析問題

　　盡管事情很急，但小雪仍然需要冷靜。首先應該分析可以采取哪些補救措施：給王局長或鄭總?cè)ル娫�，推遲或者取消拜訪；盡快與辦公室主任聯(lián)系上，聽取他的指示；如果不能按原計劃拜訪王局長，那么，在告訴王局長不能踐約時，一定要誠實，說明真正原因，盡量注意說話時的語氣；在處理好這些問題之后，就要充分估計取消或推遲拜訪造成的各種后果；如果有消極后果，就要采取新的措施以把這種后果減輕到最小程度；另外，由于上司活動日程的變更，要及時與有關(guān)方面（比如司機）聯(lián)系，以保持各部門工作的協(xié)調(diào)。

　　當然，秘書應當采取的補救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書一氣呵成，在兩三分鐘內(nèi)完成，因為總共剩下的時間不到半小時了。比如說這次不能踐約去拜訪王局長，并不意味今后也不去了；把原因說明，王局長不一定就會計較；而對鄭總來說，由于與錢總有很深的私交，這次沒有接待好，在知道了事情原委之后，也許會一笑了之。小雪在分析這些問題時，實際上就已經(jīng)把公司的利益擺在了首位。

　　當問題出現(xiàn)在你面前之后，你要能分析出問題的本質(zhì)，它到底是一個什么性質(zhì)的問題。要能做到這一點，就要求秘書經(jīng)常保持一種“問題意識”；只有這樣，你就不管遇到什么問題都會不慌不忙，從容面對。

　　2、具備解決問題的常識和經(jīng)驗

　　把問題分析清楚了，還要有具備解決問題的常識和經(jīng)驗。在這種情況下，小雪還應想好孰先孰后，是先給王局長打電話還是先去見鄭總？是先聽取辦公室主任的指示還是先接原計劃辦，再向辦公室主任匯報……哪些措施應該優(yōu)先，判斷的唯一標準是怎么對上司有利就怎么做。反過來說，就是那些沒有什么實際意義的東西暫時就不要想那么多。

　　遇到問題了，就要想出解決問題的辦法，因此，秘書必須具備豐富的常識和經(jīng)驗。只有這樣，不管遇到什么問題，你都能找到靈活的解決辦法。

　　3、能迅速采取行動

　　想好了辦法就立即付諸實施。在這種時候，秘書一定要鎮(zhèn)靜，如果你心里一著急，話就不一定說得明白；對方在電話里半天還沒聽清你說的是怎么回事，那么，他可能也會跟著你著急。這樣，不僅浪費時間，而且會把關(guān)系弄僵，亂上加錯。

　　無論你把問題看得怎樣透徹，也無論你想出了什么高明的解決辦法，如果你不迅速采取行動把問題解決，那問題仍然還是問題。對于上司來說他看重的是結(jié)果，所以，秘書的實際行動是最重要的。

　　二、理解能力與洞察能力

　　小鋼是一家生產(chǎn)速凍蔬菜的民營企業(yè)的總裁秘書�？斓侥甑琢�，老板一反常態(tài)，既不是與財務經(jīng)理討論今年的決算，也沒與銷售部經(jīng)理多討論明年的市場銷毀問題，與他們通電話也就三五分鐘的事；相反，他經(jīng)常帶著研發(fā)部的經(jīng)理與當?shù)芈糜尉值娜撕染屏奶�，似乎一天到晚不務正業(yè)。這到底是為什么？小鋼通過琢磨，終于理解老總已經(jīng)看到了生產(chǎn)速凍蔬菜難以形成新的利潤增長點，因為出口歐盟和日本的速凍蔬菜的技術(shù)壁壘越來越高，所以，決定利用本公司的傳統(tǒng)優(yōu)勢，開發(fā)以觀光和休閑為特色的生態(tài)農(nóng)業(yè)……在了解了老板的意圖之后，于是他抓緊時間，搜集進入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)的各種信息，特別是目前一些企業(yè)的經(jīng)驗及存在的問題，趕在年初董事會召開之前，把材料交給了老總。老總一看，大加贊賞，當即指示負責這個項目的籌備工作。

　　作為秘書需要有這樣準確的判斷能力，對自己上司的工作及整個公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問題，那么，你不僅能理解上司對你各項工作的要求，而且能主動提前做好相應的準備工作。當然，作為秘書不能擅作主張甚至超越自己的權(quán)限。但是，作為秘書，應該對自己下一步的工作有個基本的把握，對自己應該做的和能夠做的工作有個準確的判斷。為了節(jié)省上司的時間，作為秘書應預先知道上司會把什么工作交辦給自己，從而提前做好準備。

　　三、信息收集能力和寫作能力

　　在上面這個例子中，作為秘書應該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力，但是，光有這個還不行，你還要有廣泛的信息收集能力和優(yōu)秀的寫作能力。

　　對于上司來說，秘書的一項主要工作就是為自己調(diào)查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時地向自己報告。因此，對于秘書來說，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現(xiàn)在需要的信息。由于情況在不斷變化，你收集到的信息也處在變化之中，所以，為了能給上司提供準確無誤的信息，秘書應對自己所收集的信息有相當?shù)牧私狻?/p>

　　你知道了上司準備進入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)，他需要大量這方面的信息，你在為他收集信息時，當然能從網(wǎng)上和報紙雜志上找到許多，但有些信息如開發(fā)成本，投資回報率這些信息在網(wǎng)上找不著，只有通過朋友或熟人幫忙才能找到，所以，作為秘書必須有廣泛信息收集的能力。

　　秘書收集到信息后要把它們寫成專題報告，另外還經(jīng)常要起草一些公司內(nèi)外的商業(yè)文書，比要代替上司起草講話稿等，所以，寫作能力對于秘書來說是不可欠缺的。比如上面那個例子，公司準備進入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)，投資要幾千萬甚至上億，對于這么一個重大的項目，秘書小鋼不可能只向上司作口頭匯報。他必須用規(guī)范的商業(yè)文書格式把它寫出來呈交給上司，因為它不僅只讓上司看，還有可能讓公司所有董事看，甚至還要讓當?shù)卣�府有關(guān)部門的領(lǐng)導看，所以，這份報告必須規(guī)范。

　　四、交流溝通能力

　　當今社會己進入信息時代，網(wǎng)絡己滲入到秘書工作的各個層面；不僅企業(yè)生產(chǎn)的自動化程度越來越高，而且企業(yè)管理的自動化程度也越來越高。企業(yè)管理的自動化不僅沒有削弱人際關(guān)系在企業(yè)管理中的作用，相反，它要求人們更加重視人際關(guān)系，因此，處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書，在協(xié)助上司與各方面進行交流溝通的作用更加重要。一般來說，上司在公司內(nèi)外都有廣泛的人際關(guān)系，作為秘書必須了解上司的這些人脈關(guān)系，并在這個基礎(chǔ)上協(xié)助上司與方方面面進行交流溝通。

　　拓展閱讀：秘書崗位職責

　　主要職責：

　　1、負責做好工作會議的文字材料起草、會議組織；會議記錄以及會議紀要的整理等會務工作；

　　2、負責處理總裁的日常事務，包括：商務洽談聯(lián)絡、會務、資料整理轉(zhuǎn)送、電話接聽與記錄、總經(jīng)理日程安排、出差后勤安排、上傳下達等；

　　3、協(xié)助總裁接待重要以及國外客人，做好重要記錄并協(xié)調(diào)各部門做好有關(guān)接待的各項工作；

　　4、陪同總裁出席各種洽談、會議等，并負責總裁發(fā)言的記錄、錄音、整理、翻譯及跟進落實總裁的決議；

　　5、協(xié)助總裁拓展、管理、維護公司重要客戶關(guān)系，并負責安排處理相關(guān)商務接待、洽談等工作。

　　任職資格：

　　1、本科以上學歷，精通英語口譯和筆譯；

　　2、5年以上大中型企業(yè)高管秘書工作經(jīng)驗；

　　3、熟練操作辦公軟件，并熟練進行文檔管理；

　　4、良好的溝通表達能力，工作細致認真，謹慎細心；

　　5、邏輯性、條理性強、穩(wěn)重并具有高度的保密意識；

　　6、具備一定的應對和抗壓能力，能接受偶爾出差佛山工作；

　　7、160cm以上，形象氣質(zhì)佳，親和力強，熟悉各種場合的商務禮儀；

　　秘書溝通技巧

　　一、守本分，讓領(lǐng)導放心

　　1、不要越位

　　越位包括兩方面，一方面對領(lǐng)導，秘書不能代領(lǐng)導做決策，凡事要在自己的權(quán)力范圍內(nèi)進行；一方面對同事，不要自以為是二把手，同事尊重你，不代表你能對他們發(fā)號施令。

　　2、不要多言

　　即便你通過對領(lǐng)導長期的觀察，知道他下一步可能采取的行動，也不要在他宣布最終決定前擅自行動。對于公司機密更要做到一問三不知，手頭消息多這可不是你炫耀的資本。

　　3、不要多問

　　這里特別是有關(guān)領(lǐng)導的私人生活，只吩咐你去做，沒有過多說明的，就不要好奇去問。很多領(lǐng)導把家庭生活當作隱私，領(lǐng)導的隱私你探聽不得。

　　二、有眼色，讓領(lǐng)導省心

　　1、眼里有事

　　眼里有事是指秘書不需要領(lǐng)導吩咐就能發(fā)現(xiàn)那些需要自己做的工作，例如領(lǐng)導幾天后要參加某個會議，那將與會議有關(guān)的資料提前準備好就是“我要做”的事。

　　2、學會擋駕

　　推銷電話是秘書需要準確判斷擋駕的。那如果是領(lǐng)導的丈母娘打來電話呢？電話里她怎么也不肯說自己是誰怎么辦？這需要秘書日常留心領(lǐng)導的社會關(guān)系，盡量能從語氣、聲音、電話號碼等方面來分辨來者何人。

　　三、能忠心，讓領(lǐng)導貼心

　　1、功高不震主

　　新領(lǐng)導遇到老秘書時，救場幫了領(lǐng)導時，你怎么擺正自己的位置？記住，作為秘書，你幫助領(lǐng)導再多都是分內(nèi)事。為領(lǐng)導處理瑣碎、排憂解難正是秘書職責所在。

　　2、細心不計較

　　秘書瑣事多，細心很重要。但時間長了可能覺得自己勞苦功高，以至心態(tài)不平衡。這時秘書要調(diào)整心態(tài)，明白自己的位置，盡量向領(lǐng)導對秘書工作的標準要求看齊。

　　3、及時背黑鍋

　　股東會上領(lǐng)導忘帶文件、同事面前領(lǐng)導責怪錯人，發(fā)生這些影響領(lǐng)導形象的事情，你及時出現(xiàn)當眾向領(lǐng)導認錯背黑鍋，領(lǐng)導當眾人面罵你，背后卻十分感激你。

　　秘書溝通技巧：五個把握

　　一、把握好角色，不越權(quán)越位

　　做工作要把握好自己的角色，不要越權(quán)越位。做協(xié)調(diào)工作時，秘書工作者作為主持者，并不是一切都可自行做主。秘書工作者是代表領(lǐng)導做協(xié)調(diào)工作的，不能把主持者誤認為決策者，如這樣認為，必將產(chǎn)生角色錯位問題。在與協(xié)調(diào)對象溝通、傳達領(lǐng)導指示和意見時，不可隨意引申發(fā)揮，加進自以為和領(lǐng)導意見一致的內(nèi)容。

　　二、把握好方法，不以權(quán)壓人

　　在協(xié)調(diào)過程中利用領(lǐng)導人的影響力是十分重要的，特別是在被協(xié)調(diào)者意見難以統(tǒng)一的時候，傳達權(quán)威領(lǐng)導人的意見，常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用，盡可能少用。協(xié)調(diào)的主要手段是協(xié)商，應以平等的態(tài)度傾聽各方意見。不能因為你是協(xié)調(diào)的主持者，就以領(lǐng)導自居，自以為是，聽到不同聲音就進行打壓，那樣必將引發(fā)對立情緒，給以后的協(xié)調(diào)工作制造障礙。

　　三、把握好分寸，不把簡單的問題復雜化

　　在協(xié)調(diào)工作中，需要把握好分寸，做到“四不”：不把復雜的問題簡單化，不把簡單的問題復雜化，不把小事擴大化，不把明白的事情神秘化。

　　在辦公室的日常工作中，需要協(xié)調(diào)的事，無時不有，只要腦勤、眼勤、腿勤，隨時注意發(fā)現(xiàn)需要調(diào)節(jié)的問題，說幾句調(diào)節(jié)的話，便可把矛盾化解在萌芽狀態(tài)。涉及重大原則的事、權(quán)力或利益沖突較大的事、具有廣泛群眾性的事，需多方聽取意見，公開處置。一般的、發(fā)生在日常工作中的責、權(quán)、利不平衡的事，處理時應是能私下解決的就不公開解決，能會下協(xié)調(diào)的就不開協(xié)調(diào)會，即便需要開會協(xié)調(diào)的，也應在條件具備時、在寬松的環(huán)境中來召開。

　　四、把握好火候，既不失時機也不急于求成

　　要搞好協(xié)調(diào)，時機十分重要。抓住有利時機，就可取得事半功倍的效果。當不同部門急需完成同一任務，工作又難以有序展開時，我們需及時出面理順關(guān)系。當時機不成熟，若此時十分勉強地去統(tǒng)一認識，統(tǒng)一行動，反而會擴大矛盾，容易形成誤解或成見。掌握溝通的時機是非常重要的，善不善于捕捉溝通的良機，是反映秘書工作者思想水平和工作能力的重要標志。

　　面試秘書禮儀技巧

　　面試技巧之一、服飾

　　男士得穿上整潔的服裝，但不必刻意打扮。女士應穿得整潔、明亮，叮當作響的珠寶飾物、過濃的香水、沒拉直的絲襪、未修過的指甲或是蓬松的頭發(fā)等，都足以抵消求職信給予考官的良好印象。

　　選擇服裝的關(guān)鍵是看職位要求。應聘銀行、政府部門，穿著偏向傳統(tǒng)正規(guī)；應聘公關(guān)、時尚雜志等，則可以適當?shù)卦诜�裝上加些流行元素。除了應聘娛樂影視廣告這類行業(yè)外，最好不要選擇太過突兀的穿著。 應屆畢業(yè)生面試技巧：允許有一些學生氣的裝扮，可以穿休閑類套裝。此外應聘時不宜佩戴太多的飾物，這容易分散考官的注意力。

　　面試技巧之二、守時

　　守時是職業(yè)道德的基本要求，提前10-15分鐘到達面試地點效果最佳。提前半小時以上到達會被視為沒有時間觀念，但在面試時遲到或是匆匆忙忙趕到卻是致命的。不管你有什么理由，遲到也會被視為缺乏自我管理和約束能力。

　　如果路程較遠，寧可早點出門，但早到后不宜立刻進入辦公室，可在附近的咖啡廳等候。

　　面試技巧之三、肢體語言

　　1、眼神：

　　交流中目光要注視對方，但萬萬不可死盯著別人看。如果不止一個人在場，要經(jīng)常用目光掃視一下其他人，以示尊重和平等。

　　2、握手：

　　當面試官的手朝你伸過來之后，握住它，握手應該堅實有力，雙眼要直視對方。不要太使勁，不要使勁搖晃；不要用兩只手，用這種方式握手在西方公司看來不夠?qū)�業(yè)。手應當是干燥、溫暖的。如果你剛剛趕到面試現(xiàn)場，用涼水沖沖手，使自己保持冷靜。如果手心發(fā)涼，就用熱水捂一下。

　　3、坐姿：

　　不要緊貼著椅背坐，不要坐滿，坐下后身體要略向前傾。一般以坐滿椅子的三分之二為宜。這既可以讓你騰出精力輕松應對考官的提問，也不至讓你過于放松。

　　4、小動作：

　　在面試時不可以做小動作，比如折紙、轉(zhuǎn)筆，這樣會顯得很不嚴肅，分散對方注意力。不要亂摸頭發(fā)、胡子、耳朵，這可能被理解為你在面試前沒有做好個人衛(wèi)生。用手捂嘴說話是一種緊張的表現(xiàn)，應盡量避免。

　　5、談吐：

　　語言是求職者的第二張名片，它客觀反應了一個人的文化素質(zhì)和內(nèi)涵修養(yǎng)。面試時對所提出的問題要對答如流，恰到好處，又不夸夸其談,夸大其詞。談吐上應把握以下幾個要點：首先，要突出個人的優(yōu)點和特長，并有相當?shù)目尚哦�。語言要概括、簡潔、有力，不要拖泥帶水，輕重不分。其次，要展示個性，使個人形象鮮明，可以適當引用別人的言論，如用老師、朋友的評論來支持自己的描述。第三，堅持以事實說話，少用虛詞、感嘆詞。第四要注意語言邏輯，介紹時層次分明、重點突出。最后，盡量不要用簡稱、方言、土語和口頭語，以免對方難以聽懂。當不能回答某一問題時，應如實告訴對方，含糊其辭和胡吹亂侃會導致失敗。

　　6、致謝

　　為了加深招聘人員的印象，增加求職成功的可能性，面試后的兩三天內(nèi)，求職者最好給招聘人員寫封信表示感謝。應聘感謝信要簡潔，最好不超過一頁紙。信的開頭應提及自己的姓名、簡單情況以及面試的時間，并對招聘人員表示感謝。感謝信的中間部分要重申對公司、應聘職位的興趣。信的結(jié)尾可以表示對自己的信心，以及為公司的發(fā)展壯大做貢獻的決心。

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