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秘書的基本定義
秘書作為行政職能部門，承辦著“辦文、辦事、辦會”的職責，它的工作任務(wù)非常繁多而且要求細節(jié)化，那么秘書的基本定義你又了解嗎?一起來看看吧!
一、“秘書”應(yīng)認定為是一種職務(wù)
這是針對學術(shù)界有人提到的秘書是一種職位、職業(yè)、職稱而言的。把秘書界定在一種職位、職業(yè)或職稱上并非錯誤。但是界定在職務(wù)上更符合它的本義，最具實質(zhì)意義。
二、秘書與領(lǐng)導(dǎo)者保持著盡小的空間
在“秘書”定義中，有不少關(guān)于秘書與領(lǐng)導(dǎo)空間位置的表述，大多為"秘書身處領(lǐng)導(dǎo)近身"等詞句�！�(yīng)該說，它反映了一種客觀狀況，表明了秘書與領(lǐng)導(dǎo)保持著盡小空間的事實。但是，這種表述不全面，因為它僅僅從物質(zhì)空間這方面描述了兩者距離的接近，而忽視了他們在精神空間上具有著同樣接近的另一面。
三、秘書“以文字材料的處理為主要特征”
在傳統(tǒng)觀念中，秘書常常與秀才聯(lián)系在一起，什么是秘書--秘書就是搞文字工作的，寫東西的。以后，秘書學科的建立，人們在理性的高度努力作出科學概括的時候，也始終沒有忘記秘書的文牘性，只是把“制掌文書”與“事務(wù)處理”--一同作為了秘書的根本特征加以揭示。應(yīng)當看到，這是認識上的一大變化，是客觀對象發(fā)展的及時反映。然而，從理論上和實踐中來分析，這一認識又存在著兩個問題。
一是按邏輯學分析，“制掌文書”與“處理事務(wù)”這兩個概念顯然不相互排斥，而是交叉。
二是從實際狀況看，“制掌文書”的表述不及“文字材料處理”的表述準確和全面。
三、秘書所做事情的全部是“信息和其他事務(wù)”
嚴密地說，秘書所處理的信息大部分也應(yīng)歸屬事務(wù)工作的范疇;但還有一個層面，就是秘書的思想、智慧融入領(lǐng)導(dǎo)決策之中，即不少人稱之為的輔助決策、參謀、智囊等等。
除了信息處理以外，秘書還有大量的其他事務(wù)工作需要做，也有文字的和不是文字的。不少文章和專著都努力想把這部分事務(wù)工作羅列清楚，但又總是得不到滿意的結(jié)果。究其原因，是秘書為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)這一特點所致。
四、秘書是為領(lǐng)導(dǎo)者提供服務(wù)的行政人員
這有三層意思，一是秘書所做的事情是服務(wù)性的，二是秘書服務(wù)的對象是領(lǐng)導(dǎo)者，三是秘書是行政人員。
至于秘書是“行政人員”的認定，實際上是對秘書的歸屬作出的描述。指出秘書是行政人員，一是可將秘書與技術(shù)類人員、管理類人員 (嚴格意義上的行政人員)，與體力勞動者區(qū)別開來;二是體現(xiàn)秘書工作是整個管理活動的組成部分的觀點。
基于定義“秘書”的幾個基本問題的如上認識，筆者認為，所謂“秘書”是一種職務(wù)，指與領(lǐng)導(dǎo)者保持盡小的空間，專為其提供以文字材料處理為主要特征的信息和其他事務(wù)服務(wù)的行政人員。
秘書的基本職責有哪些
基本職責：
1．接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。
2．負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3．負責上司辦公室的清潔衛(wèi)生。
4．做好會議紀要。
5．負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。
6．負責傳真件的收發(fā)工作。
7．負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8．按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。
9．做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。
10．每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。
11．管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。
12．社會保險的投保、申領(lǐng)。
13．統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。
14．管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。15接受其他臨時工作。
秘書做的事情都是很零碎的，說起來不重要，但是如果不及時、不花時間、不花心思是做不好的。這些雜事、瑣碎事、小事，事無巨屑，老板吩咐的事情都是頭等大事，千萬不要因為粗心而犯錯誤，這是最不值得的。這種粗心而犯的錯誤最容易讓老板留下深刻的印象，而從忽略你以前可能做過的一百件好事。
老板的公事，甚至私事都要記在心上，千萬不要因為自己的失誤而錯過了老板的一個約會或者提醒。不要因為自己是董事長秘書了就覺得自己了不起了，你只是老板的傳聲筒，不要加上自己的主觀意志強加于人，記得和其他部門經(jīng)理、小職員打好交道，不偏不倚、四通八達才是做人之道。做秘書的工作永遠沒有盡頭的，耐心、心細就可以做好事情。
（一）綜合性
領(lǐng)導(dǎo)工作是全面性的工作，其所涉及的管轄范圍的深度和廣度就決定了秘書工作的紛繁復(fù)雜特性。
�。ǘ┓⻊�(wù)性
為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，是文秘工作的永主題，對上級的合理要求來通過自己努力工作來滿足，并在具體的工作過程中表現(xiàn)出來。
（三）事務(wù)性
辦文、辦會、辦信（電）、收發(fā)公文、撰寫文稿、轉(zhuǎn)接電話、接待來訪、安排日程、上傳下達等，周而復(fù)始，大多是以辦事形式表現(xiàn)出來。
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堅持黨的路線，方針和國家的法規(guī)法令，因而文秘人員應(yīng)具有政治敏銳性和判斷力。
�。ㄎ澹C要性
文秘人員在領(lǐng)導(dǎo)身秘書工作的角色特點：邊工作，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，接觸重要文件，經(jīng)管機密，絕密事項，參加有關(guān)會議，提前知道某些重要決定和信息，這種機要性，要求有保密意識，遵守保密紀律。
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辦任何事情，處理任何職務(wù)，都只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神，而不能擅自做主決定某項任務(wù)。
秘書的七種角色：
概括地說，秘書的基本角色就是領(lǐng)導(dǎo)的助手，基本職責和作用是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展領(lǐng)導(dǎo)活動和商務(wù)活動。實行組織和社會管理。秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系式秘書最重要、最基礎(chǔ)的社會關(guān)系。
�。ㄒ唬╊I(lǐng)導(dǎo)的助手
在領(lǐng)導(dǎo)的授意下處理事務(wù)
�。ǘ╊I(lǐng)導(dǎo)的幫手
可以處理在單位領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生的有關(guān)部門活動
（三）領(lǐng)導(dǎo)的腦筋
是領(lǐng)導(dǎo)的咨詢?nèi)藛T和決策參謀，秘書的思維往往是領(lǐng)導(dǎo)思維的前導(dǎo)和補充。
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在上級與平級、下級在領(lǐng)導(dǎo)與員工的關(guān)系中，秘書是傳達文件和溝通的關(guān)鍵。秘書負責溝通政務(wù)渠道，加強聯(lián)系，使上情下達，下情上傳，起到橋梁和紐帶作用。
�。ㄎ澹Q策中的監(jiān)督員
在領(lǐng)導(dǎo)的決策、決定頒布實施以后，秘書具有負責、檢查、督辦、催辦落實的義務(wù)和權(quán)利。
�。╊I(lǐng)導(dǎo)的資料庫
秘書具有搜集、掌握、儲存經(jīng)濟、行政社會方面的信息，及時向領(lǐng)導(dǎo)提供必要的信息，管理單位的檔案和文書，保管與工作相關(guān)資料的責任。
�。ㄆ撸╊I(lǐng)導(dǎo)的隨員和具體事務(wù)的組織者。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的組織者，在正式活動場合，要做好領(lǐng)導(dǎo)的隨員，在公關(guān)形態(tài)的表現(xiàn)中領(lǐng)導(dǎo)活動和事務(wù)活動，比如：宴請，接待來訪，應(yīng)酬等。
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