秘書工作的原則與要求

　　秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)工作原則：在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準(zhǔn)則，下面是小編為大家整理的秘書工作的原則與要求，歡迎參考~

　　一、秘書工作的原則

　　秘書工作的基本原則是指秘書人員在工作中必須遵循的規(guī)范和準(zhǔn)則。這既是由秘書工作的特點(diǎn)決定的，也是由長(zhǎng)期實(shí)踐積累所形成的。只有遵循秘書工作的基本原則，才能使秘書工作沿著正確的方向健康發(fā)展。

　　(一)準(zhǔn)確周密原則

　　準(zhǔn)確周密是對(duì)秘書工作的質(zhì)量要求。因?yàn)槊貢�工作是直接為各�?jí)黨委和人民政府以及企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，它與領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)有著密切的聯(lián)系。所以，秘書人員必須以高度負(fù)責(zé)的精神，盡最大努力高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。

　　要保證秘書工作質(zhì)量，最根本的就是要使秘書工作的各項(xiàng)內(nèi)容及工作過(guò)程始終保持最佳狀態(tài)，避免產(chǎn)生紊亂現(xiàn)象。比如，在撰寫文稿的過(guò)程中，起草之前應(yīng)深入進(jìn)行調(diào)研工作，準(zhǔn)備掌握第一手資料，摸清相關(guān)情況，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，把必要的準(zhǔn)備工作做得扎實(shí)細(xì)致;正式起草階段，則要準(zhǔn)確體現(xiàn)黨的方針政策、準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，準(zhǔn)確反映實(shí)際情況，準(zhǔn)確揭示問(wèn)題的本質(zhì)，不與黨的方針政策和國(guó)家法律規(guī)范及領(lǐng)導(dǎo)意圖相違背、相矛盾，更不捏造事實(shí)。在行文語(yǔ)言方面，更要做到概念準(zhǔn)確，符合語(yǔ)法和邏輯準(zhǔn)則，準(zhǔn)確表達(dá)時(shí)間、空間、數(shù)字、機(jī)關(guān)名稱，規(guī)范使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等。草稿完成后，還應(yīng)認(rèn)真做好加工修改工作，確保文件的準(zhǔn)確性和嚴(yán)密性。同時(shí)，在文件的處理過(guò)程中，收發(fā)、登記、分文、擬辦、繕印、審核等工作，都應(yīng)該做到小心謹(jǐn)慎，避免錯(cuò)漏和失誤。秘書人員在辦理調(diào)研、信息、協(xié)調(diào)、信訪、接待、值班、電話等各項(xiàng)具體工作時(shí)，應(yīng)該秉持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度和扎實(shí)細(xì)致的工作作風(fēng)，最大限度地減少差誤，保證工作質(zhì)量。

　　要確保秘書工作質(zhì)量的全面優(yōu)化，首先要樹(shù)立預(yù)防為主的思想。重視平時(shí)協(xié)調(diào)、事先預(yù)防，注意抑制和及時(shí)消除容易造成質(zhì)量事故的因素。其次要實(shí)行全面質(zhì)量控制。從秘書部門領(lǐng)導(dǎo)至一般秘書人員，都應(yīng)注重質(zhì)量控制，對(duì)秘書工作的全過(guò)程和秘書工作各個(gè)方面要進(jìn)行全過(guò)程質(zhì)量控制，同時(shí)也應(yīng)對(duì)秘書人員的自身素質(zhì)進(jìn)行全方位控制。最后要嚴(yán)格實(shí)行崗位責(zé)任制，強(qiáng)化樹(shù)立秘書人員的質(zhì)量責(zé)任意識(shí)，制定并嚴(yán)格執(zhí)行秘書工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。只有這樣才能創(chuàng)造出全面優(yōu)質(zhì)的秘書工作。

　　(二)迅速及時(shí)原則

　　迅速及時(shí)是對(duì)秘書工作的時(shí)效性要求。秘書人員在現(xiàn)實(shí)工作中，必須講求時(shí)效，力求以最小的投入、最少的時(shí)間，取得最好的效果。

　　迅速及時(shí)的原則應(yīng)體現(xiàn)在秘書工作的各個(gè)方面。從公文起草工作來(lái)看，秘書人員在接到任務(wù)后，應(yīng)抓緊時(shí)間進(jìn)行承辦。如果遇到特殊緊急事項(xiàng)需要擬寫公文時(shí)，應(yīng)優(yōu)先辦理，以免耽誤工作。對(duì)于沒(méi)有明確時(shí)間要求的文件，也不應(yīng)隨意延緩，公文文件都具有現(xiàn)行效用，在優(yōu)先辦理緊急文件的前提下，對(duì)普通文件也應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行處理，防止積壓�？傊�，辦文工作應(yīng)該統(tǒng)籌安排，區(qū)別輕重緩急，盡量縮短文件在機(jī)關(guān)內(nèi)的運(yùn)轉(zhuǎn)周期。

　　由于秘書工作處于從屬地位，其工作往往呈現(xiàn)被動(dòng)性的特點(diǎn)，因此這就需要秘書人員在解決問(wèn)題或處理工作時(shí)，更要注重時(shí)效性。例如，從領(lǐng)導(dǎo)決策的要求來(lái)看，秘書人員應(yīng)在決策之前提供有關(guān)信息;待決策形成之后，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求立即著手公布實(shí)施，及時(shí)發(fā)揮決策的作用;若部門之間產(chǎn)生矛盾和工作掣肘現(xiàn)象時(shí)，秘書部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。而在實(shí)際工作中遇到突發(fā)事件時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者需要迅速作出反應(yīng)，此時(shí)則需要秘書部門及時(shí)提出處理建議，直接辦理一些具體事務(wù)，避免造成更大的損失。

　　在工作中堅(jiān)持迅速及時(shí)的原則，需要秘書人員準(zhǔn)確掌握以下幾點(diǎn)：第一，切實(shí)全面提高政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，牢固樹(shù)立服務(wù)觀念，時(shí)刻以領(lǐng)導(dǎo)工作的需要為先，強(qiáng)化時(shí)效觀念，以敏捷迅速的工作作風(fēng)對(duì)待工作中的各項(xiàng)任務(wù);第二，加大科學(xué)管理力度，健全并嚴(yán)格執(zhí)行秘書工作中的規(guī)章制度，加強(qiáng)工作的條理性和計(jì)劃性，區(qū)分工作事項(xiàng)的輕重緩急，實(shí)現(xiàn)秘書工作的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化管理;第三，加大秘書機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)體制改革力度，精簡(jiǎn)辦公機(jī)構(gòu)，簡(jiǎn)化辦公手續(xù)，改善辦公人員結(jié)構(gòu)，提高秘書人員素質(zhì);第四，講求科學(xué)的工作方法，努力推進(jìn)秘書工作的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

　　(三)安全保密原則

　　安全保密原則既是對(duì)秘書人員的工作要求，也是秘書工作必須堅(jiān)持的重要原則。我們黨和國(guó)家歷來(lái)十分重視安全保密工作。1951年《關(guān)于加強(qiáng)保守黨和國(guó)家機(jī)密的補(bǔ)充決定》中明確指出：保守黨與國(guó)家的機(jī)密，乃是關(guān)系全黨、全軍、全國(guó)人民的重大利益問(wèn)題。各級(jí)黨委必須重視保密工作，并將這項(xiàng)工作作為自己經(jīng)常注意的工作之一。1986年我國(guó)正式頒布了《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》，既從法律上嚴(yán)格規(guī)范了保密工作，也為秘書部門做好保密工作提供了法律依據(jù)。

　　由于秘書部門屬于機(jī)關(guān)的核心要害部門，其職責(zé)范圍和工作職能決定了秘書人員涉密最頻繁、知密最廣泛、懂密最深刻。這也意味著秘書部門的人員比其他部門的工作人員更加需要重視保密工作。如果秘書人員因?yàn)樗枷胍庾R(shí)方面的疏忽導(dǎo)致重大機(jī)密泄露，勢(shì)必嚴(yán)重危害黨和國(guó)家的安全，危害人民的利益，給我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)造成重大損失。即使是對(duì)于單位內(nèi)部或社會(huì)生活管理方面的文件、資料，秘書工作人員也不能放松思想戒備，要時(shí)刻牢記保密原則對(duì)于秘書工作的重要性和必要性。

　　堅(jiān)持秘書工作的安全保密原則需要深刻把握以下幾點(diǎn)：第一，毫不放松對(duì)于秘書人員的保密思想教育工作，增強(qiáng)秘書人員樹(shù)立保密意識(shí)的觀念，使其在日常工作中切實(shí)做到守口如瓶，知密不泄密;第二，建立健全秘書工作中的保密措施工作。例如一切尚未公布的機(jī)密文件，經(jīng)手辦理的秘書人員，不得與無(wú)關(guān)人員談?wù)?絕密文件應(yīng)有專人負(fù)責(zé)和專門設(shè)備保管;不得擅自將秘密文件攜帶外出或帶回家庭、宿舍存放，以免造成失密泄密;此外還要保證機(jī)密信息本身的安全，不失密、不泄密。第三，應(yīng)該采取一系列有效措施，保證文件在印制、校核、傳遞等工作環(huán)節(jié)手續(xù)嚴(yán)格健全，按照規(guī)章辦事，堵塞一切可能出現(xiàn)的漏洞，防止黨和國(guó)家機(jī)密受到損失。

　　(四)實(shí)事求是原則

　　實(shí)事求是是一切工作必須遵守的基本原則，而對(duì)于直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)的秘書工作來(lái)說(shuō)，更應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格堅(jiān)守。這一原則在秘書工作中的具體體現(xiàn)就是要堅(jiān)持原則、說(shuō)真話、說(shuō)實(shí)話、為領(lǐng)導(dǎo)和人民辦實(shí)事，一切從實(shí)際出發(fā)，按照實(shí)事求是的思想路線來(lái)開(kāi)展工作，思考和處理問(wèn)題。這是因?yàn)�，我們的黨和人民政府是代表廣大人民利益，為人民服務(wù)的，而作為直接為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)的整個(gè)秘書隊(duì)伍，要通過(guò)為領(lǐng)導(dǎo)工作的順利運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)，來(lái)實(shí)現(xiàn)為人民服務(wù)的宗旨。

　　貫徹實(shí)施秘書工作中的實(shí)事求是原則，我們需要牢記以下幾點(diǎn)：第一，簡(jiǎn)政放權(quán)，簡(jiǎn)化行政機(jī)構(gòu)層次，規(guī)范機(jī)關(guān)管理職能。同時(shí)加強(qiáng)法制建設(shè)，嚴(yán)格依法辦事，減少工作中的任意性;第二，倡導(dǎo)深入實(shí)際、求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，反對(duì)文牘主義作風(fēng)。第三，匯報(bào)調(diào)研結(jié)果或具體工作時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持原則，實(shí)事求是，提供真實(shí)可靠的材料;第四，建立正確的信息觀，了解自身工作與其他機(jī)關(guān)或部門的合理信息需求，學(xué)習(xí)并掌握多種信息溝通手段，嚴(yán)格控制文件和會(huì)議的數(shù)量與質(zhì)量，努力改進(jìn)文風(fēng)、會(huì)風(fēng)，同時(shí)擴(kuò)展秘書部門的信息資源共享功能。

　　二、秘書工作的基本要求

　　(一)堅(jiān)持秘書工作的“三服務(wù)”指導(dǎo)思想

　　根據(jù)指導(dǎo)思想，我國(guó)秘書工作的指導(dǎo)思想確立為：圍繞黨的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)，做好“三服務(wù)”，一是為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù);二是為與本機(jī)關(guān)相關(guān)的各個(gè)部門機(jī)關(guān)服務(wù);三是為人民服務(wù)�！叭�服務(wù)”是對(duì)上述這種指導(dǎo)思想的簡(jiǎn)稱。

　　1.為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)

　　所謂為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)，是因?yàn)槲覈?guó)秘書工作的領(lǐng)導(dǎo)體制規(guī)定了各個(gè)層次的秘書部門和秘書人員都直接對(duì)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，是本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或領(lǐng)導(dǎo)群體的直接辦事機(jī)構(gòu)和工作助手。因此，秘書部門最直接、最主要的工作就是為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)，這集中體現(xiàn)了秘書部門的從屬地位。比如，為直接領(lǐng)導(dǎo)撰寫講話文稿;安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng);根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作要求展開(kāi)對(duì)內(nèi)外、上下的各種綜合協(xié)調(diào)工作等。這些方面的工作均體現(xiàn)著秘書工作為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的服務(wù)，其服務(wù)的質(zhì)量和成效直接影響著本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)群體的工作運(yùn)轉(zhuǎn)狀況。

　　2.為與本機(jī)關(guān)相關(guān)的各個(gè)部門和機(jī)關(guān)服務(wù)

　　為與本機(jī)關(guān)相關(guān)的各個(gè)部門機(jī)關(guān)服務(wù)是由秘書部門的服務(wù)對(duì)象所決定。因?yàn)槊貢�部門所服務(wù)的各個(gè)機(jī)關(guān)之間分別存在著隸屬關(guān)系、業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系、平行關(guān)系等，其之間必然存在相互溝通、交流信息、彼此協(xié)作配合的需求，秘書部門自然要承擔(dān)為與本機(jī)關(guān)相關(guān)的各個(gè)部門機(jī)關(guān)服務(wù)的職能，如貫徹落實(shí)上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的指示、決定，及時(shí)反饋信息;為下級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)者提供大量信息和資料方面的服務(wù)等。

　　總之，“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想揭示了我國(guó)社會(huì)主義新時(shí)期秘書工作，特別是黨政秘書工作的根本宗旨，體現(xiàn)了黨和國(guó)家對(duì)秘書工作的根本要求，也為我國(guó)秘書工作的改革與發(fā)展提供了根本動(dòng)力，同時(shí)也為我國(guó)秘書工作的健康發(fā)展指明了根本方向�！叭�服務(wù)”指導(dǎo)思想的確立，是我國(guó)秘書工作發(fā)展史上的里程碑。

　　(二)實(shí)現(xiàn)秘書工作的“四個(gè)轉(zhuǎn)變”

　　“85·1”座談會(huì)在確立秘書工作“三服務(wù)”指導(dǎo)思想的同時(shí)，也提出了實(shí)現(xiàn)我國(guó)秘書部門“四個(gè)轉(zhuǎn)變”的改革要求，明確了我國(guó)秘書工作加快改革發(fā)展的新方向，即“第一，從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀劃策。第二，從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。第三，從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理。第四，從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)�！薄八膫�(gè)轉(zhuǎn)變”的要求，著眼于新時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)工作的實(shí)際需要，從我國(guó)秘書工作的新形勢(shì)、新任務(wù)的需要出發(fā)，具有不可低估的理論和實(shí)踐意義。

　　“四個(gè)轉(zhuǎn)變”首先強(qiáng)化了秘書工作的.參謀職能，其要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是“出謀劃策”、“綜合處理信息”、“實(shí)行科學(xué)化管理”、“主動(dòng)服務(wù)”等，充分發(fā)揮秘書工作的參謀助手作用，以適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)、新任務(wù)的要求;其次強(qiáng)調(diào)了對(duì)秘書工作要實(shí)現(xiàn)“科學(xué)化管理”的目標(biāo)，其基本內(nèi)容體現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，使秘書工作的工作方式和方法達(dá)到最佳狀態(tài)，按照規(guī)定的程序辦事�！八膫�(gè)轉(zhuǎn)變”的內(nèi)容前后相連，強(qiáng)調(diào)后者，并非否定前者，而是在前者的基礎(chǔ)上加以改革創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)新的標(biāo)準(zhǔn)的跨越。

　　“四個(gè)轉(zhuǎn)變”有利于改變長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)于秘書部門和秘書人員的思想和手腳的過(guò)度束縛，有利于秘書部門和秘書人員發(fā)揮“智囊團(tuán)”、“思想庫(kù)”的作用。在新時(shí)期下，秘書部門和秘書人員要處理好繼承與創(chuàng)新的關(guān)系，既要重視以往的好經(jīng)驗(yàn)和好傳統(tǒng)，又要勇于探索，提煉新的經(jīng)驗(yàn)和做法。

　　(三)實(shí)現(xiàn)秘書工作的“三化”

　　秘書工作的“三化”要求是指“要形成規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的工作程序和工作方法，保證每個(gè)環(huán)節(jié)和每項(xiàng)工作都有章可循�！边@是基于在改革開(kāi)放的新形勢(shì)和新任務(wù)下，秘書工作所面臨的新問(wèn)題和新特點(diǎn)而提出的。

　　首先，實(shí)現(xiàn)秘書工作的規(guī)范化，從根本上就是要求秘書部門和秘書人員，本著對(duì)事業(yè)負(fù)責(zé)，對(duì)人民利益負(fù)責(zé)的態(tài)度，在完成各項(xiàng)任務(wù)的過(guò)程中，實(shí)踐為人民服務(wù)的根本宗旨。這是秘書工作規(guī)范化的基本出發(fā)點(diǎn)，也是實(shí)現(xiàn)秘書工作業(yè)務(wù)規(guī)范化的根本保證。在具體的實(shí)踐工作中，則是要求秘書工作要全面提升質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，讓每項(xiàng)工作和每個(gè)環(huán)節(jié)均符合所指定的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，避免人為因素和不良作風(fēng)的影響。

　　其次，實(shí)現(xiàn)秘書工作的制度化，是要使秘書工作符合黨和國(guó)家民主集中制的根本組織原則。明確黨政機(jī)關(guān)的秘書工作不是僅僅為領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人服務(wù)，而是建立在為領(lǐng)導(dǎo)集體服務(wù)的基礎(chǔ)上的;不是按照純粹的個(gè)人意志實(shí)現(xiàn)工作運(yùn)轉(zhuǎn)，而是為了保證黨內(nèi)生活秩序和國(guó)家機(jī)關(guān)正常工作秩序而實(shí)現(xiàn)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的。在具體的實(shí)踐工作中，則是要建立規(guī)范的秘書工作制度流程，實(shí)行崗位職責(zé)分工，落實(shí)責(zé)任制，做到人有專職，事有專管，嚴(yán)格按照有關(guān)制度和程序辦事。

　　最后，實(shí)現(xiàn)秘書工作的科學(xué)化，是指秘書部門在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的過(guò)程中，要注重認(rèn)識(shí)事物的本質(zhì)，按照客觀規(guī)律處理和解決實(shí)踐中發(fā)生的各種問(wèn)題，善于摸索并遵循秘書工作的內(nèi)在規(guī)律性要求，運(yùn)用科學(xué)有效的工作方法促進(jìn)自身的建設(shè)和發(fā)展。

　　實(shí)現(xiàn)秘書工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，是一項(xiàng)系統(tǒng)且長(zhǎng)期的工作，是一個(gè)不斷追求、自我完善的過(guò)程，更是一項(xiàng)需要不斷學(xué)習(xí)、積累、實(shí)踐和總結(jié)的過(guò)程。

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