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oa系統(tǒng)如何改善企業(yè)流程管理
oa協(xié)同辦公系統(tǒng)主要就是通過這幾個(gè)方面的改善、保障和規(guī)范企業(yè)的流程管理的，而且許多的實(shí)施也證明，oa的這種流程管理方式確實(shí)非常有效。那么oa系統(tǒng)是如何讓企業(yè)的工作流程變得高效、規(guī)范且低成本的呢?
首先，梳理流程，使流程得以規(guī)范，避免隨意性。oa協(xié)同辦公系統(tǒng)的工作流程是根據(jù)企業(yè)具體流程管理需要，將涉及到企業(yè)多個(gè)部門的流程按公司固有制度的要求進(jìn)行編寫、梳理，設(shè)計(jì)成"所見即所得"的表單，使企業(yè)80%以上的工作變成例行工作，從而實(shí)現(xiàn)了復(fù)雜流程的電子化流轉(zhuǎn)。這樣，工作人員即可按規(guī)定的流程規(guī)則操作流程運(yùn)轉(zhuǎn)，每個(gè)參與流轉(zhuǎn)的人無需記憶各種復(fù)雜的流程流轉(zhuǎn)規(guī)則，減少了用人腦去判斷流程的流向而發(fā)生的不可避免的錯(cuò)誤，協(xié)助企業(yè)制度高效落地的同時(shí)，提高了流程辦理效率。
其次，結(jié)合流程監(jiān)督機(jī)制，跟蹤流程辦理情況，使流程辦理記錄可追溯。在傳統(tǒng)的企業(yè)管理中，如果企業(yè)審批人需要查閱自己很久之前審批過的文件，企業(yè)審批人查閱自己很久之前審批過的文件，企業(yè)審批人查閱自己很久之前審批過的文件。而實(shí)施oa協(xié)同辦公系統(tǒng)之后，就不用如此麻煩了。在oa協(xié)同辦公系統(tǒng)中，審批人隨時(shí)都可以方便的查看自己審批過的所有文件的審批內(nèi)容、審批狀態(tài)和審批記錄，并包括委托辦理人所審批過的文件。另外，OA流程辦理痕跡的這種可追溯性在提高流程辦理執(zhí)行力的同時(shí)，審批人的流程審批權(quán)力也因此變得"陽光"起來。
再次，分析流程各環(huán)節(jié)辦理效率，通過對(duì)流程數(shù)據(jù)的分析與查詢以優(yōu)化流程。一般而言，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)內(nèi)容的增加，各個(gè)部門要處理的流程以及各部門之間流轉(zhuǎn)的流程愈加繁多，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)流程的把握性也相應(yīng)降低。而oa協(xié)同辦公系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置，使得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)流程審批的時(shí)間、數(shù)量、流轉(zhuǎn)情況、意見處理等內(nèi)容，通過流程分析的數(shù)據(jù)，來考察各部門的工作執(zhí)行效率，更迅速、果斷的做出正確分析，把握流通不暢部位，并及時(shí)與各部門業(yè)務(wù)人員不斷優(yōu)化、重組，確定形成新的合理、科學(xué)的業(yè)務(wù)流程，建立更高效的決策體系。
最后，為了保障流程審批的及時(shí)性，可以設(shè)立系統(tǒng)提醒功能。通過oa協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用短信、內(nèi)部郵件、及時(shí)通訊等功能即可有效提醒工作人員有待批文件需要辦理，使組織的文件辦理效率大大增強(qiáng)，流程成本大幅度降低。
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