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關于辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現
辦公自動化系統(tǒng)就是使用計算機系統(tǒng)執(zhí)行一系列辦公操作。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關于辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關信息請持續(xù)關注我們應屆畢業(yè)生培訓網!
利用網絡通訊基礎及先進的網絡應用平臺，建設一個安全、可靠、開放、高效的信息網絡和辦公自動化、信息管理電子化系統(tǒng)，為管理部門提供現代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務，實現檔案管理自動化和辦公事務處理自動化，以提高辦公效率和管理水平，實現企業(yè)各部門日常業(yè)務工作的規(guī)范化、電子化、標準化，增強檔案部門文書檔案、人事檔案、科技檔案、 財務檔案等檔案的可管理性，實現信息的在線查詢、借閱，最終實現“無紙”辦公。
1需求分析
1.1功能需求
本系統(tǒng)是為某校辦公自動化的需要而開發(fā)的，該學校需要解決如下問題：創(chuàng)造一個集成化的辦公環(huán)境;支持信息傳遞;提供具有工作流性質的處理過程和監(jiān)督功能;提供集成處理與發(fā)布信息的工作平臺;實現文檔管理的自動化;提供與其它管理信息系統(tǒng)( MIS )的信息交流。
1.2功能介紹
辦公自動化系統(tǒng)功能介紹
1.3 流程圖
公文流轉系統(tǒng)分為三個功能模塊。
(1)發(fā)文管理模塊：發(fā)文管理即各個部門提交報文，文件不指定路線，由發(fā)文的個人制定流程，報文以附件方式傳送，每個用戶只需要選擇“轉呈”下拉菜單中的下一轉呈人，該公文就會自動流轉到下一個處理人手中，由每個客戶端成員查看文件，履行相應動作，并繼續(xù)流轉。管理員進行最后的處理。
(2)收文管理模塊：收文管理模塊顯示了所有需要簽收的公文記錄，處理人只要點擊查看，并進行相應的動作，公文就會按照流轉路線向下一個處理人傳遞。
(3)公文跟蹤模塊：公文跟蹤管理功能提供對單位內部所有在流轉公文狀態(tài)的跟蹤、查詢，根據工作的實際需要可以對這些功能進行催辦、刪除和改變流程負責人等功能。
2辦公自動化系統(tǒng)設計
2.1系統(tǒng)設計目標
系統(tǒng)的總體設計目標是：基于計算機網絡，提供一個安全可靠的、方便實用的辦公平臺，在這個平臺上，該學校用戶可以高效地處理各種公文。根據前文的用戶需求和總體設計目標，我們將某校的辦公自動化系統(tǒng)的具體目標歸納為：(1) 切實可行的公文處理能力;(2) 穩(wěn)定性、健壯性和安全性;(3) 可定制的流程控制;(4) 可監(jiān)控的辦文痕跡;(5)良好的集成功能;(6) 快速的開發(fā)過程。
2.2系統(tǒng)框架及功能劃分
2.2.1系統(tǒng)框架
初步決定將系統(tǒng)劃分為五個部分：
(1)公文處理，包括發(fā)言、行文、通告、會議紀要;
(2)個人工作臺，包括個人郵箱、日程安排、修改密碼;
(3)公文監(jiān)控，包括來文監(jiān)控、查閱監(jiān)控、公文痕跡;
(4)系統(tǒng)管理，包括編號管理、流程安排、權限管理;
(5)系統(tǒng)集成，包括與Word和Excel在集成。
2.2.2系統(tǒng)功能劃分
(1)公文處理模塊。公文處理模塊負責處理各類公文的辦理，各類公文從起草、審核到發(fā)布等這些過程都是在這個模塊完成的，在這個模塊里要為各種公文設置不同的外觀，每種公文的界面里有調用WORD和導出WORD的功能。
(2)個人工作臺。個人工作臺用于對本人各項工作進行統(tǒng)一管理。個人郵箱存放著屬于自己的各類公文，別的用戶無法進入，郵箱有提示功能，突出顯示未辦或未閱公文，郵箱里的草稿公文是由于是自己創(chuàng)建的，可以刪除，已經閱讀過的成文公文也可以刪除，待辦公文不能刪除;日程安排用來安排本人的日程和活動，起到提醒的作用;修改密碼用來更改用戶個人的密碼;公文查詢用來搜索查看自己有權限的公文。
(3)公文監(jiān)控。公文監(jiān)控提供公文從草稿到成文的辦文痕跡，記錄什么人什么時間對該公文做了什么事情。
(4)系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理員負責辦公自動化系統(tǒng)的公文字號管理，用戶權限管理和流程走向管理。
(5)信息集成。信息集成模塊負責向該學校門戶網站發(fā)送通知公告類的公文。在學校的網絡中已經實現了與門口網站的連接。
2.3系統(tǒng)詳細設計
2.3.1 公共模板的設計
柔性工作流著重強調系統(tǒng)的可重構性、可重用性和可擴展性，系統(tǒng)框架圖里公文處理模塊里面包括了多種公文處理子模塊，但這些公文處理子模塊其實有很多過程是相似的，如果我們把這些功能相似的部分做成可重用的模塊，即可以達到快速開發(fā)的目的又能使系統(tǒng)增加一定的柔性，再者，如果要修改各公文處理子模塊代碼時，只需更改模板的代碼，而由模板生成的其他子模塊則能夠自動更新。在本文中，我們把這個模塊稱為“公共模板”。
2.3.2 流程部分設計
在設計流轉機制時，本系統(tǒng)在處理時將所有待處理的公文進行分類，然后針對每一類公文和處理該公文的對象來確定相應的流轉規(guī)則，并在系統(tǒng)建模階段將該規(guī)則寫入數據庫中。
假設現有部門A、部門B和部門C，同時有公文a、公文b和公文c。針對這三個部門和三類公文，我們可以設計一個簡單的流轉規(guī)則。對于公文a，只能由部門C起草，部門 B和部門C可以接收、發(fā)送，而部門A只能回復;對于公文b ，部門B和部門C都能起草，但只有部門C能接收和發(fā)送，其它部門只能回復;對于公文c，所有部門都能起草、發(fā)送和接收。該規(guī)則可以用相應的狀態(tài)
2.3.3 權限管理的設計
一個OA系統(tǒng)中有很多參與者，而且一般也有多種公文;每一類公文針對不同的參與者又有不同的權限。為了解決這個問題，可以引入RBAC(Role-Based Access Control)技術，先將用戶按部門和職責分組，再根據需要定義一些角色(比如起草、審核、回復、簽發(fā)、發(fā)布等) ，然后將相應的組分配相應的角色。實現時要將角色設置游離出業(yè)務邏輯，設計可配置的單獨模塊，獨立于業(yè)務邏輯;而業(yè)務邏輯里判斷的只是角色，不涉及到具體用戶。這樣設計后，人員變動、權限更改就不會影響整個系統(tǒng)的應用邏輯。 3辦公自動化系統(tǒng)實現
3.1公共模板實現
(1)所有文檔：顯示所有文檔;
(2)草稿文檔：顯示起草后未提交審核但保存了的文檔;
(3)刪除的草稿文檔：從草稿文檔視圖內刪除了的文檔;
(4)已發(fā)布公文：已經成文并經過校辦公室發(fā)布成功的文檔;
(5)已回收公文：由于起草錯誤或發(fā)送錯誤而傳遞到用戶郵件數據庫里的已成為公文可以被回收，所有回收的公文被放入該視圖;
(6)預歸檔文檔：在前文已經介紹，歸檔部分要與該學校的另一個系統(tǒng)銜接，所以本系統(tǒng)里的歸檔只是預歸檔，僅僅將公文的狀態(tài)設置為歸檔;
(7)在審核文檔：所有起草完畢并已提交審核但未成文文檔。
3.2表單
我們采用了三種表單：草稿表單、審核表單和成文表單。
(1)輸入文本：公文草稿，當用戶起草時，使用該表單，它有“本部門審核”、 “校辦公室審核”、“校對”等操作，
(2)處理文本：審核公文表單，整個審核期間的文檔都用此表單，它有“獲取編號”、“提交部門領導審核”、“提交校領導審核”、“保存”、“回復”操作等。
(3)成文表單，當公文完成上述流程后，公文接收者看見的文檔就是以Doc表單打開的，它含有“關閉”和“打印”操作，除了這兩個操作外，還為秘書設計了錯發(fā)而設計的“收回”操作和因為漏發(fā)而設計的“補發(fā)”操作以及公文歸檔設計的。
3.3郵件模板的實現
3.3.1 代理
為了自動或后臺運行一些任務，我們?yōu)猷]件數據庫定義了一些代理，其中有個使用最頻繁的代理mailprocess，此代理的觸發(fā)條件設置為“郵件到達之前”，主要的功能是將收到的文檔按狀態(tài)分類，供不同的視圖使用。
3.3.2 應用與郵件的集成
在工作流的應用開發(fā)中，郵件和應用程序將集成在一起。當需要時，可以通過開發(fā)的應用程序向上級部門發(fā)送一個郵件，在郵件中將申請以及連接文檔以郵件的形式發(fā)送給相關領導。
3.4數據庫實現
本系統(tǒng)采用用戶-角色-模塊的三層安全模式，第一層為用戶，第二層為角色，第三層為系統(tǒng)模塊。用戶和角色之間建立關系，角色和模塊權限之間建立關系，而用戶和模塊權限之間沒有直接的關系。此模型將系統(tǒng)的模塊權限和用戶分開，使用角色作為一個中間層。用戶訪問模塊時，通過其所在的角色對模塊的訪問權限來獲得訪問該模塊的權限，通過這種分層的管理模式可以實現有效的權限管理。
3.5權限管理實現
Domino在實現時可以用ACL來完成，Domino是帶有RBAC技術的群件開發(fā)工具，它的Domino Admin可以進行用戶設置和群組劃分，它的Domino Designer除了可以進行正常的程序開發(fā)之外，還可以針對某個數據庫文件定義角色，并可以通過該數據庫文件的ACL將角色分配給相應的用戶組和用戶。具體實現時可以在某類公文數據庫的ACL里定義一些角色。
3.6監(jiān)控數據庫的實現
監(jiān)控數據庫在實現時主要是創(chuàng)建了三張表單和若干個視圖和一個代理。三張表單，每張表單對應一類監(jiān)控信息。在表單的上半部顯示公文的基本信息，下半部顯示公文痕跡信息，在下半部的這個帶附簽的表格里，第一項標簽有“收文單位”、所有應接收人員、補發(fā)收文情況、流轉序列四項;代理用來將辦公痕跡寫到文檔里。
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