辦公室基本的禮儀
每一個老板都喜歡工作效績高的員工，同時也喜歡注意細(xì)節(jié)工作的員工;本文由yjbys小編為大家搜集的辦公室基本的禮儀，我們一起來看看吧!
在現(xiàn)在的辦公過程當(dāng)中，電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等已經(jīng)成為必須的辦公用品。在商務(wù)交往中，我們經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達(dá)給身在異地的交往對象手中。無論是給對方發(fā)傳真、發(fā)郵件、利用即時聊天軟
件進(jìn)行溝通，還是對電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)的利用，我們都需要掌握一定的禮儀規(guī)范。
辦公室基本禮儀辦公設(shè)備愛護(hù)
發(fā)傳真的禮儀規(guī)范
1、注意傳真首頁
傳真首頁上包括的主要內(nèi)容應(yīng)該有有：傳送者和接受者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁數(shù)等。另外，需傳真的每頁紙上應(yīng)該有頁碼標(biāo)注，這樣方便閱讀，而且如果某一頁內(nèi)容不清楚的話，也方便準(zhǔn)確的補(bǔ)發(fā)。
2、傳真信件
傳真的信件內(nèi)容一定要規(guī)范，如必要的稱呼、問候語、簽字、敬語、致謝詞等均不可缺少。特別是信尾的簽字尤其要注意，因為簽字代表了這封信是發(fā)信者本人知道并且同意才發(fā)出的，若簽字被忽略，那么任何人都可以輕易冒名發(fā)信件了。
3、傳真的紙張規(guī)范
最規(guī)范的傳真用紙張，一般是A4大小、白色紙。最好不要用其它顏色的紙，否則既不規(guī)范又會浪費傳真機(jī)掃描的時間，而且發(fā)過去的傳真紙可能是黑色或深色的，會影響傳真的效果。
4、公章的使用
若傳真蓋有公章的文字材料，必須要把章蓋得清晰。這樣才能保證傳真過去的效果。
5、注意字號
傳真的材料，應(yīng)該比普通打印的文件字體大一點，以保證傳真過去的文字清晰、方便閱。
6、傳真確認(rèn)
發(fā)送傳真之前，可以先向?qū)Ψ酵▓笠幌拢悦獍l(fā)錯;若傳真頁數(shù)較多，要特別告訴對方，以讓對方考慮是否發(fā)傳真或其它方式;發(fā)送傳真之后，要再次和對方確認(rèn)一下：發(fā)傳真的頁數(shù)、內(nèi)容是否清楚等。同理，若收到傳真后，對方?jīng)]有打電話來確認(rèn)，就要盡快通知對方，以讓對方放心。
使用傳真機(jī)注意事項：
使用的先后問題。當(dāng)你有一份很長的穿著需要發(fā)出去時，而輪候在你之后的同事只需傳真一兩頁時，應(yīng)讓他先用;
在公司里最好不要發(fā)私人傳真;
如果遇到傳真紙用完時，應(yīng)及時更換新傳真紙。同時也要注意，不要造成紙張的浪費;如果遇到傳真機(jī)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時找出原因，先處理好再離開，如果不懂修理，就請別人幫忙，不要把問題留給下一個同事;
給對方發(fā)送傳真時，要注意語言的使用。多說禮貌用語且不要生硬，最好不要說：“給我新號，我要發(fā)傳真。”
當(dāng)對方不能準(zhǔn)確地說出要發(fā)送傳真的部門和個人時，就說公司沒有這個人，然后掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果儀式會破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想與公司進(jìn)行商務(wù)交往的客戶，而失去合作的機(jī)會。
使用完畢后，不要忘記將你的原件拿走，否則容易丟失原稿，或走漏信息，給你自己及公司帶來不便。
收發(fā)郵件的禮儀規(guī)范
我們在收發(fā)郵件時，要做到合理、準(zhǔn)確、規(guī)范，這樣才能顯示出商務(wù)場合下的素養(yǎng)。一般來說，收發(fā)郵件的禮儀規(guī)范主要有以下幾個方面的內(nèi)容：
保證在24小時內(nèi)回復(fù)郵件，哪怕只是簡單的一句話;
每封郵件都應(yīng)該有題目;
不要發(fā)送垃圾郵件或者附加任何特殊鏈接;
不要在群發(fā)郵件中透露他人的郵件地址，應(yīng)該使用隱藏地址的抄送方式;
正確使用大小寫字母，用大寫字母寫郵件在網(wǎng)絡(luò)文化中代表著你在朝對方大喊;
發(fā)送手機(jī)短信和電子郵件時須署名;
電子郵件里還應(yīng)寫入其它聯(lián)系方式;
最好不要發(fā)送容量過大的附件內(nèi)容，并不是所有人都擁有一個超大電子郵箱;
如果擔(dān)心語氣不對而引起誤會，可多用“謝謝”、“請”等字眼，根據(jù)對象來選擇開頭語和祝福語，既不過于客套，又要注意禮節(jié);
主動終止發(fā)郵件的來往，可以在文末附注“全部辦妥”、“無需回復(fù)”、“僅供參考”等字樣。
電腦使用禮儀規(guī)范
開始使用計算機(jī)時，先開顯示器等外設(shè)，后開主機(jī)。關(guān)閉計算機(jī)時，則相反，先關(guān)閉主機(jī)，然后再關(guān)閉外設(shè)
關(guān)閉計算機(jī)后，請務(wù)必關(guān)閉電源插座再離開。一個好的電源接線板是很重要的，請使用帶保險功能，大功率規(guī)格的'接線板※
確保使用的插座有良好接地。
如果您的電腦是在國外購買并運輸?shù)街袊褂茫埱f記得檢查并確認(rèn)電壓選擇開關(guān)已調(diào)至230V以防止電源燒毀。
使用電腦時請不要吃零食，不要將飲料等放在鍵盤/鼠標(biāo)旁，防止碎物或者液體落入鍵盤等其它設(shè)備導(dǎo)致?lián)p壞。
為了保持良好的散熱，主機(jī)/顯示器與墻壁之間的距離不得低于10厘米。
使用時的環(huán)境溫度需要在10-35度之間，否則會出現(xiàn)電腦無法開機(jī)的情況。
插拔各類數(shù)據(jù)線時請對應(yīng)顏色，并保持垂直的方向來插拔。
長時間不使用電腦時，請對主機(jī)和顯示器進(jìn)行遮蓋以達(dá)到防塵效果。
使用QQ、MSN的禮儀規(guī)范
一般來說，我們在使用QQ、MSN等即時聊天軟件時，需要注意的禮儀規(guī)范主要有以下幾點：
如果我們很忙，就不要在線，或者設(shè)置一個busy或隱身狀態(tài);
最好不要打擾忙碌的人。如果對方時busy狀態(tài)，不要和他閑聊，若有重要的事，最好一句話說完。不要以一個“Hi”開始對話;
盡量回復(fù)別人的消息。如果我們確實無法照應(yīng)，那就告訴對方并設(shè)置busy狀態(tài);
盡量不要在QQ上設(shè)置自動回復(fù);
網(wǎng)址的時候附上標(biāo)題或簡介;
不要發(fā)連鎖消息。含有詛咒性質(zhì)、欺詐性質(zhì)、謠言性質(zhì)、無腦性質(zhì)的連鎖信息;
保持安全意識。防止聊天軟件中毒自動發(fā)消息干擾他人;
不要刨根問底。對于聊天軟件上的網(wǎng)友，戶籍民警方式的詢問往往不招人喜歡;
保持聊天記錄。同一個問題反復(fù)多次問別人會讓人感到尷尬。
復(fù)印機(jī)使用規(guī)范
復(fù)印機(jī)也是日常辦公中使用最為普遍的辦公設(shè)備之一，使用復(fù)印機(jī)應(yīng)該注意一下幾點：
在公司最好不要復(fù)印個人的資料。
在使用的過程中，如果和其他的同事碰在一起，可以是先到先復(fù)印或者是趕時間的先復(fù)印，出于禮貌的說法，可以讓同事先用。如果正在復(fù)印應(yīng)該禮貌的請后來的同事等一回。
復(fù)印完東西以后，記得關(guān)閉機(jī)器。如果用完了紙，記得添加上。
如果在復(fù)印的時候遇到問題，或者弄壞復(fù)印機(jī)，一定找同事或者相關(guān)的人來幫忙，切忌自己不說走開。
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