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熱門職位常見面試問題及解析:行政助理
一、請寫出企業(yè)常用的公文文種?
答:(考察對公文的一般理解)
一般企業(yè)公文有通知、請示、會議紀(jì)要、函(邀請函、復(fù)函)、總結(jié)、報告。
二、就你的理解行政工作應(yīng)包括哪些內(nèi)容?如何才能做好這項工作?
答:(考察行政工作的整體感覺)
1、日常事務(wù)工作(文字錄入、復(fù)印、打印、整理會議紀(jì)要、人員接待、電話接待、采購、發(fā)放辦公用品);檔案合同工作。
2、擬定相關(guān)公文;協(xié)助直屬領(lǐng)導(dǎo)策劃員工活動及組織會議、活動;
3、協(xié)助直屬領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)文化建設(shè),草擬、修改相關(guān)制度;
4、公司辦公場地綠化;辦公場地清潔、環(huán)境維護。
5、勞動紀(jì)律監(jiān)督、行政費用統(tǒng)計及核算。
6、后勤支持性服務(wù)(辦公設(shè)備維修維護、名片印制、定餐等)
7、有關(guān)政府政策及信息、行業(yè)信息的收集
三、公司將于下個月十五日召開半年總結(jié)會,由你來承辦,請制作一份行事歷(即需要做什么,由誰來做,何時完成)。公司組織機構(gòu)如下:市場營銷部、產(chǎn)品研發(fā)部、行政人事部、財務(wù)部。
答:(考察組織及協(xié)調(diào)能力)
策劃方案由行政助理草擬。1、說明這次會議的目的;2、落實開會時間、地點,主要與直屬領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商確定;3、確定與會人員;4、落實會議主持,與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商確定;5、確定會議議程,與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商確定。其它,場地布置,會議中服務(wù)。
四、請擬一份關(guān)于國慶節(jié)放假的通知。
答:(考察公文格式)
關(guān)于國慶節(jié)放假的通知
公司各部門:
今年國慶節(jié)放假7天,時間為9月30日至6日。其中1日、2日、3日為法定假日,將9月30日(星期六)公休日調(diào)至10月4日(星期三);10月1日既是(星期日)公休日又是法定假日調(diào)至10月5日(星期四)、10月6日(星期五),10月7日正常上班。
節(jié)日前各部門要做好節(jié)前清潔、安全工作;節(jié)日期間,各部門人員注意個人安全。
最后祝各部門人員節(jié)日快樂!
XXXXX有限公司
二00六年九月二十八日
五、你認(rèn)為IT行業(yè)的行政工作與其他行業(yè)有何區(qū)別?
答:(考察對行業(yè)特性的理解)
1、需要必要的加班與支持;
2、主動性有別于其他行業(yè);
3、行政服務(wù)性較為突出;
4、需要了解一些行業(yè)的知識;
5、較強的語言表達藝術(shù)。
六、公司老總在例會說:“上個月公司的電費開支很大,有一些浪費,大家要注意一下。”你對此種情形如何辦理??
答:(考察工作的主動性及細(xì)致程度)
先出一份通知,然后在每周各部門例會上花幾分鐘時間給大家強調(diào)一下。同時要從自我做起,平時節(jié)約用電,并且在日常工作中,看到有浪費的情況下,友情提醒并主動去完成。比如天氣不熱的時候?qū)⒂腥藢⒖照{(diào)打開。這里給大家說一下,天氣很好,現(xiàn)在可以不用啟動空調(diào),我先關(guān)閉了。
可以說一些細(xì)節(jié)如:計算機如長時間不用關(guān)機,空調(diào)下班后關(guān)閉,下班后熱水器關(guān)閉,中午休息時關(guān)燈等均可。
七、公司擬辦一份公司的內(nèi)刊,以調(diào)動大家工作熱情,你將如何辦理?
1、草擬辦刊方案,如名稱,內(nèi)容、板塊設(shè)計等。2、費用預(yù)算。3、征求領(lǐng)導(dǎo)意見。3、員工意見征集。4、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和同事的建議對辦刊方案進行合理修改。
八、從行政方面控制公司日常的成本,你覺得從哪幾個方面入手?
控制公司日常成本,應(yīng)從以下幾方面入手:
1、復(fù)印、打印控制。
2、辦公用品購買成本控制。
3、辦公用品領(lǐng)用控制。
4、辦公用品使用情況控制。
5、水電費用控制。
6、辦公電話費用控制。
7、會議和活動組織成本控制。
8、定期向公司全體成員宣傳節(jié)約意識。
九、就一般的企業(yè)而言,如何進行檔案的分類?
行政管理類、經(jīng)營管理類、人事管理類、銷售類、財務(wù)類、設(shè)備檔案類
十、公司的上級主管于明天到公司考察參觀,你覺得需要做哪些方面的準(zhǔn)備工作。
應(yīng)做好以下工作:1、住宿安排。2、行程安排。3、工作匯報資料收集。4、工作會議安排。5、陪同參觀人員安排。
政府的支持和行政協(xié)助是一個核心的部門或公司開展工作的有效運作助力,也就是說,行政助理是市場上最常見的公司職位之一。
在行政部門工作需要的技能和能力范圍廣泛。這些面試問題考察了一個合格的行政助理的關(guān)鍵技能,并探討在工作成功所需的能力,將幫助您準(zhǔn)備面試可能出現(xiàn)的問題,助您面試成功。
一般行政經(jīng)驗
描述類問題,焦點是您過去的工作經(jīng)歷。這些能力是基于組織的需要和有關(guān)的技能,仔細(xì)研究職位描述,以確定雇主正在尋找哪類人才,并概述如何您以前的工作經(jīng)驗使您已具備這個職位要求的工作能力。
你簡要描述您的行政助理經(jīng)驗。
你認(rèn)為你的管理優(yōu)勢?
您以前的經(jīng)驗如何讓你成為這個職位的合適人選?
溝通技巧
溝通是關(guān)鍵,任何工作在一個組織提供支持和援助。你的回答應(yīng)該清楚地表明你有能力有效地表達自己的口頭和書面的能力,積極傾聽和理解的溝通。
描述不同類型的企業(yè)通信方式。
你如何確保你已清楚,準(zhǔn)確地理解上級和同事的工作要求?
規(guī)劃和組織
重點調(diào)度和優(yōu)先活動。你如何決定,這是最重要的活動?包括任務(wù)的緊迫性,必須滿足最后期限,現(xiàn)有的資源和制定切實可行的目標(biāo)。
你如何組織你的日常時間表和優(yōu)先考慮你的活動?
告訴我你最近一次會議安排。你是如何協(xié)調(diào)和安排呢?
說說你的情況下不得不重新安排一項工作,以應(yīng)付不斷轉(zhuǎn)變的需求。
給我舉例說明你不得不多項任務(wù)同時進行,同時在最后期限完成全部工作的一次經(jīng)歷。
問題解決
行政助理的面試問題將集中于你的能力評估問題,并提出可行的解決辦法。說明你如何收集所有必要的資料,以便正確地分析問題并審議通過,然后對特定行動過程中提出的可能替代品。
描述一個您最近不得不在你的工作中處理的復(fù)雜問題,同時描述你如何去整理出來有關(guān)的思路。
你如何去獲得有關(guān)的必要信息,從而了解有關(guān)問題,以便能夠確定一個可能的解決方案?
信息管理
行政助理的面試問題將探討你的能力,收集和管理信息。詳細(xì)的種類和數(shù)量的數(shù)據(jù),你必須確保管理和如何管理您的信息是最新和準(zhǔn)確的。
你有什么不同的系統(tǒng)用于存儲信息和文件?
你在怎么記錄會議內(nèi)容?
你負(fù)責(zé)處理什么樣的數(shù)據(jù)?
合作
行政助理必須一個團隊或群體內(nèi)有效的合作。你的回答應(yīng)該突出你的能力,建立與集團內(nèi)其他成員的關(guān)系,并顯示您如何幫助團隊取得成功。
請給出一個具體事例說明你做過什么以提高團隊績效。
描述下你給予同事或團隊成員幫助的一個例子。
客戶服務(wù)技巧
記住,當(dāng)回答有關(guān)客戶服務(wù)的行政助理的面試問題,你的同事,主管和經(jīng)理們除了任何你必須處理您的內(nèi)部與外部客戶的客戶。重點弄清客戶的需求以及你如何去對提供適當(dāng)?shù)姆⻊?wù),以滿足這些需求。
當(dāng)你必須解決一個非?量痰目蛻,你是怎么處理呢?
你描述的情況下走出了自己的慣有的方式,提供客戶滿意的服務(wù)。
行政助理面試問題:
一、企業(yè)常用公文包括哪些文種?
二、就你的理解行政工作應(yīng)包括哪些內(nèi)容?如何才能做好這項工作?
三、就你應(yīng)聘的工作而言,你如何提升工作效率?
四、從行政人事方面控制公司日常的成本,你覺得從哪幾個方面入手?
五、就一般的企業(yè)而言,有哪些檔案資料需要歸類?
六、公司的上級主管明天帶人來考察公司,你認(rèn)為有哪些準(zhǔn)備工作要做?
七、說說你對5S的理解。
八、如何看待加班?
九、如何看待時間管理?
十、如何組織公司會議?
十一、寫一份新年放假通告。
十二、制作一份離職申請表。
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