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職場(chǎng)攻略：瞄準(zhǔn)老板身邊的位置
想成為領(lǐng)袖，高人一等的格局與視野是決定職涯的關(guān)鍵。但盱衡全局的能力要怎么學(xué)？跟在老板身邊學(xué)！
而跟隨老板出入的特別助理，可以看到董事會(huì)的決策機(jī)密、談判桌上的角力競(jìng)和、接觸層峰、累積人脈……正是一個(gè)培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)者的位置。
想擁有領(lǐng)導(dǎo)者的視野嗎？來試試“特別助理”這行業(yè)吧！
《30》雜志曾報(bào)導(dǎo)IBM公司的特助計(jì)畫，總經(jīng)理許朱勝?gòu)牟煌块T挑選4位精英，分別跟在他身邊3個(gè)月學(xué)習(xí)如何當(dāng)決策者，這是IBM培養(yǎng)接班人的方法。許多企業(yè)也是同樣的晉升邏輯，能雀屏中選成特助者，常常是公司有心栽培的領(lǐng)袖。
特助職位不再專屬于世襲接班人，當(dāng)前許多成功人士都曾擔(dān)任過特助。例如，現(xiàn)任英特爾總裁暨營(yíng)運(yùn)長(zhǎng)歐德寧，年輕時(shí)被創(chuàng)辦人葛洛夫欽點(diǎn)為總裁特助；匯豐投資管理亞太區(qū)行政總裁裴布雷（Blair Pickerell），早年也曾是怡和集團(tuán)（怡富投資前身）主席特助。高階經(jīng)理人管理公司，身邊特別助理不再只是第二代，而是更具備專業(yè)能力的核心幕僚。
特助的特別歷練
特別助理的待遇不低，但工作負(fù)荷量非常大，太平洋SOGO與東森媒體集團(tuán)的特助都表示手機(jī)必須24小時(shí)開機(jī)待命；也有因公事繁忙，好幾年沒休長(zhǎng)假的例子。但媳婦熬成婆后，未來出路無限寬廣，有人另創(chuàng)前程，自己開公司；有的被老板調(diào)為手下大將，專司負(fù)責(zé)統(tǒng)領(lǐng)整個(gè)部門；也有人發(fā)覺自己善于謀略，樂于維持幕僚的角色。簡(jiǎn)而言之，歷練過特助工作，讓你有實(shí)力足以適應(yīng)任何位子。但要如何才能成為特助，獲得接班候選人的證明？其工作內(nèi)容是什么？需要注意的事項(xiàng)為何？本期《30》雜志特地采訪各領(lǐng)域特助菁英，分享他們最實(shí)時(shí)的經(jīng)驗(yàn)與叮嚀，并細(xì)細(xì)剖析特別助理這條路。
特助有2種
特別助理的特別之處，在于其工作“沒有固定的業(yè)務(wù)范圍”，小從提鞋、開門，大至企畫公司新開發(fā)案、溝通各部門，身份隨時(shí)在變，可以是打雜小弟，也可以是老板的分身，但萬變不離其宗：做老板需要的角色。
1.“執(zhí)行型”特助
不過依年資與經(jīng)歷的差別，在業(yè)界特助工作大致分為兩類：一是“執(zhí)行型”特助，另一是“決策型”特助�！皥�(zhí)行型”特助偏向事務(wù)性工作、不涉入決策，卻要求絕對(duì)的高效率。這類特助通常由資歷尚淺的年輕人擔(dān)任，老板看中的是資質(zhì)潛力，愿意讓他跟在身邊學(xué)習(xí)磨練。
奧美廣告董事長(zhǎng)白崇亮曾向媒體透露，他第一份工作就是擔(dān)任亞洲化學(xué)董事長(zhǎng)衣治凡的特別助理，頂著政大企研所光環(huán)只做收發(fā)公文、會(huì)議記錄等小事，白崇亮卻甘之如飴，因?yàn)榻柚炊麻L(zhǎng)批閱公文，他學(xué)習(xí)到公司運(yùn)作背后的邏輯。
2.“決策型”特助
“決策型”特助是主子的核心幕僚，傳統(tǒng)企業(yè)最多這樣的例子，他們幾乎都是跟著老板十?dāng)?shù)年的老臣。但近年來，不一定要在固定企業(yè)累積10年經(jīng)歷，許多專業(yè)人才也能成為“決策型”特助。老板倚賴其專業(yè)知識(shí)，針對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)、行銷、公關(guān)等各領(lǐng)域提供建言，某些幕僚型特助甚至下轄有部門，身兼決策與執(zhí)行兩功能。例如太平洋崇光百貨董事長(zhǎng)特助賴季君，由于之前她在藝?yán)扰c基金會(huì)的工作經(jīng)驗(yàn)常與媒體打交道，具公關(guān)長(zhǎng)才，特被遠(yuǎn)東集團(tuán)聘為鐘琴的特助，負(fù)責(zé)內(nèi)外部公關(guān)。
當(dāng)特助的3種路徑
1. 成為內(nèi)部資深菁英
各家特助被發(fā)掘的過程千奇百怪，重點(diǎn)是得到老板欣賞。最常見的途徑是部門主管或資深員工被拔擢，這類特助的優(yōu)勢(shì)在于“實(shí)時(shí)可用”，靠著在公司的經(jīng)驗(yàn)與人脈，協(xié)調(diào)溝通各部門時(shí)才能勝任愉快；也因?yàn)槭芷髽I(yè)文化熏陶較久，與上級(jí)之間有共同的目標(biāo)與默契。
巨大機(jī)械（Giant）的總管理室特助許立忠就是一例，在秘書的職位待了8年之久，對(duì)公司的人事部門通熟摸透，巨大機(jī)械董事長(zhǎng)劉金標(biāo)看中這點(diǎn)，把品牌行銷、人資調(diào)度等重任交給他，目前許立忠直接對(duì)董事長(zhǎng)、總經(jīng)理負(fù)責(zé)，還身兼好幾個(gè)部門業(yè)務(wù)。
2. 建立口碑被挖角
而有時(shí)企業(yè)必須注入活水，老板會(huì)延攬外面人才擔(dān)任特助，此時(shí)除了專業(yè)，更重視口碑。2003年鐘琴臨時(shí)接任太平洋SOGO百貨董事長(zhǎng)，找特助時(shí)向朋友探聽人選，才挑上賴季君。歷任亞洲藝術(shù)中心、現(xiàn)代畫廊、太平洋文化基金會(huì)，賴季君的歷屆老板都成了她的口碑保證。由于先前工作內(nèi)容為負(fù)責(zé)媒體接觸，去年記者蜂擁而至要求專訪董事長(zhǎng)，她都仔細(xì)過濾篩選，以免鐘琴遭受不必要干擾。
3. 表現(xiàn)突出被拔擢
沒有主管經(jīng)歷、沒有業(yè)界長(zhǎng)久累積的口碑，初出茅廬的年輕人靠著優(yōu)異的工作表現(xiàn)，仍有機(jī)會(huì)擔(dān)任特別助理。中華電信助理管理師林心如，不過30出頭就有4年的特助經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)初就是因?yàn)橐环菪袖N研究報(bào)告，在會(huì)議演示文稿時(shí)受到長(zhǎng)官賞識(shí)，因而拔擢為特助。歸納以上，隨時(shí)儲(chǔ)備自己，在老板面前表現(xiàn)優(yōu)異，是營(yíng)造自己被拔擢為特助的不二法門。
當(dāng)特助的4大條件
1. 忠誠(chéng)度高
什么是當(dāng)特助必要的先決條件？巨大機(jī)械特助許立忠說：“讓老板安心�！币晃辉鴵�(dān)任知名出版社的特助表示：“你必須取得老板信任！”許多特助都不約而同指出“信任”是主宰特助生涯的關(guān)鍵。
白話一點(diǎn)，你必須身心都服從老板。特助首重忠誠(chéng)度，誠(chéng)意與正直是必要的人格特質(zhì)；另外，連思維也須以主子為主，在采訪過程中，各家特助有志一同地強(qiáng)調(diào)“貫徹主管意志”“老板交代的工作就是我的工作”“不陷老板于不義”，像呼口號(hào)般，只對(duì)老板效忠。
2. 身段柔軟
另外，身段夠軟、樂于溝通、甚至安于平淡，都是特助的隱性人格。由于位置特殊，其它同事不免聯(lián)想特助是拿著雞毛當(dāng)令箭、藉皇命以令諸侯，因此低調(diào)、設(shè)身處地為同事著想都是優(yōu)秀特助的行事風(fēng)格，這對(duì)協(xié)助老板有利無弊。
3. 高效率
人際間必須低調(diào)隨和，工作上，則必須讓老板看見你的高效率。東森媒體集團(tuán)董事長(zhǎng)特助蘇啟鴻用一句話形容特助工作：“你必須有在最短時(shí)間內(nèi)，看出問題、找到答案、用對(duì)方法、立刻解決的能力�！崩习逡牟皇且粋�(gè)只會(huì)反應(yīng)問題的人，而是能提出建議方案并執(zhí)行完成的幫手。
4. 通才
沒有人能在初擔(dān)任特助時(shí)就具備所有條件，許立忠表示，老板就是一個(gè)挖掘不完的寶庫，站在主管的角度思考、決策，不只儲(chǔ)備特助應(yīng)有的能力，領(lǐng)導(dǎo)者的風(fēng)范、視野等素養(yǎng)也會(huì)累積。而賴季君認(rèn)為：“特助是「通才」勝任的職位，不見得適合專才。你可以專研最有興趣的領(lǐng)域發(fā)展成專業(yè)，但保持彈性、吸收各類知識(shí)將有助生涯發(fā)展�！�
當(dāng)特助的4種態(tài)度
1. 守口如瓶
由于工作的性質(zhì)，核心幕僚擁有比別人更多機(jī)會(huì)接觸公司的機(jī)密事務(wù)，許多重要信息必須守口如瓶。曾在某出版社擔(dān)任高層主管的特助表示，拿捏說話分寸是一門必學(xué)的學(xué)問，很多機(jī)密從耳邊流過，但時(shí)機(jī)尚未成熟時(shí)不宜對(duì)同事透露。
2. 做好情緒管理
同時(shí)在處理直屬長(zhǎng)官與公司各部門之間的意見時(shí)，不但要過濾情緒性的字眼、采用建設(shè)性的觀點(diǎn)來溝通，當(dāng)同事在向特助抱怨公司事務(wù)時(shí)，更要能夠了解其中是否有言外之意，否則容易成為其它同事的傳聲筒，這對(duì)于個(gè)人與公司均可能造成傷害。尤其特助常需代理高層傳達(dá)事務(wù)、并參與各項(xiàng)會(huì)議，因此做為高層分身角色時(shí)更要謹(jǐn)言慎行，情緒管理亦是個(gè)重要課題。
3. 察言觀色
學(xué)會(huì)察言觀色也是必要的，對(duì)于高層的意見須能確切掌握，若不清楚時(shí)應(yīng)直接詢問，切忌揣摩上意，否則很容易有弄巧成拙的情形發(fā)生。
4. 保持彈性
由于特助處理的事務(wù)十分龐雜，對(duì)于有心想要學(xué)習(xí)者是極佳的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，然而有時(shí)也要負(fù)責(zé)如聯(lián)絡(luò)、倒水、甚至是提公文包等瑣碎的事情，而這些對(duì)于身段不夠軟者容易覺得不耐煩或拉不下臉。然而太平洋崇光百貨董事長(zhǎng)特助賴季君則認(rèn)為“身為特助者不要拒絕工作，心態(tài)上要像活水一般，永遠(yuǎn)保持彈性，即使是向3歲小孩也可以學(xué)習(xí)。”
當(dāng)特助的2大風(fēng)險(xiǎn)
1. 成敗全看老板
特別助理被喻為未來領(lǐng)袖的敲門磚，等于是站在巨人的肩膀上學(xué)習(xí)，做特助前只會(huì)做事，當(dāng)特助后是看老板怎么安排事。對(duì)于當(dāng)核心幕僚的風(fēng)險(xiǎn)，許立忠有一番見解：“特助這個(gè)職位，不是大好，就是大壞，因?yàn)榻咏鼨?quán)力高層，若不用心學(xué)習(xí)，上面看得很清楚；假若表現(xiàn)得宜，也很容易受到賞識(shí)且被拔擢到更高的職位�！�
另外，你要有跟著老板跑的心理準(zhǔn)備，老板換人，你也可能失去工作。
2. 欠缺專業(yè)證明
尤其有些特助不負(fù)責(zé)固定部門，處理的事務(wù)常是價(jià)值鏈中看不到光環(huán)的部分，因此轉(zhuǎn)換職涯時(shí)往往拿不出具體成果。一名現(xiàn)任政府機(jī)關(guān)的機(jī)要人員，回憶當(dāng)年擔(dān)任立委特助時(shí)，雖然擁有專業(yè)卻無執(zhí)照，自覺中年危機(jī)比其它人更早來臨。
不過現(xiàn)在的特助大多身兼二職，既幫老板協(xié)調(diào)事務(wù)，也下轄有部門。這類特助比較沒有職涯危機(jī)，即便所屬高層人員職務(wù)有變動(dòng)，自己在這段期間所累積的無形經(jīng)驗(yàn)，對(duì)下一階段的職涯發(fā)展仍有極大助益。
特助的3種出路
1. 原公司擔(dān)任高階經(jīng)理人
由于跟隨高層歷練過后，特助的思維、做事及決策力都優(yōu)于其它競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。別人只會(huì)做事，特助卻擁有觀望大局的視野，適合到公司任一部門當(dāng)主管，朝向“總”字輩職務(wù)邁進(jìn)。
2. 自己開公司當(dāng)老板
藉由長(zhǎng)期貼近觀察他人的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范，自己實(shí)行起來便事半功倍，不須花太多時(shí)間摸索，就能成為各領(lǐng)域的佼佼者。例如成立意識(shí)型態(tài)廣告公司的鄭松茂董事長(zhǎng)，就曾經(jīng)擔(dān)任過華商廣告的總經(jīng)理特助。
3. 繼續(xù)擔(dān)任核心幕僚
許多如金車、東元等傳統(tǒng)企業(yè)中的特助，一做都是一、二十年，只因他們選對(duì)了好企業(yè)、跟對(duì)好老板。這使得他們?cè)诶习迳磉呑龊诵哪涣�，雖然沒有耀眼的光環(huán)，卻仍舊樂在其中。要是能在而立之年就投身特助一職，未來必定是個(gè)不容小覷的魅力領(lǐng)袖。
如何在領(lǐng)導(dǎo)面前擺正位置
1、要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有一個(gè)最為基本的尊重，畢竟來說在一個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)的位置以及權(quán)威是不可以少的，平時(shí)要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)信任和尊重，這是一名員工的基本素質(zhì)。
2、要在領(lǐng)導(dǎo)面前敢于說真話，事情是如何的，不要總是想著領(lǐng)導(dǎo)喜歡聽什么就是說好聽的，一些其它的問題客觀存在，也還是應(yīng)該讓領(lǐng)導(dǎo)知道。
3、適當(dāng)提出一些合理化的建議也是必要的。一個(gè)員工，如果能在工作當(dāng)中，急企業(yè)所急，想企業(yè)所想，并能提出合理化的建議，供老板或是領(lǐng)導(dǎo)解決發(fā)展中的難題，定會(huì)有機(jī)會(huì)發(fā)展的。
4、作為一名企業(yè)的員工，如果想做到自己能夠有合理化的建議的話，當(dāng)是要在平時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)認(rèn)真鉆研，其次是要有膽量瞄準(zhǔn)企業(yè)的難題并進(jìn)行分析和研究。
5、要有自己的做人原則，不必在領(lǐng)導(dǎo)面前就低人一等，不要為了取得老板或是領(lǐng)導(dǎo) 的信任與晉升，而采取不講做人原則的假情假意的逢迎，這也是一種不好的表現(xiàn)。
6、在領(lǐng)導(dǎo)面前還是要表現(xiàn)出低調(diào)，不要給領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)風(fēng)頭，盡量把表現(xiàn)的機(jī)會(huì)留給領(lǐng)導(dǎo)才是。更不要不懂裝懂，在領(lǐng)導(dǎo)面前處處顯擺，這也是不好的表現(xiàn)。
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