電算會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度淺析會(huì)計(jì)畢業(yè)論文
一、與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)相比，實(shí)行電算化后企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生了變化
會(huì)計(jì)電算化是利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理，從而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的電子化操作。由于計(jì)算機(jī)的介入使得會(huì)計(jì)核算環(huán)境發(fā)生了很大變化，會(huì)計(jì)部門(mén)的組成由單純的財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)變?yōu)榘ㄘ?cái)務(wù)人員、計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)的管理人員和計(jì)算機(jī)專(zhuān)家的組合。這一變革對(duì)于提高會(huì)計(jì)核算的效率，促進(jìn)會(huì)計(jì)核算工作的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，提高經(jīng)營(yíng)管理水平，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的進(jìn)一步發(fā)展，促進(jìn)會(huì)計(jì)職能的進(jìn)一步發(fā)揮，提高對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的監(jiān)管水平都具有十分重要的作用。
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理突破了原有的封閉式的系統(tǒng)環(huán)境。企業(yè)的內(nèi)部控制不再局限于企業(yè)的內(nèi)部，而是擴(kuò)展到企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與客戶(hù)之間、企業(yè)與國(guó)家之間。利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的宏觀(guān)化，擴(kuò)大企業(yè)的內(nèi)部控制范圍，會(huì)計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能，原先應(yīng)由會(huì)計(jì)人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成；原先應(yīng)由幾個(gè)部門(mén)按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能集中在一個(gè)部門(mén)甚至一個(gè)人完成。
二、與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)相比，內(nèi)部控制的內(nèi)容也更加廣泛
在電算化方式下，內(nèi)部控制的內(nèi)容在傳統(tǒng)方式的基礎(chǔ)上，又出現(xiàn)了許多新的問(wèn)題，主要有以下幾個(gè)方面：
1.業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息的有機(jī)統(tǒng)一。當(dāng)企業(yè)的信息集成還僅限于部門(mén)內(nèi)部時(shí)，財(cái)務(wù)人員與業(yè)務(wù)過(guò)程完全脫節(jié)，則對(duì)于一些不合理的業(yè)務(wù)，其僅僅只能從財(cái)務(wù)的角度判斷單據(jù)是否可以入賬，如是否有領(lǐng)導(dǎo)簽字、單據(jù)是否齊全等，而對(duì)業(yè)務(wù)本身內(nèi)容的合理性無(wú)從判斷，如當(dāng)一張價(jià)格嚴(yán)重失真的采購(gòu)發(fā)票傳遞到財(cái)務(wù)人員這里，由于不知材料的真實(shí)價(jià)格，其在經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的復(fù)核后只能根據(jù)發(fā)票付款，從某種意義上說(shuō)，其只能起到一個(gè)記錄員的作用而不是控制員的作用。企業(yè)內(nèi)和企業(yè)間的信息集成可以提供足夠的信息量，使工作人員可以根據(jù)各部門(mén)提供的綜合信息判斷業(yè)務(wù)的合理性，從而避免錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)，使工作人員從事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂瞥蔀榭赡�。因此，工作人員可以在數(shù)據(jù)采集端完成更多、更實(shí)時(shí)的內(nèi)部控制任務(wù)。
2.人為的干預(yù)大為減少。高度的信息集成使人為的干預(yù)大為減少，業(yè)務(wù)部門(mén)人員負(fù)責(zé)原始電子單據(jù)的錄入，很大程度上減少了會(huì)計(jì)人員的工作量，而且電子單據(jù)也可以通過(guò)先進(jìn)的條碼識(shí)別技術(shù)、電子貨幣轉(zhuǎn)賬技術(shù)等進(jìn)行錄入和傳遞，從而保證了輸入的快捷和準(zhǔn)確，而如果再對(duì)電子單據(jù)的格式和內(nèi)容加以規(guī)范，就會(huì)使記賬憑證的自動(dòng)生成成為可能。
3.決策權(quán)下移。由于原始數(shù)據(jù)采集端前移至業(yè)務(wù)部門(mén)，因此決策權(quán)也下移到業(yè)務(wù)部門(mén)，關(guān)于業(yè)務(wù)的審核如其合理性、正確性也由業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)，會(huì)計(jì)部門(mén)的工作也相應(yīng)地由核算轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾砗蜎Q策。
4.內(nèi)部控制的外部化。傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制側(cè)重于內(nèi)部管理，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展、信息集成度的提高，企業(yè)內(nèi)部控制的范圍不再局限于企業(yè)內(nèi)部，完全可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)入其合作伙伴的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的外部化。
三、加強(qiáng)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度建設(shè)的具體措施
1.保證輸入口數(shù)據(jù)的正確性。應(yīng)建立起完善的審核機(jī)制，除了軟件自身的檢查控制，審核人員還特別要針對(duì)一些軟件無(wú)法檢查出的錯(cuò)誤進(jìn)行認(rèn)真的審核，并建立安全有效的數(shù)字簽名制度，確保電子單據(jù)不會(huì)被篡改、假冒、否認(rèn)，并通過(guò)數(shù)字簽名技術(shù)明確責(zé)任。這就要求一切數(shù)據(jù)的處理方法和過(guò)程都必須規(guī)范化，并保持準(zhǔn)確性和相對(duì)的穩(wěn)定性，這樣才能保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。
2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化下的組織和人員控制。會(huì)計(jì)信息化下的組織機(jī)構(gòu)控制。從管理的效率上來(lái)看，一個(gè)企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置對(duì)企業(yè)的整體效率有直接影響，一個(gè)不合理的機(jī)構(gòu)設(shè)置不僅會(huì)導(dǎo)致物不能盡其用，人不能盡其才，而且可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率低下，甚至虧損。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)更加要求企業(yè)優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置，通過(guò)崗位的設(shè)置和權(quán)責(zé)的劃分，形成一種相互監(jiān)督、相互牽制的機(jī)制，以保證會(huì)計(jì)信息的完整性和真實(shí)性，減少營(yíng)私舞弊的發(fā)生。不相容職責(zé)的恰當(dāng)分離可以為避免單獨(dú)一人從事和隱瞞不合規(guī)行為提供合理的保證，按照職責(zé)設(shè)置計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位，保證組織結(jié)構(gòu)設(shè)置的精簡(jiǎn)、合理。并嚴(yán)格執(zhí)行授權(quán)、審批制度。實(shí)行電算化后，由于功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報(bào)送，如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制，就會(huì)使某些計(jì)算機(jī)操作人員直接對(duì)使用中的程序和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行個(gè)性操縱處理結(jié)果，加大出現(xiàn)錯(cuò)誤的`風(fēng)險(xiǎn)。所以，除部分組織程序有特別規(guī)定以及不能實(shí)行職責(zé)輪流制的崗位外，員工應(yīng)該輪換工作，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)樹(shù)立員工主人翁的意識(shí)，激發(fā)員工對(duì)工作的熱情和積極性。對(duì)各個(gè)崗位的性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行分析，保證各個(gè)崗位人員權(quán)利和義務(wù)相適應(yīng)。
3.加強(qiáng)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)的安全控制，嚴(yán)格系統(tǒng)操作環(huán)境管理。加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制主要應(yīng)從防止未經(jīng)授權(quán)的人員擅自動(dòng)用系統(tǒng)各種資源。保護(hù)程序和數(shù)據(jù)的安全，減少因外界因素導(dǎo)致計(jì)算機(jī)故障等方面入手。主要的控制措施包括：（1）訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財(cái)務(wù)專(zhuān)用電腦；（2）設(shè)置操作權(quán)限限制；（3）操作人員身份的密碼控制，規(guī)定交接班手續(xù)和登記運(yùn)行日志；（4）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理相隔離，嚴(yán)格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行定期的預(yù)防性檢查，系統(tǒng)被破壞時(shí)，要求系統(tǒng)軟件具備緊急響應(yīng)、強(qiáng)制備份、快速重構(gòu)和快速恢復(fù)的功能。（5）采用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，主要包括：數(shù)據(jù)備份及機(jī)器的使用規(guī)范，U盤(pán)專(zhuān)用及防病毒感染，數(shù)據(jù)加密技術(shù)，訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)，認(rèn)證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應(yīng)該引起注意的問(wèn)題，盡量使用光纖傳輸，接入口應(yīng)保密。通過(guò)上述技術(shù)可基本確保財(cái)務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。
4.要避免會(huì)計(jì)檔案無(wú)紙化和電腦操作無(wú)形化帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。會(huì)計(jì)信息化下的會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有很多差異，在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，增、刪、修改了的會(huì)計(jì)憑證或會(huì)計(jì)賬冊(cè)都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任。會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募�、記錄形式�?chǔ)存在磁性介質(zhì)上，使會(huì)計(jì)核算無(wú)紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。電磁介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或毀損的危險(xiǎn)。因此企業(yè)應(yīng)專(zhuān)門(mén)指定檔案管理負(fù)責(zé)人，并制定備份、歸檔、借閱制度以及防磁、防火、防潮、防盜措施。建立完善的檔案管理制度，保證檔案資料的完整性和安全性，這不僅可以提高系統(tǒng)的可維護(hù)性，而且還可以減少使用過(guò)程中錯(cuò)誤操作的機(jī)會(huì)，從而使系統(tǒng)能夠高效運(yùn)行。
企業(yè)處在經(jīng)常變化的環(huán)境之中，這就會(huì)導(dǎo)致原有的控制程序?qū)π略龅膬?nèi)容失去控制作用，在變化過(guò)程中可能會(huì)發(fā)生差錯(cuò)和不合規(guī)行為。應(yīng)建立一種例行過(guò)程的反饋機(jī)制，監(jiān)督控制的功能。對(duì)于大的損失和發(fā)生可能性小的不頻繁的損失，購(gòu)買(mǎi)商業(yè)保險(xiǎn)不失為最好方法。購(gòu)買(mǎi)承保保險(xiǎn)總額大小取決于管理者偏好以及企業(yè)能夠承受系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)所引起損失的大小。保險(xiǎn)并不針對(duì)普通操作上的薄弱點(diǎn)，但是，它能保護(hù)系統(tǒng)因破壞者、自然災(zāi)害、盜竊文件者、盜用者、能接近系統(tǒng)的員工以及因失去文件、軟硬件或數(shù)據(jù)中斷所引起的收入損失。
參考文獻(xiàn)：
[1]張瑞君。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)控制[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2004.
[2]王棣華，杜晉賢。淺析會(huì)計(jì)信息化與企業(yè)內(nèi)部控制[J].會(huì)計(jì)之友（上旬刊），2008（12）.
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