文件管理制度

時(shí)間：2024-09-08 16:59:51 制度我要投稿

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文件管理制度[集錦15篇]

　　在社會(huì)發(fā)展不斷提速的今天，大家逐漸認(rèn)識(shí)到制度的重要性，制度是國(guó)家法律、法令、政策的具體化，是人們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編收集整理的文件管理制度，歡迎閱讀與收藏。

文件管理制度[集錦15篇]

文件管理制度1

　　電子文件管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　1.保障信息安全：防止數(shù)據(jù)泄露，維護(hù)企業(yè)利益。

　　2.提升效率：規(guī)范流程，減少因文件混亂導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)。

　　3.法規(guī)遵從：滿足法律法規(guī)對(duì)電子文件管理的要求，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。

　　4.知識(shí)傳承：通過有序的.歸檔和檢索，促進(jìn)企業(yè)知識(shí)的積累與傳承。

　　5.決策支持：準(zhǔn)確、完整的信息有助于企業(yè)做出明智決策。

文件管理制度2

　　一、檔案歸檔制度

　　（一）文件材料的歸檔要求：

　　1.公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。

　　2.公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

　　3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

　　4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。

　　5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

　　6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

　　7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

　　8.歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

　　9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

　　10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

　　11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

　�。ǘw檔范圍及保管期限

　　(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)

　　（三）歸檔時(shí)間：

　　1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

　　2.凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

　　3.外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。

　　4.工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。

　　5.每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

　　6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

　　7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

　　8.聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。

　　9.相關(guān)會(huì)議(技術(shù)會(huì)議、專題會(huì)議、年度工作會(huì)議)，在會(huì)議結(jié)束后歸檔。

　　10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。

　　11.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

　　12.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的.文件材料隨時(shí)歸檔。

　　13公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。

　　二、檔案查(借)閱制度

　　檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

　　1.凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)做登記。

　　2.本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

　　3.借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。

　　5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

　　三、檔案的保密制度

　　1.凡屬密級(jí)檔案，必須正確地標(biāo)明密級(jí)，并妥善存放。

　　2.非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

　　3.全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

　　4.凡查閱密級(jí)檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

　　5.查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

　　6.檔案人員要忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

　　7.定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

　　四、檔案庫房管理制度

　　一、檔案入庫檢查：

　　1檔案出入庫房要清點(diǎn)、登記。定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清理、核對(duì)，做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　2.入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒(袋)內(nèi)。

　　3.定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

　　二、檔案庫房管理：

　　1.檔案庫房未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進(jìn)入。

　　2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。

　　3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房?jī)?nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

　　4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。

　　5.庫房?jī)?nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施，及時(shí)做好溫濕度記錄，溫度應(yīng)控制在14度——24度，相對(duì)濕度控制在45——60%。

　　6.庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。

　　7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

　　8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

　　9.對(duì)庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告并采取措施予以處理。

　　10.每年9月定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學(xué)管理積累資料。

　　五、檔案鑒定、銷毀制度

　　1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見會(huì)計(jì)檔案保存期限表。

　　2.保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(zhǎng)。

　　3.從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。

　　4.檔案通過鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。

　　5.銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊(cè)、提出銷毀報(bào)告、會(huì)同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。

　　檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字

　　六、檔案保管統(tǒng)計(jì)制度

　　1.檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施，以確保檔案的安全與完整。

　　2.檔案庫房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

　　3.建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

　　4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。

　　七、綜合檔案室主任職責(zé)

　　1.認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深刻領(lǐng)會(huì)上級(jí)檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

　　2.、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。

　　3.檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對(duì)收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。

　　4.組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)，開展檔案工作的檢查評(píng)比，不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。

　　5.定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案工作計(jì)劃的制訂和落實(shí)。

　　6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。

　　7.負(fù)責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。

　　八、檔案工作人員崗位職責(zé)

　　1.認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。

　　2.負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

　　3.積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。

　　4.做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

　　5.嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

　　6.負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

文件管理制度3

　　第一條檔案的定義與范圍

　　檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊(cè)、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第二條檔案管理的原則

　　檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時(shí)利用,維護(hù)檔案文件的完整與安全。

　　第三條檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人

　　公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設(shè)專門的檔案管理人員,負(fù)責(zé)管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負(fù)責(zé)對(duì)各部門資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;

　　各部門設(shè)有資料管理員,負(fù)責(zé)本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。

　　第四條歸檔的范圍

　　1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);

　　2.公司與有關(guān)單位簽訂的`各種合同、協(xié)議書等;

　　3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及公司的規(guī)章制度);

　　4.公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié);

　　5.公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標(biāo)文件等;

　　6.公司的各類申請(qǐng)、請(qǐng)求與相關(guān)部門的批復(fù);

　　7.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;

　　8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;

　　9.公司各項(xiàng)目的技術(shù)圖紙等資料;

　　10.反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料;

　　11.其它對(duì)公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);

　　12.公司歷年獲獎(jiǎng)資料。

　　第五條歸檔要求

　　整理辦法:分為文書檔案和工程項(xiàng)目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊(cè))。

　　1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。

　　2.在一個(gè)卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項(xiàng)目、內(nèi)容或文件形成時(shí)間,系統(tǒng)的排列。

　　3.案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長(zhǎng)期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:

　　（1）對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存;

　�。�2）對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存;

　　（3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長(zhǎng)。

　　4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫《卷內(nèi)備考表》。

　　5.全部案卷組成后,要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號(hào),然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。

　　第六條過程管理

　　屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊(cè)移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。

　　第七條檔案銷毀規(guī)定

　　公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進(jìn)行申請(qǐng),報(bào)銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認(rèn),公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。

　　部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價(jià)值時(shí),可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請(qǐng),部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。

　　第八條檔案借閱

　　1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫檔案借閱單,逐級(jí)審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。

　　2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時(shí),需在填寫檔案借閱單時(shí)注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。

　　3.借閱檔案者必須對(duì)所借檔案妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。

　　4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認(rèn),并按時(shí)歸還。

　　5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

　　第九條檔案?jìng)浞菀?guī)定

　　公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。

　　第十條檔案保管

　　1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí),必須認(rèn)真驗(yàn)收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn),完成檔案交接手續(xù)。

　　2.對(duì)于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號(hào)順序排列在資料柜內(nèi)。

　　3.檔案管理員要定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清理核對(duì),做到帳、物相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時(shí),須注明原因,保存依據(jù)。

　　第十一條檔案保密規(guī)定

　　公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎(jiǎng)懲條例”嚴(yán)肅處理。

文件管理制度4

　　文件發(fā)放管理制度是企業(yè)管理的重要組成部分，它旨在規(guī)范公司內(nèi)部文件的分發(fā)、存檔和管理，確保信息流通的安全、高效。該制度涵蓋了文件的分類、編號(hào)、審批、發(fā)放、回收、銷毀等多個(gè)環(huán)節(jié)。

　　內(nèi)容概述：

　　1、文件分類：明確各類文件的性質(zhì)，如行政文件、財(cái)務(wù)文件、技術(shù)文件等，以便合理歸檔。

　　2、編號(hào)規(guī)則：制定統(tǒng)一的文件編號(hào)體系，便于查找和跟蹤文件。

　　3、審批流程：設(shè)定文件發(fā)放前的審批流程，確保信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。

　　4、發(fā)放管理：規(guī)定文件的'發(fā)放對(duì)象、方式和時(shí)間，防止信息泄露。

　　5、存檔保存：制定文件的保存期限和存儲(chǔ)方式，保證文件的完整性和可追溯性。

　　6、回收銷毀：明確文件的回收程序和銷毀標(biāo)準(zhǔn)，保護(hù)企業(yè)信息安全。

文件管理制度5

　　一、文件管理內(nèi)容

　　第一條

　　為削減發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的引導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特訂立本制度。

　　第二條文件管理內(nèi)容緊要包含：上級(jí)函、電、來文，公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。同級(jí)相關(guān)方函、電、來文。

　　二、收文的管理

　　第三條公文的簽收：

　　凡來公司公啟文件（除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收

　　第四條公文的編號(hào)保管：

　　1、辦公室收發(fā)員對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)適時(shí)附上外來文件流單，并分類登記編號(hào)、保管。

　　2、公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)適時(shí)分別送交辦公室收發(fā)員進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保管。

　　第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

　　1、凡正式文件均需由辦公室主任依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，緊要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。

　　3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特別情況例外）。

　　第六條文件的傳閱與催辦。

　　1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦看法，辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

　　3、辦公室收發(fā)員對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件應(yīng)立刻指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應(yīng)依照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)適時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。

　　三、發(fā)文的管理

　　第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報(bào)下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)。

　　第八條發(fā)文的范圍：

　　1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決議、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。

　　2、下發(fā)文件緊要用于：（1）公布規(guī)章制度；

　�。�2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或依據(jù)上級(jí)文件精神訂立的工廠文件；

　　（3）公布體制機(jī)構(gòu)變更或干部任免事項(xiàng)；（4）公布重點(diǎn)經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生活福利等工作的決議；

　�。�5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決議和通報(bào)；

　�。�6）其他有關(guān)重點(diǎn)事項(xiàng)；

　　3、上行文件緊要用于：（1）對(duì)上級(jí)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決議；

　　外發(fā)文緊要用于：（2）同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重點(diǎn)經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。

　　4、在日常經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、布置部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

　　5、各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決議，一般都不應(yīng)發(fā)文，可以各業(yè)務(wù)部門名義發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

　　6、各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的.名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用公司名義發(fā)文。

　　四、發(fā)文程序與要求

　　第九條發(fā)文程序規(guī)定：

　　1、各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請(qǐng)；擬搞人應(yīng)填寫《發(fā)文擬稿單》，并認(rèn)真寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期；

　　2、草擬文稿必需從公司角度啟程，做到情況的確、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。

　　3、辦公室對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容欠妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門重新擬稿；

　　4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；

　　5、對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理清楚；

　　6、需經(jīng)會(huì)簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽； 7、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號(hào)打印；

　　8、文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名； 9、文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

　　五、文件的借閱和清退

　　第十條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后辦公室方可借閱。

　　m.第十一條

　　借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，定時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第十二條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　六、文件的立卷與歸檔

　　第十三條文件的歸檔范圍：

　　以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔；其它部門日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。

　　第十四條立卷要求

　　1、文件立卷應(yīng)依照內(nèi)容、名稱、時(shí)間次序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

　　2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅(jiān)持平常立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。緊要工作、緊要會(huì)議形成的文件材料，要適時(shí)立卷歸檔。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。

　　七、文件的銷毀

　　第十五條對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保管價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，辦理銷毀手續(xù)。

文件管理制度6

　　記錄文件管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　1.提升效率：規(guī)范化的文件管理能提高工作效率，減少因找不到文件或文件版本混亂帶來的困擾。

　　2.保證合規(guī)：符合法律法規(guī)要求，避免因文件管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)。

　　3.促進(jìn)溝通：統(tǒng)一的.文件格式和流程，有利于各部門間的溝通協(xié)調(diào)，降低誤解。

　　4.保護(hù)知識(shí)資產(chǎn)：有效管理和利用企業(yè)的知識(shí)資源，防止重要信息的流失。

　　5.支持決策：提供準(zhǔn)確、全面的信息，為管理層的決策提供有力支持。

文件管理制度7

　　XX人民醫(yī)院文件管理制度是保障醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)和管理的重要工具，旨在規(guī)范文件的生成、存儲(chǔ)、檢索和銷毀流程，確保信息的安全、準(zhǔn)確和有效利用。通過該制度，可以提高工作效率，防止信息混亂，保障醫(yī)療質(zhì)量和患者權(quán)益，同時(shí)也有利于法規(guī)遵守和審計(jì)需求。

　　內(nèi)容概述：

　　1、文件分類與編碼：明確各類文件的'分類標(biāo)準(zhǔn)，如行政、醫(yī)療、財(cái)務(wù)等，并設(shè)定統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，便于識(shí)別和管理。

　　2、文件制作與審批：規(guī)定文件的起草、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布流程，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性與合規(guī)性。

　　3、文件存檔與保管：規(guī)定文件的存儲(chǔ)方式、期限和保管責(zé)任人，確保文件安全無損。

　　4、文件使用與檢索：建立有效的檢索系統(tǒng)，方便員工快速獲取所需文件，提高工作效率。

　　5、文件更新與廢止：明確文件修訂和廢止的程序，保證信息的時(shí)效性。

　　6、文件保密與權(quán)限：設(shè)定文件的保密級(jí)別，控制訪問權(quán)限，保護(hù)敏感信息。

　　7、文件電子化與備份：推進(jìn)紙質(zhì)文件的電子化，定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失。

文件管理制度8

　　工程文件資料的有效管理，對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)至關(guān)重要。

　　它能保證項(xiàng)目的'規(guī)范運(yùn)行，防止因文件混亂導(dǎo)致的工程延誤或質(zhì)量問題。

　　良好的文檔管理有助于企業(yè)規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，如合同糾紛、知識(shí)產(chǎn)權(quán)爭(zhēng)議等。

　　完整的工程記錄是評(píng)估項(xiàng)目績(jī)效、優(yōu)化工作流程的基礎(chǔ)，有助于企業(yè)持續(xù)改進(jìn)。

　　妥善保管的文件資料是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)的一部分，可為未來的項(xiàng)目提供借鑒和參考。

文件管理制度9

　　一、物業(yè)部服務(wù)中心管理員專職負(fù)責(zé)服務(wù)中心所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議記要等)及資料(技術(shù)圖紙、手冊(cè)、個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案、戶口檔案等)的存檔,收集和保管。

　　二、任何人借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。

　　三、屬機(jī)密文件的要妥善保管,不準(zhǔn)散播內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。

　　四、員工個(gè)人檔案屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,保管人員也不得將這些資料擅自給他人過目。

　　五、文件資料要進(jìn)行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序,還是按內(nèi)容,按時(shí)間等形式分類,其目的`都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚標(biāo)明。

　　六、要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對(duì)過期的文件資料要急時(shí)清理,無保存必要的材料,經(jīng)物業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷毀處理。

文件管理制度10

　　辦公文件管理制度的重要性不言而喻。一方面，它能確保企業(yè)信息的準(zhǔn)確無誤，防止因文件混亂導(dǎo)致的'工作延誤和決策失誤；另一方面，它有助于保護(hù)企業(yè)敏感信息，防止非法獲取和濫用，維護(hù)企業(yè)利益；良好的文件管理也有助于滿足法律法規(guī)要求，降低潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。

文件管理制度11

　　電子文件管理制度是企業(yè)信息化管理的核心組成部分，旨在規(guī)范電子文件的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、使用、歸檔和銷毀等全過程，確保信息的安全、準(zhǔn)確和有效利用。

　　內(nèi)容概述：

　　1. 文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的文件分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼規(guī)則，便于管理和檢索。

　　2. 創(chuàng)建與審批流程：明確電子文件的創(chuàng)建、編輯、審批流程，確保信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。

　　3. 存儲(chǔ)與備份：規(guī)定存儲(chǔ)介質(zhì)、格式和備份策略，防止數(shù)據(jù)丟失。

　　4. 訪問與權(quán)限管理：設(shè)定不同級(jí)別的.訪問權(quán)限，保護(hù)敏感信息。

　　5. 使用與修改記錄：記錄文件的使用和修改情況，便于追蹤歷史版本。

　　6. 安全防護(hù)：實(shí)施防火墻、加密技術(shù)等措施，防止病毒侵入和非法訪問。

　　7. 歸檔與銷毀：制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)和銷毀政策，確保合規(guī)性。

　　8. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期進(jìn)行員工培訓(xùn)，加強(qiáng)制度執(zhí)行的監(jiān)督與評(píng)估。

文件管理制度12

　　為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。

　　1、文件的發(fā)放：

　　(1)財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷部辦公室以本部門名義構(gòu)成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實(shí)施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

　　(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時(shí)，務(wù)必將文件打印并復(fù)印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

　　(3)任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在，由部門在場(chǎng)人員簽名代收。代收人務(wù)必負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個(gè)人親自簽字接收。

　　(4)需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員，再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。

　　2、文件的更改：

　　(1)任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改，且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀，由原編制構(gòu)成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的'須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可)，連同編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

　　(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)狀況，可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時(shí)務(wù)必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人的私章。

　　3、文件的換頁：

　　(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構(gòu)成將需修改頁面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好，由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。

　　(2)所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時(shí)間，將原頁銷毀。

　　4、文件的回收、作廢：

　　(1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復(fù)、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制構(gòu)成部門負(fù)責(zé)人，安排原發(fā)放人予以回收。

　　(2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí)，務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

　　(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無效材料清理回收一次。

　　(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

　　5、其它規(guī)定：

　　(1)任何部門以公司名義構(gòu)成的文件討論稿或正式稿，務(wù)必發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進(jìn)行修改，確保接口部門的相互配合。

　　(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。

　　(3)任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工，認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門提出申請(qǐng)，由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

　　(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

文件管理制度13

　　指導(dǎo)書文件管理制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的文檔管理工作，確保信息的準(zhǔn)確、安全、高效流通，為企業(yè)的'決策提供可靠依據(jù)。這一制度涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、檢索、更新、廢棄等全過程，同時(shí)強(qiáng)調(diào)了權(quán)限管理、保密性和合規(guī)性。

　　內(nèi)容概述：

　　1、文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的文件分類標(biāo)準(zhǔn)，便于管理和檢索。

　　2、制作與審批流程：明確文件的制作要求、審批權(quán)限和流程，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

　　3、存儲(chǔ)與備份：規(guī)定文件的存儲(chǔ)位置、期限和備份策略，防止數(shù)據(jù)丟失。

　　4、使用與訪問權(quán)限：設(shè)定不同層級(jí)員工的文件訪問權(quán)限，保護(hù)敏感信息。

　　5、更新與修訂：建立文件修訂機(jī)制，及時(shí)反映業(yè)務(wù)變化。

　　6、銷毀與歸檔：規(guī)定文件的廢棄標(biāo)準(zhǔn)和歸檔程序，遵守法規(guī)要求。

　　7、培訓(xùn)與監(jiān)督：定期進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，強(qiáng)化員工意識(shí)，并實(shí)施監(jiān)督考核。

文件管理制度14

　　文件考核管理制度的重要性在于：

　　1.提升效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少文件處理中的'混亂和延誤。

　　2.保障信息安全：防止敏感信息泄露，維護(hù)企業(yè)利益。

　　3.保證合規(guī)性：符合行業(yè)法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部政策，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。

　　4.培養(yǎng)良好習(xí)慣：促使員工養(yǎng)成良好的文件管理習(xí)慣，提高工作質(zhì)量。

文件管理制度15

　　一、文件管理內(nèi)容緊要包含：上級(jí)函、電、來文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件，實(shí)在由辦公室負(fù)責(zé)。

　　二、對(duì)上級(jí)部門發(fā)來的'文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的。核定、登記。

　　三、本單位外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)適時(shí)送交收進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保管，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

　　四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，緊要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

　　五、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

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