- 會議室管理制度 推薦度:
- 公司會議室管理制度 推薦度:
- 相關(guān)推薦
會議室管理制度【實(shí)用】
在學(xué)習(xí)、工作、生活中,接觸到制度的地方越來越多,制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式,規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。想學(xué)習(xí)擬定制度卻不知道該請教誰?下面是小編為大家收集的會議室管理制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
會議室管理制度1
會議室使用管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部會議室的使用流程,提高會議效率,確保公司資源的有效利用。它涵蓋了以下幾個方面:
1.會議室預(yù)約管理
2.會議室使用規(guī)定
3.設(shè)備管理和維護(hù)
4.衛(wèi)生與環(huán)境保持
5.應(yīng)急處理與責(zé)任分配
內(nèi)容概述:
1.預(yù)約制度:詳細(xì)規(guī)定了如何申請、取消和調(diào)整會議室的時間,以及優(yōu)先級規(guī)則。
2.使用規(guī)定:明確了會議期間的`行為準(zhǔn)則,如禁止大聲喧嘩、保持整潔等。
3.設(shè)備管理:規(guī)定了設(shè)備的使用、保養(yǎng)和故障報告流程。
4.環(huán)境維護(hù):強(qiáng)調(diào)了會議前后需保持會議室的清潔,以及設(shè)施的完好。
5.應(yīng)急處理:制定了遇到突發(fā)情況時的應(yīng)對策略,如設(shè)備故障、會議沖突等。
會議室管理制度2
為規(guī)范中心會議室的使用,確保會議的順利進(jìn)行,現(xiàn)規(guī)定如下:
一、會議室使用實(shí)行登記制度,使用時填寫《會議室使用登記表》,由會議服務(wù)部門統(tǒng)一安排使用,如遇會議改期或取消,應(yīng)及時通知會議服務(wù)部門。
二、會議室實(shí)行先登記先使用的'原則,如發(fā)生使用時間重疊的情況,雙方協(xié)商解決。
三、夏季提前15分鐘打開空調(diào),冬季提前15分鐘打開暖風(fēng)。
四、各司召開的會議,配有熱水、紙杯,會議召開后每間隔30分鐘提供熱水瓶續(xù)水服務(wù)。
五、新聞發(fā)布廳、第七會議室、多功能廳召開會議以及局領(lǐng)導(dǎo)參加會議時,配有熱水、瓷杯,會議期間每間隔30分鐘提供續(xù)水服務(wù)。
六、接待外賓時,配有瓷杯、礦泉水、濕毛巾,會議期間每間隔30分鐘提供續(xù)水服務(wù)。
七、會議結(jié)束后,使用部門及時通知會議服務(wù)部門清理會場。
會議室管理制度3
為進(jìn)一步規(guī)范管理會議室,提高工作效率,積極穩(wěn)妥推進(jìn)會議系統(tǒng)建設(shè),特制定本制度。
第一條、會議室設(shè)備應(yīng)由其會議室管理員負(fù)責(zé)日常管理和維護(hù)。如遇設(shè)備故障,應(yīng)及時向各行信息中心報告并維修。
第二條、會議室管理員必須堅持每周一次對相關(guān)設(shè)備進(jìn)行常規(guī)檢查清理工作。在會議召開前一天,應(yīng)按規(guī)定程序?qū)ο嚓P(guān)設(shè)備進(jìn)行全面檢查。
第三條、會議室只能由系統(tǒng)管理員操作,嚴(yán)禁其他無關(guān)人員操作。
第四條、會議召開前,主辦方應(yīng)做好以下相關(guān)準(zhǔn)備工作:
(一)擬定議題議程;
(二)確定主持人、報告人、記錄人、參會人員、需要共享或討論的文件以及會議時間、程序等;
(三)提前一天通知參會單位或個人。
第五條、各參會單位接到會議召開的通知后,必須在會議開始前2小時調(diào)試好系統(tǒng),保證所需儀器設(shè)備提前到位,保障網(wǎng)絡(luò)傳輸效果穩(wěn)定正常。
第六條、主會場在會前半小時開始對各分會場進(jìn)行點(diǎn)名登記,并將結(jié)果上報會議主持人;對沒有準(zhǔn)時登陸系統(tǒng)的分會場,將追究其相關(guān)人員的`責(zé)任。參會人員應(yīng)提前到會,因故中途離場的領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)發(fā)送消息至?xí)h主持人。
第七條、系統(tǒng)管理員在會前和會中必須按正確的方法操作,會議中嚴(yán)禁插拔話筒電源、關(guān)閉終端電源等非法操作。會議召開期間,管理人員要保證隨時有人監(jiān)控,確保會議正常進(jìn)行。管理人員還要作好有關(guān)工作,組織參會,保持會場安靜,將隨身通訊工具置于關(guān)機(jī)或靜音狀態(tài),不得在鏡頭前走動,不得隨意離開會場。當(dāng)會場不需要發(fā)言時,將麥克風(fēng)置于靜音狀態(tài)。作為分會場,在召開會議期間,在主會場呼叫時應(yīng)迅速回應(yīng),不得與其他分會場互相呼叫。會議室管理人員,要做好會議室內(nèi)的資產(chǎn)管理,嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)程管理維護(hù)設(shè)備。
第八條、參會人員均應(yīng)保持良好的會風(fēng),不得通過語聊、發(fā)送信息等方式打斷或干擾他人的發(fā)言,影響會議的正常進(jìn)行。參會人員要遵守會議紀(jì)律,服從管理人員安排,愛護(hù)設(shè)施,不準(zhǔn)擅自調(diào)動設(shè)備。
第九條、各分會場未得到主會場允許,不得擅自退出系統(tǒng)。會議結(jié)束后,各分會場應(yīng)及時將會議效果上報各行信息中心。主會場、每個分會場都應(yīng)準(zhǔn)備《會議室使用情況登記薄》,用于記錄會議室使用情況及運(yùn)行狀態(tài)(包括會議時間、會議名稱、召集單位、參加人員及系統(tǒng)運(yùn)行是否正常等)!稌h室使用情況登記薄》由系統(tǒng)管理員本人填寫并簽名。
第十條會議召集者對會議內(nèi)容秘密事項的保密工作負(fù)總責(zé)。參會人員及記錄員對會議內(nèi)容秘密事項負(fù)有保密的義務(wù)。
會議室管理制度4
酒店會議室是商務(wù)交流的.重要場所,其管理水平直接影響著酒店的形象和服務(wù)質(zhì)量。良好的會議室管理制度能:
1. 提高會議室使用效率,減少資源浪費(fèi)。
2. 確保會議順利進(jìn)行,提升客戶滿意度。
3. 維護(hù)設(shè)施設(shè)備,延長使用壽命,降低運(yùn)營成本。
4. 保障參會人員的人身安全,預(yù)防意外事件發(fā)生。
會議室管理制度5
會議室是學(xué)校專門用于召開學(xué)術(shù)報告、會議、培訓(xùn)、組織活動和接待客人的場所,為了充分利用會議室的功能,使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化,以確保各類會議的正常召開,特制定本規(guī)定。
1、會議室由總務(wù)處負(fù)責(zé)管理、使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護(hù)等相關(guān)事宜,未經(jīng)允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。本管理辦法所指的會議室包括:1212波司登培訓(xùn)教室(大會議室)、1221會議室1、1312培訓(xùn)教室、1321會議室4、1319會議室5、1406黨員活動室(四樓)、1408會議室。
2、會議室實(shí)行提前預(yù)約制度。為避免會議發(fā)生沖突,相關(guān)人員(部門)使用會議室,須提前3天通知總務(wù)處,填寫《會議室使用申請表》,以便統(tǒng)一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時,要及時向總務(wù)處提出申請并在會后進(jìn)行補(bǔ)辦相關(guān)登記。各部門使用會議室使用時領(lǐng)取會議室鑰匙。
3、各部門申請使用會議室時,需明確使用時間、參加會議人數(shù)等,如有需總務(wù)處協(xié)辦的事項請?zhí)崆白⒚,總?wù)處可根據(jù)實(shí)際情況做好相關(guān)工作的的準(zhǔn)備工作。如需使用會議室的設(shè)備,應(yīng)提前向總務(wù)處說明,以便提前準(zhǔn)備,確保會議順利進(jìn)行。
4、如遇會議之間發(fā)生沖突,要堅持局部服從整體的原則,學(xué)校會議優(yōu)先于部門會議,部門會議之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。
5、使用會議室的部門,必須愛護(hù)會議室的設(shè)施,保持會議室清潔。用后應(yīng)及時整理:檢查安全(電源),關(guān)好窗、空調(diào),鎖好門,將鑰匙交還總務(wù)處。
6、開會期間,請愛惜會議室的設(shè)備及物品,自覺保持衛(wèi)生,禁止吸煙,禁止亂扔紙屑,盡量保持室內(nèi)清潔。
7、會議結(jié)束后,使用人應(yīng)進(jìn)行必要的檢查,關(guān)閉會議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源,特別注意必須等待投影儀散熱,指示燈變紅后方可切斷電源,關(guān)好門窗。相關(guān)人員及時整理會議場地,如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或公務(wù)損壞及時報至總務(wù)處,及時維修,確保其他會議的'準(zhǔn)時進(jìn)行。安全責(zé)任人為申請者所屬處室主任或系部主任。
8、與會人員要愛護(hù)會議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,任何部門和個人未經(jīng)總務(wù)處同意不得將會議室的各種設(shè)施拿出會議室或轉(zhuǎn)做他用。
9、平時衛(wèi)生由學(xué)校衛(wèi)生員每天早晨負(fù)責(zé)打掃。會議室活動結(jié)束后,由學(xué)校衛(wèi)生員對會議室進(jìn)行清掃和整理,將移動的桌椅及時放回原位(必要時請相關(guān)部門協(xié)助幫忙),以方便其他部門使用。
10、當(dāng)組織活動或培訓(xùn)時,由活動的組織者臨時負(fù)責(zé)會議室衛(wèi)生及設(shè)備安全。任課教師使用會議室,要安排學(xué)生課后做衛(wèi)生。
會議室管理制度6
1.會議室預(yù)訂與使用
2.設(shè)施設(shè)備管理
3.衛(wèi)生與環(huán)境維護(hù)
4.會議禮儀與行為規(guī)范
5.安全與保密規(guī)定
內(nèi)容概述:
1.預(yù)訂流程:明確預(yù)訂方式、時間限制及取消政策
2.設(shè)備管理:定期檢查、維護(hù)與使用培訓(xùn)
3.清潔與布置:日常清潔標(biāo)準(zhǔn)與特殊會議布置要求
4.行為規(guī)范:會議期間的禮貌行為與通信設(shè)備使用
5.安全措施:消防設(shè)施、緊急疏散路線及敏感信息處理
會議室管理制度7
1、客服部負(fù)責(zé)項目會議室(多功能廳)的使用管理工作。
2、客戶使用會議室時,請?zhí)崆芭c客服聯(lián)系,填寫《客戶會議通知單》注明會議時間、地點(diǎn)、要求等。
3、如需懸掛橫幅、標(biāo)語時,應(yīng)在客服部指定的位置用大頭針釘或用膠帶粘,不行在樓道、地毯、墻壁等處張貼。
4、客戶如需要使用廳內(nèi)各項專用設(shè)備、物品時,應(yīng)與客服部聯(lián)系,按項目規(guī)定付費(fèi),客服部支配工程技術(shù)人員幫助操作使用,如未請示,擅自使用及造成損失的.,除補(bǔ)交正常使用費(fèi)用外還需賠償全部損失。
5、與會人員,不行在廳內(nèi)吸煙、使用明火,禁止堆放雜物、亂扔果皮、紙屑、隨地吐痰及吐口香糖等,不行大聲喧嘩、嬉笑,以免影響客人辦公,違者將視情節(jié)賠償肯定的清洗及損失費(fèi)。
6、入住公司需要會議室時,應(yīng)填《客戶會議通知單》,由客服部將單據(jù)發(fā)送有關(guān)部門,按客戶要求做好預(yù)備。如需音響設(shè)備時,由客服部通知工程部專人負(fù)責(zé)。
7、客戶如有其它儀器、設(shè)備安裝用電等要求時,由客服部征求工程部、保安部看法后,嚴(yán)格按消防安全規(guī)定實(shí)施,客戶自請工程人員操作時,應(yīng)主動聽從項目工程技術(shù)人員、保安人員的監(jiān)督指導(dǎo),違章操作并造成損失時,項目有權(quán)處以適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)賠償。
8、對非入住公司租用會議室由客服部上報經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)審定。
會議室管理制度8
為了正確、規(guī)范的使用會議場所,提高會議舉辦的效率及質(zhì)量,發(fā)揮會議室作用,給員工創(chuàng)造一個良好的辦公環(huán)境,使會議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化,以確保公司各類會議的正常召開,現(xiàn)結(jié)合本公司的實(shí)際情況,對會議室的管理作如下規(guī)定。
第一章管理部門及管理職責(zé)
第一條公司會議室由公司行政部管理,各項目會議室由各項目行政部管理。
第二條公司行政部職責(zé):
。ㄒ唬┴(fù)責(zé)公司例會的通知;
。ǘ⿻h室的安排與協(xié)調(diào);
(三)負(fù)責(zé)公司例會會前物資的準(zhǔn)備;
。ㄋ模┴(fù)責(zé)公司例會的會議記錄;
。ㄎ澹┍WC室內(nèi)整潔衛(wèi)生、設(shè)施完好。
第三條在例會結(jié)束后,及時起草會議紀(jì)要,并向會議召集人落實(shí)上次例會跟蹤事項報告,一并發(fā)至各部門經(jīng)理和高管的郵箱。
第二章會議室使用規(guī)定
第四條為了避免會議室使用時發(fā)生沖突,各部門如需使用會議室,需提前一天由向公司行政部提出申請,填寫會議室使用登記表,以便統(tǒng)一安排。
第五條臨時召開的緊急會議需要使用會議室時,要及時通知公司行政部并在會后完善登記。
第六條如遇公司緊急及重要的會議,已申請使用會議室的'部門或個人,在不能調(diào)換的情況下,公司會議優(yōu)先于部門會議,部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則協(xié)商解決。
第七條各部門申請使用會議室時,需明確使用設(shè)備、使用時間、參加人數(shù)、以及與會后與行政部門檢查交接會議室的人員等。
第八條除公司會議特別要求提供糕點(diǎn)、水果、茶水等會議物資,其余會議一律不予提供;部門會議中需要準(zhǔn)備糕點(diǎn)、水果、茶水等由會議組織部門自行準(zhǔn)備,公司行政部在緊急情況下可協(xié)助準(zhǔn)備,但費(fèi)用由各部門自行協(xié)調(diào)。
第九條會議室使用期間,請愛惜會議室的設(shè)備設(shè)施,使用部門需保持會議室的整潔,不允許有亂丟垃圾、亂扔紙屑等;請不要在桌椅上寫畫、敲擊和刻畫,請不要改變會議室設(shè)備、家具的位置,愛護(hù)會場設(shè)施(包括:麥克風(fēng)、桌、椅、投影儀、屏幕、空調(diào)設(shè)施等),使用完畢后,務(wù)必將所有移動過的桌子、椅子、白板、設(shè)施設(shè)備等還原,離開時關(guān)閉電源、空調(diào),并通知行政部行政文員共同檢查交接。
第十條使用完畢后,使用部門負(fù)責(zé)清潔會場,并與公司行政文員、設(shè)備管理員共同檢查交接后共同填寫完畢使用登記表后交行政部留檔備案。
第十一條由于部門使用不當(dāng)造成的損失由使用部門承擔(dān)。
第三章附則
第二十條本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。
第二十一條如有發(fā)現(xiàn)不符合以上要求,處罰辦法按6月發(fā)布的《新路標(biāo)公司員工日常行為規(guī)范》處罰條例執(zhí)行。
第二十二條未盡事宜由公司行政部解釋。
會議室管理制度9
1.范圍
本制度規(guī)定了現(xiàn)場會議的管理要求。適用于河南華中星科技電子有限公司工程項目。
2.職責(zé)
2.1河南@有限公司工程項目部(以下簡稱為項目部)負(fù)責(zé)現(xiàn)場會議的明確工作。
2.2工程承包方項目部負(fù)責(zé)現(xiàn)場會議的會務(wù)工作。
2.3監(jiān)理單位按照分工負(fù)責(zé)主持相關(guān)現(xiàn)場會議,并檢查、督促會議紀(jì)要的落實(shí)工作。
3.管理要求
3.1召開工程例會時間:每周二下午15:00-17:00,各單位參會人員應(yīng)提前到會議現(xiàn)場,超過15:00即為遲到,遲到兩次計一次缺席;工地例會持續(xù)的時間為——工程項目開工之日至工程竣工驗(yàn)收結(jié)束;在施工過程中,項目部根據(jù)需要隨時可以召開工地會議。會議前各單位應(yīng)在周一上午11時之前以統(tǒng)一的文本格式把本單位的周生產(chǎn)情況、周施工組織計劃和需要協(xié)調(diào)的事宜上報至監(jiān)理單位,監(jiān)理單位整理匯總后,于周一下午3時前上報項目部。例會上只協(xié)調(diào)解決平時解決不了的問題,凡是例會之前未進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)解決的問題,在會上不予協(xié)調(diào)。其目的是為了提高會議效率,加強(qiáng)平時溝通。
3.2會議由監(jiān)理單位總監(jiān)主持,參加人員:建設(shè)單位:項目部項目負(fù)責(zé)人等有關(guān)人員。監(jiān)理單位:總監(jiān)理工程師,現(xiàn)場監(jiān)理工程師。施工單位:項目經(jīng)理、土建技術(shù)主管、安裝主管、材料員、資料員。
3.3例會的.主要目的是溝通工程建設(shè)情況,協(xié)調(diào)解決工程建設(shè)中各單位存在的各種問題,同時對各參建單位的工作進(jìn)行檢查、督促。
3.4會議內(nèi)容和發(fā)言順序
3.4.1監(jiān)理單位:總監(jiān)總結(jié)上周會議提出問題的解決及工作安排的落實(shí)情況,提出下一步工作意見?偨Y(jié)上周施工情況,就工程安全、質(zhì)量、進(jìn)度以及其他有關(guān)方面的內(nèi)容進(jìn)行分項總結(jié)并提出監(jiān)理意見。
3.4.2施工單位:施工單位項目經(jīng)理匯報上次例會議定事項的落實(shí)情況,分析未完成事項原因。施工單位項目經(jīng)理匯報上一周施工項目的工程質(zhì)量,分析出現(xiàn)質(zhì)量問題的原因以及采取的相關(guān)措施。土建技術(shù)負(fù)責(zé)人、安裝技術(shù)負(fù)責(zé)人作補(bǔ)充。施工單位項目經(jīng)理匯報上一周施工項目的工作進(jìn)度,對照上一周進(jìn)度計劃和總進(jìn)度計劃,分析未完成項目進(jìn)度計劃的原因,以及采取的相關(guān)措施。土建技術(shù)負(fù)責(zé)人、安裝技術(shù)負(fù)責(zé)人作補(bǔ)充。施工單位項目經(jīng)理匯報上一周原材料檢測情況及材料檢測報告取出情況。資料員等相關(guān)人員作補(bǔ)充。施工單位項目經(jīng)理匯報上一周安全施工、文明施工情況、匯報上周施工計劃、進(jìn)度等完成情況,主要匯報上周計劃項目未完成的原因以及擬采取的措施,匯報下周施工計劃要點(diǎn),并提出施工中需協(xié)調(diào)解決的問題等,在會上進(jìn)行綜合協(xié)調(diào),落實(shí)責(zé)任單位及完成時間。
3.4.3項目部:對相關(guān)單位提出的問題給予協(xié)調(diào)答復(fù)。
3.5監(jiān)理單位負(fù)責(zé)記錄和整理會議紀(jì)要,經(jīng)項目部審閱、確認(rèn)后由總監(jiān)簽發(fā)。會議紀(jì)要格式詳見附表。
3.6現(xiàn)場專題會議
3.6.1需多方協(xié)商、討論、研究才能解決的專題,提出問題的一方可向監(jiān)理單位申請召開專題會議。監(jiān)理單位審核后認(rèn)為可行時,與項目部相關(guān)部門溝通后,由監(jiān)理單位通知各方,說明會議的目的、內(nèi)容、時間和地點(diǎn),同時對參會各方需攜帶/或編制的文件等提出要求。
3.6.2現(xiàn)場專題會議由監(jiān)理單位主持,必要時由項目部主持。會議記錄由主持單位負(fù)責(zé)。
3.7其它要求
3.7.1會議紀(jì)要中所達(dá)成的結(jié)論性意見應(yīng)注明完成日期,對采取的措施應(yīng)落實(shí)責(zé)任單位或責(zé)任人。
3.7.2如果會議的任何結(jié)果影響了在此之前簽訂的協(xié)定或合同,則這種結(jié)果必須用正式文件確認(rèn)。正式文件的確認(rèn)須由雙方授權(quán)代表正式簽署。
3.7.3監(jiān)理單位負(fù)責(zé)跟蹤“會議紀(jì)要”中待落實(shí)的內(nèi)容,并以適當(dāng)?shù)姆绞綄β鋵?shí)結(jié)果進(jìn)行記錄。會議紀(jì)要應(yīng)分發(fā)到參加會議的各方并留有分發(fā)記錄。
4.會議須知
4.1工地例會將加強(qiáng)對所有施工單位管理人員的管理,所有參會人員均應(yīng)按時參加工地例會。施工單位參會人員缺席超過三次者,除采取罰款措施外,項目部有權(quán)要求施工單位更換相關(guān)管理人員。工地例會召開期間禁止吸煙,酒后不準(zhǔn)參加例會。會議所要求的參加單位必須準(zhǔn)時到會,無特殊情況不得遲到早退。
4.2開會期間將手機(jī)(手機(jī)可設(shè)置震動)或其它聲音信號的通訊設(shè)施關(guān)掉。會上嚴(yán)禁談?wù)撆c會議主題無關(guān)的內(nèi)容,會議主持人應(yīng)嚴(yán)格掌握。
4.3會議紀(jì)要作為檢查工作落實(shí)情況的依據(jù),由會議主持單位負(fù)責(zé)整理、編寫,要求在會議次日下班前分發(fā)到有關(guān)單位(包括網(wǎng)上信箱)。對會議布置的工作,各單位要認(rèn)真落實(shí),并按要求及時匯報完成情況。
4.4要求施工承包商項目經(jīng)理必須參加各類會議,特殊情況必須事先向會議主持人請假并派代理人開會。
4.5參會人員不得無故缺席,因故無法參加會議的人員應(yīng)征得會議主持人的同意。管理人員未請假缺席者,項目經(jīng)理工地例會缺席一次,罰款500元,以后缺席每增加一次罰款增加500元;其他管理人員例會缺席一次,罰款200元,缺席每增加一次罰款增加200元。所有罰款于下次周會前上交項目部。
4.6會議均設(shè)在項目部會議室,會議時間、地點(diǎn)發(fā)生沖突時另行通知。
5記錄
會議簽到表;會議紀(jì)要;會議落實(shí)工作任務(wù)表
會議室管理制度10
一、會議室管理人員要有高度的責(zé)任心,樹立好窗口形象。
二、黨委會議室原則上不外借,部門如有重要事項,向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報同意后方可借用。
三、使用四樓會議室,必須先到辦公室辦理登記手續(xù),填寫會議室使用通知單,用后及時歸還。
四、責(zé)任人員在會議之前要做好充分準(zhǔn)備,按時完成會場布置,保證會議順利進(jìn)行。
五、每次會議結(jié)束后,責(zé)任人員要及時切斷電源,關(guān)好門窗,做好保潔工作。
六、會議室桌椅設(shè)備不得外借。
七、責(zé)任人員要加強(qiáng)對各會議室的日常維護(hù),要始終保持整潔狀態(tài)。
會議室管理制度11
一、制定目的
為加強(qiáng)公司會議室的規(guī)范化管理,確保會議室合理有效使用,現(xiàn)結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本制度。本制度適用于集團(tuán)各公司各部門。
二、管理辦法
第一條:會議室是專門用于召開會議、研討工作的地方。會議室由行政處統(tǒng)一管理,負(fù)責(zé)使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護(hù)等相關(guān)內(nèi)容。會議涉及使用的設(shè)備設(shè)施由專人負(fù)責(zé)保管、管理與調(diào)試。
第二條:為了避免會議時間發(fā)生沖突,各部門使用會議室需提前通知行政處,填寫《會議室使用申請單》,以便統(tǒng)一安排。
第三條:填寫《會議室使用申請單》時,需說明會議相關(guān)情況。比如明確使用時間、參會人員等,如有需要行政處協(xié)辦的事項需提前注明,以便行政處根據(jù)情況做好相關(guān)協(xié)調(diào)安排。
第四條:正常工作日,各部門提前到行政處填寫申請單,并到前臺備案,即可使用會議室。若周六日使用,需提前半天到行政處填寫《會議室使用申請單》,領(lǐng)用會議室鑰匙備用,并于工作日及時歸還。
第五條:如有外來領(lǐng)導(dǎo)或客人來我公司,需提前一天通知行政處, 以備整理會議室及準(zhǔn)備果盤等。如公司培訓(xùn)等內(nèi)部使用,需提前半天申請。
第六條:會議室使用需遵循領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先,先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的原則;各部門之間可本著重要、緊急優(yōu)先的.原則自行協(xié)商解決。如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政處負(fù)責(zé)人,
立即開啟會議室先行使用,事后補(bǔ)辦有關(guān)登記。
第七條:部門應(yīng)在所預(yù)約時間到達(dá)會議室,并開始使用。若長時間未到,則會議室使用權(quán)由綜合辦另作安排。
第八條:如部門臨時取消申請,再需使用時,需重新申請。部門及個人應(yīng)按預(yù)約時間內(nèi)使用完畢,若后續(xù)時間無其他安排,可超時使用。但若緊接的時間段內(nèi)已安排了其他部門使用,超時部門必須離開會議室,終止使用該會議室。
第九條:如需使用會議室設(shè)備,應(yīng)提前說明,以備提前準(zhǔn)備,確保會議順利進(jìn)行。
第十條:各部門在會議期間要宣導(dǎo)參會人員愛護(hù)公共設(shè)施,自覺維護(hù)會議室的環(huán)境衛(wèi)生。
第十一條:會后使用部門及時整理,關(guān)閉投影儀、空調(diào),椅子及時歸位,確保各種電器斷電、門窗關(guān)閉,室內(nèi)干凈整潔。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和公物損壞應(yīng)及時告知綜合辦,以便及時修理。
第十二條:未經(jīng)允許,任何部門與個人不得擅自使用會議室、不得擅自挪用會議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。若要借用會議室內(nèi)物品,需得到行政處負(fù)責(zé)人許可。借用完畢后,需及時歸還。
會議室管理制度12
會議室管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分,旨在確保會議的有效性和高效性。它規(guī)范了會議室的使用、預(yù)約、維護(hù)以及相關(guān)資源的分配,防止資源浪費(fèi),提升團(tuán)隊協(xié)作效率,同時保證會議的.安全和秩序。
內(nèi)容概述:
1.會議室預(yù)訂:詳細(xì)規(guī)定預(yù)訂流程,包括提前申請的時間、方式,以及優(yōu)先級設(shè)定。
2.使用規(guī)則:涵蓋會議開始與結(jié)束的時間管理,設(shè)備操作指南,以及會議期間的行為規(guī)范。
3.維護(hù)保養(yǎng):明確會議室的清潔、設(shè)備檢查與報修程序,保持良好的會議環(huán)境。
4.資源管理:包括會議材料的準(zhǔn)備、分發(fā)和回收,以及茶水、文具等物品的使用與補(bǔ)充。
5.安全規(guī)定:確保會議室的消防安全,緊急情況下的疏散路線及應(yīng)急措施。
6.會議記錄與跟進(jìn):規(guī)定會議紀(jì)要的制作、分發(fā)與執(zhí)行情況的跟蹤。
會議室管理制度13
1、會議室是學(xué)校舉行會議的重要場所。為保證學(xué)校日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn),提高會議室的使用效率,特制定本管理辦法。
2、辦公室所屬會議室只供學(xué)校舉行各種會議、舉辦各種活動和對外接待使用。學(xué)校所屬各會議室、報告廳根據(jù)工作需要均可向各部門開放。
3、實(shí)行會議預(yù)約制度。各部門如需使用會議室一般應(yīng)提前1天在OA系統(tǒng)提交《會議使用申請表》,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批、校辦主任審批后,由學(xué)校辦公室協(xié)調(diào)安排!稌h使用申請表》填寫包括申請日期、申請人、申請部門、會議名稱、會議時間等內(nèi)容。若部門預(yù)定的會議室與學(xué)校臨時性重要會議發(fā)生時,以全校性會議為先。
4、校級會議和接待由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)招待。
5、保證會議室的清潔衛(wèi)生。禁止在會議室內(nèi)吸煙、隨地吐痰和亂扔雜物。服務(wù)人員要及時整理、清掃會議室,保持清潔環(huán)境。
6、愛護(hù)會議室設(shè)施。任何人員不得隨意移動會議室的'家具和物品。
7、會議結(jié)束后,會議室使用部門須到學(xué)校辦公室辦理交接手續(xù)。
8、對于不按規(guī)定要求使用會議室的部門,辦公室有權(quán)提出批評,甚至停止其再次使用會議室。
會議室管理制度14
1、全校性集會事先要按照《大型活動報批制度》向校長請示,經(jīng)簽字同意后方可召開。
2、在學(xué)校會議室召開的會議,會前要做好《疏散預(yù)案》。集會正式開始前要向與會人員提示疏散通道位置。
3、會議室財產(chǎn)期初由學(xué)校總務(wù)處統(tǒng)一配備清點(diǎn),制定財產(chǎn)統(tǒng)計表統(tǒng)計后由會議室負(fù)責(zé)人核實(shí)簽字認(rèn)可,并在期末復(fù)查盤點(diǎn),列入工作考評。
4、會議室財產(chǎn)由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一負(fù)責(zé)保管,使用老師應(yīng)協(xié)助負(fù)責(zé)人做好使用保管工作。
5、負(fù)責(zé)人平時應(yīng)做好會議室內(nèi)各類物品、設(shè)施的規(guī)范擺放、衛(wèi)生管理、電器和用電線路管理及安全管理等。疏散通道標(biāo)志完整。
6、負(fù)責(zé)人必須清楚和定期清點(diǎn)會議室內(nèi)的物資種類、數(shù)量,了解損傷情況,情況嚴(yán)重的.則立即報損,人為造成損壞的則上報總務(wù)處及按價賠償。
7、會議室內(nèi)各類物品均為教學(xué)服務(wù),不得擅自外借,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后的外借物,要辦理外借登記手續(xù)并及時歸還原室。
8、切實(shí)加強(qiáng)安全工作,定期進(jìn)行安全檢查,杜絕安全隱患,盡力減少會議室財產(chǎn)損壞。
9、會議室內(nèi)不準(zhǔn)吸煙,要辦成無煙會議室。
10、每次會議前后,負(fù)責(zé)人要及時清理、打掃會議室,并及時關(guān)燈、關(guān)好門窗,確保會議室安全。會議室的鑰匙專人負(fù)責(zé),不準(zhǔn)借與任何人。
會議室管理制度15
1. 提升效率:明確的管理制度能減少會議的無謂拖延,提升決策效率,使醫(yī)院運(yùn)營更為順暢。
2. 促進(jìn)溝通:通過規(guī)范的會議流程,增強(qiáng)各部門間的溝通,促進(jìn)團(tuán)隊協(xié)作。
3. 資源優(yōu)化:有效管理會議室資源,避免空置和沖突,節(jié)約成本。
4. 形象展示:良好的`會議管理體現(xiàn)醫(yī)院的專業(yè)化形象,提升對外交流的品質(zhì)。
【會議室管理制度】相關(guān)文章:
會議室的管理制度03-14
會議室的管理制度03-15
會議室管理制度06-30
會議室管理制度09-15
會議室衛(wèi)生的管理制度09-23
會議室使用管理制度06-16
會議室管理制度(必備)06-01
(優(yōu)選)會議室管理制度12-20
公司會議室管理制度06-12
【集合】會議室管理制度06-30