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檔案電子文件和紙質(zhì)文件的優(yōu)缺點(diǎn)比較
一般，檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。下面是小編收集整理的檔案電子文件和紙質(zhì)文件的優(yōu)缺點(diǎn)比較，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
一、電子檔案和紙質(zhì)檔案比較的優(yōu)勢(shì)分析
1、電子檔案的可分享性。紙質(zhì)檔案一般只有一份或者幾份，數(shù)量非常少，而且只能在同一個(gè)地點(diǎn)觀看。這對(duì)于文件的傳輸是非常不利的。如果另一個(gè)距離較遠(yuǎn)的地方的人需要了解這份紙質(zhì)文件，只有兩種方法：一種是遠(yuǎn)距離的人乘坐交通工具來(lái)到紙質(zhì)文件所在地，另一種是通過(guò)郵寄紙質(zhì)文件。顯然這樣會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，人力物力。而且很大一部分的紙質(zhì)絕密檔案是不允許被郵寄的。郵寄的途中很有可能會(huì)造成文件的損壞或者丟失。
但是電子文件則可以在不同的時(shí)間，不同的地點(diǎn)同時(shí)被很多人看到。一方面可以打破人數(shù)的限制，同時(shí)被很多人看到，無(wú)形當(dāng)中增加了檔案的利用價(jià)值和利用效率。另一方面打破了紙質(zhì)檔案只能在同一場(chǎng)所觀看的限制。觀看者可以通過(guò)多種方式進(jìn)行遠(yuǎn)距離觀看。我們國(guó)家之前的文物檔案都是采用紙質(zhì)書(shū)面的形式，而且人們只能通過(guò)去博物館才能看到文物，我們國(guó)家每個(gè)地區(qū)幾乎都有博物館，而且擁有五千年歷史，文物數(shù)不勝數(shù)。遠(yuǎn)距離、時(shí)間少限制著很多對(duì)文物對(duì)歷史有著濃厚興趣的人。于是現(xiàn)在更多的博物館開(kāi)始采用電子檔案以及線上觀看、查詢的方式。高科技的發(fā)展使得資源可以更加有效地分享。
2、電子檔案的不易失真性和經(jīng)濟(jì)環(huán)保性。紙質(zhì)的檔案隨著時(shí)間的增加和閱讀次數(shù)的增加會(huì)受到不同程度的損壞，字跡也會(huì)越來(lái)越老化，難以長(zhǎng)時(shí)間保存。高溫高濕等環(huán)境因素均可促進(jìn)紙張發(fā)生水解，同時(shí)也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化。而且意外事件的發(fā)生也極有可能會(huì)使珍貴的檔案材料毀于一旦，比如火災(zāi)。但是電子檔案卻可以進(jìn)行多個(gè)備份，而且數(shù)字化檔案不會(huì)因?yàn)橹貜?fù)性利用而失效，我們可以進(jìn)行無(wú)數(shù)次的打印、下載和傳輸。
紙質(zhì)檔案需要大量的紙張，而且檔案工作人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間精力對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行拆釘、裝訂和搬運(yùn)。我國(guó)雖然地域廣闊，樹(shù)木眾多，但是人均資源并不多。這是我們每個(gè)人都知道的常識(shí)。每年保存檔案所消耗紙質(zhì)的數(shù)量是十分龐大的，這顯然是不符合建立資源節(jié)約型，環(huán)境友好型社會(huì)的。增加電子檔案的使用可以很大程度上減少紙質(zhì)檔案的使用，保護(hù)環(huán)境。當(dāng)一份文件需要傳送給多個(gè)人的時(shí)候，只需要通過(guò)郵件、文檔等方法即可，而不再需要大量的復(fù)印。
3、電子文檔的多樣性和趣味性。紙質(zhì)文檔的形式比較單一，只可以通過(guò)文字的描寫(xiě)來(lái)表達(dá)。在書(shū)寫(xiě)的過(guò)程中很容易出錯(cuò)。在觀看文檔的時(shí)候我們經(jīng)常會(huì)看到潦草的字跡，很難認(rèn)清。如果經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)的時(shí)間，是很難求證的。電子檔案的錄入相對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)速度比較快，字跡工整，出錯(cuò)后方便修正。電子文檔在錄入時(shí)形式是多樣性的，不只是單一的文字形式。還可以采用多種圖形比如柱狀圖、餅狀圖、條形圖等來(lái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
另外電子檔案可以將相關(guān)物品的圖片放入檔案中，達(dá)到圖形和文字的統(tǒng)一。有了電子文件可以更方便快速地對(duì)文件信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制等，更好地滿足利用者的各種需求。當(dāng)圍繞一個(gè)專題對(duì)檔案進(jìn)行匯編時(shí)，電子文件比手工編輯更快速，加工更方便。
二、紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢(shì)比較分析
1、紙質(zhì)檔案的不易篡改性和丟失性。電子檔案對(duì)于電腦高手或者可以接觸到檔案的相關(guān)人員來(lái)說(shuō)是極其容易侵入并且進(jìn)行篡改的，而且電子檔案篡改后不留痕跡，是非常難以被發(fā)現(xiàn)和識(shí)別的。紙質(zhì)檔案不容易被篡改，被篡改后會(huì)留下相應(yīng)的痕跡，是非常容易被發(fā)現(xiàn)和辨別的。而且紙質(zhì)的檔案具有獨(dú)一無(wú)二性，可以通過(guò)字跡等來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的辨別。同樣，一份歷經(jīng)時(shí)間越久的檔案也就顯得愈加珍貴。
電子檔案的不穩(wěn)定性更加明顯，遇到計(jì)算機(jī)病毒或者計(jì)算機(jī)故障的情況，如果沒(méi)有及時(shí)備份是十分嚴(yán)重的。保存電子檔案的U盤、光盤、磁盤一旦受到外界強(qiáng)磁干擾，或因存儲(chǔ)庫(kù)房的溫濕度的變化，都會(huì)導(dǎo)致檔案內(nèi)容的丟失和損壞。電子檔案的查閱需要計(jì)算機(jī)等相關(guān)的設(shè)備和知識(shí)，而紙質(zhì)檔案方便快捷。同時(shí)電子檔案的容易篡改性、拷貝性使得它的真實(shí)性容易受到質(zhì)疑，相比紙質(zhì)檔案更有說(shuō)服力。
2、紙質(zhì)檔案的安全性。有些檔案是絕密的，有些檔案是關(guān)系著國(guó)家安全的，有些檔案是關(guān)系公民個(gè)人隱私的。但是電子檔案的安全性遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)上的一些高手來(lái)說(shuō)，侵入各個(gè)系統(tǒng)的電腦并非不可能。電腦技術(shù)日新月異，每個(gè)國(guó)家都在飛速進(jìn)步。如果想保證電子檔案的安全性，我們必須不斷地提高相關(guān)的技術(shù)，防止國(guó)家機(jī)密的外泄。
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