基于PDCA的數(shù)字圖書館質(zhì)量管理研究

基于PDCA的數(shù)字圖書館質(zhì)量管理研究 【內(nèi)容提要】對數(shù)字圖書館這一龐大信息系統(tǒng)應(yīng)進行全面質(zhì)量管理。在論述數(shù)字圖書館的質(zhì)量管理對象和質(zhì)量管理條件的基礎(chǔ)上，指出用PDCA方法可有效實現(xiàn)數(shù)字圖書館的質(zhì)量管理，并討論了PDCA方法的實施細節(jié)和措施。
【摘要題】實踐研究
【關(guān)鍵詞】數(shù)字圖書館/PDCA/質(zhì)量管理……
　　　　圖書館管理有著深厚的歷史淵源。從19世紀開始，以帕尼茲（A.Panizza）和愛德華茲（E.Edwards）為代表的圖書館管理學(xué)派就一直致力于圖書館的管理研究，并在理論與實踐方面取得了卓有成效的建樹。20世紀30年代后，圖書館人又致力于把起源于制造業(yè)并在制造業(yè)中得到不斷發(fā)展和完善的質(zhì)量管理策略和方法運用于圖書館的管理工作，形成了相應(yīng)的圖書館質(zhì)量管理模式。那么，對于數(shù)字圖書館來說，是否也可以進行質(zhì)量管理呢？
　　綜合目前有關(guān)數(shù)字圖書館的研究可以看到，數(shù)字圖書館是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代高新科學(xué)技術(shù)和圖書館學(xué)情報學(xué)的結(jié)合。從技術(shù)上講，它是以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為基礎(chǔ)的以所有信息機構(gòu)為節(jié)點的信息資源體系。
　　經(jīng)過加工整序后形成的信息資源體系是構(gòu)成數(shù)字圖書館的最核心的要素，也是進行質(zhì)量管理的重心所在。除此之外，它還包括信息基礎(chǔ)設(shè)施、信息用戶與數(shù)字圖書館的工作人員。
　　數(shù)字圖書館是一個龐大的系統(tǒng)工程，如何有效配置系統(tǒng)元素，使這些組成部分構(gòu)成一個有機的整體，即如何加強質(zhì)量管理，強調(diào)信息知識系統(tǒng)建立、開發(fā)與使用的全過程中各項因素的質(zhì)量，確保數(shù)字圖書館的全面優(yōu)化，使之具有遠程、快速、全面、有序等服務(wù)優(yōu)勢，最大限度地滿足用戶的信息需要，成為值得關(guān)注的問題。
　　　　　　1　數(shù)字圖書館質(zhì)量管理的對象
　　數(shù)字圖書館的質(zhì)量管理是管理者與全體員工以及各個部門之間共同參與，相互協(xié)調(diào)，綜合運用現(xiàn)代管理技術(shù)、專業(yè)技術(shù)和科學(xué)方法，用全面質(zhì)量管理去保證數(shù)字圖書館的建立與使用的全過程。分析數(shù)字圖書館的組成可以看到，數(shù)字圖書館的質(zhì)量管理對象主要有以下幾個方面：
　　　　1.1知識信息系統(tǒng)質(zhì)量
　　知識信息系統(tǒng)質(zhì)量一般指信息的使用價值及其屬性能否滿足用戶需求的程度。具體包括：性能、可靠性、安全性和經(jīng)濟性。性能指信息數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)的合理性�？煽啃灾感畔�數(shù)據(jù)使用的有效程度。安全性指在數(shù)據(jù)使用的流程中事故的頻率以及事故的輕重程度。經(jīng)濟性指用戶的使用成本以及數(shù)字圖書館的建設(shè)成本。
　　　　1.2工序質(zhì)量
　　工序質(zhì)量是指建設(shè)數(shù)字圖書館的成員單位為保證其優(yōu)質(zhì)化而具備的手段和條件。在建立數(shù)字圖書館的流程中，應(yīng)該考慮以下因素：人，主要指參與建立與管理數(shù)字圖書館的管理者、工作人員的質(zhì)量意識、責(zé)任心、文化知識與技術(shù)水平；機器，主要指計算機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等的質(zhì)量；原材料，主要指信息源的質(zhì)量；方法，主要指信息源的開發(fā)、分析，集合與利用，以及組織管理等方法的質(zhì)量；檢測手段（Measurement），主要指檢測方法、手段與檢測工具的質(zhì)量；環(huán)境，其一指網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境的質(zhì)量，其二指數(shù)字圖書館領(lǐng)導(dǎo)者創(chuàng)造并保持使工作人員能充分參與實現(xiàn)質(zhì)量管理的內(nèi)部環(huán)境。這6個方面的質(zhì)量問題直接影響數(shù)字圖書館的優(yōu)質(zhì)化，在分析其質(zhì)量問題時，可從這6個方面去尋找原因。
　　　　1.3工作質(zhì)量
　　一般由各項工作標準、工作制度，以及人們在執(zhí)行這些標準的過程中的態(tài)度所決定。在工作質(zhì)量中，以執(zhí)行工作標準、工作制度的人居主導(dǎo)地位。
　　在數(shù)字圖書館質(zhì)量管理的對象中，知識信息系統(tǒng)質(zhì)量、工序質(zhì)量、工作質(zhì)量三者相輔相成，由此構(gòu)成一個數(shù)字圖書館的管理系統(tǒng)。知識信息系統(tǒng)質(zhì)量是整個數(shù)字圖書館的生存基礎(chǔ)，工序質(zhì)量是信息知識系統(tǒng)質(zhì)量的保證，而工序質(zhì)量又取決于工作質(zhì)量，因而整個質(zhì)量管理的重心是工作標準、工作制度的制定與執(zhí)行，以及執(zhí)行這些標準與制度的工作人員的基本素質(zhì)。通過如此全面的管理，使數(shù)字圖書館不斷完善其信息選擇、整理、輸入、組織、存儲、輸出、反饋等各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量。只有注重了數(shù)字圖書館質(zhì)量管理的全過程，才能最大限度地滿足用戶需求，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)化服務(wù)。
　　　　　　2　基于PDCA的數(shù)字圖書館質(zhì)量管理
　　　　2.1數(shù)字圖書館質(zhì)量管理的準備工作
　　數(shù)字圖書館質(zhì)量管理的目的是確保數(shù)字圖書館的優(yōu)化組合，以用戶為關(guān)注焦點，滿足用戶需求。其質(zhì)量管理的實現(xiàn)方式就是把每一個工作人員的積極性與責(zé)任感調(diào)動起來，在各項工作中以預(yù)防為主，用防治的方式來控制每一道工序的質(zhì)量，從而達到高效率、高質(zhì)量的工作水平。在實施質(zhì)量管理之前，我們必須做一些準備工作，它包括以下內(nèi)容：
　�。�1）強調(diào)全體工作人員積極參與質(zhì)量管理。因為任何標準、制度都是靠人去遵守、執(zhí)行的。所以，只有強調(diào)人人參與，加強對工作人員的質(zhì)量教育，樹立工作人員的質(zhì)量意識，讓工作人員做好各自的本職工作，才能確保各項工作的質(zhì)量。建立各部門、各小組乃至各個工作人員的質(zhì)量責(zé)任制，才能使質(zhì)量管理的具體工作得到落實，才能使質(zhì)量管理工作人人有專責(zé)，事事有標準。數(shù)字圖書館的各級人員都是工作之本，只有讓他們充分參與，才能使他們的才干為數(shù)字圖書館帶來質(zhì)量管理的收益。
　�。�2）質(zhì)量管理小組的建立與活動的開展。在強調(diào)每一個工作人員積極參與質(zhì)量管理的前提下，可根據(jù)具體情況和不同的工作特點，采取自由組合的方式，選定質(zhì)量管理活動的課題，集思廣益，解決工作過程中的質(zhì)量問題，提高與改進質(zhì)量。例如，負責(zé)信息源開發(fā)與整理的工作人員組合起來，就信息的取舍、分類編排、組織等，制訂一個共同認可的標準，對資源文件的質(zhì)量無疑起到保證作用。
　　（3）確定工作的標準化，包括管理標準化與技術(shù)標準化兩大部分。管理標準化包括各種規(guī)章制度與職責(zé)范圍的制訂。在質(zhì)量管理過程中，必須依照這些規(guī)章制度與職責(zé)范圍來衡量各項工作的質(zhì)量。而技術(shù)標準化則是衡量各項工作技術(shù)的依據(jù)。二者必須結(jié)合，缺一不可。否則，有了技術(shù)標準而無規(guī)章制度與職責(zé)范圍，將無法保證技術(shù)標準的實現(xiàn)。有了管理標準而無技術(shù)標準，管理標準將無法指導(dǎo)各項工作技術(shù)落到實處。
　�。�4）確定質(zhì)量情報的獲取途徑。質(zhì)量情報工作在質(zhì)量管理中所起的作用是：通過對質(zhì)量信息的反饋以及吸收國外數(shù)字圖書館先進技術(shù)和管理方法等，對數(shù)字圖書館的質(zhì)量管理起到控制作用。例如，通過用戶對質(zhì)量信息的反饋，改進數(shù)字圖書館對信息的開發(fā)與組織，促進多媒體技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的不斷完善。質(zhì)量情報一般是通過員工的工作過程和用戶使用過程這兩個環(huán)節(jié)而獲取的。另外，通過對國外數(shù)字圖書館的先進技術(shù)與管理經(jīng)驗的報道，也能獲取有關(guān)質(zhì)量情報，有鑒別、有選擇地為我所用。

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