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提高項(xiàng)目管理過程中人員效率的途徑探討
摘 要：作為一種新興的管理技術(shù)和方法，項(xiàng)目管理中的人力因素是很重要的衡量標(biāo)準(zhǔn)。為了全面提高項(xiàng)目參與人員的工作效率，必須從信息溝通、組織結(jié)構(gòu)和員工激勵(lì)三個(gè)途徑加以研究。關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；人員效率；溝通
1 提高信息溝通的效率
從管理的方法來看，管理的基本方法包括行政的方法、經(jīng)濟(jì)的方法等。從管理活動(dòng)的實(shí)質(zhì)來看，這些不同的管理方法是在從不同的角度進(jìn)行著信息的溝通。行政的方法屬于權(quán)威性溝通，經(jīng)濟(jì)的方法屬于利益性溝通。因此，在管理中這些方法的有效性程度，實(shí)際也就取決于使用相應(yīng)方法的管理內(nèi)容的權(quán)威性。所以，管理的效率實(shí)際也就歸結(jié)為信息溝通的效率。
1.1 培養(yǎng)項(xiàng)目組成員的主動(dòng)溝通意識(shí)
溝通是雙向的，而非單向的。培養(yǎng)項(xiàng)目組成員的主動(dòng)溝通意識(shí)主要是改變他們溝通的態(tài)度。在多數(shù)溝通中，下級(jí)都是被動(dòng)的接收者，缺乏主動(dòng)溝通的意識(shí)。通過培養(yǎng)他們?cè)陧?xiàng)目中的主動(dòng)溝通意識(shí)，可以及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題，盡早更正問題。曾經(jīng)碰到一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，檢查團(tuán)隊(duì)成員的工作時(shí)松時(shí)緊，工期快到了，和大家一溝通才發(fā)現(xiàn)進(jìn)度比想象的慢得多，以后的工作自然很被動(dòng)。盡早溝通要求項(xiàng)目經(jīng)理要有前瞻性，定期和項(xiàng)目成員建立溝通，不僅容易發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問題，很多潛在問題也能暴露出來。在項(xiàng)目中出現(xiàn)問題并不可怕，可怕的是問題沒被發(fā)現(xiàn)。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。培養(yǎng)項(xiàng)目組成員的主動(dòng)溝通意識(shí)可以通過在組建項(xiàng)目組的時(shí)候，挑選責(zé)任意識(shí)強(qiáng)的項(xiàng)目組成員，對(duì)在溝通過程中成績(jī)突出者給與獎(jiǎng)勵(lì)來強(qiáng)化他們主動(dòng)溝通的行為。
1.2 采取多種多樣的溝通方式，提高溝通的效果
針對(duì)溝通的對(duì)象、溝通事項(xiàng)的緊急程度、溝通信息是否需要反饋等，采取不同的溝通方式。如：召開會(huì)議、電話、電子郵件、傳真等。在采用電子郵件進(jìn)行溝通時(shí)，須注意要有針對(duì)性地發(fā)郵件、并寫清郵件主題、標(biāo)清郵件緊急程度，只發(fā)給相關(guān)的人員，而不是到處亂發(fā)。對(duì)于特別重要的郵件，要求對(duì)方給與回執(zhí)。采用會(huì)議方式的時(shí)候，要注意寫清會(huì)議主題、會(huì)議需要持續(xù)的時(shí)間、與會(huì)的相關(guān)人員、會(huì)議的進(jìn)程等，而不是只約定會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)。對(duì)一些重要的信息，則應(yīng)該要求各相關(guān)人員簽字，進(jìn)行確認(rèn)，以保證信息確實(shí)傳遞給了相關(guān)的人員。需要注意的是，口頭溝通過程中應(yīng)該坦白、明確，避免由于文化背景、民族差異、用詞表達(dá)等因素造成理解上的差異。溝通的雙方一定不能帶有想當(dāng)然或含糊的心態(tài)，不理解的內(nèi)容一定要表示出來，以求對(duì)方的進(jìn)一步解釋，直到達(dá)成共識(shí)。
1.3 建立有效的溝通體系
有效的溝通體系的建立，主要是為了項(xiàng)目組成員在遇到問題或者需要溝通時(shí)，能夠準(zhǔn)確及時(shí)地找到需要溝通的對(duì)象，做到有的放矢。項(xiàng)目經(jīng)理在整個(gè)項(xiàng)目管理過程中的地位，決定了他在溝通過程中所起的作用。項(xiàng)目經(jīng)理所在的組織結(jié)構(gòu)通常對(duì)溝通需求有較大影響，比如組織要求項(xiàng)目經(jīng)理定期向項(xiàng)目管理部門做進(jìn)展分析報(bào)告，那么溝通計(jì)劃中就必須包含這條。項(xiàng)目干系人的利益要受到項(xiàng)目成敗的影響，因此他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的項(xiàng)目干系人是客戶，而項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目經(jīng)理以及他的上司也是較重要的項(xiàng)目干系人。所有這些人員各自需要什么信息，在每個(gè)階段要求的信息是否不同，信息傳遞的方式上有什么偏好，都是需要細(xì)致分析的。分析后的結(jié)果要在溝通計(jì)劃中體現(xiàn)并能滿足不同人員的信息需求，這樣建立起來的溝通體系才會(huì)全面、有效。此外，創(chuàng)造有利溝通的外部環(huán)境也很重要。比如，如果有可能盡量將同一項(xiàng)目組的成員集中在一起辦公，為他們提供一個(gè)便于相互交流的空間。
1.4 加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃的審查和控制工作
任何計(jì)劃都要受到控制。沒有控制的計(jì)劃，就如同失去了舵手的航船。因此，我們?cè)陧?xiàng)目管理的過程中要時(shí)刻加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目溝通計(jì)劃的審查和控制。這樣我們才能保持企業(yè)的凝聚力，使我們的員工同心同德按照既定的計(jì)劃推動(dòng)企業(yè)的前進(jìn)。基于上述考慮我們可以建立項(xiàng)目管理辦公室對(duì)溝通過程進(jìn)行監(jiān)督和審查，對(duì)溝通中產(chǎn)生的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)管理和控制。當(dāng)溝通計(jì)劃的執(zhí)行出現(xiàn)偏差時(shí)，相關(guān)職能部門或責(zé)任人就可以通過激勵(lì)和懲罰等手段加強(qiáng)對(duì)溝通計(jì)劃的控制，糾正業(yè)已出現(xiàn)的偏差(當(dāng)既定溝通計(jì)劃與實(shí)際相符的時(shí)候，則應(yīng)全力確保這一計(jì)劃的有效執(zhí)行)，從而提高溝通的效率。
1.5 借助現(xiàn)代化科技手段
運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代化科技手段，通過對(duì)每次項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的問題和解決的方法進(jìn)行歸納、總結(jié)和記錄，達(dá)到知識(shí)的可重用性。在對(duì)問題和解決方法進(jìn)行歸納和總結(jié)的時(shí)候要考慮如何將這些問題進(jìn)行合理的歸類并保證問題解決方法的可操作性和可行性(經(jīng)濟(jì)上的可行性和技術(shù)上的可行性)。有時(shí)可能針對(duì)同一問題有不同的解決方法，所以在選擇解決方法的時(shí)候要考慮相關(guān)的成本，如：時(shí)間成本、資金成本、人力成本等。通過利用相關(guān)軟件建立方法庫(kù)和問題庫(kù)，提供便捷的關(guān)鍵字和模糊查找功能，使得以后在項(xiàng)目實(shí)施的過程中如果遇到類似的問題，項(xiàng)目組成員可以快速的通過檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，來找到相應(yīng)的解決方法，提高問題解決的效率。
2 對(duì)項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的選擇
管理活動(dòng)的實(shí)踐來看，任何一個(gè)組織的有序程度，無疑都取決于該組織內(nèi)部的全體成員為實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)默契協(xié)作的狀況和程度。其中，了解的程度必然與組織內(nèi)部信息溝通的狀況有關(guān)，也就是對(duì)組織目標(biāo)的宣傳有關(guān)。而認(rèn)同的程度，則與組織目標(biāo)的權(quán)威性、利益性等狀況密切相關(guān)。這就涉及到如何選擇適合項(xiàng)目運(yùn)作的組織結(jié)構(gòu)。
2.1 選擇能夠平衡項(xiàng)目與母體組織需要的組織結(jié)構(gòu)
大多數(shù)人會(huì)認(rèn)為組織項(xiàng)目的最簡(jiǎn)單、最有效的方式是創(chuàng)建一個(gè)全日制的專業(yè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，但這樣可能會(huì)同時(shí)損害其他的組織活動(dòng)，引發(fā)母體組織與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的嫉妒心，妨礙了項(xiàng)目成員返回母公司時(shí)的融合，容易產(chǎn)生“項(xiàng)目炎癥”，依靠它來完成項(xiàng)目就會(huì)對(duì)母體組織造成不利影響，因此無論選擇什么樣的組織結(jié)構(gòu)，首先要考慮到能平衡項(xiàng)目與母體組織需要，使權(quán)威性、資源分配及項(xiàng)目成果能與主流運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)完全融合。
2.2 選擇與組織文化相融合的組織結(jié)構(gòu)
組織文化指的是一個(gè)由共同的規(guī)范、信仰、價(jià)值觀及假設(shè)將人們聯(lián)系到一起，因此對(duì)事物產(chǎn)生共同理解的系統(tǒng)。文化反映了組織的個(gè)性，與人的個(gè)性一樣，文化能使我們預(yù)測(cè)組織成員的態(tài)度和行為，文化還是組織定義的一個(gè)方面，它能將某個(gè)組織與同一行業(yè)內(nèi)的其他組織區(qū)分開來。
2.3 選擇“混合匹配”的方式來管理項(xiàng)目
選擇項(xiàng)目管理的組織結(jié)構(gòu)時(shí)，有時(shí)涉及的并非總是“或者——或者”這樣的選擇題，有很多大量參與項(xiàng)目管理的企業(yè)用專業(yè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來處理特殊的項(xiàng)目，而絕大多數(shù)其他項(xiàng)目則使用矩陣安排。如一家企業(yè)將項(xiàng)目分為3類：高級(jí)開發(fā)項(xiàng)目、平臺(tái)項(xiàng)目與增長(zhǎng)式項(xiàng)目。高級(jí)開發(fā)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)高，目標(biāo)是創(chuàng)建突破性的產(chǎn)品或流程，企業(yè)就使用專業(yè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來完成項(xiàng)目；平臺(tái)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)中等，主要內(nèi)容是系統(tǒng)升級(jí)，從而產(chǎn)生新的產(chǎn)品與過程，項(xiàng)目的完成是在項(xiàng)目矩陣結(jié)構(gòu)下進(jìn)行的；增長(zhǎng)式項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)低、期限短，主要是對(duì)現(xiàn)存產(chǎn)品及流程的小調(diào)整，項(xiàng)目基本上都在職能矩陣結(jié)構(gòu)下完成的。這種“混合式”組織結(jié)構(gòu)使公司在建立項(xiàng)目組織時(shí)具有較大的靈活性，但也有一定的風(fēng)險(xiǎn)。同一公司的若干項(xiàng)目采取不同的組織形式，由于利益分配上的不一致性，容易產(chǎn)生矛盾。
3 加強(qiáng)對(duì)員工個(gè)人的激勵(lì)
從管理活動(dòng)的具體管理對(duì)象來看，最活躍的因素是人，而不是別的。對(duì)于人的管理效率何，直接決定著其它要素的管理效率。對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來說，團(tuán)隊(duì)的高效合作對(duì)團(tuán)隊(duì)績(jī)效具有十分重要的作用。設(shè)計(jì)一種基于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的薪酬體系，需要既保證團(tuán)隊(duì)的協(xié)作，又能針對(duì)不同成員對(duì)團(tuán)隊(duì)績(jī)效的不同貢獻(xiàn)發(fā)放合理的薪酬，還要對(duì)每個(gè)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行有效的激勵(lì)，保證團(tuán)隊(duì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
一般來講，項(xiàng)目的進(jìn)度是分階段的，每個(gè)階段總有它的成果表現(xiàn)形式，因此，在項(xiàng)目運(yùn)行一段時(shí)間后，可以根據(jù)階段成果表現(xiàn)再與項(xiàng)目管理者談判激勵(lì)報(bào)酬。此時(shí)，對(duì)委托方與代理人來講都是有利的。作為委托方，他根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況來確定代理人報(bào)酬，而不至于被代理人的道德風(fēng)險(xiǎn)所欺騙，項(xiàng)目管理者由于知道要在項(xiàng)目運(yùn)行的某一個(gè)階段進(jìn)行報(bào)酬談判，其自身必將盡最大努力在報(bào)酬談判階段之前努力工作。實(shí)質(zhì)上，由于項(xiàng)目管理者獲得經(jīng)營(yíng)控制權(quán)是激勵(lì)約束問題產(chǎn)生的前提，所以項(xiàng)目管理者的控制權(quán)對(duì)項(xiàng)目管理者的激勵(lì)約束更具有根本的決定意義�？梢缘贸鼋Y(jié)論，薪酬激勵(lì)有效性取決于項(xiàng)目管理者的報(bào)酬和項(xiàng)目管理者貢獻(xiàn)的正相關(guān)程度，同樣，控制權(quán)的激勵(lì)有效性和激勵(lì)約束強(qiáng)度則取決于項(xiàng)目管理者的貢獻(xiàn)和他所獲得的控制權(quán)之間的對(duì)稱性。對(duì)于項(xiàng)目管理者的激勵(lì)不僅可以從薪酬角度考慮，更應(yīng)結(jié)合適當(dāng)?shù)氖跈?quán)，賦與更多的控制權(quán)力，達(dá)到有效激勵(lì)目的。
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員總體上是以自尊和自主的需求為主導(dǎo)的，但每個(gè)個(gè)體需求的側(cè)重點(diǎn)是不一樣的。需求分析應(yīng)面向所有團(tuán)隊(duì)成員，然后在此基礎(chǔ)上逐漸細(xì)化分類。有效需求分析機(jī)制的建立，可以幫助我們認(rèn)清項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)個(gè)體之間的不同的內(nèi)驅(qū)力，從而實(shí)施有針對(duì)性地激勵(lì)，達(dá)到預(yù)期的激勵(lì)效果。在需求分析過程中，應(yīng)注意堅(jiān)持實(shí)事求是、互動(dòng)參與、信息暢通和動(dòng)態(tài)分析等基本原則。在提出項(xiàng)目總體目標(biāo)和相關(guān)激激勵(lì)措施后，團(tuán)隊(duì)個(gè)體首先可用SWOT 分析方法(優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)、威脅分析法)進(jìn)行需求分析，然后在項(xiàng)目經(jīng)理和同事共同參與的情況下提出合理的需求，在需求與行動(dòng)之間就有了激勵(lì)的空間。在對(duì)團(tuán)隊(duì)成員建立豐富靈活性激勵(lì)機(jī)制時(shí)，應(yīng)把握的原則是物質(zhì)激勵(lì)為基礎(chǔ)，注重精神激勵(lì)、情感和關(guān)懷激勵(lì)以及聲譽(yù)激勵(lì)等。
綜上所述，企業(yè)面對(duì)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，只有建立先進(jìn)、高效的管理系統(tǒng)，才能不斷提升企業(yè)的管理能力，使企業(yè)從容應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的挑戰(zhàn)�，F(xiàn)代企業(yè)制度的建立和管理創(chuàng)新，迫切要求建立完善的管理系統(tǒng)與之相適應(yīng)，以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和管理水平。只有采用科學(xué)的管理方法，提高項(xiàng)目管理過程中人員的工作效率，才能使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占得先機(jī)。
參考文獻(xiàn)
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