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企業(yè)信息化環(huán)境下內(nèi)部控制的思考
在人類跨入21世紀(jì)之際，由信息技術(shù)所引發(fā)的全球信息化浪潮沖擊著傳統(tǒng)社會(huì)生活的每一個(gè)角落。信息技術(shù)的，開創(chuàng)了人類智力解放的新紀(jì)元，是現(xiàn)代革命的重要標(biāo)志。信息技術(shù)的滲透到了國民和社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域和各個(gè)層次，對人類社會(huì)的、經(jīng)濟(jì)和文化等方面都產(chǎn)生了巨大的沖擊，各行各業(yè)都面臨著信息化的挑戰(zhàn)。在我國，“大力推動(dòng)全社會(huì)的信息化，以信息化帶動(dòng)化”的戰(zhàn)略已經(jīng)深入人心。信息技術(shù)在中的運(yùn)用日益廣泛和深入，電算化、管理信息系統(tǒng)（MIS）、企業(yè)信息系統(tǒng)（EIS）、企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）、客戶關(guān)系管理（CRM）、商務(wù)（EC）、虛擬企業(yè)等概念和應(yīng)用層出不窮。企業(yè)信息化促使企業(yè)的組織形式、管理體制、控制要點(diǎn)等等發(fā)生重大的變化。企業(yè)組織結(jié)構(gòu)趨向扁平，管理人員越來越依賴于信息系統(tǒng)經(jīng)營和控制企業(yè)，電子商務(wù)將成為新世紀(jì)中全球貿(mào)易的發(fā)展方向。企業(yè)信息化給企業(yè)的內(nèi)部控制提出了新的挑戰(zhàn)。信息技術(shù)對內(nèi)部控制產(chǎn)生了哪些？內(nèi)部控制應(yīng)該如何改變才能適應(yīng)變化？企業(yè)應(yīng)該如何加強(qiáng)信息化環(huán)境下的內(nèi)部控制？這些正是本文擬探討的。
一、內(nèi)部控制及其構(gòu)成要素
，對內(nèi)部控制較為權(quán)威的定義是美國COSO委員會(huì)提出的內(nèi)部控制整體框架概念。COSO委員會(huì)于1992年提出報(bào)告《內(nèi)部控制-整體框架》，并于1994年進(jìn)行了增補(bǔ)。COSO委員會(huì)認(rèn)為，內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會(huì)、經(jīng)理階層和其他員工實(shí)施的，為營運(yùn)的效率效果、財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性、相關(guān)法令的遵循性等目標(biāo)的達(dá)成而提供合理保證的過程。其構(gòu)成要素應(yīng)該來源于管理階層經(jīng)營企業(yè)的方式，并與管理的過程相結(jié)合。具體包括五要素：（1）控制環(huán)境�？刂骗h(huán)境是指對建立、加強(qiáng)或削弱特定政策、程序及其效率產(chǎn)生影響的各種因素�？刂骗h(huán)境塑造企業(yè)文化，影響企業(yè)內(nèi)部各成員的控制意識(shí)、企業(yè)內(nèi)部控制的貫徹和執(zhí)行以及企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)和整體戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)�？刂骗h(huán)境的構(gòu)成因素是多方面的。（2）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。當(dāng)今世界市場競爭日趨激烈，企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，企業(yè)的內(nèi)部控制必須從企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的入手，了解自身所面臨的風(fēng)險(xiǎn)，并適時(shí)加以處理。（3）控制活動(dòng)�？刂苹顒�(dòng)是確保管理階層的指令得以實(shí)現(xiàn)的政策和程序。傳統(tǒng)的控制活動(dòng)主要包括：交易授權(quán)、職責(zé)分離、監(jiān)管、業(yè)務(wù)記錄、接觸控制和獨(dú)立稽核。（4）信息和溝通。企業(yè)必須保證企業(yè)內(nèi)部的員工能夠取得他們在執(zhí)行、管理和控制企業(yè)經(jīng)營過程中所需的信息，使員工順利履行其職責(zé)。（5）監(jiān)督。整個(gè)內(nèi)部控制的過程必須施以恰當(dāng)?shù)谋O(jiān)督，通過監(jiān)督活動(dòng)在必要時(shí)對其加以修正。內(nèi)部審計(jì)和對控制的自我評(píng)估是最重要的兩項(xiàng)監(jiān)督。
二、企業(yè)信息化對內(nèi)部控制的影響
（一）企業(yè)信息化如何影響內(nèi)部控制（how）？
為了分析企業(yè)信息化對內(nèi)部控制造成了什么影響，我們必須先分析企業(yè)信息化改變了企業(yè)哪些方面，從而對內(nèi)部控制產(chǎn)生影響，即企業(yè)信息化是如何影響內(nèi)部控制的。
1.信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用提高了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化程度，業(yè)務(wù)流程中的一些環(huán)節(jié)被省略或合并。而且隨著電子商務(wù)的發(fā)展，企業(yè)間交易的自動(dòng)化程度也將得到提高。內(nèi)部控制的具體實(shí)施是根據(jù)業(yè)務(wù)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)以及交易方式來進(jìn)行的，因此，業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化不可避免地對內(nèi)部控制的各個(gè)要素以及控制理念等產(chǎn)生不同程度的影響。
2.企業(yè)信息化改變了數(shù)據(jù)和信息的獲取方式。傳統(tǒng)方式下，原始數(shù)據(jù)的獲取靠的是企業(yè)員工肉眼觀察、手工計(jì)數(shù)或使用儀器測量。在信息化條件下，可以利用傳感設(shè)備全自動(dòng)地獲取所需的數(shù)據(jù)或信息。例如：用裝有重量感應(yīng)裝置的貨架自動(dòng)測量存貨數(shù)量、用自動(dòng)監(jiān)控裝置代替值班人員等等。利用自動(dòng)傳感設(shè)備具有高度自動(dòng)化、準(zhǔn)確性高、24小時(shí)不間斷、數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)獲取、不受惡劣環(huán)境影響等優(yōu)點(diǎn)，為企業(yè)實(shí)施更有效的內(nèi)部控制提供了基礎(chǔ)。
3.企業(yè)信息化改變了信息存儲(chǔ)的方式，存儲(chǔ)介質(zhì)由紙變?yōu)榇疟P或光盤。與紙介質(zhì)相比，磁介質(zhì)或光介質(zhì)具有存儲(chǔ)密度大、擦寫不留痕跡的特點(diǎn)，對內(nèi)部控制的影響是雙方面的。存儲(chǔ)密度大使得企業(yè)可以集中保存數(shù)據(jù)和信息資源，便于對其加以保護(hù)，但一旦毀損或被盜將使企業(yè)遭受更大的損失。擦寫不留痕跡使得數(shù)據(jù)被篡改的可能性增大，需要加強(qiáng)內(nèi)部控制。
4.企業(yè)信息化提高了信息處理的效率。在信息化環(huán)境下，借助機(jī)的高速處理能力，能夠使得信息處理的速度大為加快，效率大為提高。然而，這對內(nèi)部控制的影響也是雙方面的。一方面，信息處理效率的提高有利于企業(yè)實(shí)施更復(fù)雜更有效的控制措施和控制，提高內(nèi)部控制的效果和效率。另一方面，借助高速的信息處理能力，企業(yè)員工或管理當(dāng)局造假的能力也能得到提高，例如：利用隨機(jī)數(shù)產(chǎn)生程序偽造應(yīng)收款項(xiàng)或存貨的金額、利用報(bào)表編制程序快速編制多份虛假財(cái)務(wù)報(bào)表等等。這又要求企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制。
5.企業(yè)信息化改變了信息的傳遞方式。信息化環(huán)境下的信息傳遞，改變了手工環(huán)境下的傳票、報(bào)告、電話等方式，利用電纜、光纜、無線電波等以光速傳遞信息，而且傳遞的信息量遠(yuǎn)非傳統(tǒng)方式可比，為企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制提供了基礎(chǔ)。但如果信息傳遞過程中受到了阻礙或破壞，也將給企業(yè)帶來更大的損失。
6.企業(yè)信息化提高了信息的集成性。在完善的企業(yè)信息系統(tǒng)的支持下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)足不出戶，就能夠在電腦屏幕前對遍布世界的跨國公司了如指掌。輕點(diǎn)幾下鼠標(biāo)就能成交生意、調(diào)動(dòng)資金、指揮員工。企業(yè)信息系統(tǒng)為企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制提供了基礎(chǔ)，同時(shí)也對企業(yè)的內(nèi)部控制提出了更高的要求。
7.企業(yè)信息化提高了信息的價(jià)值。在信息，人們對信息資源的利用能力得到提高。人們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到企業(yè)的數(shù)據(jù)和信息資源，是企業(yè)最寶貴的資產(chǎn)之一。而信息是無形的，與有形的資產(chǎn)相比，對信息的竊取更隱蔽，更不易被發(fā)現(xiàn)。這要求內(nèi)部控制不但要保護(hù)有形資產(chǎn)，更要對企業(yè)的數(shù)據(jù)和信息資產(chǎn)加以保護(hù)。同時(shí)應(yīng)當(dāng)針對信息的特點(diǎn)，采用有效的保護(hù)措施。
8.企業(yè)信息化將對人造成一定的影響。在信息化環(huán)境下，人們可能越來越多地通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行聯(lián)系和溝通，人與人之間的直接接觸將有所減少。網(wǎng)絡(luò)世界的無形性和匿名性將對人的心理造成一定的影響，從而影響控制環(huán)境。
�。ǘ┢髽I(yè)信息化對內(nèi)部控制造成了什么影響（what）？
1.企業(yè)信息化不影響內(nèi)部控制的目標(biāo)
設(shè)定目標(biāo)是任何一個(gè)人造系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)。內(nèi)部控制的目標(biāo)決定了內(nèi)部控制的要素、手段及其他組成部分。雖然它不是內(nèi)部控制的組成要素，但卻是內(nèi)部控制的先決條件，也是促成內(nèi)部控制的要件。企業(yè)信息化雖然對企業(yè)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，但是并沒有改變企業(yè)經(jīng)營管理的目標(biāo)。因此，內(nèi)部控制作為企業(yè)管理的一個(gè)組成部分，其總體目標(biāo)也沒有改變，仍然是達(dá)到營運(yùn)的效率和效果、財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性以及遵循相關(guān)法令。當(dāng)然，各項(xiàng)具體的控制活動(dòng)和控制措施中的子目標(biāo)應(yīng)該根據(jù)具體的情況有所變化。
2.企業(yè)信息化對內(nèi)部控制五要素的影響
�。�1）對控制環(huán)境的影響
控制環(huán)境的構(gòu)成因素是多方面的，主要包括：企業(yè)的治理機(jī)制、組織結(jié)構(gòu)與權(quán)責(zé)分派體系、企業(yè)管理者的素質(zhì)、品行與管理、企業(yè)文化、信息系統(tǒng)、人力資源政策及實(shí)務(wù)等等。企業(yè)信息化將影響企業(yè)的治理機(jī)制。通過完善的企業(yè)信息系統(tǒng)，董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)可以更及時(shí)更全面的了解企業(yè)的全面信息，因而可以更好地進(jìn)行戰(zhàn)略制定、經(jīng)理人員選擇和績效評(píng)價(jià)、企業(yè)運(yùn)營情況監(jiān)控等等，對企業(yè)進(jìn)行更好的治理。小股東可以以較低的成本通過網(wǎng)絡(luò)在線參加股東大會(huì)，而不必因?yàn)槁吠具b遠(yuǎn)等原因放棄自己的權(quán)利，可以更好地維護(hù)自身的利益。信息化將使企業(yè)組織結(jié)構(gòu)趨向扁平化，管理層次減少。
信息化對企業(yè)管理者的素質(zhì)提出了更高的要求。企業(yè)所面臨的商務(wù)環(huán)境競爭加劇、變化加速，管理者所能獲得的信息量倍增，信息技術(shù)和信息系統(tǒng)在企業(yè)中的作用日益重要，這些都要求管理者不但要有更強(qiáng)的把握信息、利用信息的能力，在運(yùn)營管理企業(yè)中利用好信息資源，而且要有對信息、信息技術(shù)和信息系統(tǒng)重要性和風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)和理解，制定良好的IT戰(zhàn)略和IT規(guī)劃。
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人與人之間的直接接觸將有所減少。網(wǎng)絡(luò)世界的無形性和匿名性將對人的心理造成一定的影響，使部分人誤以為借助網(wǎng)絡(luò)為非作歹不容易被抓住，從而可能降低犯罪的心理閥值。信息資產(chǎn)價(jià)值的提高可能誘使掌握它的管理人員將其買給競爭對手的犯罪行為，而由于信息的無形性、可拷貝性，信息的泄密不易被發(fā)現(xiàn)。再者網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)程接入性也給犯罪分子提供了方便，他們只要獲得一個(gè)登錄密碼就可能通過網(wǎng)絡(luò)侵入系統(tǒng)，竊取企業(yè)重要的信息資產(chǎn)，或是使信息系統(tǒng)崩潰，而不必像盜竊有形資產(chǎn)那樣需要翻墻入室、避開警衛(wèi)等麻煩之舉。這些均對管理人員的品行和道德水平提出了更高的要求。同時(shí)也需要企業(yè)加強(qiáng)對信息資產(chǎn)、信息技術(shù)和信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，通過良好的管理手段和技術(shù)手段降低風(fēng)險(xiǎn)。
�。�2）對風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的影響
在企業(yè)信息化環(huán)境下，業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化降低了業(yè)務(wù)處理過程中源于人員疏漏或舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。但另一方面，企業(yè)的運(yùn)營管理越來越依賴于信息系統(tǒng)，信息在企業(yè)中的作用日趨重要，信息化環(huán)境促使信息存儲(chǔ)高度集中、單位時(shí)間傳遞的信息量大為提高，這些都增加了與信息資產(chǎn)和信息系統(tǒng)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。信息化環(huán)境下，如果信息系統(tǒng)失靈或崩潰，重要信息被竊，都將給企業(yè)帶來不可估量的損失。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)作好有關(guān)信息資產(chǎn)和信息系統(tǒng)方面的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，建立良好的IT治理機(jī)制，減少災(zāi)難的發(fā)生以及災(zāi)難發(fā)生時(shí)的損失。
（3）對控制活動(dòng)的
控制活動(dòng)必須根據(jù)業(yè)務(wù)流程的情況和具體的控制點(diǎn)進(jìn)行設(shè)置，因此，控制活動(dòng)受到企業(yè)信息化的直接影響。信息化環(huán)境下的控制活動(dòng)分為兩部分：自動(dòng)化業(yè)務(wù)控制和信息系統(tǒng)控制。自動(dòng)化業(yè)務(wù)控制的控制對象仍然是企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程，但其形式和控制手段發(fā)生了很大變化。它以機(jī)程序的形式嵌入于企業(yè)信息系統(tǒng)之中，對業(yè)務(wù)的控制由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。信息系統(tǒng)控制是企業(yè)為了保證信息系統(tǒng)正確性、完整性和安全性而采取的控制措施，其控制對象是企業(yè)信息系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)軟硬件資源、系統(tǒng)、數(shù)據(jù)和相關(guān)人員等等信息系統(tǒng)的所有組成要素。隨著技術(shù)和商務(wù)的，信息系統(tǒng)控制還必須考慮網(wǎng)絡(luò)安全和電子商務(wù)控制的。自動(dòng)化業(yè)務(wù)控制和信息系統(tǒng)控制對控制活動(dòng)有著不同要求，使得傳統(tǒng)的六類控制活動(dòng)都有一定的變化。
信息化環(huán)境下的交易授權(quán)可以由計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)完成，使得授權(quán)過程不明顯，控制的失效往往在發(fā)生損失后才被察覺。因此，管理者對交易授權(quán)的關(guān)注應(yīng)該轉(zhuǎn)移到對相關(guān)計(jì)算機(jī)程序的正確性和完整性的檢查上。
在信息化環(huán)境下，計(jì)算機(jī)能夠避免人類通常會(huì)犯的錯(cuò)誤或舞弊，手工環(huán)境下的一些不相容的職責(zé)可以由計(jì)算機(jī)來執(zhí)行，所以職責(zé)分離和員工的相互檢查成為不必要的控制活動(dòng)。同樣，也沒有必要針對自動(dòng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行監(jiān)管和獨(dú)立稽核。然而，對于信息系統(tǒng)的開發(fā)、實(shí)施、維護(hù)和操作等活動(dòng)，職責(zé)分離、監(jiān)管以及獨(dú)立稽核仍然是重要的控制措施。
在信息化環(huán)境下，業(yè)務(wù)記錄不再是書面的簽章、編碼、交叉索引等，而是通過登錄密碼、操作日志等技術(shù)手段進(jìn)行業(yè)務(wù)記錄，其有效性受信息系統(tǒng)的正確性、完整性和安全性的影響。
在信息化環(huán)境下，對計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的接觸控制與傳統(tǒng)方式下并無太大的區(qū)別，主要通過實(shí)物防護(hù)措施來進(jìn)行。但對于信息資產(chǎn)的接觸控制，由于網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)程接入性，應(yīng)當(dāng)通過防火墻、操作員權(quán)限設(shè)置、登錄密碼安全策略、信息系統(tǒng)審計(jì)等等技術(shù)手段和管理措施加以實(shí)現(xiàn)。
（4）對信息和溝通的影響
企業(yè)信息化對內(nèi)部控制的信息和溝通這一要素產(chǎn)生了有利的影響。在完善的企業(yè)信息系統(tǒng)的支持下，企業(yè)員工能夠更好地取得他們在執(zhí)行、管理和控制企業(yè)經(jīng)營過程中所需的信息，使員工順利履行其職責(zé)。當(dāng)然，也要警惕信息技術(shù)可能帶來的信息過量的問題，以及借助高速信息處理能力造假的問題。
（5）對監(jiān)督的影響
借助信息技術(shù)，可以使一部分的監(jiān)督過程自動(dòng)完成，并且可能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)督，從而提高監(jiān)督的效果和效率。應(yīng)當(dāng)注意的是，對信息系統(tǒng)的開發(fā)、實(shí)施和維護(hù)過程所進(jìn)行的監(jiān)督應(yīng)當(dāng)成為監(jiān)督的重點(diǎn)。同時(shí)，“控制自我評(píng)估（CSA，Control
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