電算化環(huán)境下輔助核算的組織形式與應(yīng)用優(yōu)勢

　　1、電算化環(huán)境下輔助核算的種類 

　　（1）特定項目內(nèi)容的核算與管理針對某1特定項目所提出的輔助核算要求，將核算方式與操作指令融入基本賬務(wù)處理程序中，通過單獨的或與記賬憑證連動的操作，實現(xiàn)對特定項目的輸入、查詢、核銷等基本操作功能，并可隨時輸出該項目的業(yè)務(wù)狀況資料和相關(guān)分析表單。通用財務(wù)軟件所提供的標(biāo)準(zhǔn)化特定項目主要有往來（客戶與供應(yīng)商）單位、部門、職員等等。其輔助管理功能中，包括初始數(shù)據(jù)入賬、憑證數(shù)據(jù)的自動傳遞、手工與自動雙重銷賬等基本操作功能。 


　�。�2）自定義項目的管理利用軟件系統(tǒng)所提供的輔助項目設(shè)置功能，自定義輔助項目的名稱、分類與項目目錄，并與會計科目建立內(nèi)在聯(lián)系，通過錄入以及對內(nèi)部數(shù)據(jù)處理的控制來實現(xiàn)對相關(guān)要素內(nèi)容的管理，這是輔助核算在賬務(wù)處理過程中較手工操作最具革命性的應(yīng)用。有了該類應(yīng)用，對銷售收入的分組分崗記錄、費用的分部門考核、工程成本的分項目決算、科研經(jīng)費的詳細記載等，在功能實現(xiàn)上都顯得極為輕松與便利。 

　　（3）延伸指標(biāo)的核算與管理由于會計計量需要，部分核算對象涉及對實物數(shù)量、外幣金額等非價值計量指標(biāo)的核算，或者需要同時記錄原始單據(jù)編碼、業(yè)務(wù)部門、經(jīng)手人等信息。輔助核算系統(tǒng)能夠?qū)⒛?科目的輔助計量屬性與主要計量屬性相聯(lián)系，提供相互聯(lián)系的、可自動轉(zhuǎn)換的多種計量數(shù)據(jù)；或者在錄入主要計量屬性數(shù)據(jù)時，同時標(biāo)注與業(yè)務(wù)相關(guān)的附加屬性值。外幣匯率管理、數(shù)量控制、工作量考核等都屬于這1類應(yīng)用。這種應(yīng)用集中體現(xiàn)了財務(wù)軟件的關(guān)聯(lián)性應(yīng)用與數(shù)據(jù)連動的優(yōu)勢。 

　�。�4）現(xiàn)金流量表的編制這是對自定義項目進行定義和應(yīng)用的特例。把既包括現(xiàn)金流量變動的事項又包括不影響現(xiàn)金流量變化事項的科目，按現(xiàn)金流量表填列要求進行分類設(shè)置和處理，其中將經(jīng)營活動、投資活動、籌資活動的類別設(shè)置為自定義分類項目，將銷售商品（提供勞務(wù)）收到現(xiàn)金、收到的稅費等設(shè)置為項目目錄。日常核算中，隨憑證業(yè)務(wù)的確認而累積各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)。年終時可直接輸出所需要的指標(biāo)信息。 

　　2、電算化環(huán)境下輔助核算的組織應(yīng)用形式 

　�。�1）構(gòu)成上下級關(guān)系的“科目——項目”方式利用科目與項目的上下級關(guān)系，建立起科目與項目之間的“控制——被控制”關(guān)系或“傳送——接受”關(guān)系，使錄入給1個科目的數(shù)據(jù)能夠直接傳遞給所有與之建立聯(lián)系的各個項目。在這種方式下，1個科目所接受的數(shù)據(jù)能夠同時被多個已建立聯(lián)系的輔助核算項目所接受。如應(yīng)用最為普遍的部門輔助核算、職員輔助核算等便是典型的傳遞——接受關(guān)系。在實際應(yīng)用中，可以是1個科目數(shù)據(jù)被多個項目所吸納，也可能是多個科目數(shù)據(jù)被1個項目所接受。如在往來核算中，應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款等多個賬戶可同時將某1特定單位定義為往來輔助核算項目，隨時接受多個科目所發(fā)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，以反映與該單位間完整的債權(quán)債務(wù)情況。 

　�。�2）體現(xiàn)平行運算關(guān)系的數(shù)據(jù)承接方式對于具有外幣、數(shù)量、工時等輔助核算要求的項目，需要建立外幣原幣金額、匯率以及數(shù)量、單價、工時等指標(biāo)與賬簿主體指標(biāo)間的運算關(guān)系，這是直接在賬面上體現(xiàn)的最為直觀的1種輔助核算形式，在傳統(tǒng)賬簿體系中表現(xiàn)為外幣金額式或數(shù)量金額式賬簿格式。在數(shù)據(jù)關(guān)系處理中，這種應(yīng)用的意義主要在于系統(tǒng)可隨時直接調(diào)用輔助核算指標(biāo)數(shù)值，以方便實現(xiàn)對相關(guān)指標(biāo)數(shù)據(jù)的單獨提取或單獨報告。 

　�。�3）描述擴展屬性特征的輔助標(biāo)志方式在出納管理、銀行對賬與現(xiàn)金流量表編制等業(yè)務(wù)處理中，通常需要設(shè)置或追加某1科目的附加標(biāo)志，如對于銀行存款科目，為方便對賬而需要附加設(shè)置銀行憑證號碼、憑證日期等屬性值；而對于現(xiàn)金或現(xiàn)金等價物科目則需要設(shè)置“現(xiàn)金流量科目”標(biāo)志值。這種對科目所涉及的相關(guān)屬性進行特定標(biāo)記的方法，使基本賬簿的數(shù)據(jù)能夠被輔助核算功能所借用，讓系統(tǒng)通過多種標(biāo)志人口方便地取得基本賬簿數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)。 

　　3、電算化環(huán)境下輔助核算的應(yīng)用優(yōu)勢 

　�。�1）輔助核算在核算項目的設(shè)置與運用上比會計科目更具靈活性由于科目體系直接影響會計的主體信息，1般會計規(guī)范（同樣體現(xiàn)在財務(wù)軟件中）對會計科目的設(shè)計、使用和增刪操作都有較為嚴(yán)格的約束，這些約束表現(xiàn)在對科目代碼和科目名稱的設(shè)置、科目屬性定義、科目修改和刪除等日常維護的種種限制中，操作中（或系統(tǒng)開發(fā)時）稍有出入就會直接影響會計賬簿體系的正確和完整。而輔助項目相對獨立于標(biāo)準(zhǔn)的會計賬簿體系，其操作與維護不受會計核算規(guī)范的約束，軟件可根據(jù)其與標(biāo)準(zhǔn)賬簿體系的關(guān)系靈活地定義項目操作的規(guī)程。例如，可任意定義項目代碼的長度，可按業(yè)務(wù)類型確定輔助項目與科目體系的內(nèi)在關(guān)系等，從而在日常維護過程中可充分體現(xiàn)操作上的方便性和運用上的靈活性。 

　　（2）項目共享打破會計科目的樹形結(jié)構(gòu)體系，構(gòu)筑起賬戶間參差的網(wǎng)狀數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式預(yù)設(shè)的輔助項目可任由不同的科目共同使用，實現(xiàn)了多個科目對同1項目數(shù)據(jù)的共享；同時，1個科目也可以同時關(guān)聯(lián)多個特定項目，使不同輔助管理要求的項目共享1個科目的數(shù)據(jù)。這種雙向關(guān)聯(lián)方式編織出機內(nèi)數(shù)據(jù)傳遞與匯總的交叉網(wǎng)絡(luò)，使1個輔助項目因為匯集了多個科目的數(shù)據(jù)而具有了綜合性，而1個科目數(shù)據(jù)也因為可傳遞給不同的特定項目而體現(xiàn)出分布性。科目與項目間的交錯關(guān)聯(lián)成為基本賬簿體系的重要補充。更具效用的是，1個賬戶能與多個不同組織應(yīng)用形式的項目相結(jié)合，以此提供多方位多性態(tài)的信息，從而構(gòu)造出1個以明細項目為中心的輔助信息群體，這1信息組合方式成為責(zé)任會計與企業(yè)微觀管理的有力武器。 

　�。�3）簡化會計科目體系，使會計科目體系變得相對穩(wěn)定由于使用輔助核算功能時，可用相關(guān)的輔助檔案代替明細科目，從而達到簡化會計科目體系的作用。同時，在使用傳統(tǒng)的明細科目核算時，如果相關(guān)信息發(fā)生變動，會造成會計科目的變動，而使用輔助核算時，由于不必建立或修改相關(guān)的會計科目，當(dāng)發(fā)生信息變動時不會影響到會計科目表，從而使會計科目體系保持相對穩(wěn)定。 

　　（4）輔助核算較好地解決有較多手工參與的核算內(nèi)容的電算化問題往來核查和銀行對賬工作具有較多的賬項實時辨析特點，對這些工作以專門的輔助核算模塊進行處理，便于針對往來核算和銀行對賬的不同特點設(shè)計不同的處理流程，從而使計算機的自動處理與人的主控參與有機地結(jié)合，達到既使業(yè)務(wù)處理盡可能地準(zhǔn)確，又使系統(tǒng)最大限度地發(fā)揮計算機自動快捷優(yōu)勢的目的，并使這1業(yè)務(wù)與系統(tǒng)資料整體取得1致，使業(yè)務(wù)處理的方式達到最佳。 

　�。�5）確保會計資料在龐大的財務(wù)數(shù)據(jù)體系內(nèi)得到相應(yīng)約束與同步更新由于輔助核算相對獨立于基本賬務(wù)數(shù)據(jù)體系，在財務(wù)軟件的正常運行中，能隨時增補輔助核算項目而不影響基本的會計核算環(huán)境。同時，不斷翻新功能更強的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為財務(wù)軟件中更有創(chuàng)意的系統(tǒng)功能的開發(fā)提供了便利，多種數(shù)據(jù)類型，多項排序選擇，靈活的數(shù)據(jù)關(guān)系模式等，使得在輔助核算子系統(tǒng)中融入更多以簡單操作完成復(fù)雜核算的控制功能變得更為現(xiàn)實。 

　　4、輔助核算功能的應(yīng)用策略 

　�。�1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)核算觀念，形成電算化特色業(yè)務(wù)思路由于會計電算化的整體應(yīng)用水平尚不高，加上我國電算化的普及歷來沿著依手工模式設(shè)計電算化系統(tǒng)的路線，使軟件的開發(fā)與應(yīng)用始終未能脫離模擬手工操作以及機械地仿真管理這兩種思路，對于輔助核算的應(yīng)用更是如此。因此，要用好輔助核算功能，必須改變從傳統(tǒng)核算出發(fā)來挖掘軟件功能的思路，轉(zhuǎn)而從系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理功能出發(fā)，將數(shù)據(jù)處理的強大功能應(yīng)用于會計核算，由此將軟件所具有的輔助核算功能創(chuàng)造性地應(yīng)用到業(yè)務(wù)管理之中。 

　�。�2）充分利用輔助核算功能，強化電算化功效自從財務(wù)軟件中引入輔助核算功能以來，往來核算、部門核算等基本的輔助應(yīng)用就成為軟件應(yīng)用的1個不可或缺的項目。但由于人們對輔助核算的理解不完全，研究不夠深入，對輔助核算功能的應(yīng)用往往只停留在較淺顯的層面。管理實務(wù)中也滿足于輸出賬齡分析表或?qū)崿F(xiàn)半自動的銀行對賬等應(yīng)用行為。其實，對輔助核算的技術(shù)性應(yīng)用更多地體現(xiàn)在對軟件輔助管理方式的設(shè)計以及初始參數(shù)的創(chuàng)造性配置中。例如，若能利用軟件的通用項目管理功能設(shè)計1套合理的現(xiàn)金流量項目，并將其與會計科目體系相銜接，隨日常業(yè)務(wù)處理而1次性生成正確的現(xiàn)金流量表及其輔助分析指標(biāo)，將大大提高對現(xiàn)金流量的管理效率。 

　�。�3）形成從輔助核算向輔助管理的跨躍目前的輔助核算功能在很大程度上還僅僅停留在“核算”層面上，這顯然無法滿足那些只實現(xiàn)了賬務(wù)報表等財務(wù)系統(tǒng)信息化，而尚未進行供應(yīng)鏈管理等深層應(yīng)用的中小企業(yè)的管理需求。如何實現(xiàn)從輔助核算向輔助管理的質(zhì)的飛躍，這是軟件廠商與應(yīng)用單位都需要考慮的問題。因此，期待軟件廠商能夠開發(fā)提供更加豐富的信息統(tǒng)計和分析功能，使軟件能夠通過輔助性項目設(shè)置提供諸如統(tǒng)計分析、趨勢分析、計劃分析等方面的必要數(shù)據(jù)，并強化系統(tǒng)預(yù)測功能，使銷售預(yù)測、客戶遴選、資金計劃編制成為軟件的內(nèi)在功能。在此基礎(chǔ)上，通過應(yīng)用單位的探索性實踐，真正實現(xiàn)從輔助核算到輔助管理的跨躍。 

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