加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化論文

　　[摘 要]隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的工作開始向著信息自動(dòng)化管理的模式發(fā)展。然而，文秘工作和文書檔案的管理工作也逐漸向著這個(gè)趨勢發(fā)展。在這種形勢下，對文秘工作及文書檔案管理工作提出了更嚴(yán)格的要求。加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作一體化是提高這兩者工作效率的關(guān)鍵。文章對如何加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作的一體化進(jìn)行了分析，以供參考。

　　[關(guān)鍵詞]文秘工作：文書檔案：管理：一體化

　　中圖分類號：C931.46 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0357-01

　　前言

　　文秘工作具有較強(qiáng)的綜合性、專業(yè)性和實(shí)踐性。檔案管理是文秘工作的重要內(nèi)容。文秘工作與檔案管理是相輔相成的密切關(guān)系，二者同時(shí)也是行政管理工作當(dāng)中的主要組成部分。與此同時(shí)，檔案管理工作也是文秘工作的一部分。做好文秘工作是搞好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，對將來和現(xiàn)在都十分重要。

　　1.文秘工作和文書檔案管理工作的關(guān)系

　　這兩種工作是有一定聯(lián)系的，并且又在一定程度上相互獨(dú)立。在日常的工作任務(wù)中，文秘工作和文書檔案管理工作有所不同。但這兩種工作的主體都是公文，公文出自文秘工作中，而檔案的形成也是從公文中提取的。文書檔案就是公文的續(xù)集，從這些方面來看這兩種工作又是緊密聯(lián)系的。如果想把檔案的工作做全面，就必須從對公文的嚴(yán)格要求做起，公文處理是檔案工作的基石，它的好壞很大程度上會(huì)影響到文書檔案的好壞，所以說文秘工作是促成這兩種工作走向一體化的關(guān)鍵所在。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，檔案的管理工作正向著文檔一體化的管理模式發(fā)展。這種管理模式是從這兩種工作的大局出發(fā)，在公文的生成、制發(fā)、歸檔、管理等工作中全部使用電腦的管理系統(tǒng)。這就要求各個(gè)相關(guān)部門對檔案的錄入和輸出都按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行。這樣就方便了管理，減少了許多重復(fù)工作，節(jié)約了時(shí)間、財(cái)力、人力，使這兩種工作更加規(guī)范，從而滿足現(xiàn)代化的要求。

　　2.文秘工作和文書檔案管理工作存在的問題

　　2.1 文種使用不清，公文格式、附件不規(guī)范

　　公文是非常規(guī)范的一種文體，我國也出臺(tái)了相應(yīng)的法律規(guī)范對其制發(fā)、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行了規(guī)范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文質(zhì)量。但也存在一些問題，如有的工作人員分不清公文的“請示”和“報(bào)告”這兩種不同文種。在許多時(shí)候混用這兩種公文，影響公文的受理和本身作用的發(fā)揮。再者就是許多公文附件在制發(fā)的過程中，沒有在正文中對附件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，出現(xiàn)多個(gè)附件時(shí)沒有對附件進(jìn)行編號。還有就是在公文的格式上也存在許多不規(guī)范現(xiàn)象。這些都影響了公文的受理、傳遞、規(guī)范化和管理等工作。

　　2.2 版記不全面，辦理程序不規(guī)范

　　版記是文書部門和文書檔案部門相互銜接，，順利實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”的一個(gè)重要標(biāo)識(shí)。而在文秘工作中常常不重視，有主題詞無抄送抄發(fā)單位，不標(biāo)明印發(fā)部門和時(shí)間等，文件主題詞選用不準(zhǔn)確，把公文標(biāo)題隔斷就作為主題詞。公文的辦理程序常常是有越級行文，越級簽發(fā)，有校對無復(fù)核，不登記就印發(fā)等現(xiàn)象，直接影響到文書檔案管理工作。

　　2.3 歸檔資料不完整、編號不規(guī)范

　　在傳統(tǒng)的歸檔工作中，一般都是將公文原稿或者修改稿同最終稿進(jìn)行裝訂存檔。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，開始使用電腦進(jìn)行存檔工作，這使得存檔工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成歸檔資料不完整。還有就是一些公文因?yàn)闆]有及時(shí)登記出現(xiàn)漏編、錯(cuò)編甚至重編的現(xiàn)象，造成公文編號不規(guī)范。

　　2.4 用紙不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范

　　公文用紙很少注意克度要求， 因紙張質(zhì)量差和耐折度低，保存時(shí)間不長便開始發(fā)黃。紙型大小不規(guī)范，即使是同一型號的紙，有時(shí)大小也不一致。印刷裝訂中，有掉頁、漏頁、壓字、釘腳不齊等問題，影響到公文的嚴(yán)肅性、美觀性和文書檔案的完整性。

　　2.5 材料字跡不清晰、存檔資料不全面

　　許多記錄資料字跡不清楚，不方便長時(shí)間保存。還有一種情況就是一些工作人員為了一時(shí)方便，將自己唯一的資料交給上級，導(dǎo)致部門內(nèi)部資料減少。

　　2.6 移交資料不及時(shí)

　　因?yàn)槿粘５墓�文及其他工作任�?wù)比較繁忙，導(dǎo)致移交資料不及時(shí)，給檔案管理工作造成了不利影響。

　　3.實(shí)現(xiàn)文秘工作和文書檔案管理工作一體化的措施

　　3.1 強(qiáng)化文檔相關(guān)人員的管理意識(shí)

　　為避免文秘工作和文書檔案管理工作出現(xiàn)問題，確保檔案管理質(zhì)量，必須提高這兩個(gè)部門相關(guān)工作人員的管理意識(shí)。在完成本部門工作任務(wù)后多了解另一個(gè)部門的工作，提高自身工作意識(shí)，為實(shí)現(xiàn)這兩種工作向著一體化發(fā)展打下基礎(chǔ)，使文檔一體化管理工作更加規(guī)范。

　　3.2 強(qiáng)化全過程管理工作

　　1）樹立質(zhì)量管理意識(shí)。

　　2）要嚴(yán)格遵循公文處理的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求及公文歸檔的規(guī)定。

　　3）要理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu) ，建立一支優(yōu)秀的工作隊(duì)伍。

　　4）要建立細(xì)化有效的管理制度和工作程序，按照規(guī)范程序辦理公文。

　　5）要依靠先進(jìn)的裝備和技術(shù)。要與單位的現(xiàn)代化發(fā)展同步，配置性能優(yōu)良的設(shè)備和工具適應(yīng)檔案法律法規(guī)的要求，并強(qiáng)化其操作的熟練性和規(guī)范化。

　　3.3 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

　　“文檔一體化”必須依靠文書、檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化才能形成。沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，“文檔一體化”的綜合管理網(wǎng)絡(luò)就很難建立起來，“文檔一體化”軟件也不可能具有通用性。為此，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)，并且以一定的手段促使各級文書檔案部門實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)，這是我們今后一段時(shí)期工作中應(yīng)特別加強(qiáng)的一項(xiàng)工作。不僅如此，“文檔一體化”建設(shè)不應(yīng)只限制在傳統(tǒng)的文書檔案部門，還應(yīng)擴(kuò)展到各種職能部門產(chǎn)生的各種不同門類、不同載體的檔案領(lǐng)域，從而使各類文件管理系統(tǒng)都能與檔案管理系統(tǒng)通過接口緊密銜接，充分發(fā)揮“一體化”數(shù)據(jù)共享優(yōu)勢。

　　3.4 強(qiáng)化文秘部門文書立卷工作

　　文書立卷是文書處理工作的一個(gè)重要組成部分，是條理化、系統(tǒng)化和安全保管文件的必要措施，也是文件運(yùn)轉(zhuǎn)處理的終點(diǎn)與歸宿。文書立卷是《檔案法》早已明確的一個(gè)基本制度，《辦法》也規(guī)定公文辦理完畢后， 由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T及時(shí)整理、立卷、歸檔。文書立卷是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，是二者真正意義上的銜接點(diǎn)。各職能部門辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員或?qū)Ｂ毴藛T集中統(tǒng)一保管，并根據(jù)立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導(dǎo)和幫助下，由文書立卷，使文件的立卷工作日�；�。文書立卷的關(guān)鍵是要有計(jì)劃地做好平時(shí)積累，并進(jìn)行分門別類的管理，這樣既方便平時(shí)查閱，又有利于年終立卷，并能保證文件材料的完整性。

　　3.5 加強(qiáng)公文的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

　　要想實(shí)現(xiàn)這兩種工作的一體化，就必須注重日常工作的標(biāo)準(zhǔn)化。這會(huì)使公文使用、歸檔、管理等環(huán)節(jié)更加便捷，不存在標(biāo)準(zhǔn)不一樣的麻煩。

　　4.結(jié)束語

　　綜上所述，綜上所述，文秘工作和文書檔案管理兩者間的關(guān)系是相輔相成的關(guān)系，并且二者還是行政管理工作中較為主要的組成部分又密不可分。文書檔案管理工作是文秘工作的一部分，也是提高文秘工作者綜合素質(zhì)的一個(gè)有效手段；在實(shí)踐工作中文書檔案管理工作是離不開文秘工作的，如果沒有文秘在前期階段地準(zhǔn)備工作那幺文書檔案的管理工作也是無法順利進(jìn)行的；有效地將文書、檔案實(shí)施一體化管理是推動(dòng)辦公自動(dòng)化進(jìn)程的有效途徑。

　　參考文獻(xiàn)

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