計算機輔助審計實踐與思考

近年來，襄樊市審計局加大機建設(shè)與步伐，在計算機輔助審計方面進行了有益探索，先后在、財政、、農(nóng)林水、行政事業(yè)等行業(yè)38個單位嘗試進行計算機輔助審計，取得了較好成效。在審計數(shù)據(jù)采集與、軟件開發(fā)與應(yīng)用等方面有了一些初步的經(jīng)驗和體會�！�　一、計算機輔助審計的主要步驟　�。�1）可行性分析。主要是調(diào)查了解被審單位信息的治理現(xiàn)狀，看其計算機使用水平能否滿足審計項目的方案要求（質(zhì)量、時限等），從而確定是否采用計算機輔助審計�！　。�2）審前預(yù)備。主要是配備相應(yīng)的電腦和熟悉計算機應(yīng)用的審計職員，選擇符合財政部規(guī)定、適用性強的審計軟件。制定審計方案、下發(fā)審計通知書等；　�。�3）現(xiàn)場審計。主要包括數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)分析兩個環(huán)節(jié)。數(shù)據(jù)采集就是應(yīng)用一定的，對被審單位的數(shù)據(jù)信息進行遷移，按審計方案的要求以及財務(wù)治理的基本原理進行整理；數(shù)據(jù)分析就是應(yīng)用相關(guān)審計軟件對采集到的數(shù)據(jù)進行分類、篩選、回并、統(tǒng)計和分析判定，從中查找被審單位財務(wù)治理中的疑點線索，發(fā)現(xiàn)違紀違規(guī)，匯總相關(guān)數(shù)據(jù)，以滿足審計報告的需求。　�。�4）審計報告。在傳統(tǒng)手工審計的基礎(chǔ)上，結(jié)合計算機輔助審計將采集到的數(shù)據(jù)，應(yīng)用計算機進行結(jié)論性審計文檔的處理，形成審計報告，出具審計決定。審計意見書等，并由此形成被審單位數(shù)據(jù)庫的部分數(shù)據(jù)�！　�二、數(shù)據(jù)采集的主要方法　　在分析被審單位電子記帳數(shù)據(jù)的完整性的基礎(chǔ)上，確定采用計算機輔助審計，我們主要采取以下方法來進行數(shù)據(jù)采集。　　第一步：導(dǎo)出被審單位財務(wù)治理數(shù)據(jù)。在實踐中主要采取三種方法：　�。ㄒ唬┲苯邮褂帽粚弳挝坏呢攧�(wù)治理軟件，將數(shù)據(jù)導(dǎo)出為通用數(shù)據(jù)庫格式（如：mdb、xls、txt等）。其優(yōu)點是：適用范圍寬、導(dǎo)出數(shù)據(jù)隨審計職員的意愿，因而是審計職員首選也是運用最多的數(shù)據(jù)導(dǎo)出方法。由于一些著名的財務(wù)軟件為證實自己的“開放性”、“兼容性”特征，都具備“數(shù)據(jù)可被第三方軟件使用”這一功能，諸如：用友、金碟、遠方等，并且版本越高，此項功能越明顯。而且從審計情況看，如今不少行政企事業(yè)單位大都使用上述軟件�！　∪缭趯Ψ�城公循分局的審計中，該單位使用的是用友M8.0財軟，我們就直接將其總帳、明細帳分別導(dǎo)成一個通用數(shù)據(jù)庫如 mdb的兩張數(shù)據(jù)表；在對全市民政系統(tǒng)審計中，因該系統(tǒng)使用了用友M7.0，一次只能將總帳、明細帳的一個科目導(dǎo)成一個通用數(shù)據(jù)庫，因此我們就根據(jù)需要，天生了多個科目的多個相關(guān)數(shù)據(jù)庫。另外有些軟件開發(fā)商專門設(shè)計了特定格式的導(dǎo)出，如：電力系統(tǒng)使用的遠方財軟4.XX版本，高度自動化設(shè)計，財務(wù)職員只需輸人原始資料，數(shù)據(jù)匯總、帳表天生等全部由系統(tǒng)自動完成，其操縱程序符合財政部最新頒布的會計制度，審計職員可將其中所有匯總表格和明細帳的查詢結(jié)果導(dǎo)出為EXCEL格式，利用帳頁查詢功能，完成電子數(shù)據(jù)的采集工作。當(dāng)然一些高端數(shù)據(jù)庫軟件，如：使用 SQL Server、DB2等作為數(shù)據(jù)倉庫開發(fā)的財軟，由于這些服務(wù)器真?zhèn)�專業(yè)數(shù)據(jù)庫軟件本身具有強大的分析、備份和安全恢復(fù)等功能，因而客戶真?zhèn)�應(yīng)用軟件也就沒有必要開發(fā)數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能了。　�。ǘ�）直接使用被審單位企業(yè)（財務(wù)）治理軟件而產(chǎn)生的備份數(shù)據(jù)�！　∮捎趲缀跛�有的企業(yè)（財務(wù)）治理軟件都具有數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)功能。我們完全可以將數(shù)據(jù)的備份帶回，在自己的電腦中進行恢復(fù)。這種方法最大的優(yōu)點是導(dǎo)出的數(shù)據(jù)最完整（甚至包括軟件的　　使用日志、用戶權(quán)限及密碼等），分析起來最方便。由于用戶軟件本身具有強大的分析和查詢功能，因而不需要借助任何第三方的輔助分析軟件或數(shù)據(jù)庫軟件。但其缺點是必須有一套與被審單位軟件一致的能使用的軟件，且有多少個審計對象，你就需要預(yù)備多少個軟件。這類貿(mào)易軟件由于審計職員只用于輔助審計，不作為生產(chǎn)使用，因而購買起來極不，其來源主要是通過以下方式獲得：一是使用演示版軟件，由于相當(dāng)多的演示版軟件與標準版軟件僅在表證的打印上有區(qū)別，因而使用演示版軟件沒有題目。二是使用軟加密方式的軟件。相當(dāng)多的軟件是通過正當(dāng)用戶名和系列號來限制使用的，我們可以用被審單位軟件的用戶名和序列號在自己的電腦在進行安裝軟件，再將備份的數(shù)據(jù)恢復(fù)進來就可使用了（如：遠方財軟）。三是使用“光盤市場”版軟件，光盤市場提供的版本相近的經(jīng)過解密的軟件，如：用友、金碟、交易等大腕軟件，基本上都可以使用。四是與軟件公司協(xié)商，支付少量用度，借用軟件公司同版本號的正版軟件和限次軟件�！　。ㄈ�）直接將用戶軟件的原始數(shù)據(jù)庫表導(dǎo)出。　　就是使用專業(yè)數(shù)據(jù)庫，如：SQL Server等，直接使用專業(yè)庫的治理工具將數(shù)據(jù)導(dǎo)出。這種方法的特點是對審計職員的計算機技能提出了較高要求。主要表現(xiàn)在：l、軟件的開發(fā)者為減少數(shù)據(jù)的冗余而采用了關(guān)系表，用戶采用了這些表在自己的電腦中分析時需自行定義關(guān)系。2.這些表一般都為原始數(shù)據(jù)，審計職員要得到自己的記錄集需自建查詢集（視圖）。3、這些表多為或拼音組成的字段（為了適應(yīng)更多的開發(fā)工具）且有很多認證字段，完全搞清楚還費點周折。但是假如將上面題目都搞清楚了，使用通用數(shù)據(jù)庫軟件和專門的輔助審計軟件分析起來還是比較方便的。　　第二步、導(dǎo)出數(shù)據(jù)遷移　　一般情況下，將數(shù)據(jù)導(dǎo)出后必須存進審計職員的電腦中，置于審計職員自己定義的某一目錄下。這一點，要視實際情況的不同，分別采取不同的對策，從審計實踐看，不過乎有以下王種情況：　�。ㄒ唬┤魯�(shù)據(jù)文件總量在SM以下，通常采用壓縮軟件如： winzip等將數(shù)據(jù)壓縮成幾張盤，將數(shù)據(jù)帶走�！　。ǘ�）若數(shù)據(jù)文件總量在SM以上，如采用壓盤方法由于盤片較多，恢復(fù)成功的風(fēng)險較高，因而一般采用外置硬盤的方法，將數(shù)據(jù)在不壓縮狀態(tài)下直接導(dǎo)進自己的硬盤�！　⊥庵糜脖P有打印機接口的外置硬盤和USB接口的外置硬盤。USB接口的硬盤支持熱插拔，打印機接口的硬盤支持老一些的電腦，外置硬盤通常由外置硬盤盒加普通硬盤組成，這是一種最經(jīng)濟最方便的數(shù)據(jù)遷移的方法�！　。ㄈ�）若審計職員隨身攜帶有筆記本電腦（帶以太網(wǎng)卡）且被審單位也組建了局域網(wǎng)，可直接采用電腦與電腦對拷的實現(xiàn)。這里也有兩種方法：　　1、筆記本電腦與數(shù)據(jù)源電腦直接對持。審計職員需自己制作一條線（將普通的網(wǎng)絡(luò)跳線12. 36對調(diào)），將兩臺電腦配成對等網(wǎng)，在數(shù)據(jù)源電腦中將自己需要的數(shù)據(jù)目錄設(shè)置“共享”后，拷進筆記本電腦�！　�2.網(wǎng)絡(luò)下載。審計職員將自己的筆記本電腦接進被審單位的網(wǎng)絡(luò)，找一個被審單位空閑的PJ45信息接口，配置好網(wǎng)絡(luò)獲取一個正當(dāng)網(wǎng)絡(luò)帳戶，進進網(wǎng)絡(luò)后，將數(shù)據(jù)源電腦中的數(shù)據(jù)持出�！�　三、如何進行數(shù)據(jù)　　在審計工作中，我們大都要使用通用的或?qū)ｉT的軟件分析數(shù)據(jù)。由于通用的數(shù)據(jù)庫軟件具有極其強大的分析功能，使用起來也特別方便靈活。若審計職員很熟悉諸如：Foxpro、access、SQLServer或SQL語句之一種，基本上就可以不依靠任何輔審軟件獨立開展機輔助審計了。以我局對湖北化纖團體審計為例，我們直接將被審單位的數(shù)據(jù)采集回來后，導(dǎo)進access2000，利用access2000中的可視化的查詢分析器對數(shù)據(jù)進行篩選，得出所需要的數(shù)據(jù)。但是現(xiàn)階段不少審計職員并不熟悉專業(yè)數(shù)據(jù)庫軟件的使用，盡管諸如 access、 foxpro、SQLserver等使用起來都很方便輕易，但對相當(dāng)多的審計職員來說仍有一定困難，這樣就可結(jié)合使用相對而言更易使用的一些軟件，諸如：南京特派辦的《審計數(shù)據(jù)采集分析軟件》等�！�　從實際情況看，我們主要是采取以下幾種方法進行數(shù)據(jù)分析的：　　一是利用被審單位軟件的自身查詢功能，發(fā)現(xiàn)不正常的分錄。主要通過查看明細帳、記帳憑證，審查會計科目的對應(yīng)關(guān)系，發(fā)現(xiàn)不正常的會計分錄。如：“實收資本”科目一般對應(yīng)“現(xiàn)金”、“銀行存款”或者是“存貨”等資產(chǎn)類科目，如在查詢中發(fā)現(xiàn)，有的對應(yīng)科目卻是“應(yīng)付款‘、”其他應(yīng)付款“等科目，就可將這種不正常的會計事項作為審計重點，經(jīng)調(diào)閱有關(guān)的原始憑證和調(diào)查相關(guān)往來單位，發(fā)現(xiàn)該單位虛列股本、轉(zhuǎn)移國有資本、化公為私等；　　二是利用被審單位軟件數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能，結(jié)合《審計數(shù)據(jù)采集分析軟件》的查詢、篩選等功能，發(fā)現(xiàn)違規(guī)支出。以“用度”審計為例，首先將把被審單位數(shù)據(jù)庫中“治理用度”、“經(jīng)營用度”和“財務(wù)用度”明細帳打開，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成EXCEL格式，通過《審計數(shù)據(jù)采集軟件》進行查詢摘要、篩選數(shù)據(jù)，經(jīng)調(diào)閱有關(guān)的原始憑證和審計相關(guān)單位，發(fā)現(xiàn)用度中違規(guī)支出題目�！　∪�是利用分類匯總、規(guī)劃求解和拖動復(fù)制柄等功能，發(fā)現(xiàn)收進分歧規(guī)等題目。比如審查債權(quán)債務(wù)，湖北化纖團體涉及的往來單位共有1938個，往來款總額數(shù)億元，若一個審計職員用人工查賬法，按帳齡分析其發(fā)生的現(xiàn)狀，摸清其真實正當(dāng)情況，需要一個星期。但運用計算機輔助審計，在EXCEL表格中，按照“單位”、“帳齡”等檢索條件，一個小時之內(nèi)查出三年以上不良資產(chǎn)1000多萬元，往來單位1360個；二年至三年往來單位269個，金額3000多萬元；又如在今年的電力行業(yè)審計中，在審查電價標準方面，我們首先將被審計單位用電量數(shù)據(jù)庫采集過來，存為EXCEL電子表，用電總量中分居民生活電量、農(nóng)民排灌電量、優(yōu)惠　　電量等，通過對電價、二次綜合加價等電量收費分類匯總，再把每項價格的收取標準編制計算公式，相同公式單元格，用復(fù)制桶進行復(fù)制后，使用規(guī)劃求解模擬計算出二次綜合加價、三峽基金、電源基金等每項的收取總額，再與進帳收進核對，以此查出違價收進題目�！　∷氖抢�用帳套功能，發(fā)現(xiàn)收進不進帳等題目。這一點主要體現(xiàn)在行業(yè)性、系統(tǒng)性的審計中。盡管其中某些單位使用的財務(wù)系統(tǒng)版本不同，但只要我們使用高版本軟件，就可把多單位電子數(shù)據(jù)，同一到一臺電腦中，通過選擇帳套功能，調(diào)閱不同單位的電子帳。如在某單位審計時，我們發(fā)現(xiàn)該單位通過“內(nèi)部往來”科目上交總公司治理費。捉住這一疑點，我們立即點往了總公司的帳款，結(jié)果在總公司帳目中，未查到該筆收進，經(jīng)與被審單位查實，收進確實未進帳，以此為線索牽出了該單位設(shè)置帳外帳，私設(shè)“小金庫”50多萬元的題目。

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