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審計(jì)檔案收集整理規(guī)范化管理探析論文
審計(jì)機(jī)關(guān)肩負(fù)著維護(hù)國(guó)家財(cái)政經(jīng)濟(jì)秩序、推動(dòng)完善國(guó)家治理、保證經(jīng)濟(jì)社會(huì)健康發(fā)展的重要職責(zé)。履行好這一重要職責(zé)，離不開(kāi)審計(jì)檔案和檔案工作。審計(jì)檔案作為審計(jì)監(jiān)督活動(dòng)的真實(shí)記錄，體現(xiàn)和反映著審計(jì)機(jī)關(guān)履行審計(jì)監(jiān)督職能的真實(shí)情況，是審計(jì)工作不可缺少的一部分。依法管理審計(jì)檔案，是審計(jì)項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容之一。因此，規(guī)范檔案管理，是提高審計(jì)工作質(zhì)量的內(nèi)在需要，是防范和規(guī)避審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的必然要求。
一、把握好審計(jì)檔案收集這一關(guān)
審計(jì)檔案的收集過(guò)程應(yīng)把握好“三原則”，一是要確保資料的完整性。嚴(yán)格執(zhí)行審計(jì)檔案“誰(shuí)審計(jì)，誰(shuí)立卷，邊收集，邊整理，審結(jié)卷成”的要求，及時(shí)將歸檔所需的工程資料統(tǒng)一歸納至檔案袋中，保證一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)檔案袋，不可隨處零散存放，資料盡量提前留存加蓋紅章復(fù)印件，原件可歸還給原單位。二是要確保資料的有效性。要嚴(yán)格按照規(guī)程，審查有關(guān)資料的真理性、合理性、合法性，不能有遺漏和缺失。比如工程簽證上要有建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方負(fù)責(zé)人簽證蓋章，三方造價(jià)確認(rèn)表要有建設(shè)方、施工方、審計(jì)方負(fù)責(zé)人蓋章簽證，相關(guān)批示要有相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)等，確保資料的法定效力。三是要確保資料的順序性。每筆資料都有先后順序和內(nèi)在聯(lián)系，每個(gè)證據(jù)筆錄后都要附上相對(duì)應(yīng)的資料，資料不能混淆，取證不能顛倒，保存文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。
二、細(xì)甄別，把握好審計(jì)檔案整理這一關(guān)
1.審計(jì)檔案整理要遵守“三原則”：要堅(jiān)守既定原則。在實(shí)際工作中，多數(shù)審計(jì)人員將業(yè)務(wù)審計(jì)作為工作的重點(diǎn)，只盡力于各種的賬目審查，往往把檔案收集工作放在審計(jì)工作之后，對(duì)每步審計(jì)工作形成的文件材料不能及時(shí)收集并整理，特別是較為大型的審計(jì)項(xiàng)目，容易造成部分材料散失在不同工作人員手中，導(dǎo)致部分審計(jì)檔案收集不全。在實(shí)際工作中，應(yīng)當(dāng)將審計(jì)業(yè)務(wù)與檔案整理相結(jié)合，嚴(yán)格執(zhí)行審計(jì)檔案“誰(shuí)審計(jì)，誰(shuí)立卷，邊收集，邊整理”的原則，保證檔案的完整性。要提高責(zé)任意識(shí)。在審計(jì)材料的收集過(guò)程中，一些工作人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，存有應(yīng)付工作的思想，在審計(jì)實(shí)踐中，對(duì)部分檔案材料把關(guān)不嚴(yán)格，審計(jì)檔案中往往存在文字錯(cuò)誤、證明材料不全、鑒章缺失的問(wèn)題；部分人整理工作不細(xì)致，文件材料不按照歸檔要求，存放無(wú)序問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。其次，檔案資料還存在內(nèi)容不真實(shí)的問(wèn)題。部分審計(jì)人員為了應(yīng)付立卷歸檔，只將自己認(rèn)為內(nèi)容完整的文件進(jìn)行歸檔，丟棄了部分反映審計(jì)活動(dòng)的原始材料，因此，一些歸檔文件無(wú)法真實(shí)、直接地反映整個(gè)審計(jì)活動(dòng)。對(duì)此，審計(jì)部門應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)審計(jì)人員的教育培訓(xùn)，把審計(jì)檔案材料的收集整理工作定位在審計(jì)工作的重要位置，認(rèn)真負(fù)責(zé)，為開(kāi)發(fā)利用審計(jì)檔案打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。要注重整理方法。嚴(yán)格按照《審計(jì)文件材料立卷歸檔工作程序》中對(duì)審計(jì)檔案材料的收集范圍、方法的規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)審計(jì)人員檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和教育。第一，抓好廣泛收集和重點(diǎn)收集等工作，按照指定的接收任務(wù)計(jì)劃，安排1~2名人員負(fù)責(zé)審計(jì)檔案接收工作。此外，要及時(shí)對(duì)撤、并機(jī)構(gòu)的檔案開(kāi)展重點(diǎn)收集。第二，做好平時(shí)收集和事中收集等工作。因?yàn)閷徲?jì)工作涉及范圍較大，內(nèi)容十分繁雜，很多檔案資料無(wú)法第一時(shí)間歸檔，或者是很難跟蹤收集，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)殘缺、遺失等情況。2.審計(jì)檔案整理做到“三分類”：一是按職能分類。在立卷過(guò)程中，要將行政管理、審計(jì)監(jiān)督活動(dòng)中形成的文件資料的界限劃分清楚，并根據(jù)各自要求分別進(jìn)行立卷。二是按項(xiàng)目立卷。主要內(nèi)容包括定期審計(jì)、離任經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、行業(yè)審計(jì)、財(cái)務(wù)收支審計(jì)、審計(jì)調(diào)查以及承包經(jīng)營(yíng)責(zé)任審計(jì)等。每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目都可以分為一個(gè)卷或者多個(gè)卷，而在多卷項(xiàng)目分卷過(guò)程中，要保證不影響卷內(nèi)文件資料的聯(lián)系性，通常來(lái)說(shuō)，多個(gè)審計(jì)項(xiàng)目文件資料不能被合并成一個(gè)卷。三是按單元排列。通常有結(jié)論性文件材料、證明性文件材料和立項(xiàng)性文件材料等。其中，結(jié)論性文件材料要根據(jù)文件材料的重要程度，并按照具體審計(jì)流程進(jìn)行排列。立項(xiàng)性文件材料主要根據(jù)文件資料形成的順序，同時(shí)根據(jù)文件資料的重要程度進(jìn)行排列。卷內(nèi)文件主要按照先正件后附件、先匯總性文件后原始性文件等順序進(jìn)行排列。分類后要將項(xiàng)目文件資料規(guī)范、整齊地裝在案卷中，并認(rèn)真填寫好備考表，將案卷目錄編制好，同時(shí)還要對(duì)檔案保管期限做出正確的劃分。
總之，審計(jì)檔案的收集、整理工作是一個(gè)復(fù)雜而系統(tǒng)的過(guò)程，需要審計(jì)檔案工作人員具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，熟悉審計(jì)檔案的形成過(guò)程，不斷提高檔案收集、整理工作的效率和水平，并加大投入力度，完善審計(jì)檔案的收集、整理制度，讓檔案工作人員能夠有章可循，保證審計(jì)檔案的收集、整理工作再次邁上新的臺(tái)階。
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