溝通互動性的強弱影響著行政管理信息溝通的效率,強勢的互動能輕松、有效地完成信息溝通,而惰性的互動溝通非常費力,嚴重的將會影響到組織的決策、計劃的制訂和實施。因此,要保證行政管理信息的.良好溝通,必須采取對策提高信息溝通的互動性。

 

　　一、高校行政管理信息溝通現(xiàn)狀

 

　　(一)當前高校行政管理信息溝通方式及特點信息的載體主要是紙文本、電子文本,通過文件、網(wǎng)絡和電信等方式傳遞。根據(jù)信息載體的特點,行政管理信息溝通方式大致可以分為以下六類:

 

　　(1)靜態(tài)公布欄:如報亭、宣傳欄、通知公告欄等,地點較為固定。這種方式的特點是發(fā)布成本較低,但接收的成本較高,要求接受者經(jīng)常去特定的地點瀏覽、閱讀。

 

　　(2)紙文本投遞:將需要傳遞的信息印刷,發(fā)至接收者。這種方式的特點是可以完整地將原信息傳遞,便于接受者閱讀、研究、保存,保密性好,但發(fā)布的成本較高。要求保密、保存的信息宜采用這種方式發(fā)布。如校內外的來往文件、學校的規(guī)章制度、政策執(zhí)行文件等常采取這種方式。

 

　　(3)網(wǎng)頁動態(tài)公布:在組織的網(wǎng)絡主頁發(fā)布,實質上是一種動態(tài)的報亭、宣傳欄、通知公告欄。這種方式的特點是發(fā)布迅速、發(fā)布成本低、內容全面。但對環(huán)境要求較高,必須通過網(wǎng)絡才能接收,同時也要求接受者有經(jīng)常瀏覽組織主頁的習慣,保密性欠缺,要求保密的信息不宜在網(wǎng)頁上發(fā)布。

 

　　(4)電子郵件:發(fā)送電子郵件的特點是發(fā)布迅速、發(fā)布成本較低、內容全面,接受對象可以是單個人或多人,有一定的保密性,但要求接受者有經(jīng)常瀏覽電子郵箱的習慣。

 

　　(5)短信:短信的特點是發(fā)布迅速、及時,但發(fā)布成本較高,內容非常簡短。

 

　　(6)電話:電話的特點是發(fā)布直接、迅速、及時,并能及時掌握信息接收情況、理解程度,但是發(fā)布成本較高,內容簡短。此外,通過打電話和發(fā)短信發(fā)布信息,雖然及時,但必須對信息內容進行高度濃縮。接收者必須通過其他方式才能獲取原信息,因此,只能是作為一種發(fā)布信息的輔助手段,即信息提示。

 

　　(二)信息溝通的現(xiàn)狀信息發(fā)布者根據(jù)信息時效期的長短,一般首選成本較低的方式發(fā)布,如公布欄公告或發(fā)電子郵件,在信息得不到重視時采取打電話或發(fā)短信的方式進行補救。在實際溝通過程中,同時采用幾種方式重復發(fā)布信息的現(xiàn)象非常普遍,長此以往,形成了如下的特點:

 

　　(1)信息接受者對電話或短信通知的信息重視,對電子郵件發(fā)布的信息有取舍地重視,對公布欄(包括靜態(tài)和動態(tài)公告欄)和紙文本發(fā)布的信息基本不予重視。

 

　　(2)發(fā)布方要花費相當?shù)木�力、人力、財�?采用多種方式重復發(fā)布信息,特別是一些時效期短、內容重要的信息,要派出多人同時打電話通知,否則就會有相當多的人沒有獲取信息,對工作造成影響。探索這種現(xiàn)象的根源之一,在于管理方把發(fā)布信息的輔助手段變成了主要手段,即不管大事小事、信息時效期長或短,都通過打電話來通知,養(yǎng)成了接受方被動接收信息的習慣。

 

　　二、信息溝通互動性的狀態(tài)及變化規(guī)律信息溝通互動性指的是信息發(fā)布者和信息接受者相互間的主動性。溝通互動性是變化的,其強弱變化可以借用布克萊和莫頓的管理方格圖來研究�？v坐標表示信息發(fā)布者的主動性,橫坐標表示信息接受者的主動性,依次從低到高分為九等。